Einführung eines Bewerbungssystems für Promotions- und Postdocstellen

Projekt JoinUS

Das Projekt verfolgt die Ziele, Ausschreibungen und das Bewerbungsmanagement von Promotions- und Postdocstellen zu erleichtern und die internationale Sichtbarkeit der Universität Stuttgart zu erhöhen. Auf dieser Seite gibt es Informationen zum Projekt und zum aktuellen Stand.

Im Projekt JoinUS wird das Vorhaben eines webbasierten Bewerbungssystems für (internationale) Promotionsinteressierte und Postdocs umgesetzt. Das Ziel des Systems ist es, den Bewerbungsprozess für die ausschreibenden Einrichtungen durch ein strukturiertes elektronisches Bewerbungsmanagement erheblich zu erleichtern. Dies soll vor allem bei der Bearbeitung der Bewerbungen der Fall sein, aber auch bei der Korrespondenz mit den Bewerberinnen und Bewerbern, die automatisiert erfolgen kann. Weiterhin können Bewerbungen im Bewerbungssystem anhand vorausgewählter Kompetenzen bewertet werden. Zeitersparnis und Erleichterung soll auch die automatische Prüfung der Gleichwertigkeit ausländischer Abschlüsse bringen. Diese Prüfung soll zukünftig fast vollständig automatisch im Bewerbungssystem erfolgen. Die Implementierung erfolgt in Kooperation mit den Firmen SAP und Candidate Select.

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Im System erhalten Sie einen Überblick über eingegangene Bewerbungen und ihren aktuellen Status.

Mit dem Bewerbungssystem machen wir einen wichtigen Schritt bei der Digitalisierung unserer Prozesse, von dem besonders Professor*innen und Mitarbeiter*innen in unseren exzellenten Forschungsbereichen profitieren können. Zudem erhöhen wir die Datensicherheit beim Austausch personenbezogener Daten.

Dr. Simone Rehm, Prorektorin für Informationstechnologie (CIO)

JoinUS ist ein Projekt, das neben sechs weiteren auf Basis einer Rektoratsentscheidung aus den Mitteln der Exzellenzpauschale durch die DFG finanziert wird. Ziel ist es, die Digitalisierung und damit die Entwicklung der Universität Stuttgart als intelligentes System voranzutreiben. Das Projekt JoinUS ist Teil der Maßnahmen, die im SEPUS 2021-2025 genannt sind.

Aktuelles aus dem Projekt JoinUS

September – Oktober 2021

Es folgen weitere interne Workshops sowie die Umsetzung im System durch den Implementierungspartner und eine zweite Testphase mit Feedback.

August 2021

In der zweiten Konfigurationsphase fanden Workshops statt, in denen detaillierte Anforderungen bearbeitet wurden. Beispielsweise wurden zahlreiche Vorlagen für (automatisierte) E-Mail-Templates erstellt, der Prozessablauf geschärft und Rollen definiert.

Mai – Juli 2021

In der ersten Konfigurationsphase wurde in mehreren Workshops Grundanforderungen und Anwendungsfälle besprochen und an den Implementierungspartner kommuniziert. Darauf folgte eine erste Testphase, in der die Key User den softwarebasierten Prozess testen und Feedback geben konnten. Auf diesem Feedback aufbauend startet ab August die zweite Iteration.

Januar – Mai 2021

Nach erfolgreicher Ausschreibung und Abschluss des Vertrags erfolgte die Feinplanung der nächsten Projektphase in Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner SAP. Die Cloudsoftware soll in drei Iterationen konfiguriert und an die Bedürfnisse der Universität Stuttgart angepasst werden. Den Input dazu wird ein Projektteam, bestehend aus 10 Personen (so genannte „Key User“) geben. Die Key User sind aufgrund ihrer Erfahrung mit Bewerbungsprozessen im Bereich der Promotionsbewerber*innen die wichtigsten Gestalter*innen in der Projektumsetzung. Die Kommunikation mit den Zielnutzern und Key Usern wurde intensiviert und weitere Lenkungskreistermine fanden statt.

September – Dezember 2020

Isabelle Hooge aus dem Prorektorat Informationstechnologie und Dr. Jürgen Hädrich von GRADUS, die beide die Leitung des Projekts haben, starteten im Herbst 2020 die offizielle Vorbereitungsphase. Hier ging es primär um die Definition des Projektrahmens und die Projektplanung. Neben der Festlegung des Projektumfangs wurde ein Lenkungskreis gegründet, der IST-Prozess erhoben und Konzepte für Kommunikation und Change erarbeitet.

Das zentrale Bewerbungssystem macht die Universität Stuttgart sichtbarer und vereinfacht den Bewerbungsprozess. Promotionsinteressierte und Postdocs finden gebündelt an einem Ort und nach Fächern sortiert ausgeschriebene Stellen und Informationen rund um Promotion, Qualifizierung und Einstellung. Dies ist vor allem für Interessierte aus dem Ausland hilfreich.

Prof. Dr. Monilola Olayioye in ihrer Funktion als Prorektorin für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Diversity, 01/2019 bis 09/2021

Häufige Fragen zum Bewerbungssystem

Das Bewerbungssystem soll das Management einer großen Anzahl von Bewerbungen auf ausgeschriebene Promotions- beziehungsweise Postdoc-Stellen erheblich erleichtern. Die händische Bearbeitung von Bewerbungen, die per Mail eintreffen, wird damit abgelöst. Bewerber*innen müssen selbst ihre Daten eingeben und die erforderlichen Unterlagen hochladen, sodass schnell ersichtlich ist, ob die Unterlagen komplett sind oder nicht (formale Prüfung). Bewerbungen können dann innerhalb des Systems zum nächsten Bearbeitungsschritt verschoben werden, etwa zur inhaltlichen Prüfung bzw. Vorauswahl, dann weiter zur Beurteilung beziehungsweise Entscheidung, ob die Bewerber*innen zu einem Interview eingeladen werden sollen oder nicht. Die gesamte Mailkorrespondenz (Eingangsbestätigung, eventuelle Nachforderung von Unterlagen, Information über nächste Schritte, Einladung zum Interview, Absage) erfolgt über das System und wird je nach Art der Korrespondenz entweder automatisiert oder individuell ausgelöst. Die Basis dafür bilden vorformulierte Mailentwürfe, die sich per Platzhalter auf den Bewerber beziehungsweise die Bewerberin anpassen. Werden Mails individuell verschickt, können diese manuell angepasst werden. Die Nutzer*innen des Systems haben jederzeit einen Überblick über die verschiedenen Bewerbungen ggf. zu unterschiedlichen Ausschreibungen und darüber, in welchem Stadium sich die einzelne Bewerbung befindet.

Das Bewerbungssystem soll die Sichtbarkeit der Universität Stuttgart besonders für internationale Promotionsinteressierte erhöhen, eine bessere Datenqualität ermöglichen (es wird konkret genannt, welche Unterlagen erforderlich sind) und auch Prozesse durch Automatisierung vereinfachen wie die Gleichwertigkeitsprüfung von ausländischen promotionsberechtigenden Abschlüssen.

Für (internationale) Promotionsinteressierte und Postdocs soll der Bewerbungsprozess an der Universität Stuttgart transparenter und einheitlicher werden.

Grundsätzlich kann jede Einrichtung, jede Professorin und jeder Professor, die beziehungsweise der Promotions- oder Postdoc-Stellen ausschreibt, das System nutzen. Da – wie bei jeder neuen Software  – eine gewisse Einarbeitung nötig ist, lohnt sich die Nutzung vor allem, wenn mehrere Stellen ausgeschrieben werden oder auf einzelne Stellen sehr viele Bewerbungen zu erwartet sind.

Das System ist zunächst nur für Promotions- beziehungsweise Postdoc-Stellen vorgesehen, nicht jedoch für administrative Stellen. Gegebenenfalls kann zu einem späteren Zeitpunkt die Nutzung auch auf diese Zielgruppe ausgedehnt werden.

Es können unterschiedliche Rechte für die Nutzung des Systems vergeben werden, sodass Sie als Professor*in das Management des gesamten Bewerbungsprozesses übernehmen oder einer anderen Person übertragen können. Weitere Informationen zu Rechten und Rollen werden noch bekanntgegeben.

Der Start ist für Frühjahr 2022 geplant. Ab Anfang 2022 werden wir beginnen potenzielle Zielnutzer über verschiedene Kanäle zu informieren. Im Rahmen dieser Informationen werden wir Schulungstermine anbieten, zu denen Sie sich anmelden können. Bei Interesse sorgen wir dann dafür, dass Sie Zugang zum System erhalten.

Sie möchten Sich schon jetzt auf eine Verteilerliste setzten lassen, um im Frühjahr 2022 direkt kontaktiert zu werden? Dann melden Sie sich gerne per E-Mail bei Isabelle Hooge.

Kontakt

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Isabelle Hooge

Projektleitung

Dieses Bild zeigt Jürgen Hädrich
Dr.

Jürgen Hädrich

Projektleitung

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