Infofilm zu JoinUS
Im Projekt JoinUS wird das Vorhaben eines webbasierten Bewerbungssystems für (internationale) Promotionsinteressierte und Postdocs umgesetzt. Das Ziel des Systems ist es, den Bewerbungsprozess für die ausschreibenden Einrichtungen durch ein strukturiertes elektronisches Bewerbungsmanagement erheblich zu erleichtern.
Dies soll vor allem bei der Bearbeitung der Bewerbungen der Fall sein, aber auch bei der Korrespondenz mit den Bewerberinnen und Bewerbern, die automatisiert erfolgen kann. Weiterhin können Bewerbungen im Bewerbungssystem anhand vorausgewählter Kompetenzen bewertet werden.
Zeitersparnis und Erleichterung soll auch die automatische Prüfung der Gleichwertigkeit ausländischer Abschlüsse bringen. Diese Prüfung soll zukünftig fast vollständig automatisch im Bewerbungssystem erfolgen. Die Implementierung erfolgt in Kooperation mit den Firmen SAP und Candidate Select.
JoinUS im Überblick
JoinUS in einem Überblick zusammengefasst (PDF) Das PDF ist nicht barrierefrei – den Inhalt finden Sie auf den folgenden Seiten ausführlich dargestellt.
Mit dem Bewerbungssystem machen wir einen wichtigen Schritt bei der Digitalisierung unserer Prozesse, von dem besonders Professor*innen und Mitarbeiter*innen in unseren exzellenten Forschungsbereichen profitieren können. Zudem erhöhen wir die Datensicherheit beim Austausch personenbezogener Daten.
Dr. Simone Rehm, Prorektorin für Informationstechnologie (CIO)
JoinUS ist ein Projekt, das neben sechs weiteren auf Basis einer Rektoratsentscheidung aus den Mitteln der Exzellenzpauschale durch die DFG finanziert wird. Ziel ist es, die Digitalisierung und damit die Entwicklung der Universität Stuttgart als intelligentes System voranzutreiben. Das Projekt JoinUS ist Teil der Maßnahmen, die im SEPUS 2021-2025 genannt sind.
Aktuelles aus dem Projekt JoinUS
- März 2022
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Das Projekt wird mit einer letzten Lenkungskreissitzung und Key User-Treffen abgeschlossen.
- Januar und Februar 2022
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Im neuen Jahr wurden die Konfigurationen in das Produktivsystem übertragen und der Go-Live vorbereitet. Nach Abschluss der Vorbereitung des Produktivsystems wurde dieses getestet. Es folgte der Go-Live Ende Februar. Weiterhin wurden Informationen zur Nutzung des Bewerbungssystems als Anleitung aufbereitet und es fanden erste Schulungen statt. Bei Interesse melden Sie sich gerne bei Isabelle Hooge oder dem Support.
- November-Dezember 2021
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In der dritten Konfigurationsphase fand eine letzte Testphase statt, in der auch projektexterne Personen das System testeten. Das Feedback aus der Testphase wurde wieder im System umgesetzt. Parallel zur zweiten und dritten Konfigurationsphase wurden Datenschutzhemen bearbeitet, zum Beispiel die Formulierung der Datenschutzinformation und -erklärung. Zudem wurde die Anbindung des Bewerbungssystems an das Identity-Management der Uni Stuttgart geplant und umgesetzt sowie die URL des Produktivsystems eingerichtet.
- August – Oktober 2021
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In der zweiten Konfigurationsphase fanden Workshops statt, in denen detaillierte Anforderungen bearbeitet wurden. Beispielsweise wurden zahlreiche Vorlagen für (automatisierte) E-Mail-Templates erstellt, der Prozessablauf geschärft und Rollen definiert. In der anschließenden Testphase wurden die Anpassungen getestet und weitere Änderungsbedarfe identifiziert, die anschließend im System umgesetzt wurden.
Nach intensiven Diskussionen ergab sich zudem, dass es im Rahmen dieses Projekts aus technischen Gründen keine Schnittstelle zum Stellenwerk oder zu C@MPUS geben wird.
Das zentrale Bewerbungssystem macht die Universität Stuttgart sichtbarer und vereinfacht den Bewerbungsprozess. Promotionsinteressierte und Postdocs finden gebündelt an einem Ort und nach Fächern sortiert ausgeschriebene Stellen und Informationen rund um Promotion, Qualifizierung und Einstellung. Dies ist vor allem für Interessierte aus dem Ausland hilfreich.
Prof. Dr. Monilola Olayioye in ihrer Funktion als Prorektorin für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Diversity, 01/2019 bis 09/2021
Häufige Fragen zum Bewerbungssystem
Das Bewerbungssystem soll das Management einer großen Anzahl von Bewerbungen auf ausgeschriebene Promotions- beziehungsweise Postdoc-Stellen erheblich erleichtern. Die händische Bearbeitung von Bewerbungen, die per Mail eintreffen, wird damit abgelöst. Bewerber*innen müssen selbst ihre Daten eingeben und die erforderlichen Unterlagen hochladen, sodass schnell ersichtlich ist, ob die Unterlagen komplett sind oder nicht (formale Prüfung). Bewerbungen können dann innerhalb des Systems zum nächsten Bearbeitungsschritt verschoben werden, etwa zur inhaltlichen Prüfung bzw. Vorauswahl, dann weiter zur Beurteilung beziehungsweise Entscheidung, ob die Bewerber*innen zu einem Interview eingeladen werden sollen oder nicht. Die gesamte Mailkorrespondenz (Eingangsbestätigung, eventuelle Nachforderung von Unterlagen, Information über nächste Schritte, Einladung zum Interview, Absage) erfolgt über das System und wird je nach Art der Korrespondenz entweder automatisiert oder individuell ausgelöst. Die Basis dafür bilden vorformulierte Mailentwürfe, die sich per Platzhalter auf den Bewerber beziehungsweise die Bewerberin anpassen. Werden Mails individuell verschickt, können diese manuell angepasst werden. Die Nutzer*innen des Systems haben jederzeit einen Überblick über die verschiedenen Bewerbungen ggf. zu unterschiedlichen Ausschreibungen und darüber, in welchem Stadium sich die einzelne Bewerbung befindet.
Das Bewerbungssystem soll die Sichtbarkeit der Universität Stuttgart besonders für internationale Promotionsinteressierte erhöhen, eine bessere Datenqualität ermöglichen (es wird konkret genannt, welche Unterlagen erforderlich sind) und auch Prozesse durch Automatisierung vereinfachen wie die Gleichwertigkeitsprüfung von ausländischen promotionsberechtigenden Abschlüssen.
Für (internationale) Promotionsinteressierte und Postdocs soll der Bewerbungsprozess an der Universität Stuttgart transparenter und einheitlicher werden.
Grundsätzlich kann jede Einrichtung, jede Professorin und jeder Professor, die beziehungsweise der Promotions- oder Postdoc-Stellen ausschreibt, das System nutzen. Da – wie bei jeder neuen Software – eine gewisse Einarbeitung nötig ist, lohnt sich die Nutzung vor allem, wenn mehrere Stellen ausgeschrieben werden oder auf einzelne Stellen sehr viele Bewerbungen zu erwarten sind. Das Handbuch zu JoinUS führt Sie durch die einzelnen Schritte im Bewerbungssystem.
Das System ist zunächst nur für Promotions- beziehungsweise Postdoc-Stellen vorgesehen, nicht jedoch für administrative Stellen. Gegebenenfalls kann zu einem späteren Zeitpunkt die Nutzung auch auf diese Zielgruppe ausgedehnt werden.
Es können unterschiedliche Rechte für die Nutzung des Systems vergeben werden, sodass Sie als Professor*in das Management des gesamten Bewerbungsprozesses übernehmen oder einer anderen Person übertragen können. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Übersicht der Rollen und Rechte.
Informieren Sie sich bitte über die Rollen und Rechte und entscheiden, welche Rolle Sie benötigen. Melden Sie sich dann bei Isabelle Hooge oder der Funktionsadresse des JoinUS-Supports, um als User angelegt zu werden. Teilen Sie bitte mit, welche Rolle Sie benötigen, Vorname, Nachname und Ihren ac-Account. Es können auch Rollen kombiniert werden, z.B. Process Coordinator und Pre-Screener. So erhalten Sie alle Rechte der beiden Rollen. Bitte berücksichtigen Sie, dass es immer (mindestens) einen Hiring Manager für eine Ausschreibung geben muss.
Kontakt
Jürgen Hädrich
Dr.Leiter GRADUS