Reisekostenabrechnung für Gäste

Informationen für die Reisekostenabrechnung von Professoren im Ruhestand, Gästen, Stipendiat*innen oder Studierenden.

Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt über die Reisekostenstelle. In der Regel erfolgt eine Auslagenerstattung ohne Tagegeld in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz.

Achtung: Die Auslagenerstattung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Vorstellungsreise schriftlich beantragt werden.

Berufungsvorträge und Berufungskommissionen

Für Reisen zu Berufungsvorträgen gelten besondere Regelungen. Grundsätzlich müssen diese Kosten nicht übernommen werden. Besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung können Reisekosten als Auslagenerstattung entsprechend dem Merkblatt „Einladung Berufungsgespräch“ übernommen werden.

Es ist zwingend erforderlich im Voraus mit dem Einladungsschreiben zu übermitteln, dass keine bzw. welche Reisekosten übernommen werden. Hierfür kann das Merkblatt Einladung Berufungsgespräch genutzt werden.

Die Zahlung der Reisebeihilfen für Berufungsvorträge wird von der Zentralen Verwaltung übernommen. Hierfür ist im Voraus ein Antrag auf Reisekostenbeihilfe aus zentralen Mitteln beim Dezernat 5 – Reisekostenstelle durch die Fakultät zu stellen. Der Antrag kann per E-Mail bei der Reisekostenstelle gestellt werden. Hierzu sind die Angaben aus dem  Vordruck in unserem Downloadbereich notwendig. Bei nachträglich eingehenden Anträgen kann die Zentrale Verwaltung die Reisekosten nicht übernehmen.

Bewerber/innen, die von einer anderen Universität/Hochschule in Baden-Württemberg kommen. Beispiel: Frau X von der Universität Freiburg bewirbt sich bei der Universität Stuttgart.

Die angeordnete Vorstellungsreise ist eine Dienstreise. Die Erstattung der Reisekosten richtet sich nach dem Landesreisekostengesetz. Die Kosten sind von der Universität zu tragen, bei der sich der Bewerber*in vorgestellt hat. Außer der*die Bewerber*in erklärt, dass die entsendende Dienststelle die Reisekosten übernimmt.

Der Reisekostenabrechnung ist wegen der Höhe der zugesagten Reisekosten eine Mehrfertigung des Einladungsschreibens beizufügen.

Dem Bewerber oder der Bewerberin aus dem In- und Ausland ist in der Aufforderung zur Vorstellung schriftlich mitzuteilen, dass

  • Kosten, die durch die Vorstellung entstehen, nicht erstattet werden können
  • oder als Fahrkostenersatz in Form einer Reisekostenbeihilfe erstattet werden können (bei einem besonderen dienstlichen Interesse an der Gewinnung). Hierfür kann das Merkblatt Einladung Berufungsgespräch genutzt werden.

Die entstandenen notwendigen Fahrtkosten vom Wohnort zum Vorstellungsort für die Benutzung der Deutschen Bahn in der 2. Klasse (mit IC beziehungsweise ICE) und die Kosten für den Öffentlichen Personennahverkehr können für den kürzesten Reiseweg erstattet werden.

Für die eingeladenen Vortragenden im Bereich des Universitätsbereiches Vaihingen weisen Sie bitte darauf hin, dass die Fahrscheine bis „Stuttgart-Universität” gelöst werden. Im Durchgang bis dorthin fallen keine zusätzlichen Kosten für den Streckenanteil Stuttgart-Hauptbahnhof bis Stuttgart-Universität im ÖPNV an.

Eventuell vorhandene Ermäßigungsansprüche (zum Beispiel durch eine private BahnCard) müssen eingebracht und bei der Berechnung der Erstattungskosten berücksichtigt werden. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist ausgeschlossen.

Flugkosten werden nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse erstattet. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung begrenzt sich die Erstattung der Flugkosten auf die Höhe der Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse.

Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeuges kann als Fahrkostenersatz eine Wegstreckenentschädigung bis zur Höhe des Satzes nach § 5 Absatz 1 Landesreisekostengesetz gewährt werden. In der Praxis bedeutet dies 0,30 Euro/km für die kürzeste Entfernung vom Wohnort zum Vorstellungsort und zurück, was mit dem Ausdruck eines Routenplaners zu belegen ist. Die höchste Erstattungsmöglichkeit ergibt sich auch hier aus den Bahnkosten der 2. Klasse.

Wird am auswärtigen Vorstellungsort eine Übernachtung notwendig, so können die Bewerber außer bei amtlich unentgeltlicher Unterkunft eine Erstattung der Unterbringungskosten bis max. 95 Euro (inkl. Frühstück) geltend machen. Die Erstattung erfordert die Vorlage der Hotelrechnung im Original.

Der Reisekostenabrechnung ist wegen der Höhe der zugesagten Reisekosten eine Mehrfertigung des Einladungsschreibens beizufügen.

Die Reisekostenstelle berechnet den Erstattungsbetrag. Die Zahlung erfolgt bei Berufungsvorträgen durch die Zentrale Verwaltung unter der Voraussetzung, dass dort die Genehmigung vor dem Berufungsvortrag eingeholt wurde. Anderenfalls aus den Mitteln der einladenden Stelle, wie bei allen anderen Vorstellungsreisen.

Externe Mitberichter*innen bei Doktorprüfungen

Die Reisekosten können in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz ohne Tagegeld erstattet werden. Es existieren zwei Möglichkeiten.

Dies gilt in erster Linie, wenn der Antrag auf die Übernahme der Reisekosten nicht vorher bei der Reisekostenstelle gestellt wurde, aber auch wenn der Fakultät oder dem Institut andere Mittel dafür zur Verfügung stehen.

In diesem Fall verbleibt der Dienstreiseantrag (zu Lasten der Instituts- beziehungsweise Fakultätsmittel) beim Institut oder Fakultät und wird erst mit der Reisekostenabrechnung und allen Belegen zur Berechnung an die Reisekostenstelle geschickt. Sie erhalten die Berechnung zur Anweisung der Auszahlung aus Ihren Mitteln zurück.

Voraussetzung ist, dass vor dem Termin der Doktorprüfung ein Antrag auf Reisekostenbeihilfe aus zentralen Mitteln bei der Reisekostenstelle gestellt wird. Der Antrag kann per E-Mail bei der Reisekostenstelle gestellt werden. Hierzu sind die Angaben aus dem  Vordruck in unserem Downloadbereich notwendig. Bei nachträglich eingehenden Anträgen kann die Zentrale Verwaltung die Reisekosten nicht übernehmen.

Nach Abschluss der Doktorprüfung ist die Erstattung der Reisekosten mit dem entsprechenden Vordruck (Reisekostenabrechnung) bei der Reisekostenstelle zu beantragen. Bitte das Einladungsschreiben und den Reiseantrag beifügen.

Bitte achten Sie darauf, dass auch hier die Originale der Rechnungen eingereicht werden müssen und die Anschrift sowie Bankverbindung der Reisenden auf der Abrechnung angegeben sind. Die Anweisung zur Auszahlung erfolgt durch die Reisekostenstelle.

Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Es können folgende Kosten übernommen werden:

  • die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg,
  • Kosten des ÖPNV für Fahrten am Wohnort und/oder am Prüfungsort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse; besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden jedoch nur die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet,
  • bei Anreise mit einem privaten Kraftfahrzeug eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 Euro/km. Jedoch nur bis zur Höhe der Bahnkosten der 2. Klasse. Hierbei wird jeweils die kürzeste Entfernung vom Wohnort zum Vorstellungsort und zurück zugrunde gelegt (bitte Ausdruck eines Routenplaners beifügen),
  • Kosten für eine notwendige Übernachtung mit Nachweis bis zur Höhe von 95 Euro (inkl. Frühstück)

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstat­tung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Ein Hinweis für den Zielort Stuttgart-Vaihingen: Bitten Sie die externen Mitberichter, ihre Fahrkarten bis „Stuttgart-Universität“ zu lösen, da dann die Fahrt mit dem ÖPNV enthalten ist.

Gastvorträge

Soweit Mittel der Fakultät beziehungsweise des Instituts zur Verfügung stehen, können Reisekosten erstattet werden. Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz erfolgen kann.

Die Rechtsgrundlage sowie Hinweise zur Abwicklung des Verfahrens bei Gastvorträgen finden Sie im Handbuch der Verwaltung. Die dazugehörigen Formulare finden Sie im Formulardienst unter Personalangelegenheiten.

Bitte lassen Sie von den Vortragenden das Formular Reisekostenabrechnung für Gäste ausfüllen. Sie finden es in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Findet die Anreise mit dem eigenen Kfz statt, so werden 0,30 Euro/km erstattet (bitte fügen Sie der Abrechnung einen Ausdruck des Routenplaners bei).

Lehraufträge

Soweit Mittel der Fakultät beziehungsweise des Instituts zur Verfügung stehen, können Reisekosten erstattet werden. Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Die Rechtsgrundlage sowie Hinweise zur Abwicklung des Verfahrens bei Lehraufträgen finden Sie im Handbuch der Verwaltung. Die dazugehörigen Formulare finden Sie im Formulardienst unter Personalangelegenheiten.

Bitte lassen Sie von den Vortragenden das Formular „Reisekostenabrechnung für Gäste“ ausfüllen. Sie finden es in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Findet die Anreise mit dem eigenen Kfz statt, so werden 0,30 Euro/km erstattet (bitte fügen Sie der Abrechnung einen Ausdruck des Routenplaners bei).

Für die Bestätigung der Reisekosten auf dem Vordruck „Abrechnung Lehrauftrag“ sind vom Institut bereits gezahlte Kosten (Hotelkosten etc.), bitte durch eine Kopie der Auszahlungsanordnung und/oder Rechnung zusätzlich zu belegen.

Nicht erstattungsfähig im Rahmen dieses Lehrauftrages sind Fahrkosten anlässlich von Prüfungen. Die Erstattung dieser Kosten ist separat beim Dezernat 3/ Prüfungsamt zu beantragen.

Geben Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung in dem Vordruck den genauen Zweck und die Vorlesungstermine Ihrer Dienstgeschäfte an (Lehrauftrag, Fahrten anlässlich von Prüfungen o.ä.).

Professor*innen im Ruhestand

Eine Erstattung von Kosten in entsprechender Anwendung des LRKG möglich, wenn Professor*innen im Ruhestand für Aufgaben und im Interesse der Universität auf Reisen gehen, und sofern Mittel, die entsprechend verausgabt werden dürfen, hierfür zur Verfügung stehen.

Sonstige Gäste

Die Erstattung der Reisebeihilfe für Gäste erfolgt in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz ohne Tagegeld. Gästen kann eine Aufwandsentschädigung in gewährt werden, wenn sie im begründeten Interesse und Auftrag der Universität reisen.

Es können folgende Kosten übernommen werden:

  • die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg
  • Kosten des ÖPNV für Fahrten am Wohnort und/oder am Dienstort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse; besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden jedoch nur die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet,
  • bei Anreise mit einem privaten Kraftfahrzeug eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 Euro/km (bitte Ausdruck eines Routenplaners beifügen),
  • Kosten für eine notwendige Übernachtung mit Nachweis bis zur Höhe von 95 Euro (inkl. Frühstück).

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstat­tung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Ein Hinweis für den Zielort Stuttgart-Vaihingen: Bitte lösen Sie ihre Fahrkarte bis „Stuttgart-Universität“, somit ist die Fahrt mit dem ÖPNV enthalten.

Damit Ihnen die entstandenen Auslagen rasch erstattet werden können, bitten wir Sie, diese mit dem Formular Reisekostenabrechnung für Gäste zu beantragen.

Bitte legen Sie das Einladungsschreiben und alle Belege im Original bei.

Stipendiat*innen

Reisen von Stipendiat*innen sind keine Dienstreisen nach dem Landesreisekostengesetz. Der Umfang der Erstattung der Reisekosten hängt von der zugrundeliegenden Stipendiumvereinbarung mit dem betreffenden Institut beziehungsweise der Einrichtung ab. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt grundsätzlich über das Institut beziehungsweise die Einrichtung.

Die Erstattung der Auslagen ist mit dem Formular „Reisekostenabrechnung Gäste“ über die Reisekostenstelle zu beantragen. Die Formulare finden Sie in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Der Reisekostenabrechnung ist immer eine Mehrfertigung des Auftrags mit der Kostenübernahmezusage des Instituts beizufügen. Daraus müssen die zugesagten Reisekosten für die Reisekostenstelle erkennbar sein.

Die Erstattung der Auslagen erfolgt in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz ohne Tagegeld.

Fahrkosten

  • Die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg
  • Kosten des ÖPNV am Wohnort und/oder am Dienstort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden maximal die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet.
  • Bei der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 Euro/km. Maximal bis zur Höhe der Bahnkosten der 2. Klasse. Hierbei wird jeweils die kürzeste Entfernung zugrunde gelegt (bitte unbedingt Ausdruck eines Routenplaners beifügen)

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstattung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Übernachtungskosten
Kosten für eine notwendige Übernachtung können mit Nachweis bis zur Höhe von 95 Euro (inkl. Frühstück) erstattet werden.

 

 

Studierende

Studierenden kann eine Aufwandsentschädigung in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz gewährt werden, wenn sie im Interesse und Auftrag der Universität reisen und wenn es sich nicht um Tätigkeiten handelt, die Teil des Universitätsstudiums sind oder darauf angerechnet werden können. Auch bei einem mittelbaren Zusammenhang mit dem Studium (z.B. Vorbereitung auf Prüfungen und Abschlussarbeiten) können keine Aufwandsentschädigungen gewährt werden. 

Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Für den Fall, dass eine Dienstreise mit einem PKW (Fuhrpark der Uni oder Mietwagen) stattfindet, ist aus versicherungsrechtlichen Gründen davon abzuraten, das Fahrzeug von Studierenden führen zu lassen.

Fahrtkosten
  • Die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg
  • Kosten des ÖPNV am Wohnort und/oder am Dienstort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden maximal die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet.
  • Bei der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 Euro/km. Maximal bis zur Höhe der Bahnkosten der 2. Klasse. Hierbei wird jeweils die kürzeste Entfernung zugrunde gelegt (bitte unbedingt Ausdruck eines Routenplaners beifügen)

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstattung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Übernachtungskosten

Kosten für eine notwendige Übernachtung können mit Nachweis bis zur Höhe von 95 Euro (inkl. Frühstück) erstattet werden.

Die Erstattung der Auslagen ist mit dem Formular „Reisekostenabrechnung Gäste“ über die Reisekostenstelle zu beantragen. Die Formulare finden Sie in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Der Reisekostenabrechnung ist immer eine Mehrfertigung des Auftrags mit der Kostenübernahmezusage des Instituts beizufügen. Daraus müssen die zugesagten Reisekosten für die Reisekostenstelle erkennbar sein.

Bei Exkursionen ist die Exkursions-Richtlinie des Dezernat Finanzen zu beachten. Weitere Informationen finden Sie in der Exkursions-Richtlinie.

Vorstellungsgespräche

Für Reisen zu Vorstellungsgesprächen gelten besondere Regelungen. Grundsätzlich müssen diese Kosten nicht übernommen werden. 

Es ist zwingend erforderlich im Voraus mit dem Einladungsschreiben zu übermitteln, dass keine Reisekosten übernommen werden. 

Besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung kann ein Reisekostenzuschuss gewährt werden.

Es ist zwingend erforderlich im Voraus mit dem Einladungsschreiben zu übermitteln, welche Reisekosten übernommen werden. 

Fahrkosten können im notwendigen Umfang erstattet werden, wobei als Orientierung die Preise einer Bahnfahrt der 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg gelten. Wir bitten Sie eine vorhandene private BahnCard einzusetzen (die Erstattung der anteiligen Kosten für die benutzte BahnCard ist allerdings nicht möglich). 

Bitte beachten Sie die Vergünstigungen für den ÖPNV im Zusammenhang mit einer Bahnfahrt bei der Deutschen Bahn. Zum Beispiel der Zielort Stuttgart-Vaihingen. Hier lösen Sie Ihre Fahrkarte bis „Stuttgart bzw. Stuttgart-Universität“, dann ist die Fahrt mit dem ÖPNV enthalten. 

Bei Anreise mit einem privaten Kraftfahrzeug kann eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 €/km gewährt werden.

Flugkosten können in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse erstattet werden. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden jedoch nur die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet.

Damit Ihnen die entstandenen Auslagen rasch erstattet werden können, bitten wir Sie diese mit dem Formular Reisekosten-Abrechnung-Gäste zu beantragen und alle Belege im Original beizulegen. 

ACHTUNG: Die Auslagenerstattung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Vorstellungsreise schriftlich beantragt werden.

Bewerber*innen, die von einer anderen Universität/Hochschule in Baden-Württemberg kommen. Beispiel: Frau X von der Universität Freiburg bewirbt sich bei der Universität Stuttgart.

Die angeordnete Vorstellungsreise ist eine Dienstreise. Die Erstattung der Reisekosten richtet sich nach dem Landesreisekostengesetz. Die Kosten sind von der Universität zu tragen, bei der sich der Bewerber*in vorgestellt hat. Außer der*die Bewerber*in erklärt, dass die entsendende Dienststelle die Reisekosten übernimmt.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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