Reisekostenabrechnung für Gäste

Informationen für die Betreuung und Reisekostenabrechnung von Gästen, Hilfskräften, Studierenden oder Auszubildenden. Die Abrechnung der Kosten für Gäste erfolgt grundsätzlich dezentral in den einladenden Bereichen.

Lehraufträge

Soweit Mittel der Fakultät beziehungsweise des Instituts zur Verfügung stehen, können Reisekosten erstattet werden. Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Die Rechtsgrundlage sowie Hinweise zur Abwicklung des Verfahrens bei Lehraufträgen finden Sie im Handbuch der Verwaltung. Die dazugehörigen Formulare finden Sie im Formulardienst unter Personalangelegenheiten.

Bitte lassen Sie von den Vortragenden das Formular „Reisekostenabrechnung für Gäste“ ausfüllen. Sie finden es in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Findet die Anreise mit dem eigenen PKW statt, so werden 0,16 Euro /km erstattet (bitte fügen Sie der Abrechnung einen Ausdruck des Routenplaners bei).

Für die Bestätigung der Reisekosten auf dem Vordruck „Abrechnung Lehrauftrag“ sind vom Institut bereits gezahlte Kosten (Hotelkosten etc.), bitte durch eine Kopie der Auszahlungsanordnung und/oder Rechnung zusätzlich zu belegen.

Nicht erstattungsfähig im Rahmen dieses Lehrauftrages sind Fahrtkosten anlässlich von Prüfungen. Die Erstattung dieser Kosten ist separat beim Dezernat III/ Prüfungsamt zu beantragen.

Geben Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung in dem Vordruck den genauen Zweck und die Vorlesungstermine Ihrer Dienstgeschäfte an (Lehrauftrag, Fahrten anlässlich von Prüfungen o.ä.).

Berufungsvorträge und Vorstellungsreisen

Die Zahlung der Reisebeihilfen für Berufungsvorträge wird unter der Voraussetzung, dass das Genehmigungsverfahren eingehalten wurde, von der Zentralen Verwaltung übernommen.

Die Bewerber sind in der Einladung zur Vorstellung beziehungsweise zum Berufungsvortrag darauf hinzuweisen, dass die Auslagenerstattung innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Vorstellungsreise schriftlich zu beantragen ist. 

Bewerber/innen, die aus dem Geschäftsbereich des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und  Kunst kommen. Beispiel: Frau X von der Universität Freiburg bewirbt sich bei der Universität Stuttgart.

Die angeordnete Vorstellungsreise ist eine Dienstreise. Die Erstattung der Reisekosten richtet sich uneingeschränkt nach dem Landesreisekostengesetz. Die Kosten sind von der Stelle (zum Beispiel Institut) zu tragen, bei der sich der Bewerber oder die Bewerberin vorgestellt hat. Außer der Bewerber oder die Bewerberin erklärt, dass die entsendende Dienststelle die Reisekosten übernimmt.

Dem Bewerber oder der Bewerberin aus dem In- und Ausland ist in der Aufforderung zur Vorstellung schriftlich mitzuteilen, dass

  • Kosten, die durch die Vorstellung entstehen, nicht erstattet werden können
  • oder als Fahrkostenersatz in Form einer Reisekostenbeihilfe erstattet werden können (bei einem besonderen dienstlichen Interesse an der Gewinnung)

Die entstandenen notwendigen Fahrtkosten vom Wohnort zum Vorstellungsort für die Benutzung der Deutschen Bahn in der 2. Klasse (mit IC beziehungsweise ICE) und die Kosten für den Öffentlichen Personennahverkehr können für den kürzesten Reiseweg erstattet werden.

Für die eingeladenen Vortragenden im Bereich des Universitätsbereiches Vaihingen weisen Sie bitte darauf hin, dass die Fahrscheine bis „Stuttgart-Universität” gelöst werden. Im Durchgang bis dorthin fallen keine zusätzlichen Kosten für den Streckenanteil Stuttgart-Hauptbahnhof bis Stuttgart-Universität im ÖPNV an.

Eventuell vorhandene Ermäßigungsansprüche (zum Beispiel durch eine private BahnCard) müssen eingebracht und bei der Berechnung der Erstattungskosten berücksichtigt werden. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist ausgeschlossen.

Flugkosten werden nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse erstattet. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung begrenzt sich die Erstattung der Flugkosten auf die Höhe der Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse.

Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeuges kann als Fahrkostenersatz eine Wegstreckenentschädigung bis zur Höhe des Satzes nach § 6 Absatz 3 gewährt werden. In der Praxis bedeutet dies,16 Euro/km für die kürzeste Entfernung vom Wohnort zum Vorstellungsort und zurück, was mit dem Ausdruck eines Routenplaners zu belegen ist. Die höchste Erstattungsmöglichkeit ergibt sich auch hier aus den Bahnkosten der 2. Klasse.

Wird am auswärtigen Vorstellungsort eine Übernachtung notwendig, so können die Bewerber außer bei amtlich unentgeltlicher Unterkunft eine Erstattung der Unterbringungskosten bis max. 80 Euro (ohne Frühstück)
geltend machen. Die Erstattung erfordert die Vorlage der Hotelrechnung im Original.

Der Reisekostenabrechnung ist wegen der Höhe der zugesagten Reisekosten eine Mehrfertigung des Einladungsschreibens beizufügen.

Die Reisekostenstelle berechnet den Erstattungsbetrag. Die Zahlung erfolgt bei Berufungsvorträgen durch die Zentrale Verwaltung unter der Voraussetzung, dass dort die Genehmigung vor dem Berufungsvortrag eingeholt wurde. Anderenfalls aus den Mitteln der einladenden Stelle, wie bei allen anderen Vorstellungsreisen.

Externe Mitberichter/innen bei Doktorprüfungen

Die Reisekosten können nach Landesreisekostengesetz erstatt werden. Es existieren zwei Möglichkeiten.

Dies gilt in erster Linie, wenn der Antrag auf die Übernahme der Reisekosten nicht vorher bei der Reisekostenstelle gestellt wurde, aber auch wenn der Fakultät oder dem Institut andere Mittel dafür zur Verfügung stehen.

In diesem Fall verbleibt der Dienstreiseantrag (zu Lasten der Instituts- beziehungsweise Fakultätsmittel) beim Institut oder Fakultät und wird erst mit der Reisekostenabrechnung und allen Belegen zur Berechnung an die Reisekostenstelle geschickt. Sie erhalten die Berechnung zur Anweisung der Auszahlung aus Ihren Mitteln zurück.

Voraussetzung ist, dass vor dem Termin der Doktorprüfung ein Dienstreiseantrag bei der Reisekostenstelle gestellt wird. Hierzu gibt es einen Vordruck in unserem Downloadbereich.

Bitte das Einladungsschreiben dem Dienstreiseantrag beifügen.
 

Nach Abschluss der Doktorprüfung ist die Erstattung der Reisekosten mit dem entsprechenden Vordruck (Reisekostenabrechnung) bei der Reisekostenstelle zu beantragen. Bitte achten Sie darauf, dass auch hier die Originale der Rechnungen eingereicht werden müssen und die Anschrift sowie Bankverbindung der Reisenden auf der Abrechnung angegeben sind. Die Anweisung zur Auszahlung erfolgt durch die Reisekostenstelle.

Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Es können folgende Kosten übernommen werden:

  • die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg,
  • Kosten des ÖPNV für Fahrten am Wohnort und/oder am Prüfungsort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse; besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden jedoch nur die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet,
  • bei Anreise mit einem privaten Kraftfahrzeug eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,16 Euro/km, jedoch nur bis zur Höhe der Bahnkosten der 2. Klasse. Hierbei wird jeweils die kürzeste Entfernung vom Wohnort zum Vorstellungsort und zurück zugrunde gelegt (bitte Ausdruck eines Routenplaners beifügen),
  • Kosten für eine notwendige Übernachtung mit Nachweis bis zur Höhe von 80 Euro (ohne Frühstück).

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstat­tung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Ein Hinweis für den Zielort Stuttgart-Vaihingen: Bitten Sie die externen Mitberichter, ihre Fahrkarten bis „Stuttgart-Universität“ zu lösen, da dann die Fahrt mit dem ÖPNV enthalten ist.

Hilfskräfte

Reisekosten werden in Anlehnung an die Regelungen des Landesreisekostengesetzes gezahlt. Dabei wird in der Regel kein Tagegeld gewährt.

Studentische beziehungsweise wissenschaftliche Hilfskräfte können unter folgenden Voraussetzungen eine Dienstreise machen:

  • für die gesamte Dauer der Dienstreise besteht ein Arbeitsvertrag
  • die Reise steht im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit
  • es besteht ein Interesse der Universität, dass die Hilfskraft diese Dienstreise durchführt
  • das Institut hat entsprechende Mittel zur Verfügung

Bitte beachten: Studentische Hilfskräfte können generell keine Dienstreisen ins Ausland unternehmen.

Die Erstattung der Auslagen ist mit dem Formular „Reisekostenabrechnung Gäste“ über die Reisekostenstelle zu beantragen. Das Formular finden Sie in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Der Reisekostenabrechnung ist immer eine Mehrfertigung des Auftrags mit der Kostenübernahmezusage des Instituts beizufügen. Daraus müssen die zugesagten Reisekosten für die Reisekostenstelle erkennbar sein.

Studierende

Studierende können Kosten geltend machen, wenn sie im Interesse und Auftrag der Universität reisen und das Institut die Mittel dafür bereitstellt. Hierbei handelt es sich um eine Auslagenerstattung, die nur aufgrund nachgewiesener Kosten erfolgen kann.

Für den Fall, dass eine Dienstreise mit einem PKW (Fuhrpark der Uni oder Mietwagen) stattfindet, ist aus versicherungsrechtlichen Gründen davon abzuraten, das Fahrzeug von Studierenden führen zu lassen.

Fahrtkosten
  • Die Bahnfahrt 2. Klasse für den kürzesten Reiseweg
  • Kosten des ÖPNV am Wohnort und/oder am Dienstort
  • Flugkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung der Economy- oder Touristenklasse. Besteht die Möglichkeit einer Bahnverbindung, so werden maximal die Kosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt der 2. Klasse erstattet.
  • Bei der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,16 Euro/km, maximal bis zur Höhe der Bahnkosten der 2. Klasse. Hierbei wird jeweils die kürzeste Entfernung zugrunde gelegt (bitte unbedingt Ausdruck eines Routenplaners beifügen)

Falls die Reisenden eine private BahnCard besitzen, ist diese bei der Erstattung der Kosten zu berücksichtigen. Eine anteilige Erstattung der Kosten für die benutzte BahnCard ist nicht möglich.

Übernachtungskosten

Kosten für eine notwendige Übernachtung können mit Nachweis bis zur Höhe von 80 Euro (ohne Frühstück) erstattet werden.

Die Erstattung der Auslagen ist mit dem Formular „Reisekostenabrechnung Gäste“ über die Reisekostenstelle zu beantragen. Die Formulare finden Sie in unserem Downloadbereich.

Die Erstattung kann nur gegen Vorlage der Originalbelege erfolgen. Der Reisekostenabrechnung ist immer eine Mehrfertigung des Auftrags mit der Kostenübernahmezusage des Instituts beizufügen. Daraus müssen die zugesagten Reisekosten für die Reisekostenstelle erkennbar sein.

Auszubildende

Hier gilt nicht das Landesreisekostengesetz.

Fahrtkosten

Erstattungsfähig sind die entstandenen und notwendigen Fahrtkosten zu überbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen sowie Fahrten zur auswärtigen Berufsschule und nachgewiesene Aufwendungen für Reisen zur Ablegung von vorgeschriebenen Prüfungen. Die üblichen Fahrten zur Berufsschule sind damit nicht gemeint.

Erstattet wird lediglich der Fahrpreis der niedrigsten Klasse des billigsten regelmäßig verkehrenden  Beförderungsmittels. Dabei sind Fahrpreisermäßigungen zu nutzen, auch wenn sich diese aus einer privat erworbenen Schüler- oder Monatskarte beziehungsweise BahnCard ergeben.

Die Universität Stuttgart erhält bei der Deutschen Bahn für jede Fahrt (ausgenommen Sondertarife) einen Firmenkundenrabatt in Höhe von 5% des Fahrpreises.

Übernachtungskosten

Soweit nicht eine unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung steht, werden pro Übernachtung höchstens 20 Euro bezahlt.

Verpflegungskosten

Für den Verpflegungsmehraufwand pro ganzem Kalendertag der Abwesenheit wird ein Betrag in Höhe von 8,37 Euro gewährt. Dieser Wert ergibt sich aus der Sachbezugsverordnung.

Ab 01.01.2019 setzt sich der Sachbezug wie folgt zusammen: Frühstück 1,77 Euro, Mittagessen 3,30 Euro, Abendessen 3,30 Euro.

Bei unentgeltlicher Verpflegung muss der jeweilige Sachbezugswert einbehalten werden.

Die Erstattung von Reisekosten für Auszubildende ist im Tarifvertrag für Auszubildende der Länder in Ausbildungsberufen nach dem Berufsbildungsgesetz geregelt.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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