International Forschende im Gespräch

Internationale Forschende an unserer Universität

Das Welcome Center unterstützt Sie als beschäftigendes und gastgebendes Institut bei administrativen und betreuerischen Aufgaben.
[Foto: Max Kovalenko]

Ukrainische Forschende an der Universität Stuttgart

Welche Schritte unternehmen Wissenschaftler*innen ehe sie an der Universität Stuttgart ankommen? In einer vierteiligen Serie nehmen uns ukrainische Forschende der Universität Stuttgart mit auf ihre Reise nach Deutschland. Sie erzählen von den Höhe- und Tiefpunkten, die sie in den vergangenen Monaten erlebt haben und über das, was sich seit ihrer Ankunft für sie verändert hat.

Checklisten für aufnehmende Institute

Das Welcome Center hat für Sie Checklisten zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen soll, Ihren internationalen Institutsmitgliedern einen erfolgreichen und angenehmen Aufenthalt an unserer Universität zu ermöglichen.

Infoveranstaltung im Foyer des IZ

Vor dem Aufenthalt

Sobald Sie wissen, dass Sie internationale Forschende an Ihrem Institut empfangen werden, melden Sie sich bitte bei uns und senden Sie ihm oder ihr den Registrierungslink für unsere Services. Eine Registrierung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig, damit wir Sie und die forschende Person aus dem Ausland beraten können.

Für Institutsmitarbeiter*innen, die international Forschende beraten, bieten wir eine E-Mail-Verteilerliste an, durch die wir über unsere Veranstaltungen sowie aktuelle Regelungen im Ausländerrecht informieren. Bitte senden Sie eine E-Mail an das Welcome Center, wir lassen Ihnen den Anmeldelink zukommen.

Falls Ihr neues Institutsmitglied Angehörige*r eines Drittstaates ist, sollte er oder sie sich so früh wie möglich um die Beantragung eines Visums kümmern und dazu einen Termin bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung vereinbaren. Wenn die betroffene Person derzeit in Deutschland lebt, muss der Antrag bei der Ausländerbehörde des Wohnorts gestellt werden. Außer bei einem Kurzzeitaufenthalt unter 90 Tagen und bei Promovierenden, die ein Studentenvisum beantragen möchten, ist die Aufenthaltserlaubnis zur Forschung (§18d) in aller Regel der passende Aufenthaltstitel. Bei diesem Titel ist die Bearbeitungszeit verglichen zur Blauen Karte deutlich kürzer.

Seit Anfang des Jahres 2023 ist für jede Neueinstellung sowie Weiterbeschäftigung internationaler Forschender, die eine Nicht-EU Staatsangehörigkeit haben, eine Abklärung der Exportkontrolle notwendig. Weitere Informationen zur Exportkontrolle an der Universität Stuttgart sowie eine Länderliste mit Herkunftsstaaten, die eine genauere Prüfung nach sich ziehen, finden Sie unter Exportkontrolle an Universitäten | Für Beschäftigte | Universität Stuttgart (uni-stuttgart.de) 

Neu ist, dass die Leitung der Forschungsstätte (Institut) auf dem Formular der Aufnahmevereinbarung per Unterschrift bestätigt, dass exportkontrollrechtliche Angelegenheiten geklärt wurden.

Ebenfalls müssen sie folgende Dokumente Ihrem zukünftigen Institutsmitglied für ein Forschungsvisum (§18d) zur Verfügung stellen:

  • Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement): Das entsprechende Formular sowie eine genaue Beschreibung der universitätsinternen Vorgehensweise zum Abschluss einer Aufenthaltsgenehmigung finden Sie im Formulardienst der Universität.
  • Begleitschreiben zur Aufnahmevereinbarung, falls die Beantragung bei einer deutschen Auslandsvertretung erfolgt (für die hiesige Ausländerbehörde nicht nötig). Passende Textbausteine erhalten Sie vom Welcome Center, wenn wir Ihnen die unterzeichnete Aufnahmevereinbarung zurückschicken.
  • Bitte beachten Sie, dass für die Botschaften bei ausländischen Hochschulabschlüssen gegebenenfalls die formale Gleichwertigkeit überprüft werden muss.

Die Blaue Karte EU ist ein Aufenthaltstitel für Hochschulabsolvent*innen und für Drittstaatsangehörige mit besonderer beruflicher Erfahrung. Mit dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz wurden die Gehaltsschwellen für die Blaue Karte EU in Regel- und Engpassberufen deutlich abgesenkt. Seit 1. Januar 2024 gilt ein Mindestgehalt von 45,3 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung (90.600€ für 2024). Die reguläre Gehaltsgrenze liegt damit bei einem Jahres-Bruttoeinkommen von 45.300€. Bei der „reduzierten“ Blauen Karte EU für Engpassberufe und Berufsanfänger*innen, liegt die Gehaltsgrenze bei 41.041,80€. Weitere Informationen zu den genauen Voraussetzungen für die Beantragung der Blauen Karte EU finden Sie auf www.make-it-germany.com.

Folgende Dokumente müssen Sie Ihrem zukünftigen Institutsmitglied für eine Blaue Karte EU zur Verfügung stellen:

  • Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis auszufüllen vom Dezernat Personal und Recht (die Exportkontrolle wird hierbei durch das Dezernat Personal und Recht durchgeführt. Nach der Prüfung benötigen wir keine gesonderte Benachrichtigung).
  • Bitte beachten Sie, dass für die Botschaften bei ausländischen Hochschulabschlüssen die formale Gleichwertigkeitüberprüft werden muss.

Über weitere ausländerrechtliche Möglichkeiten wie Familiennachzug, berät das Welcome Center gerne.

Bevor eine Aufnahmevereinbarung abgeschlossen wird bzw. einem*r Forschenden eine Stellenzusage gemacht wird, muss ggf. eine exportkontrollrechtliche Prüfung vorgenommen werden, da auch die Zusammenarbeit mit internationalen Wissenschaftler*innen von Beschränkungen betroffen sein kann, wenn es um den Transfer von sensitiven Waren oder Know-how ins Ausland geht. Bitte kontaktieren Sie zu diesem Zweck rechtzeitig die Exportkontrollbeauftragte des Dezernats Personal und Recht.

Doktorand*innen, die einem Drittstaat angehören, können unter anderem auch ein Visum bzw. eine Aufenthaltserlaubnis zum Studium beantragen.

Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie als wissenschaftliche Hilfskraft angestellt werden sollen. Die Anstellung von Drittstaatsangehörigen als wissenschaftliche Hilfskräfte ist mit einem Visum zur Forschung nicht möglich!

Es ist dagegen möglich, in einem Student*innen-Visum einen Zusatz zu erhalten, mit dem die Arbeit als wissenschaftliche Hilfskraft oder als wissenschaftliche Mitarbeiter*in im Rahmen der Promotion gestattet ist.

Ab März 2024 werden im Rahmen des neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetzes sukzessiv folgende Änderungen in Kraft treten: das bisherige Jahresarbeitszeitmaximum von 120 ganzen bzw. 240 halben Tagen wird auf 140 ganze oder 280 halbe Arbeitstage angehoben. Die Neuregelung ermöglicht es alternativ, Werkstudent*innen-Jobs mit bis zu 20 Stunden pro Woche auszuüben. Die Höhe des Gehalts und der Gegenstand der Beschäftigung spielen dabei keine Rolle. Die Nebenbeschäftigung ist künftig auch beim Besuch von studienvorbereitenden Maßnahmen von Beginn an möglich.

Auch bei der Beantragung eines studentischen Visums muss das neue Institutsmitglied so früh wie möglich einen Termin bei der  zuständigen deutschen Auslandsvertretung vereinbaren. Wenn die betroffene Person derzeit in Deutschland lebt, muss der Antrag bei der Ausländerbehörde des Wohnortes gestellt werden. 

Einen Überblick über die Auswirkungen der unterschiedlichen Aufenthaltstitel für Forschende finden Sie auf den Seiten der Hochschulrektorenkonferenz.

Folgendes Dokument müssen Sie den Promovierenden für die Beantragung des Visums zum Studium zur Verfügung stellen:

  • Einladungsschreiben mit Absichtserklärung zur Betreuung der Promotion (passende Textbausteine erhalten Sie auf Wunsch vom Welcome Center).

Erst mit einer Zulassung zum Promotionsstudium kann ein Aufenthaltstitel zum Studium beantragt werden. Die Bewerbungs- und Einschreibeformalitäten werden ausführlich auf den Internetseiten der Universität erläutert.

Über weitere ausländerrechtliche Möglichkeiten ein Studium aufzunehmen, berät das Welcome Center gerne.

 

Kontaktieren Sie so frühzeitig wie möglich das Dezernat Personal und Recht, wenn ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden soll. Bitte beachten Sie, dass bei ausländischen Hochschulabschlüssen gegebenenfalls die formale Gleichwertigkeit geprüft werden muss. 

Soll kein Arbeitsvertrag geschlossen werden, ist bei einer Aufenthaltsdauer von mindestens einem Monat eine Gastwissenschaftler*innenvereinbarung zwischen Gastwissenschaftlerin bzw. Gastwissenschaftler und der Universität zwingend abzuschließen. Bei einer Aufenthaltsdauer von mindestens zwei Wochen bis unter einem Monat wird der Abschluss einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung empfohlen. Bei noch kürzeren Aufenthalten ist der Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung möglich, sofern dies im Einzelfall gewünscht wird. 

Bitte reservieren Sie für das neue Institutsmitglied beziehungsweise Ihren Besuch eine passende Wohnung im Gastdozentenhaus. Eine Reservierung ist für maximal drei Monate möglich. Bitte beachten Sie, dass nur Institute die Reservierung vornehmen können, nicht der oder die neue Forschende und auch nicht das Welcome Center.

Wenn dort keine freien Kapazitäten vorhanden sind, empfehlen wir die Buchung einer anderen Kurzzeitunterkunft. Die Suche nach einer längerfristigen Unterkunft sollte aufgrund der Gepflogenheiten des Marktes (persönliche Besichtigung) und den vielen betrügerischen Angeboten im Internet erst vor Ort erfolgen, es sei denn, der oder die Vermieter*in ist bekannt oder ein seriöses Maklerbüro wird beauftragt.

Nach der Ankunft

Lassen Sie Ihr neues Institutsmitglied den vorbereiteten Arbeitsvertrag bzw. die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung unterschreiben.

Stellen Sie das neue Mitglied dem Institutskollegium vor. Weisen Sie ihn oder sie in die administrativen Prozesse Ihres Institutes ein. Themen sind zum Beispiel Räumlichkeiten, Urlaub, Erkrankung, Dienstreisen etc. Beantragen Sie einen ac-Account für Mitarbeitende beziehungsweise einen gs-Account für Gastwissenschaftler*innen mit dazugehörigem E-Mail-Konto und gegebenenfalls einen Telefonanschluss. Erklären Sie die Bedienung von Geräten und Anlagen und verschaffen Sie ihm oder ihr Zugang zu Laufwerken, Programmen, Lizenzen etc.

Bitten Sie die neu angereiste Person darum, mit dem Welcome Center einen Termin für ein persönliches Erstberatungsgespräch auszumachen (auch online möglich). Themen dabei sind die nach Einreise zu erledigenden Formalitäten (Anmeldung, Krankenversicherung, Aufenthaltserlaubnis, Bankkontoeröffnung, etc.). Außerdem erhält er oder sie dort eine Welcome Bag, die die Broschüre Welcome Researchers! und  zusätzliche Infosheets, notwendige Formulare, Stadt- und VVS-Plan sowie ein kleines Give Away zur Begrüßung enthält.

Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied tagsüber ausreichend Zeit, um die Formalitäten bei den entsprechenden Behörden beziehungsweise Einrichtungen zu erledigen.

Wenn Ihr*e neues Institutsmitglied als Angehörige*r eines Drittstaates Schwierigkeiten hat, bei der Ausländerbehörde seines*ihres Wohnorts einen Termin zu bekommen, raten Sie ihm*ihr bitten, sich an das Welcome Center für internationale Forschende zu wenden.

Gerne beraten wir auch mitreisende Familienmitglieder.

Halten Sie Augen und Ohren offen was die Möglichkeiten einer längerfristigen Unterbringung Ihres neuen Mitarbeitenden beziehungsweise Ihres Besuchs betrifft oder bieten Sie an, Aushänge am Institut anzubringen beziehungsweise eine Rundmail zu schreiben. Das Welcome Center gibt viele nützliche Tipps zur Wohnungssuche, kann aber den Einzelnen nicht aktiv unterstützen. Beim Erstberatungsgespräch erfassen wir aber den Bedarf und leiten passende Angebote von Vermieter*innen, die uns kontaktieren, weiter.

Sowohl beschäftigte internationale Forschende als auch Gastwissenschaftler*innen können die Dienste der Universitätsbibliothek nutzen. Beschäftigte Forschende können sich online mit ihrem ac-Account anmelden und danach ihren Bibliotheksausweis bei einer der Leihstellen mit ihrem Personalausweise beziehungsweise Reisepass abholen. Gastwissenschaftler*innen können sich als Mitarbeitende ohne ac-Account anmelden. Dazu muss das Anmeldeformular ausgefüllt und von Ihnen auf einem gesonderten Formular bestätigt werden, dass es sich um eine*n Gastprofessor*in/Gastdozent*in handelt. Zusammen mit dem Pass/Personalausweis und gegebenenfalls eines Aufenthaltstitels kann dann der Bibliotheksausweis bei den Leihstellen ausgestellt werden.

Wenn Ihr neues Mitglied bei der Universität beschäftigt ist, kann sie oder er in den Mensen des Studierendenwerks Stuttgart mit der Geldkarte zur Nutzung der gastronomischen Einrichtungen vergünstigt essen. Das Dezernat Personal und Recht bestätigt auf Antrag die Beschäftigung: Mit dieser Bestätigung kann die Karte bei den Infopoints des Studierendenwerks Stuttgarts in der Mensa Vaihingen oder Stadtmitte ausgestellt wird. Auch Gastwissenschaftler*innen können diese direkt bei den Infopoints bekommen, allerdings gilt für sie der Gästepreis. Die Karten dienen dem bargeldlosen Bezahlen und müssen daher bei den Infopoints vorher aufgeladen werden.

Während des Aufenthalts

Wenn Ihr*e internationale*r Forschende*r länger als ursprünglich geplant am Institut weiterbeschäftigt bzw. als Gastwissenschaftler*in verbleiben soll und Angehörige*r eines Drittstaates ist, muss eine entsprechende Verlängerung des Aufenthaltstitels bei der Ausländerbehörde des Wohnungsorts beantragt werden. Wenn es sich dabei um eine Aufenthaltserlaubnis zur Forschung handelt (§18d), muss eine neue Aufnahmevereinbarung abgeschlossen werden.

Wenn Ihr neues Institutsmitglied als Angehörige*r eines Drittstaates Schwierigkeiten hat, bei der Ausländerbehörde seines*ihres Wohnorts einen Termin zu bekommen, besteht die Möglichkeit, dass Ihre Forschenden online einen Notfalltermin bei der Stuttgarter Ausländerbehörde beantragen. Es werden jedoch nur Anfragen von Personen berücksichtigt, deren Aufenthaltstitel in den nächsten 7 Tagen abläuft.

Darüber hinaus verweisen wir auf die Möglichkeit, eine Arbeitsvertragsverlängerung beim Dezernat Personal und Recht zu beantragen. Den Sachbearbeiter*innen dort muss nachgewiesen werden, dass der Antrag auf Ersterteilung der Aufenthaltserlaubnis oder auf Verlängerung rechtzeitig vor Ablauf des Aufenthaltstitels bei der zuständigen Ausländerbehörde eingegangen ist. Der Antrag selbst erzeugt eine Fiktionswirkung nach §81, 4 AufenthG und eine (Weiter-)Beschäftigung ist somit möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Rundschreiben.

Welche Unterlagen für die Beantragung oder Verlängerung einer Aufenthaltserlaubnis bei der Ausländerbehörde eingereicht werden müssen, haben wir auf unserer Webseite unter Ersterteilung und Verlängerung für Sie und Ihre Forschenden zusamengefasst.

Für alle Arbeitgebenden von Drittstaatsangehörigen mit Aufenthaltstitel besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber der zuständigen Ausländerbehörde, wenn sich der Aufenthalt um mehr als vier Wochen verkürzt. Wenn es sich um Mitarbeitende handelt, melden Sie dies bitte rechtzeitig dem Dezernat Personal und Recht, bei Gastwissenschaftler*innen dem Welcome Center. Wir informieren entsprechend die Ausländerbehörde.

Ermuntern Sie Ihr internationales Mitglied beziehungsweise Ihren Besuch an den Veranstaltungen teilzunehmen, die das Welcome Center rund um das Jahr anbietet (Welcome Reception zu Beginn eines jeden Semesters, Infoveranstaltungen zu Themen wie Lohnsteuer und Rentenversicherung, Ausflüge in die nähere Umgebung, interkulturelle Schulungen, Weihnachtsfeier etc.).

Die Angebote eignen sich zum Teil auch für Familien. Bei vielen Veranstaltungen sind Sie und andere Institutskolleg*innen ebenfalls herzlich willkommen. Wir verschicken die Informationen zu unseren Aktivitäten über eine E-Mail-Verteilerliste, für die Sie sich registrieren können.

Weisen Sie Postdoktorand*innen, Junior- und Tenure Track Professor*innen auf das Qualifizierungs-, Beratungs- und Mentoringangebot der Graduierten-Akademie GRADUS hin.

Weisen Sie Ihr internationales Institutsmitglied auf das Programm des Hochschulsportes hin.

Bei Beendigung des Aufenthalts

Bitte verweisen Sie auf das Welcome Center. Wir beraten Ihre internationalen Mitglieder zu den Formalitäten, die zur Beendigung ihres Aufenthaltes anfallen [en] (Abmeldung, Auflösung von Verträgen etc.)

Ermuntern Sie Ihre internationalen Mitglieder sich beim Alumni-Netzwerk als Forscher-Alumni anzumelden.

Treppenaufgang zum Internationalen Zentrum
Sie finden das Welcome Center für internationale Forschende im Internationalen Zentrum (IZ) auf dem Campus Vaihingen.

Das Welcome Center

Das Welcome Center für internationale Forschende am Dezernat Internationales ist die zentrale Beratungs- und Servicestelle für Doktorand*innen, promovierte Wissenschaftler*innen und Gastwissenschaftler*innen, die aus dem Ausland an die Universität Stuttgart kommen.

  • Information und Beratung zu Visum, Aufenthaltstitel; Unterstützung im Umgang mit den entsprechenden Behörden
  • Information und Beratung zu Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung
  • Informationsveranstaltungen zu Steuern, Rente, Arbeitsrecht
  • Informationen zur Wohnungssuche 
  • Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuung und Schulen in Zusammenarbeit mit dem Service Uni & Familie, Hilfe bei der Antragstellung von Kindergeld
  • Förderung der sozialen Integration durch Veranstaltungsangebote (interkulturelles Training, Kulturprogramm)
  • Bei Bedarf Weitervermittlung an andere Stellen innerhalb und außerhalb der Universität Stuttgart: Sprachenzentrum (Deutschkurse), Hochschulsport (Sportangebote), GRADUS (Kurs- und Mentoringprogramm), Welcome Center Stuttgart (zum Beispiel Bewerbungstraining) etc.
  • Information, Vernetzung und Schulung von Institutsangehörigen, die an Instituten Ansprechpersonen für internationale Forschende sind
  • Bereitstellung einer E-Mail-Verteilerliste, über die wir über unsere Veranstaltungen informieren. 

Kontakt

Dieses Bild zeigt Raphaela Diel

Raphaela Diel

 

Leiterin Welcome Center für internationale Forschende

Dieses Bild zeigt Katja Jenkner

Katja Jenkner

 

Betreuerin für internationale Promovierende

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Josephine Mothes

 

Betreuerin für internationale Forschende, Events, allgemeine Anfragen

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