International Forschende im Gespräch

Internationale Forschende an unserer Universität

Das Welcome Center unterstützt Sie als beschäftigendes und gastgebendes Institut bei administrativen und betreuerischen Aufgaben.
[Foto: Max Kovalenko]

Checklisten für aufnehmende Institute

Das Welcome Center hat für Sie Checklisten zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen soll, Ihren internationalen Institutsmitgliedern einen erfolgreichen und angenehmen Aufenthalt an unserer Universität zu ermöglichen.

Vor dem Aufenthalt

Sobald Sie wissen, dass Sie internationale Forschende an Ihrem Institut empfangen werden, melden Sie sich bitte bei uns und senden Sie ihm oder ihr den Registrierungslink für unsere Services. Eine Registrierung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig, damit wir Sie und die forschende Person aus dem Ausland beraten können.

Falls Ihr neues Institutsmitglied Angehörige*r eines Drittstaates ist, sollte er oder sie sich so früh wie möglich um die Beantragung eines Visums kümmern und dazu einen Termin bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung vereinbaren. Wenn die betroffene Person derzeit in Deutschland lebt, muss der Antrag bei der Ausländerbehörde des Wohnortes gestellt werden. Außer bei einem Kurzzeitaufenthalt unter 90 Tagen ist die Aufenthaltserlaubnis zur Forschung in aller Regel der passende Aufenthaltstitel. Folgende Dokumente müssen Sie Ihrem zukünftigen Institutsmitglied zur Verfügung stellen:

  • Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement): Das entsprechende Formular sowie eine genaue Beschreibung der universitätsinternen Vorgehensweise zum Abschluss einer Aufenthaltsgenehmigung finden Sie im Formulardienst der Universität.
  • Begleitschreiben zur Aufnahmevereinbarung, falls die Beantragung bei einer deutschen Auslandsvertretung erfolgt (für eine hiesige Ausländerbehörde nicht nötig). Passende Textbausteine erhalten Sie vom Welcome Center, wenn wir Ihnen die unterzeichnete Aufnahmevereinbarung zurückschicken.

Über weitere ausländerrechtliche Möglichkeiten, eine Forschungstätigkeit aufzunehmen, berät das Welcome Center gerne.

Kontaktieren Sie so frühzeitig wie möglich das Dezernat Personal und Recht, wenn ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden soll. Bitte beachten Sie, dass bei ausländischen Hochschulabschlüssen gegebenenfalls die formale Gleichwertigkeit geprüft werden muss. Bei Gastforschenden empfehlen wir den Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung, die das gegenseitige Verhältnis und die Nutzung der universitären Infrastruktur regelt. Ein unverbindliches Muster dafür erhalten Sie auf Wunsch beim Welcome Center.

Bitte reservieren Sie für das neue Institutsmitglied beziehungsweise Ihren Besuch eine passende Wohnung im Gastdozentenhaus. Eine Reservierung ist für maximal drei Monate möglich. Bitte beachten Sie, dass nur Institute die Reservierung vornehmen können, nicht der oder die neue Forschende und auch nicht das Welcome Center.

Wenn dort keine freien Kapazitäten vorhanden sind, empfehlen wir die Buchung einer anderen Kurzzeitunterkunft. Die Suche nach einer längerfristigen Unterkunft sollte aufgrund der Gepflogenheiten des Marktes (persönliche Besichtigung) und den vielen betrügerischen Angeboten im Internet erst vor Ort erfolgen, es sei denn, der oder die Vermieter*in ist bekannt oder ein seriöses Maklerbüro wird beauftragt.

Nach der Ankunft

Lassen Sie Ihr neues Institutsmitglied beziehungsweise Ihren Besuch den vorbereiteten Arbeitsvertrag beziehungsweise eine Vereinbarung für die Tätigkeit als Gastwissenschaftler*in unterschreiben.

Stellen Sie das neue Mitglied dem Institutskollegium vor. Weisen Sie ihn oder sie in die administrativen Prozesse Ihres Institutes ein. Themen sind zum Beispiel Räumlichkeiten, Urlaub, Erkrankung, Dienstreisen etc. Beantragen Sie einen ac-Account für Mitarbeitende beziehungsweise einen gs-Account für Gastwissenschaftler*innen mit dazugehörigem E-Mail-Konto und gegebenenfalls einen Telefonanschluss. Erklären Sie die Bedienung von Geräten und Anlagen und verschaffen Sie ihm oder ihr Zugang zu Laufwerken, Programmen, Lizenzen etc.

Bitten Sie die neu angereiste Person darum, mit dem Welcome Center einen Termin für ein persönliches Erstberatungsgespräch auszumachen (auch online möglich). Themen dabei sind die nach Einreise zu erledigenden Formalitäten (Anmeldung, Krankenversicherung, Aufenthaltserlaubnis, Bankkontoeröffnung, etc.). Außerdem erhält er oder sie dort eine Welcome Bag, die die Broschüre Welcome Researchers! und  zusätzliche Infosheets, notwendige Formulare, Stadt- und VVS-Plan sowie ein kleines Give Away zur Begrüßung enthält.

Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied tagsüber ausreichend Zeit, um die Formalitäten bei den entsprechenden Behörden beziehungsweise Einrichtungen zu erledigen.

Gerne beraten wir auch mitreisende Familienmitglieder.

Halten Sie Augen und Ohren offen was die Möglichkeiten einer längerfristigen Unterbringung Ihres neuen Mitarbeitenden beziehungsweise Ihres Besuchs betrifft oder bieten Sie an, Aushänge am Institut anzubringen beziehungsweise eine Rundmail zu schreiben. Das Welcome Center gibt viele nützliche Tipps zur Wohnungssuche, kann aber den Einzelnen nicht aktiv unterstützen. Beim Erstberatungsgespräch erfassen wir aber den Bedarf und leiten passende Angebote von Vermieter*innen, die uns kontaktieren, weiter.

Sowohl beschäftigte internationale Forschende als auch Gastwissenschaftler*innen können die Dienste der Universitätsbibliothek nutzen. Beschäftigte Forschende können sich online mit ihrem ac-Account anmelden und danach ihren Bibliotheksausweis bei einer der Leihstellen mit ihrem Personalausweise beziehungsweise Reisepass abholen. Gastwissenschaftler*innen können sich als Mitarbeitende ohne ac-Account anmelden. Dazu muss das Anmeldeformular ausgefüllt und von Ihnen auf einem gesonderten Formular bestätigt werden, dass es sich um eine*n Gastprofessor*in/Gastdozent*in handelt. Zusammen mit dem Pass/Personalausweis und gegebenenfalls eines Aufenthaltstitels kann dann der Bibliotheksausweis bei den Leihstellen ausgestellt werden.

Wenn Ihr neues Mitglied bei der Universität beschäftigt ist, kann sie oder er in den Mensen des Studierendenwerks Stuttgart mit der Geldkarte zur Nutzung der gastronomischen Einrichtungen vergünstigt essen. Das Dezernat Personal und Recht bestätigt auf Antrag die Beschäftigung: Mit dieser Bestätigung kann die Karte bei den Infopoints des Studierendenwerks Stuttgarts in der Mensa Vaihingen oder Stadtmitte ausgestellt wird. Auch Gastwissenschaftler*innen können diese direkt bei den Infopoints bekommen, allerdings gilt für sie der Gästepreis. Die Karten dienen dem bargeldlosen Bezahlen und müssen daher bei den Infopoints vorher aufgeladen werden.

Während des Aufenthalts

Wenn Ihr internationales Mitglied länger als ursprünglich geplant am Institut weiterbeschäftigt werden beziehungsweise als Gastwissenschaftler*in verbleiben soll und Angehörige*r eines Drittstaates ist, muss eine entsprechende Verlängerung des Aufenthaltstitels bei der Ausländerbehörde des Wohnungsorts beantragt werden. Wenn es sich dabei um eine Aufenthaltserlaubnis zur Forschung handelt, muss eine neue Aufnahmevereinbarung abgeschlossen werden. Das Welcome Center berät auch zu alternativen Aufenthaltstiteln (zum Beispiel Blue Card EU), die gegebenenfalls in Frage kommen.

Für alle Arbeitgebende von Drittstaatsangehörigen mit Aufenthaltstitel besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber der zuständigen Ausländerbehörde, wenn sich der Aufenthalt um mehr als vier Wochen verkürzt. Wenn es sich um Mitarbeitende handelt, melden Sie dies bitte rechtzeitig dem Dezernat Personal und Recht, bei Gaswissenschaftler*innen dem Welcome Center. Wir informieren entsprechend die Ausländerbehörde.

Ermuntern Sie Ihr internationales Mitglied beziehungsweise Ihren Besuch an den Veranstaltungen teilzunehmen, die das Welcome Center rund um das Jahr anbietet (Welcome Reception zu Beginn eines jeden Semesters, Infoveranstaltungen zu Themen wie Lohnsteuer und Rentenversicherung, Ausflüge in die nähere Umgebung, interkulturelle Schulungen, Weihnachtsfeier etc.).

Die Angebote eignen sich zum Teil auch für Familien. Bei vielen Veranstaltungen sind Sie und andere Institutskolleg*innen ebenfalls herzlich willkommen. Wir verschicken die Informationen zu unseren Aktivitäten über eine E-Mail-Verteilerliste, für die Sie sich registrieren können.

Weisen Sie Postdoktorand*innen, Junior- und Tenure Track Professor*innen auf das Qualifizierungs-, Beratungs- und Mentoringangebot der Graduierten-Akademie GRADUS hin.

Weisen Sie Ihr internationales Institutsmitglied auf das Programm des Hochschulsportes hin.

Bei Beendigung des Aufenthalts

Bitte verweisen Sie auf das Welcome Center. Wir beraten Ihre internationalen Mitglieder zu den Formalitäten, die zur Beendigung ihres Aufenthaltes anfallen [en] (Abmeldung, Auflösung von Verträgen etc.)

Ermuntern Sie Ihre internationalen Mitglieder sich beim Alumni-Netzwerk als Forscher-Alumni anzumelden.

Treppenaufgang zum Internationalen Zentrum
Sie finden das Welcome Center für internationale Forschende im Internationalen Zentrum (IZ) auf dem Campus Vaihingen.

Das Welcome Center

Das Welcome Center für internationale Forschende am Dezernat Internationales ist die zentrale Beratungs- und Servicestelle für promovierte Wissenschaftler*innen und Gastwissenschaftler*innen, die aus dem Ausland an die Universität Stuttgart kommen.

Bitte beachten Sie: Internationale Doktorand*innen werden nicht vom Welcome Center, sondern von Katja Jenker, Mitarbeiterin in der Abteilung Internationale Studierende des Dezernat Internationales, beraten.

  • Information und Beratung zu Visum, Aufenthaltstitel; Unterstützung im Umgang mit den entsprechenden Behörden
  • Information und Beratung zu Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung
  • Informationsveranstaltungen zu Steuern, Rente, Arbeitsrecht
  • Informationen zur Wohnungssuche 
  • Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuung und Schulen in Zusammenarbeit mit dem Service Uni & Familie, Hilfe bei der Antragstellung von Kindergeld
  • Förderung der sozialen Integration durch Veranstaltungsangebote (interkulturelles Training, Kulturprogramm)
  • Bei Bedarf Weitervermittlung an andere Stellen innerhalb und außerhalb der Universität Stuttgart: Sprachenzentrum (Deutschkurse), Hochschulsport (Sportangebote), GRADUS (Kurs- und Mentoringprogramm), Welcome Center Stuttgart (zum Beispiel Bewerbungstraining) etc.
  • Information, Vernetzung und Schulung von Institutsangehörigen, die an Instituten Ansprechpersonen für internationale Forschende sind
  • Bereitstellung einer E-Mail-Verteilerliste, über die wir über unsere Veranstaltungen informieren. 

Kontakt

Dieses Bild zeigt Raphaela Diel
 

Raphaela Diel

Leiterin Welcome Center für internationale Forschende

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