Dienstreisen unterliegen den Regelungen des Landesreisekostengesetzes Baden-Württemberg (LRKG). Das LRKG gilt für Auszubildende der Universität, Beamt*innen, Hilfskräfte mit Vertrag, Professor*innen sowie Tarifbeschäftigte. Nur die genannten Personengruppen können Dienstreisen durchführen.
Für weitere Personengruppen gelten die Informationen zur Reisekostenabrechnung für Gäste. Diese beantragen ihre Reisen weiterhin mit dem bekannten Antragsverfahren und rechnen weiterhin mit den bisherigen Formularen für Gäste ab.
Reisekosteninfo aktuell
Vergleichsangebote
Grundsätzlich können nur die im dienstlichen Zusammenhang stehenden und notwendigen Reisekosten geltend gemacht werden.
Für welche Kosten benötige ich Vergleichsangebote/-berechnungen?
Bei Dienstreisen, die mit einem privaten Aufenthalt verbunden sind, sowie bei der Mitnahme von Privatpersonen. Es sind zwingend Vergleichsangebote zeitgleich mit der Buchungsanfrage für die rein dienstliche Strecke und Zeitraum einzuholen. Dies gilt auch dann, wenn die Dienstreise an der Zweitwohnung beginnt oder endet (siehe Beginn und Ende bei Planung von Dienstreisen). Beginn und Ende des Dienstgeschäftes (Datum und Uhrzeit) sind stets zu beachten.
Welche Vergleichsberechnung je nach Kostenart konkret erforderlich ist, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt:
Vergleichsangebot beim Vertragsreisebüro CAT oder einem anderen Anbieter jeweils zu denselben Konditionen (z. B. Buchungsklasse und Aufgabegepäck), die für den tatsächlichen Flug verwendet werden, siehe Dienstreisen mit dem Flugzeug
Vergleichsangebot der Deutschen Bahn, siehe Dienstreisen mit ÖPNV und Bahn
Dienstliche kürzeste Strecke nachzuweisen per Google Maps Routenplaner, siehe Dienstreisen mit einem Kraftfahrzeug
Angebot der Mietwagenfirma (auch bei größerem Fahrzeug für Begleitung), siehe Dienstreisen mit einem Kraftfahrzeug
- Einzelzimmernachweis bei Übernachtungen im Hotel mit Privatperson(en)
- Angemessene Wohnung für eine Person bei Übernachtungen in Ferienwohnungen/ Airbnb mit Privatperson(en)
- Aufenthalt ab vier Wochen:
Inland: Vergünstigung der Unterkunftskosten
Ausland: 60 qm große Wohnung (ortsüblicher Durchschnittsmietzins)
Weitere Informationen
Das Land Baden‑Württemberg hat die City Air Terminal GmbH (CAT) als Vertragsreisebüro für die Hochschulen beauftragt. Weitere Informationen finden Sie bei den Formularen „Vertragsreisebüro“ und unter Planung von Dienstreisen | Für Beschäftigte | Universität Stuttgart.
Das Reisebüro CAT bietet Ihnen umfassende Dienstleistungen für alle Arten von Reisebuchungen, einschließlich
- Flüge
- Bahntickets
- Hotels, Tagungshotels und
- Mietwagen.
Bei einer Buchung über CAT erhalten Sie
- Leistung auf Rechnung
- Konditionen für Landesbedienstete ohne private Vorleistung
- Zeitersparnis – keine eigenständige Tarifrecherche notwendig
- 24‑Stunden‑Support
- Automatische Berechnung und Verbuchung der Klimaabgabe
- Automatisierte Übermittlung sicherheitsrelevanter Daten bei Auslandsreisen
Bestellungen können sowohl schriftlich (E-Mail), als auch telefonisch erfolgen ("Offline-Buchung"). Informationen rund um das neue Reisebüro, wie Reaktionszeiten, wichtige Hinweise zur Buchung einer Dienstreise sowie die neuen Serviceentgelte und Formulare, finden Sie im Formularschrank.
Sollten Sie insbesondere Flugreisen nicht über CAT in Anspruch nehmen, beachten Sie gemäß Rundschreiben 34/2025: Flugbuchungen für Dienstreisen – Nutzung des Vertragsreisebüros CAT und gemäß unserer Reiserichtlinie der Universität Stuttgart, welche Unterlagen bei der Reisekostenabrechnung zwingend beizulegen sind.
Ihre neue Kundennummer bei CAT-Reisebüro:
Für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihrer Buchungen und Rechnungen benötigen Sie die neue Kundennummer. Diese ist Voraussetzung für die Buchung bei CAT und dient der korrekten Zuordnung und Abrechnung. Die Kundennummer wurde Ihrer Einrichtung Ende November 2024 per E-Mail mitgeteilt. Bitte erfragen Sie die Kundennummer im Sekretariat bzw. in der Verwaltung Ihrer Einrichtung.
Rechnungen sollen grundsätzlich direkt von der Universität Stuttgart beglichen werden. Beachten Sie dafür bitte die folgenden drei Punkte:
1. Die Rechnung muss auf die Universität Stuttgart und den Namen der Einrichtung ausgestellt und die dienstreisende Person eindeutig erkennbar sein.
Die Rechnungsanschrift lautet:
Universität Stuttgart
Name der bestellenden Einrichtung, PXXXXXX (6-stellige Profitcenternummer)
Zentraler Rechnungseingang
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
2. Lassen Sie die Rechnung direkt vom Rechnungssteller an rechnung@uni-stuttgart.de senden.
3. Die Erstattung dienstreisebedingter Auslagen richtet sich nach dem Landesreisekostengesetz. Für die Kostenerstattung sind Belege wie Rechnungen oder Quittungen gem. § 14 UstG zwingend im Original erforderlich. Belege wie Zahlungsnachweise (zum Beispiel Kontoauszüge), Buchungsbestätigungen oder Zahlungseingangsbestätigungen allein reichen nicht aus. Bitte fordern Sie daher bereits bei der Buchung eine Rechnung oder Quittung an.
Die Neufassung des Landesreisekostengesetzes zum 01.01.2022 sowie die darauf basierenden neuen Vorgaben des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (MWK) machten eine neue Regelung der Genehmigung von Dienstreisen erforderlich. Dienstreisen müssen gemäß §2 Abs. 1 Landesreisekostengesetz vom zuständigen Dienstvorgesetzten und nicht wie zuvor vom Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt werden. Eine Genehmigung durch (direkte) Vorgesetzte oder eine eigenständige Genehmigung sind nicht zulässig, andernfalls wird die Reise nicht als Dienstreise anerkannt und es erfolgt keine Kostenerstattung. Informationen zu Zuständigkeiten und Genehmigungsprozess finden Sie unter Dienstreisegenehmigung.
Eine genaue Kommunikation im Institut ist notwendig, um festzulegen, wer für die jeweilige Freigabe zuständig ist. Die Übersicht zum Genehmigungsprozess soll dabei unterstützen, die Zuständigen namentlich zu ergänzen. Die Einhaltung der Genehmigungsprozesse liegt in der Verantwortung der Institute, wie bereits im früheren Papierprozess.
Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen setzen Sie sich bitte per E-Mail mit uns in Verbindung.