Dienstreisen unterliegen den Regelungen des Landesreisekostengesetzes Baden-Württemberg (LRKG). Das LRKG gilt für Auszubildende der Uni, Beamt*innen, Hilfskräfte mit Vertrag, Professor*innen sowie Tarifbeschäftigte.
Nur die genannten Personengruppen können Dienstreisen durchführen. Für weitere Personengruppen gelten die Informationen zur Reisekostenabrechnung für Gäste.
Aktuelle Informationen
Wir arbeiten kontinuierlich daran, die bestehenden Rückstände aufzuarbeiten. Sollten Sie noch Abrechnungen offen haben, die vor Juni 2024 eingereicht wurden, melden Sie sich bitte bei der zuständigen Sachbearbeitung der Reisekostenstelle.
Vorrangige Abrechnung von Reisekosten bei drohendem Verfall von Dritt- und Zweitmitteln im Jahr 2024
Das Jahresende naht. Bitte teilen Sie der Reisekostenstelle die Reisekostenabrechnungen mit – gesammelt pro Institut/Lehrstuhl –, bei denen die Finanzierung aus Zweit- oder Drittmitteln (Kassenanschläge) erfolgt und die bewilligten Projektmittel zum Jahresende verfallen, ohne ins Jahr 2025 übertragen werden zu können.
Im Regelfall können Dienstreisen bei Zweit- und Drittmittelprojekten noch nach Projektende abgerechnet werden, solange die Reise innerhalb des Bewilligungszeitraums durchgeführt wurde. Sollte dies im Einzelfall nicht möglich sein, senden Sie bitte bis zum 14.11.2024 eine Gesamtübersicht über diese Einzelfälle mit einer kurzen Begründung an die zuständige Sachbearbeitung Ihrer Organisationseinheit. Die Übersicht sollte neben den Reisedaten auch das Datum enthalten, an dem die Abrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht wurde. Bitte nehmen Sie keine bereits durch uns abgerechneten Reisen oder Rücksendungen in die Übersicht auf.
Bei Reisen, die noch stattfinden oder eingereicht werden müssen, ist es wichtig, dass die Unterlagen, Unterschriften und Begründungen vollständig sind. Nur so ist eine reibungslose Abrechnung gewährleistet. Bitte versehen Sie die Abrechnungen mit dem Vermerk: „Eilt, Projektende 2024“.
Hinweise zum Ablauf:
In den oben genannten Einzelfällen wird die Reisekostenstelle die Reisekostenabrechnungen bevorzugt behandeln. Aus Rücksicht auf alle Reisenden, die auf ihre Reisekostenabrechnung warten, sollte sichergestellt sein, dass die Mittel tatsächlich verfallen und nicht übertragen werden können. Die abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen werden per Hauspost an die Organisationseinheiten versandt, wo dann eine entsprechende Auszahlungsanordnung erstellt wird. Auszahlungsanordnungen für Reisekosten (A1/A3/A2), die bis einschließlich 15.01.2025 bei der Finanzbuchhaltung eingegangen sind, werden bis zum rückwirkenden Buchungsschluss am 31.01.2025 gebucht und ausgezahlt.
Das Land Baden-Württemberg hat im Zuge des Klimaschutzes eine Klimaabgabe für dienstlich veranlasste Flugreisen eingeführt, um das Bewusstsein für die Klimabelastung durch Flugreisen zu erhöhen. Diese Abgabe wurde 2021 erstmals erhoben, wobei die Jahre 2021 und 2022 pandemiebedingt von Einschränkungen geprägt waren. Seit 2023 gibt es wieder mehr Flugreisen, jedoch auf einem niedrigeren Niveau als vor der Pandemie.
Das Ministerium bittet darum, verstärkt virtuelle Kommunikationsformate zu nutzen, die sich während der Pandemie bewährt haben. Bei Zielen innerhalb Deutschlands sollte auf Bahnreisen anstelle von Inlandsflügen zurückgegriffen werden. Ziel ist es, den persönlichen wissenschaftlichen Austausch weiterhin zu ermöglichen, dabei jedoch klimafreundlichere Alternativen in Betracht zu ziehen.
Weitere Informationen finden Sie unter Planung von Dienstreisen.
Die Neufassung des Landesreisekostengesetzes zum 01.01.2022 sowie die darauf basierenden neuen Vorgaben des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (MWK) machten eine neue Regelung der Genehmigung von Dienstreisen erforderlich. Dienstreisen müssen gemäß §2 Abs. 1 Landesreisekostengesetz vom zuständigen Dienstvorgesetzten und nicht wie zuvor vom Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt werden. Eine Genehmigung durch (direkte) Vorgesetzte oder eine eigenständige Genehmigung sind nicht zulässig, andernfalls wird die Reise nicht als Dienstreise anerkannt und es erfolgt keine Kostenerstattung. Informationen zu Zuständigkeiten und Genehmigungsprozess finden Sie unter Dienstreisegenehmigung.
Eine genaue Kommunikation im Institut ist notwendig, um festzulegen, wer für die jeweilige Freigabe zuständig ist. Die Übersicht zum Genehmigungsprozess soll dabei unterstützen, die Zuständigen namentlich zu ergänzen. Sie finden diese auf Seite 9 der Schulungspräsentation Digitaler Dienstreiseantrag. Die Einhaltung der Genehmigungsprozesse liegt in der Verantwortung der Institute, wie bereits im früheren Papierprozess.
Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen setzen Sie sich bitte per E-Mail mit uns in Verbindung.