Dienstreisen unterliegen den Regelungen des Landesreisekostengesetzes Baden-Württemberg (LRKG). Das LRKG gilt für Auszubildende der Uni, Beamt*innen, Hilfskräfte mit Vertrag, Professor*innen sowie Tarifbeschäftigte.
Nur die genannten Personengruppen können Dienstreisen durchführen. Für weitere Personengruppen gelten die Informationen zur Reisekostenabrechnung für Gäste.
Aktuelle Informationen
Flugbuchungen sind ab 01.12.2024 ausschließlich über das neue Reisebüro CAT vorzunehmen. Siehe Rundschreiben Nr. 34/2024. Weitere Informationen finden Sie bei den Formularen „Vertragsreisebüro“ und bei Planung von Dienstreisen.
Das Reisebüro CAT bietet Ihnen umfassende Dienstleistungen für alle Arten von Reisebuchungen, einschließlich
- Flüge
- Bahntickets
- Hotels, Tagungshotels und
- Mietwagen.
Bahntickets, Hotels, Tagungshotels und Mietwagen können auch auf den bisherigen Wegen direkt gebucht werden. Bestellungen können sowohl schriftlich (E-Mail) als auch telefonisch erfolgen ("Offline-Buchung"). Informationen rund um das neue Reisebüro, wie Reaktionszeiten, wichtige Hinweise zur Buchung einer Dienstreise sowie die neuen Serviceentgelte und Formulare finden Sie im Formularschrank.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an unsere Funktionsmailadresse.
Ihre neue Kundennummer bei CAT-Reisebüro:
Für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihrer Buchungen und Rechnungen benötigen Sie die neue Kundennummer. Diese ist Voraussetzung für die Buchung bei CAT und dient der korrekten Zuordnung und Abrechnung. Die Kundennummer wurde Ihrer Einrichtung Ende November 2024 per E-Mail mitgeteilt. Bitte erfragen Sie die Kundennummer im Sekretariat bzw. in der Verwaltung Ihrer Einrichtung.
Die Reisekostenabrechnung ist mit allen Originalbelegen/-rechnungen/-quittungen sowie dem Originaldienstreiseantrag bei der Reisekostenstelle der Zentralen Verwaltung einzureichen. Bei Dienstreisen entstandene Kosten müssen durch Originalrechnungen und Quittungen (gem. §14 UStG) nachgewiesen werden. Belege wie Zahlungsnachweise, Buchungsbestätigen oder Zahlungseingangsbestätigen reichen nicht aus.
Zusätzlich erforderliche Nachweise, Vergleichsangebote und Buchungsbestätigungen bitte bei der Abrechnung mit einreichen.
In Vorbereitung der vollständigen Digitalisierung des Prozesses der Dienstreiseabrechnung, die voraussichtlich im März 2025 erfolgen wird, ist ab 13.01.2025 der Dienstreiseantrag verpflichtend digital einzureichen. Bitte stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag ab diesem Zeitpunkt ausschließlich digital über den Personal-Online-Service der Universität Stuttgart.
Ausnahmeregelungen bestehen für folgende Gruppen:
- Gäste
- Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Stuttgart
- Lehrbeauftragte
- Stipendiaten
- Studierende ohne HIWI-Vertrag
- Professor*innen im Ruhestand
- Reisende mit allgemeiner Dienstreisegenehmigung (Dauergenehmigung) nach § 2 Landesreisekostengesetz.
Gehören die Reisenden einer der unter Ziffer 1-6 genannten Gruppen an, liegt keine Dienstreise nach Landesreisekostengesetz vor. Für eine*n Angehörige*n einer dieser Gruppen gilt das bisherige „Einladungs- oder Antragsverfahren“, bitte nutzen Sie weiterhin die Einladung bzw. den entsprechenden Antrag in Papierform.
Für Reisende mit allgemeiner Dienstreisegenehmigung gilt:
Die allgemeine Dienstreisegenehmigung ist schriftlich und papierbasiert jeweils für ein Kalenderjahr zu erteilen. Bitte die allgemeine Dienstreisegenehmigung nach der letzten Unterschrift als Mehrfertigung der Reisekostenstelle zur Kenntnis schicken. Eine Kopie der allgemeinen Dienstreisegenehmigung ist den jeweiligen Reisekostenabrechnungen – auch im digitalen Abrechnungsprozess – beizufügen.
Sollten Sie Fragen haben oder Freigaben benötigen, wenden Sie sich sehr gerne an den Support des Personal-Online-Service
Die Neufassung des Landesreisekostengesetzes zum 01.01.2022 sowie die darauf basierenden neuen Vorgaben des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (MWK) machten eine neue Regelung der Genehmigung von Dienstreisen erforderlich. Dienstreisen müssen gemäß §2 Abs. 1 Landesreisekostengesetz vom zuständigen Dienstvorgesetzten und nicht wie zuvor vom Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt werden. Eine Genehmigung durch (direkte) Vorgesetzte oder eine eigenständige Genehmigung sind nicht zulässig, andernfalls wird die Reise nicht als Dienstreise anerkannt und es erfolgt keine Kostenerstattung. Informationen zu Zuständigkeiten und Genehmigungsprozess finden Sie unter Dienstreisegenehmigung.
Eine genaue Kommunikation im Institut ist notwendig, um festzulegen, wer für die jeweilige Freigabe zuständig ist. Die Übersicht zum Genehmigungsprozess soll dabei unterstützen, die Zuständigen namentlich zu ergänzen. Die Einhaltung der Genehmigungsprozesse liegt in der Verantwortung der Institute, wie bereits im früheren Papierprozess.
Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen setzen Sie sich bitte per E-Mail mit uns in Verbindung.