Bewerbungen - Prüfungsausschüsse (Applikation)

• Prüfungsausschuss
  Über den Aufruf von Prüfungsausschuss kommen Sie zurück zur Basisansicht.
• Statistik
  Abrufen der Bewerbungsstatistik für Ihren Studiengang.
• Zuletzt betrachtet
  Aufruf der von Ihnen zuletzt betrachteten Bewerber*innen und Anträge.

Durch die Eingabe einer Antragsnummer (bzw. Bewerbernummer oder Matrikelnummer) in die Schnellsuche gelangen Sie hier direkt zu einem bestimmten Antrag.

Wird die Basisansicht neu aufgerufen oder wird auf den Button „Zurücksetzen“ geklickt, dann sind im Filter schon Parameter voreingestellt. Dieser voreingestellte Filter zeigt als Ergebnis alle Bewerbungen, für welche die Abteilung Bewerbung, Zulassung Einschreibung (BZE) eine Entscheidung durch den Prüfungsausschuss angefordert hat und bei denen noch keine Entscheidung bezüglich des Prüfungsanspruchs verbucht wurde.

Semester: Es werden nur Bewerbungen aus dem hier ausgewählten Semester angezeigt.
Entscheidung / Prüfungsanspruch: Hier können Sie die Ihrem Prüfungsausschuss zugeordneten Anträge nach bestimmten Kriterien filtern. Filterkriterien einstellen und auf „Filter anwenden“ klicken.

Hinsichtlich der Kriterien „Entscheidung“ und „Prüfungsanspruch“ können folgende Filtereinstellungen getroffen werden:

• „Alle“ – zeigt Ihnen alle Bewerbungen für Ihren Prüfungsausschuss an unabhängig vom Status. Einen Teil der hier angezeigten Bewerbungen werden Sie nicht prüfen müssen, weil die Entscheidung z.B. direkt durch die Abteilung Bewerbung, Zulassung Einschreibung (BZE) getroffen werden kann und/oder die Zulassung aufgrund von anderen Kriterien abgelehnt wird.
• „Entscheidung nicht notwendig“ – zeigt Ihnen Bewerbungen, die in der Abteilung BZE bearbeitet werden und noch nicht entscheidungsreif sind bzw. bei denen die Abteilung BZE bereits eine Entscheidung treffen konnte
• „Entscheidung notwendig“ – zeigt Ihnen alle Bewerbungen, die in der Abteilung BZE bearbeitet wurden und nun von Ihrem Prüfungsausschuss entschieden werden müssen.
• „Prüfungsanspruch besteht“ – zeigt Ihnen alle Bewerbungen, bei denen Ihr Prüfungsausschuss bereits die Entscheidung „Prüfungsanspruch besteht“ gefällt und gespeichert hat.
• „Prüfungsanspruch besteht nicht“- zeigt Ihnen alle Bewerbungen, bei denen Ihr Prüfungsausschuss bereits die Entscheidung „Prüfungsanspruch besteht nicht“ gefällt und entsprechend gespeichert hat.
• „Prüfungsanspruch nicht entscheidbar“ - zeigt Ihnen alle Bewerbungen, bei denen Ihr Prüfungsausschuss bereits die Entscheidung „Prüfungsanspruch nicht entscheidbar“ gefällt und entsprechend gespeichert hat.

Hinweise:
Es müssen (und können) vom Prüfungsausschuss nur Bewerbungsanträge mit dem Merkmal „Entscheidung notwendig“ bearbeitet werden. Achten Sie darauf, dass im Block „Filter“ das Semester ausgewählt ist, für das die vorliegenden Bewerbungen angezeigt werden sollen. Falls Sie Bewerbungen mit einer Entscheidung über den Prüfungsanspruch (zwischen-)speichern, werden diese mit der Filtereinstellung „Prüfungsanspruch = unbekannt“ nicht mehr aufgelistet.

Hier werden Ihnen alle Anträge angezeigt, welche auf die im Filter eingestellten Kriterien zutreffen.

Die Ergebnisliste ist standardmäßig nach dem Nachnamen der Bewerber*innen sortiert. Über einen Klick auf die kleinen Dreiecke in den Spaltenüberschriften können Sie die Ergebnisliste auch nach anderen Kriterien sortieren.

Wenn Sie den Mauszeiger auf eines der angezeigten Symbole oder eine der unterstrichenen Abkürzungen der Überschriftenzeile halten ohne zu klicken, wird die Bedeutung des Symbols bzw. der Abkürzung eingeblendet.

• Positive Verbuchungen werden durch einen grünen Haken angezeigt.
• Negative Verbuchungen werden durch ein rotes x angezeigt.
• Ein gelbes Ausrufezeichen zeigt an, dass der Status gerade in der Prüfung ist.
• Ein graues Fragezeichen zeigt an, dass der Status noch unbekannt ist oder nicht verbucht wurde.
• Eine orange Uhr zeigt an, dass der Status aktuell nicht entscheidbar ist.
• Ein Strich zeigt an, dass die Statusverbuchung nicht erforderlich ist.

Die Spalten der Ergebnisliste enthalten folgende Informationen:

• Antragsnummer: Die Antragsnummer dient zur eindeutigen Identifikation eines Bewerbungsantrags. Mit einem Klick auf die Antragsnummer rufen Sie die Detailansicht eines Antrags auf.
• Bewerbernummer: Die Bewerbernummer dient zur eindeutigen Identifikation des*r Bewerbers*in im Bewerbungsverfahren, ebenso wie später die Matrikelnummer. Ein*e Bewerber*in hat nur eine Bewerbernummer, kann aber mehrere Bewerbungs-Anträge und somit mehrere Antragsnummern haben.
• Name des Bewerbers: Nachname, Vorname
• Matrikelnummer: Sofern bereits eine Matrikelnummer vergeben wurde, wird diese hier angezeigt.
• Geburtsdatum: Zusätzlich zum Namen der Bewerber*innen ist jeweils das Geburtsdatum angegeben, um einzelne Bewerber*innen auch in der Übersichtsliste eindeutig identifizieren zu können.
• Elektronischer Eingang: Datum und Uhrzeit, zu dem die Bewerbung in C@MPUS eingegangen ist.
• Zuletzt bearbeitet am: Datum der letzten Änderung an der Bewerbung. Es wird nicht unterschieden, ob die Änderung durch die Abteilung BZE, die Auswahlkommission oder den Zulassungsausschuss, den Prüfungsausschuss oder durch die Bewerber*innen selbst durchgeführt wurde.
• Abgabe: Ist eine Bewerbung eingegangen und aktiv, steht hier ein grüner Haken.
• BU (Bewerbungsunterlagen): Ein automatisch abgeleiteter Status bzgl. der Prüfung der Bewerbungsunterlagen. Dieser Status dient aktuell alleine der Rückmeldung an die Bewerber*innen. (Bei der kombinierten Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen durch die Abteilung BZE sowie die Prüfungsausschüsse sind die abgeleiteten Status-Werte für die Prüfungsausschüsse nicht sinnvoll verwendbar.)
• FOVS (Formale Zulassungsvoraussetzungen): Der Status der formalen Zulassungsvoraussetzungen FOVS wird durch die Abteilung BZE verbucht.
  • grüner Haken = formale Zulassungsvoraussetzungen erfüllt.,
  • rotes X = formale Zulassungsvoraussetzungen nicht erfüllt,
  • graues Fragezeichen = unbekannt, der Antrag wurde noch nicht durch die Abteilung BZE bearbeitet.
• FAVS (Fachliche Zulassungsvoraussetzungen): Der Status der fachlichen Zulassungsvoraussetzungen FAVS wird durch den Zulassungsausschuss verbucht. Er ist nur bei Bewerbungen in Masterstudiengänge relevant.
  • grüner Haken = fachliche Zulassungsvoraussetzungen erfüllt
  • rotes X = fachliche Zulassungsvoraussetzungen nicht erfüllt
  • graues Fragezeichen = unbekannt, der Antrag wurde noch nicht durch den Zulassungsausschuss bearbeitet.
• Zul (Zulassung): Falls die formalen und fachlichen Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sind oder falls sich die Bewerber*innen im Einschreibeverfahren bei einer vorhandenen bedingten Zulassung befinden, wird eine Zulassung ausgesprochen.
  • Grüner Haken = Zulassung erhalten (ggf. unter Berücksichtigung einer NC-Rangliste).
    Falls die formalen oder fachlichen Zulassungsvoraussetzungen nicht erfüllt sind, wird eine Ablehnung ausgesprochen.
  • Rotes X = Zulassung abgelehnt
• Stpl (Studienplatzannahme): Die Bewerber*innen müssen den Studienplatz annehmen, damit die Einschreibung durchgeführt werden kann.
  • Grüner Haken = Studienplatz angenommen.
• EVS (Einschreibevoraussetzungen): Für die Einschreibung müssen die Einschreibevoraussetzungen erfüllt sein. Hierzu gehören u.a. der Upload eines Passbilds für den Studienausweis und Angaben zur Krankenversicherung und ggf. die Prüfung des Prüfungsanspruchs. Muss im Rahmen der Einschreibung der Prüfungsanspruch durch den Prüfungsausschuss geprüft werden, wird in dieser Spalte ein
  • gelbes Ausrufezeichen = Einschreibevoraussetzungen vorläufig nicht erfüllt angezeigt.
• Beitr (Studienbeiträge): Für die Einschreibung müssen außerdem die fälligen Studienbeiträge/-gebühren bezahlt sein.
• Immat (Einschreibung): Falls die Einschreibevoraussetzungen erfüllt und die Studienbeiträge/-gebühren bezahlt sind, wird die Einschreibung durchgeführt.
• EN (Entscheidung): Hier wird angezeigt, ob eine Entscheidung des Prüfungsausschusses für diese Bewerbung notwendig ist.
  • graues Fragezeichen = Entscheidung ist notwendig
  • ein Strich = Entscheidung ist nicht notwendig
• PA (Prüfungsanspruch): Falls eine Entscheidung des Prüfungsausschusses erforderlich ist, wird hier der Status des Prüfungsanspruchs angezeigt.
  • graues Fragezeichen = Prüfungsanspruch unbekannt bzw. noch nicht bearbeitet
  • grüner Haken = Prüfungsanspruch besteht
  • rotes X = Prüfungsanspruch besteht nicht,
  • orangene Uhr = Prüfungsanspruch ist nicht entscheidbar 

Hier verbuchen Sie Ihre Entscheidung über den Prüfungsanspruch.

• grüner Haken = Prüfungsanspruch besteht
• rotes X = Prüfungsanspruch besteht nicht,
• orangene Uhr = Prüfungsanspruch ist nicht entscheidbar

Die Option „nicht entscheidbar“ führt im Zuge der Einstufung und Zulassung dazu, dass der Prüfungsanspruch im Rahmen der Einschreibung erneut überprüft werden muss.
Wird die Option „nicht entscheidbar“ im Zuge der Überprüfung des Prüfungsanspruches zur Einschreibung verbucht, führt dies zu einer Ablehnung der Einschreibung.

Hier finden Sie die Stammdaten, die Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung und unter „Akademische Vorbildung“ die Angaben der Bewerber*innen zu deren bisherigen Studien.

Hier finden Sie die Basisdaten der Bewerbung wie z.B.: Antragsnummer, Studienbeginn, Abschlussziel, Studiengang, Zulassungsart, Fachsemester beantragt, etc.

Hier verbuchen Sie bei einer Einstufungen in ein höheres Fachsemester unter „Fachsemester eingestuft“ Ihre Einstufungsentscheidung.
Im Anmerkungsfeld können Anmerkungen zu dem Antrag gemacht werden. Das Anmerkungsfeld kann von allen Bearbeiter*innen dieses Antrags gesehen werden, also z.B. auch von der Abteilung BZE, nicht jedoch von den Bewerber*innen selbst.

Dokumente: Hier sehen Sie die zur Bewertung durch den Prüfungsausschuss notwendigen Dokumente.

Für die Bearbeitung einer Einstufung ins höhere Fachsemester finden Sie in der Rubrik „für die Zulassung“ die relevanten Dokumente (Leistungsübersicht und Angaben zu endgültig nicht bestandenen Prüfungen).
Für die Überprüfung des Prüfungsanspruches im Rahmen der Einschreibung finden Sie in der Rubrik „für die Einschreibung“ die relevanten Dokumente (Leistungsübersicht und Angaben zum Prüfungsanspruch).

Unter Status ist der aktuelle Status des Dokuments sichtbar, wie z.B. eingegangen, ok, nicht ok, nicht eingereicht. Nachdem Sie das Dokument überprüft haben verbuchen Sie bitte hier den entsprechnden Status ok oder nicht ok.
Bitte geben Sie Rückmeldungen zu den Dokumenten-Uploads an die Bewerber*innen immer über den Dokumentenstatus „nicht ok“ und den zugehörigen Begründungstext.

Beim Status „nicht ok“ können Sie einen der vorhandenen Begründungstexte auswählen oder über das Stiftsymbol einen Begründungstext frei eingeben (siehe Bild).

Bei den Aktionen finden Sie verschiedene Icons mit unterschiedlichen Funktionen:

• Bearbeitungsprotokoll: Hier können Sie unter dem Listensymbol ein Bearbeitungsprotokoll einsehen. 
• Upload: Hier können Dokumente hochgeladen werden. Dies erfolgt normalerweise durch den Bewerber.
• Download: Hier können Sie die Dokumente heruterladen und für Ihre Prüfung ansehen.
• Stift: Hierüber tragen die Bewerber ihre Angaben zum Prüfungsanspruch ein.
• Lupe: Hier können Sie die durch den Bewerber eingetragenen Angaben anschauen.

Hinweis: Generell gilt für Dokumentenuploads, dass Bewerber*innen diese jederzeit innerhalb der Fristen nachreichen bzw. austauschen können, solange der Dokumentenstatus noch nicht mit „ok“ verbucht ist.

Bitte entnehmen Sie den jeweiligen Anleitungen, welche Dokumente Sie für die jeweilige Überprüfung anschauen und verbuchen müssen:

• Einstufung höheres Fachsemester verbuchen
• Prüfungsanspruch zur Einschreibung prüfen
  
  

Bewerbungsstatus: Dieser Block sitzt als Reiter hinter dem Block Dokumente. Sie können hier den Gesamtstatus des Antrags einsehen.

Anerkennungen / Hinweise / weitere Prüfungsleistungen: Bitte tragen Sie hier ggf. die Anerkennungen und weitere Hinweise ein, wie sie im Einstufungsbescheid aufgedruckt werden sollen; ebenso können Sie hier hinterlegen, ob z.B. die Orientierungsprüfung als bestanden anerkannt wird.

Bitte speichern Sie Zwischenergebnisse Ihrer Bearbeitung mit dem Button „Speichern“.
Mit „Abbrechen/Schließen“ gelangen Sie zurück zur Basisansicht.
Sobald Sie die Bearbeitung vollständig abgeschlossen haben, wählen Sie „Entscheidung treffen“, um die Entscheidung final zu verbuchen. (Solange Sie noch nicht „Entscheidung treffen“ verbucht haben, liegt die jeweilige Bewerbung beim Prüfungsausschuss. Die Abteilung BZE fährt mit der Bearbeitung erst anschließend fort.) Eine Vorschau des Bescheids können Sie jederzeit über „Bescheid anzeigen“ abrufen.
Nach dem finalen „Entscheidung treffen“ wird der digitale Bescheid über Nacht in die Studierendenakte des*der Bewerbers*in abgelegt. Der*die Bewerber*in bekommt eine E-Mail mit der Information, dass er den Bescheid nun einsehen kann.

Die Abteilung BZE ruft diesen Bescheid ebenfalls in der Studierendenakte auf und bearbeitet die Bewerbung/Einschreibung entsprechend weiter.

Hinweis: Mit Klick auf „Entscheidung treffen“ sind Ihre Eingaben final gespeichert und können nicht mehr geändert werden. Bitte kontrollieren Sie zuvor sorgfältig Ihre Angaben und nutzen Sie die Möglichkeit, sich eine Vorschau des Einstufungsbescheids anzeigen zu lassen.