Wofür wird die Dienstreisegenehmigung gebraucht?
Die im Genehmigungsverfahren getroffenen Feststellungen sind für die Reisekostenfestsetzung bindend. Die Dienstreisegenehmigung ist deshalb als letzte Seite bei der Abgabe der Reisekostenabrechnung in Papierform beizufügen.
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Die schriftliche/digitale Form ist aus folgenden Gründen vorgeschrieben:
Rechtssicherheit
Sie dient der Rechtssicherheit und liegt damit im Interesse sowohl der verantwortlichen Vorgesetzten als auch der Dienstreisenden (zum Beispiel im Hinblick auf Ansprüche auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz bei Unfall während der Dienstreise). Nur mit einer Dienstreisegenehmigung ist auch ein Sachschaden versichert, sonst lediglich der (eigene) Personenschaden.
Prüfung der Notwendigkeit
Sie veranlasst die Vorgesetzten und Dienstreisenden zu gründlicher Prüfung der Notwendigkeit der Dienstreise und der Einzelheiten ihrer Durchführung. Insoweit tragen die die Dienstreise genehmigenden Vorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Dienstreise erforderlich ist und letztlich unter Berücksichtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und nach dem Landesreisekostengesetz abgewickelt wird.
Im Rahmen der Genehmigung ist zu entscheiden,
- ob es sich um eine Dienstreise mit voller Kostenerstattung nach dem Landesreisekostengesetz handelt,
- ob es sich um eine Reise mit teilweise dienstlichem Interesse (z.B. Kongresse, Fortbildung) und teilweiser Erstattung der Reisekosten (Reisebeihilfe) handelt,
- ob Kosten mit Einverständnis der Reisenden begrenzt werden und zum Beispiel nur nachgewiesene Kosten erstattet werden oder nur anteilige Kosten,
- wie lange die Dienstreise dauern darf,
- wo die Dienstreise beginnt und endet,
- welches Beförderungsmittel unter den Erfordernissen des Klimaschutzes und der Wirtschaftlichkeit zu verwenden ist.
Genehmigungsprozess an der Universität Stuttgart
ab 13.01.2025 nur noch in digitaler Form möglich
1. ggf. Vorbereitung des Antrags durch die Verwaltung
2. Erstellung/Freigabe des Antrags durch Reisende vor Reiseantritt
3. Sachliche Freigabe durch direkte Vorgesetzte
- bei Beschäftigten und Beamten: Bereichs-, Abteilungsleitung etc.
- bei Professor*innen oder Leitungsstellen: offizielle Vertretung
4. Freigabe der Finanzierung durch Anordnungsbefugte
gemäß §34 LHO; nach Möglichkeit nicht die Reisenden selbst
Anordnungsbefugte sind Personen, die Kassenanweisungen anordnen dürfen (siehe Handbuch der Verwaltung, Anordnungsbefugnis, Merkblatt 4-Augen-Prinzip).
5. Finale Genehmigung durch Dienstvorgesetzte
Dienstreisen sind von den zuständigen Dienstvorgesetzten schriftlich anzuordnen oder zu genehmigen. Das Rektorat hat für die Universität Stuttgart die im Rundschreiben Nr. 6/2022 veröffentlichte Delegation für die Zuständigkeit von Dienstreisegenehmigungen beschlossen. Hier ist geregelt, wer Dienstreisen final genehmigen darf:
- bei Beschäftigten und Beamten: Leitung des Instituts, der Einrichtung oder des Dezernats
- bei Professor*innen: geschäftsführende Direktor*innen oder Dekan*innen
- bei der Leitung einer Einrichtung, eines Dezernats: Kanzler*in
- Kostenerstattung (volle/anteilige/keine Kostenerstattung)
- die beabsichtigte Reisefinanzierung (Kostenart, Kostenstelle, Fonds)
Die Genehmigenden tragen die Verantwortung, dass ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.
- Reisen in ein Land, mit der der Risikostufe kritisch bzw. rot, sollen grundsätzlich nicht genehmigt und auch nicht angetreten werden. Informationen über die aktuellen Risiko-Klassen finden Sie auf der Website des Travel Risk Managements sowie in der Länderdatenbank.
- Eine Dienstreise darf nicht über das Ende eines Arbeitsvertrages genehmigt und durchgeführt werden.
- Dienstreisen können nur den in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Stuttgart genehmigt werden. Während einer Beurlaubung ist keine Dienstreise möglich.
An welcher Stelle – Wohnung, Dienststelle oder andere Stelle – eine Dienstreise beginnen beziehungsweise enden soll, hängt davon ab, welche dieser Stellen der Dienstreisende zuletzt vor beziehungsweise nach der Erledigung des Dienstgeschäftes aufsucht.
„Andere Stelle“ meint in diesem Zusammenhang, einer Dienstreise geht unmittelbar ein Dienstgang oder eine weitere Dienstreise voraus oder nach.
Bei der Verbindung von privaten Reisen mit Dienstreisen ist Anfang und/oder Ende der Dienstreise am Geschäftsort.
Bei zulässigem Beginn/Ende der Reise an der Wohnung werden sämtliche notwendige Kosten ersetzt. Es findet keine Kürzung um zum Beispiel ersparte Fahrtauslagen zwischen Wohnung und Dienststelle statt. Der Weg zu Bahn oder zum Flughafen ist einzuschließen, ebenso Verzögerungen. Der geplante Reisezeitraum ist daher eher großzügiger zu wählen.
Eine Dienstreise darf nicht über das Ende eines Arbeitsvertrages genehmigt und durchgeführt werden.
Bei der Kombination einer Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt ist es aus versicherungsrechtlichen und steuerlichen Gründen wichtig, klar zwischen dienstlich notwendigem und privatem Aufenthalt zu trennen.
Im Dienstreiseantrag sind daher nur der Beginn und das Ende des dienstlich notwendigen Aufenthalts einzutragen. Die Dienstreisegenehmigung kann nur diesen Zeitraum umfassen. Der Zeitraum des privaten Aufenthaltes (Urlaub) ist aber nachrichtlich mitzuteilen.
Besteht ein privater Aufenthalt vor Beginn der Dienstreise, beginnt die Dienstreise fiktiv mit dem aus rein dienstlichen Gründen notwendigen Anreisetag und der entsprechenden Anreisezeit. Wird ein privater Aufenthalt der Dienstreise angeschlossen, endet der dienstliche Teil fiktiv mit dem aus rein dienstlichen Gründen notwendigen Abreisetag und der entsprechenden Abreisezeit. Der Anreisetag bzw. Abreisetag kann – wie bei Dienstreisen ohne Privataufenthalt – auch grundsätzlich maximal einen Tag vor bzw. nach dem Dienstgeschäft liegen.
Während des privaten Aufenthalts ist der Reisende – wie bei anderen Urlauben auch – nicht über die Universität Stuttgart als Arbeitgeber bzw. Dienstherr versichert.
Es ist zwingend notwendig, vor der Reise eine Vergleichsberechnung über die rein dienstlich notwendigen Kosten des Aufenthalts zu erstellen. Bitte planen Sie die Dienstreise zunächst ohne privaten Aufenthalt. Vergessen Sie dabei nicht, ggf. erforderliche Vorbesprechungen oder notwendige Registrierungen am Vortag von Konferenzen beim dienstlichen Aufenthalt einzuplanen. Diese rein dienstlichen An-/Abreisedaten sind Grundlage für das beim Vertragsreisebüro der Universität Stuttgart anzufordernde Vergleichsangebot. Es können nur Vergleichsangebote akzeptiert werden, die auch eine realistische An-/Abreise ermöglichen (z.B. keine Flugzeiten, die nach Beginn oder vor Ende des Dienstgeschäfts liegen).
Im zweiten Schritt planen Sie Ihre Reise inklusive des privaten Aufenthalts. Mit diesen Daten buchen Sie den tatsächlichen Flug und fordern zeitgleich beim Vertragsreisebüro das Vergleichsangebot an. Das Vergleichsangebot muss den Flugpreis darstellen, der sich für den zum Dienstgeschäft notwendigen kürzestmöglichen Zeitraum und die wirtschaftlichste Strecke (ohne private Umwege) ergeben hätte.
Mit Antrag und Genehmigung übernehmen die Reisenden und ausdrücklich auch die Dienstvorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Durchführung der Dienstreisen und die damit zusammenhängenden Buchungen dienstlich erforderlich waren und diese unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geplant, gebucht und durchgeführt werden/wurden.
Die „Gewichtung“ zwischen dienstlichem und privatem Aufenthalt muss stimmen, das heißt, der dienstliche Zeitanteil muss in einem vertretbaren Verhältnis zum privaten Zeitanteil stehen.
Wir behalten es uns ausdrücklich vor, bei fehlenden Vergleichsangeboten die Flugkosten ganz oder teilweise nicht zu erstatten bzw. zu prüfen, ob ein geldwerter Vorteil gegeben ist und diesen als Einkommen über das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg zu versteuern.
Allgemeine Dienstreisegenehmigung (Dauergenehmigung)
Es handelt sich bei einer allgemeinen Dienstreisegenehmigung um eine Ausnahme in Einzelfällen nach Ziffer 2.6 der Verwaltungsvorschrift zu §2 Landesreisekostengesetz (LRKG): "Aus verwaltungsökonomischen Gründen können Dienstreisen und Dienstgänge vom zuständigen Dienstvorgesetzten auch allgemein genehmigt werden, insbesondere für Dienstreisende, die Dienstgeschäfte bestimmter Art an demselben Geschäftsort in einem bestimmbaren Zeitraum zu erledigen haben."
Die allgemeine Dienstreisegenehmigung ist auf regelmäßig wiederkehrende Reisen an denselben Ort und zum selben Zweck innerhalb Deutschlands – zum Beispiel im Rahmen eines Projekts – zu beschränken, um sicherzustellen, dass die Beachtung des Sparsamkeitsgrundsatzes und die Prüfung der dienstlichen Notwendigkeit der Reisen nicht außer Acht gelassen wird und um den Entscheidungsspielraum bei der Bewirtschaftung der Haushaltsmittel zu wahren.
- Die allgemeine Dienstreisegenehmigung ist schriftlich und papierbasiert jeweils für ein Kalenderjahr zu erteilen. Es kann der Mustertext verwendet werden.
- Sachliche Freigabe durch die direkte Vorgesetzte oder den direkten Vorgesetzten (bereichsintern).
- Finanzielle Freigabe durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten (bereichsintern).
- Finale Genehmigung durch die Dienstvorgesetzte oder den Dienstvorgesetzten. Es gelten die Regelungen des Rundschreibens Nr. 6/2022.
- Bitte die allgemeine Dienstreisegenehmigung nach der letzten Unterschrift als Mehrfertigung der Reisekostenstelle zur Kenntnis schicken. Es gilt das folgende Abrechnungsverfahren.
- Empfohlen wird eine quartalsweise Abrechnung der Reisekosten mit dem Formular Reisekostenabrechnung und der Anlage zur Reisekostenabrechnung.
- Eine Kopie der allgemeinen Dienstreisegenehmigung ist den jeweiligen Reisekostenabrechnungen beizufügen.
- Die Ausschlussfrist von 6 Monaten gilt auch bei allgemeinen Dienstreisegenehmigungen.