Planung von Dienstreisen

Das Ministerium bittet darum, verstärkt virtuelle Kommunikationsformate zu nutzen, die sich während der Pandemie bewährt haben. Ziel ist es, den persönlichen wissenschaftlichen Austausch weiterhin zu ermöglichen, dabei jedoch klimafreundlichere Alternativen in Betracht zu ziehen. 

Bei der Durchführung von Dienstreisen sollte dem Gebot, Energie zu sparen, Rechnung getragen werden. Insbesondere sollte bei Zielen innerhalb Deutschlands auf Bahnreisen anstelle von Inlandsflügen zurückgegriffen werden. Das Land Baden-Württemberg hat im Zuge des Klimaschutzes eine Klimaabgabe für dienstlich veranlasste Flugreisen eingeführt, um das Bewusstsein für die Klimabelastung durch Flugreisen zu erhöhen. Wenn Sie ein Dienstfahrzeug nutzen, prüfen Sie bitte, ob Sie Fahrgemeinschaften bilden können.

Die Reisenden sind verpflichtet, alle Möglichkeiten zur Zeit- und Kostenersparnis zu nutzen. Jede Dienstreise muss so kostengünstig wie möglich geplant und durchgeführt werden.

Besondere Gründe, die das Abweichen von diesem Grundsatz rechtfertigen, sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Die voraussichtlich anfallenden Kosten müssen der Leitung des Instituts beziehungsweise der Einrichtung als Entscheidungshilfe bei der Genehmigung bekannt sein.

Mehrere in einem zeitlichen Zusammenhang stehende Dienstgeschäfte am selben Geschäftsort oder im selben Bezirk sind miteinander zu verbinden.

Beginn und Ende der Dienstgeschäfte sind so zu bestimmen, dass besondere Anreisetage entfallen. Sonn- und Feiertage sowie dienstfreie Samstage sind als sogenannte Liegetage zu vermeiden, insbesondere, wenn Dienstreisen mit privaten Aufenthalten verbunden werden (siehe privater Aufenthalt vor oder nach einer Dienstreise).

Dienstreisen/Dienstgänge sind in der Regel in den Monaten April bis September von 6 Uhr an, in den Monaten Oktober bis März von 7 Uhr an anzutreten. Die Ankunft am Geschäftsort sowie die Rückkehr an den Wohnort ist in der Regel bis 22 Uhr zumutbar.

Ausgangs- und Endpunkt einer Dienstreise (Wohnung oder Dienststätte) sind von den Dienstreisenden unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes grundsätzlich selbst zu bestimmen. Abweichend hiervon können die zuständigen Dienstvorgesetzten die Dienststätte als Ausgangs- oder Endpunkt von Dienstreisen anordnen, wenn die Fahrtstrecke unmittelbar an der Dienststätte vorbeiführt.

Nach §3 Absatz 2 Satz 4 Landesreisekostengesetz (LRKG) gilt, dass beim Vorhandensein von mehreren Wohnungen/Unterkünften die Wohnung für die Berechnung der notwendigen Reisekosten maßgebend ist, die am nächsten zur Dienststätte (i.d.R. Stuttgart) liegt. Dienstreisen können an einer weiteren Wohnung/Unterkunft beginnen oder enden, es sind aber Vergleichsangebote über die Kosten einer fiktiven Dienstreise mit Beginn/Ende an der Dienststätte oder Wohnung i.S.d. LRKG einzuholen. Diese fiktiven Kosten bilden die Höchstgrenze für die Erstattung der tatsächlichen Reisekosten.

Sie sind verpflichtet, sich bei Auslandsdienstreisen über besondere Einreisebestimmungen oder Reisewarnungen selbst zu informieren. Bitte beachten Sie hierzu die gesonderte Richtlinie der Universität Stuttgart über die „Sicherheit und medizinische Versorgung auf Geschäftsreisen“ (Travel Risk Management) sowie die Hinweise und FAQ auf der Website zur Reisesicherheit der Universität Stuttgart.

Alle Impfungen, die für die Einreise vorgeschrieben sind, können erstattet werden. Empfohlene Impfungen werden durch den Arbeitsmedizinischen Dienst (AMD) durchgeführt. Da in einigen Fällen mehrere Impfungen erforderlich sind und es bis zur Wirksamkeit der Impfstoffe einige Tage dauern kann, empfiehlt sich eine Terminvereinbarung unmittelbar bei Kenntnis der Dienstreise. Der Arbeitsmedizinische Dienst hält einige Impfstoffe vor, sodass eine Impfung bereits im Rahmen der ersten Vorstellung erfolgen kann. Bringen Sie unbedingt Ihren Impfpass mit. Eine Anmeldung beim AMD ist telefonisch oder mit dem Formular Anmeldung zur arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung möglich.

Sollte es erforderlich sein, dass Sie eine Reiseapotheke benötigen, zum Beispiel bei unzureichender medizinischer Versorgung vor Ort, erhalten Sie diese vom Arbeitsmedizinischen Dienst. Diese wird bei Beendigung der Dienstreise wieder abgegeben.

Seit 01.01.2019 ist bei Entsendungen in EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz sowie bei kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten in diesen Ländern eine A1-Bescheinigung einzuholen. Die A1- Bescheinigung muss im Ausland mitgeführt werden. Betroffen ist jeder dienstliche Aufenthalt im Ausland, das heißt neben Entsendungen auch Dienstreisen (Rundschreiben Nr. 8/2019, Rundschreiben Nr. 46/2021, Rundschreiben Nr. 27/2022 und Rundschreiben Nr. 33/2022). Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie beim Dezernat Personal und Recht und im Leitfaden Entsendebescheinigung.

Nach Informationen der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) besteht für die folgenden Reisen die Möglichkeit einer Vereinfachung:

Reisen ins europäische Ausland

Keine Beantragung der A1-Bescheinigung bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu sieben Tagen) dauernden Dienstreisen. Ausnahme: Schweiz, Frankreich, Österreich.

Die A1-Bescheinigung kann im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden. Dies ist rechtlich zulässig und wird von der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs bestätigt, worauf das BMAS hingewiesen hat. Wir empfehlen Ihnen, die Kontrollpraxis des Staates zu beachten, in den die Dienstreise unternommen wird, und eine A1-Bescheinigung für Reisen in die Schweiz, Frankreich und Österreich bereits im Voraus zu beantragen.

Reisen ins außereuropäische Ausland

Keine Beantragung einer Entsendebescheinigung vor Reiseantritt. Die Entsendebescheinigung für außereuropäische Entsendungen erlangt nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) auch bei rückwirkender Ausstellung volle Rechtskraft. Die DRV empfiehlt daher, diese Entsendebescheinigungen künftig im Nachhinein zu beantragen, sofern eine Aufforderung durch ausländische Behörden erfolgt (sogenannter „Bedarfsfall“).

Anders als in den meisten europäischen Mitgliedstaaten erhalten Sie der Deutschen Rentenversicherung zufolge kein Bußgeld, wenn Sie außerhalb Europas bei einer Kontrolle die Entsendebescheinigung nicht vorlegen.

Auslagen für Reiseversicherungen sind grundsätzlich nicht als Nebenkosten nach §10 Landesreisekostengesetz erstattungsfähig. Dies gilt zum Beispiel für

• Reiseunfallversicherungen,
• Flugunfallversicherungen und
• zusätzliche Krankenversicherungen.

Dies gilt auch bei der Anmietung von Kraft­fahrzeugen für Kaskoversicherungen, Insassenunfallversicherung etc., wenn deren Abschluss Mehrkosten verursacht.

Aufgrund des im Landeshaushaltsrecht verankerten Selbstversicherungsgrundsatzes ist es der Universität Stuttgart – wie auch den anderen Landeseinrichtungen – nicht erlaubt, Versicherungen abzuschließen.

Der aktuelle Vertrag mit dem Reisebüro GBT Deutschland GmbH wurde durch das Finanzministerium des Landes Baden-Württemberg letztmalig bis 31.12.2024 verlängert.

Bahnbuchungen und sonstige Buchungen

Für Bahnbuchungen und sonstige Buchungen (wie Hotel, Mietwagen etc.) besteht keine Pflicht, beim Vertragsreisebüro zu buchen. Diese Buchungen können direkt beim Anbieter oder anderen Reisebüros erfolgen. Für Bahnfahrten mit der Deutschen Bahn empfehlen wir, die Buchungen über das Deutsche Bahn Geschäftskundenportal vorzunehmen. Hierbei fällt keine Servicegebühr an und Buchungen können direkt verwaltet werden. Zu beachten ist jedoch, dass die Buchung derzeit nur mit einer privaten Kreditkarte möglich ist.

Flugbuchungen

Seit dem 10.04.2024 gilt die grundsätzliche Regel, dass Flugbuchungen nur über das Vertragsreisebüro des Landes Baden-Württemberg (GBT Deutschland GmbH) vorgenommen werden sollten, da so die Sicherheit der Dienstreisenden über das Travel Risk Management der Universität Stuttgart effizient gewährleistet werden kann.

Allgemeine wichtige Hinweise bei der Buchung über GBT

• Bitte beachten Sie die Regelungen der Reiserichtlinie.
• Bei der Verbindung mit Privataufenthalten wird ein Vergleichsangebot zum Flugpreis vom Vertragsreisebüro benötigt. Bei Verknüpfung von Dienstreisen mit privaten Aufenthalten erstellt GBT ein Vergleichsangebot kostenfrei. Werden von den Dienstreisenden weitere Vergleichsangebote im Zusammenhang mit der gleichen Dienstreise angefordert, erhebt GBT eine Gebühr von 15 €, die privat zu tragen ist.
• Bitte verwenden Sie bei Bestellungen ausschließlich die hier hinterlegte E-Mail-Adresse und das entsprechende Bestellformular von GBT. Alle Informationen zur Bestellung beim Vertragsreisebüro finden Sie im uni-internen Formularbereich.

Ausnahmefälle / Reaktionszeiten GBT

Aktuell können Sie mit einer Antwort innerhalb von 7 Tagen des Vertragsreisebüros GBT rechnen. Sollten diese 7 Tage ohne Rückmeldung des Vertragsreisebüros verstreichen, Ihre Reise innerhalb der nächsten 4 Wochen stattfinden und die Nicht-Erreichbarkeit des Vertragsreisebüros schriftlich dokumentiert worden sein, können Sie Ihre Flüge unter folgenden Bedingungen selbst bei einem anderen Reisebüro oder online buchen. Diesen Vorgang müssen Sie bei der Abrechnung Ihrer Dienstreise schriftlich nachweisen.

• Es kann nur der jeweils günstigste/wirtschaftlichste verfügbare Flug für die Dienstreise gebucht werden. Die Regelungen der Reiserichtlinie aus dem Rundschreiben Nr. 23/2022 sind zu beachten. 
• Bei der Verbindung mit Privataufenthalten wird ein Vergleichsangebot zum Flugpreis vom Reisebüro oder Buchungsportal/Reiseanbieter benötigt. Bitte begründen Sie bei der Abrechnung kurz, warum Sie nicht über das Vertragsreisebüro gebucht haben und fügen Sie die schriftliche Dokumentation (z. B. in Form der unbeantworteten E-Mail-Anfragen) bei.
• Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie durch die Buchung bei einem anderen Anbieter nicht automatisch vom Travel Risk Management der Universität Stuttgart erfasst werden. Sie erhalten dadurch keine proaktive Reisewarnung von unserem Dienstleister für Ihr Reiseziel. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre Reisedaten – möglichst gesammelt pro Institut – vor Beginn der jeweiligen Dienstreise in das entsprechende Template eintragen und die vollständig ausgefüllte Excel-Datei uns per E-Mail senden. Die Reisekostenstelle übermittelt diese Daten an den Travel Risk Management-Dienstleister. Mit der Buchung außerhalb des Vertragsreisebüros GBT erklären Sie sich mit diesem Verfahren des Datenaustauschs einverstanden. Informationen nach Art. 13 DS-GVO erhalten Sie über die Abteilung 52 des Dezernats Finanzen.
• Für die Berechnung der Klimaabgabe bei Flugbuchungen außerhalb von GBT werden zusätzlich die Angabe der Kostenstelle und ggf. Fonds, aus denen der Flug bezahlt werden soll, sowie die Rechnungsnummer benötigt. Bitte tragen Sie diese Daten ebenso in das Template ein und senden Sie es vollständig ausgefüllt zusammen mit der Buchungsbestätigung per E-Mail. Sollten sich Änderungen ergeben (zum Beispiel ein Storno des Fluges), teilen Sie dies bitte ebenfalls per E-Mail mit. Sobald Sie die Rechnung für die Flugbuchung außerhalb des Vertragsreisebüros erhalten haben, senden Sie diese bitte ergänzend zu den genannten Unterlagen per E-Mail. 

Alle Aufwendungen, die vor Beginn einer Dienstreise anfallen (zum Beispiel Bahnfahrkarte, Flug oder Tagungskosten) und die direkt an den Veranstalter oder ein Reisebüro (nicht an die Reisenden) erstattet werden müssen, sind vom Institut als Vorauszahlung mit einer Auszahlungsanordnung A1 oder A3 anzuordnen. Bitte auf dem Reisekosten-Abrechnungsformular unter „Bereits vom Institut bezahlt“ mit Buchungsstelle eintragen und eine Kopie der bereits bezahlten Rechnung beifügen.

Abschläge an die Reisenden (in bar oder per Überweisung) werden mit der Kassenanweisung „A2” (und blauem Papier) ausgezahlt. Ist der Reisende mit einem Rechnungsbetrag (zum Beispiel Teilnehmergebühr) in voller Höhe in Vorleistung gegangen, darf dieser Betrag ausnahmsweise in voller Höhe als Abschlag gezahlt werden, sonst gilt die Begrenzung auf 80 % der voraussichtlichen Ausgaben.

Bitte auf dem Reisekosten-Abrechnungsformular unter „Bereits vom Institut bezahlt” eintragen und eine Kopie der bereits bezahlten Rechnung beifügen. 

Nach Abrechnung der Reisekosten durch die Reisekostenstelle ist der errechnete Auszahlungsbetrag mit der Kassenanweisung A2 (und blauem Papier) als Schlusszahlung über die Finanzbuchhaltung an die Reisenden auszuzahlen. Nur so ist gewährleistet, dass der Vorschuss an die Reisenden bei der Finanzbuchhaltung aufgelöst wird.