Prozesse machen einen Großteil unserer Arbeit aus, daher werden Fragen nach dem Wie und Warum immer wichtiger.
Prozessmanagement umfasst das Identifizieren, Planen, Dokumentieren, Steuern und Optimieren von Arbeitsabläufen. Es schafft klare Strukturen und Verantwortlichkeiten und trägt dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten, ihre Qualität zu steigern und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.
Prozessmanagement an der Universität Stuttgart
Das Team Prozessentwicklung im Dezernat 7 unterstützt die Organisationseinheiten der Universität bedarfsgerecht auf verschiedene Weisen – von einer einmaligen Beratung über ein Qualitätsmanagement bis hin zu intensiver Zusammenarbeit. Unser Anliegen ist, die Mitarbeitenden der Universität darin zu stärken, ihre Prozesse eigenverantwortlich weiterentwickeln zu können. Dafür bieten wir individuelle Beratungen, Schulungen, Workshops und Handreichungen sowie eine Softwarelösung für das eigenständige Dokumentieren und Moderieren von Prozessen.
Die Unterstützung im Prozessmanagement richtet sich vor allem an die Mitarbeitenden in der Zentralen Verwaltung und an Führungskräfte, aber auch an Fakultäts- und Institutsverwaltungen.
- In der Verwaltung
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In den Dezernaten wurden Prozessmodellierende als Ansprechpersonen benannt, die im Austausch mit der Prozessentwicklung an Prozessen innerhalb des eigenen Dezernats arbeiten. Die Prozessmodellierenden werden für diese Tätigkeiten geschult und kontinuierlich durch das Dezernat 7 begleitet. Regelmäßige Termine sind die monatlichen Fragestunden sowie der quartalsweise Austausch der Prozessmodellierenden.
- In Projekten
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Bei der Arbeit in Projekten kann der prozessorientierte Ansatz hilfreich sein, um Bedarfe für und Auswirkungen von Veränderungen frühzeitig zu erfassen. Daher empfehlen wir die Einbeziehung des Prozessmanagements bei allen (größeren) Projekten. Die Art und der Umfang der Zusammenarbeit mit der Prozessentwicklung wird projektbezogen festgelegt.
Sie möchten Prozesse in Ihrer Organisationseinheit verbessern?
Ziele des Prozessmanagements
Wissensmanagement fördern
Die genaue Beschreibung eines Ablaufs kann Rechtssicherheit gewährleisten, die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden erleichtern und die Kommunikation unterstützen. Bereits ein Überblick über die Prozesse in Form eines Steckbriefs birgt großes Potenzial, um Prozesse effizienter zu steuern.
Digitalisierung vorantreiben
Prozessoptimierung kann dabei helfen, Potenziale für eine Digitalisierung zu identifizieren. Bei der technischen Umsetzung unterstützt das Prozessmanagement die Kommunikation zwischen IT und Fachpersonal, indem etwa technische Abläufe visualisiert werden.
Prozesse verbessern
Abläufe, die für Beteiligte oder Empfänger nicht zufriedenstellend sind, können analysiert und durch die Mitwirkung der Mitarbeitenden in neue Abläufe überführt werden. Auch zentrale Strategien und Ziele (wie etwa die Digitalisierung) lassen sich durch Prozessmanagement fördern und leichter erreichen.
Philipp Robinson
Prozessmanagement