Einbindung von Gastwissenschaftler*innen

Im Regelfall steht ein gegenseitiger fachlicher Austausch im Vordergrund, bei welchem der Gastaufenthalt im gleichgelagerten beiderseitigen Interesse liegt. Ausgehend von dieser Interessenlage besteht der Regelungsbedarf hier im Wesentlichen in der bloßen Gestattung des Aufenthalts sowie ggf. der Nutzung bestimmter universitärer Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum. Hierfür wurde eine universitätseinheitliche Gastwissenschaftler*innenvereinbarung erstellt. Auf Grund der geschilderten Interessenlage sieht diese Vereinbarung keine Vergütung für den Gastaufenthalt vor, ermöglicht aber (sofern dies gewünscht ist) die Erstattung nachgewiesener Kosten zum Beispiel für Reise oder Unterkunft.

Eine Gastwissenschaftler*innenvereinbarung eignet sich auch dann, wenn der Aufenthalt des Gastes von dritter Seite (beispielsweise durch ein Stipendium) finanziert wird, es sei denn diese Person ist zugleich an der Universität Stuttgart eingeschrieben. Auch in diesen Fällen erschöpft sich der Regelungsbedarf für das Verhältnis zwischen der Universität Stuttgart und dem Gast im Wesentlichen in der Gestattung des Aufenthalts und ggf. der Nutzung von Ressourcen. Insbesondere die Regelung einer Vergütung steht nicht in Frage. Zur Klarstellung fallen hierunter selbstverständlich nicht Stipendien, die (in den eng begrenzten Möglichkeiten) von der Universität Stuttgart ausgezahlt werden. Für diese existiert bereits eine Stipendiumsvereinbarung mit der Universität.

Bei der Aufnahme von Gastwissenschaftler*innen an Instituten der Universität Stuttgart für eine Dauer von mindestens einem Monat ist seit 01. Januar 2023 eine Gastwissenschaftler*innenvereinbarung zwischen Gastwissenschaftler*innen und der Universität zwingend abzuschließen.

Bei einer Aufenthaltsdauer von mindestens zwei Wochen bis unter einem Monat wird der Abschluss einer universitätseinheitlichen Gastwissenschaftler*innenvereinbarung empfohlen. Bei noch kürzeren Aufenthalten ist der Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung möglich, sofern dies im Einzelfall gewünscht wird. Das zu verwendende Muster finden Sie im Formulardienst. Bitte beachten Sie unbedingt auch die zu den einzelnen Regelungen der Vereinbarung, die sich ebenfalls im Formulardienst befindet.

Einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung ist nicht das geeignete Instrument, wenn eine Person für einen bestimmten Zeitraum tatsächlich weisungsgebunden und bei voller Eingliederung in die universitäre Organisation arbeiten und hierfür auch eine Vergütung erhalten soll. Hier handelt es sich rein rechtlich um ein Arbeitsverhältnis, so dass ein regulärer Arbeitsvertrag zu schließen ist, was auch für kurze Zeiträume und geringe Umfänge häufig möglich ist.

Der Abschluss einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung ist auch dann nicht möglich, wenn eine Person für einen bestimmten Zeitraum vollumfänglich die Dienstaufgaben eines Professors bzw. einer Professorin (also Forschung und Lehre) übernehmen und hierfür eine Vergütung erhalten soll. Auch hier handelte es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnis. In Betracht käme hier eine „echte“ Gastprofessur nach dem LHG. Es handelt sich um ein förmliches Verfahren, welches einen entsprechenden zeitlichen Vorlauf benötigt.

Die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung gestattet den Aufenthalt an der Universität Stuttgart und regelt einige grundsätzliche Aspekte des Aufenthalts (z.B. Geheimhaltung etc.). Die Erstattung nachgewiesener Kosten (z.B. Fahrt- und Übernachtungskosten) kann vereinbart werden. Eine darüberhinausgehende Vergütung ist nicht vorgesehen.

Das zu verwendende Muster finden Sie im Formulardienst. Bitte beachten Sie unbedingt auch die Hinweise zu den einzelnen Regelungen der Vereinbarung, die sich ebenfalls im Formulardienst befindet.

Die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung wird vor Beginn des Aufenthalts erstellt. Sie muss zunächst durch den*die Gastwissenschaftler*in und der Leitung des gastgebenden Institutes bzw. Einrichtung unterschrieben werden. Zusätzlich unterzeichnet die*die gastgebende/r Professor*in, sofern diese Person nicht gleichzeitig die Institutsleitung innehat. Zum Schluss unterschreibt das Dezernat Internationales bei Gästen mit ausländischer Staatsbürgerschaft bzw. das Dezernat Personal und Recht bei Inländern.

Es genügt, wenn die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung jeweils mit den entsprechenden Unterschriften als Scan per E-Mail verschickt wird. Das Dezernat Internationales bzw. das Dezernat Personal und Recht schickt in einem letzten Schritt die endgültige Fassung ebenfalls in digitaler Form an das Institut zurück, das es dann dem*der Gastwissenschaftler*in zur Verfügung stellt.

Ein Einladungsschreiben (bzw. entsprechende E-Mail o.ä.) dokumentiert das Interesse der Universität am Aufenthalt und hat Bedeutung z.B. für die Erstattung von Reisekosten (weniger formalisiert als eine Gastwissenschaftler*innenvereinbarung) und kommt in Frage, sofern der Abschluss einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung nicht zwingend vorgeschrieben ist (also bei einer Dauer des Aufenthalts von unter einem Monat).

Sofern die*der Gastwissenschaftler*in während des Aufenthalts in Drittmittelprojekten eingebunden werden soll, ist ggf. eine zusätzliche Vereinbarung in Form eines Projektbeteiligungsvertrags abzuschließen. Da die Universität Stuttgart grundsätzlich keine Rechte auf die Erkenntnisse von Gastwissenschaftler*innen hat, kann nur durch eine zusätzliche Vereinbarung sichergestellt werden, dass die Universität ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber dem Drittmittelgebenden (z.B. in Bezug auf Rechte an den Ergebnissen und Geheimhaltungspflichten) erfüllen kann. Das Muster für einen Projektbeteiligungsvertrag in deutscher und englischer Sprache finden Sie im Formulardienst.

Jenseits einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung durch Abschluss eines Arbeitsvertrags oder der Vergabe eines Stipendiums, welches unter Beachtung aller gesetzlichen und haushaltsrechtlichen Regularien gewährt wird, besteht keine Möglichkeit, den bloßen Aufenthalt eines Gastes pauschal zu vergüten.

Gastwissenschaftler*innen (aus dem In- und Ausland), die während ihres Aufenthalts reguläre Lehre oder Vorträge halten sollen, kann unter Beachtung der üblichen Voraussetzungen und des üblichen Verfahrens ein Gastvortrag oder ein Lehrauftrag erteilt werden (ggf. zusätzlich zu einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung, welche vor allem den Aufenthalt gestattet).

Im Ausnahmefall können Gäste auch zu weiteren punktuell zu erbringenden Leistungen während ihres Aufenthalts verpflichtet und hierfür unter bestimmten Voraussetzungen auch vergütet werden. Inwieweit dies zum Beispiel über den (zusätzlichen) Abschluss eines Honorar- oder Werkvertrags auf Basis eines Angebots des Gastes im Ausnahmefall möglich ist, hängt davon ab, ob die üblichen Voraussetzungen für den Abschluss von Werk- und Honorarverträgen mit natürlichen Personen erfüllt sind. Problematisch kann insbesondere bei Gästen die Abgrenzung zum abhängigen Beschäftigungsverhältnis sein (Stichwort „Scheinselbständigkeit“). Entscheidend ist danach, ob die konkrete Leistung (z.B. Erstellung eines Gutachtens) selbständig (also vollständig weisungsfrei), ohne Einbindung in die Arbeitsorganisation und im Regelfall auch ohne Nutzung universitärer Ressourcen erbracht wird. Das Vergaberecht ist zu beachten. Ob dies im Einzelfall möglich ist, muss im Vorfeld unter Einbindung der Rechtsabteilung geprüft werden.

Haushaltsrechtlich ist die Vergabe eines Stipendiums durch die Universität Stuttgart nur ausnahmsweise in Abstimmung mit der Zentralen Verwaltung zulässig,

• wenn es ausschließlich aus Drittmitteln finanziert wird und wenn der Drittmittelgeber der Vergabe eines Stipendiums in einer bestimmten Höhe explizit zugestimmt hat, oder
• im Rahmen bestehender Programme des MWK (z.B. Landesgraduiertenförderung).

Der*die Stipendiat*in darf nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

Es muss eine von den zuständigen universitären Gremien der Universität verabschiedete, bereichsbezogene Richtlinie vorliegen, die die Vergabe der jeweiligen Stipendien regelt. Die Höhe des Stipendiums darf das, was zur Erfüllung der Forschungsaufgabe oder für die Bestreitung des Lebensunterhalts erforderlich ist, nicht überschreiten.

Die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung ermöglicht eine Erstattung nachgewiesener Kosten für An- und Rückreise oder Übernachtung. Sofern gewünscht kann dieser Passus in der Vereinbarung aber auch gestrichen werden. Tagegeld wird Gästen grundsätzlich nicht gewährt. Abzurechnen sind die nachzuweisenden Reisekosten unter Vorlage einer Kopie der Gastwissenschaftler*innenvereinbarung über die Reisekostenstelle (Reisekostenabrechnung für Gäste).

Sofern für die Dauer des Aufenthalts ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird, ist es (wie bei allen anderen Beschäftigten der Universität Stuttgart) unzulässig, die Kosten der An- und Rückreise sowie Übernachtungskosten zu erstatten bzw. diese seitens der Universität zu übernehmen. Für die reguläre Gastprofessur nach LHG gelten dagegen Sonderregelungen, die zumindest eine Erstattung von Kosten für An- und Rückreise ermöglichen.

Sogenannte Drittstaatsangehörige sind Personen, die nicht die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der EU, des EWR oder der Schweiz besitzen. Für diese Personengruppe sind aufenthaltsrechtliche Vorschriften zu beachten. Bis auf wenige Ausnahmen muss vor dem Aufenthalt in Deutschland ein Visum bei der deutschen Auslandsvertretung im Land des Wohnsitzes eingeholt werden. Bitte nehmen Sie dazu rechtzeitig zum Welcome Center für internationale Forschende des Dezernats Internationales Kontakt auf, das zu diesen Vorschriften beraten kann.

Da sich exportkontrollrechtliche Beschränkungen nicht nur auf gegenständliche Waren beziehen, sondern auch auf Forschungserkenntnisse (z.B. in Bezug auf Technologien und Software), kann auch die Zusammenarbeit mit Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern betroffen sein.

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite zur Exportkontrolle an der Universität Stuttgart. Zudem hat das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) auf seiner Website ausführliche Informationen zu dem Thema „Exportkontrolle und Wissenschaft“ zusammengestellt. Bei Zweifeln können Sie eine Anfrage per E-Mail an die Exportkontrollbeauftragte der Universität Stuttgart richten.