Im Bewerbungssystem JoinUS gibt es sechs Rollen, wobei die Rolle des Hiring Managers die umfangreichsten Rechte hat. Die Rollen des Process Coordinator, Pre-Screeners und Selectors sind als Unterrollen zum Hiring Manager zu verstehen.
Die Rolle des Hiring Managers hat alle Sicht- und Schreibrechte im gesamten Prozess. Diese Rolle ist somit für Personen vorgesehen, die den Bewerbungsprozess insgesamt überblicken und koordinieren oder alle Schritte des Prozesses alleine abwickeln. Zudem können Hiring Manager Talent Pools anlegen und diese auch nutzen.
Die Rolle des Process Coordinators hat Rechte in den folgenden Bereichen: Erstellen und veröffentlichen einer Stellenanzeige, Planung von Interviews, Versendung von Zusagen und Absagen. Diese Rolle kann Kandidat*innen im Status nicht verschieben und hat auch die beschriebenen Rechte nur bei Kandidat*innen, die sich in den entsprechenden Statusschritten befinden.
Diese Rolle eignet sich für Sekretär*innen und Personen, die bei der Erstellung und Veröffentlichung der Stellenanzeige(n), bei der Gesprächsplanung sowie der Kommunikation mit den Kandidat*innen eingebunden sind. Zudem können sie Talent Pools nutzen und zum Beispiel durchsuchen.
In der Rolle des Pre-Screeners sind alle Sichtrechte gegeben, um Bewerbungen formal, fachlich und inhaltlich prüfen zu können. In dieser Rolle kann das erste von zwei ABC-Ratings – und damit die Vorauswahl bzw. das Shortlisting – vorgenommen werden. Nach der formalen, fachlichen und inhaltlichen Prüfung hat diese Rolle Leserechte für den Interview-Status. Falls Personen in dieser Rolle an Interviews teilnehmen sollen, können sie sich so informiert halten. Zudem können sie Talent Pools anlegen und nutzen.
Diese Rolle eignet sich für Postdocs und Personen, die Aufgaben in den Bewerbungsprüfungsschritten wahrnehmen und Vorauswahllisten erstellen.
Die Rolle des Selectors hat Rechte die vorausgewählten Kandidat*innen zu sehen und anhand eines ABC-Ratings zu bewerten. Das ABC-Rating wird genutzt um zu entscheiden, welche Kandidat*innen eingeladen (Rating A), welche auf der Warteliste bleiben (Rating B) oder welchen abgesagt werden sollen (Rating C). Nach den Interviews kann diese Rolle entscheiden, welchem/welcher Kandidat*in zugesagt werden soll. Zudem können sie Talent Pools anlegen und nutzen.
Diese Rolle eignet sich für Professor*innen und andere Personen, die die Auswahlentscheidung im Bewerbungsprozess treffen.
Die Rolle Board hat Rechte für einen finalen Genehmigungsschritt, indem ein*e Kandidat*in bestätigt oder abgelehnt werden kann. Dieser Genehmigungsschritt ist optional und kann je nach Bedarf genutzt werden.
Diese Rolle eignet sich für Vorstände und universitätsinterne Personen, die die Personalauswahl genehmigen sollen.
Diese Rolle hat Sichtrechte über den gesamten Bewerbungsprozess. Im Falle einer Bewerbung einer schwerbehinderten Person oder einer Person, die wünscht, dass ein*e Gleichstellungsbeauftrage*r den Bewerbungsprozess begleitet, werden Personen mit dieser Rolle der Stellenanzeige hinzugefügt.
Die Rolle eignet sich für die Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte.
Die Rolle des Serviceteams Gleichwertigkeitsprüfung, die ausschließlich an Personen aus Dezernat 3 vergeben wird, hat stark eingeschränkte Rechte. Dieser Rolle ist nur ein Status zugeordnet: „GWP Dez3“. In diesen Status verschieben Hiring Manager oder Selectoren ausländische Bewerber*innen, deren vorgeprüfte ausländische Abschlüsse abschließend geprüft werden müssen. Das Ergebnis wird in einem internen Dokument bescheinigt.
Um die Prüfung durchführen zu können, kann diese Rolle auf die Bewerbung mit allen angehängten Dokumenten zugreifen und bei Bedarf fehlende Dokumente anfordern. Abschließend kann diese Rolle das Dokument erstellen und der Bewerbung anhängen (nur intern sichtbar, nicht für den/die Kandidat*in), welches den Status der Gleichwertigkeit bescheinigt oder Auskunft gibt, warum keine Gelichwertigkeit bescheinigt werden kann.
Als einzige Rolle kann diese Rolle sehen, ob, bzw. auf welche weiteren Stellen sich ein*e Kandidat*in beworben hat, um das mehrfache Prüfen einer Person zu vermeiden.
Die Systemadministratoren-Rolle hat umfängliche Rechte, da in dieser Rolle der Betrieb und korrekte Ablauf überwacht und unterstützt wird. Diese Rolle wird nur an eine Person vergeben, die organisatorisch im IZUS-Bereich angesiedelt ist und alle Nutzer*innen aus allen Fakultäten betreut.
Der/Die Systemadministrator*in hat Zugriff auf das so genannte Admin-Center, in dem Systemkonfigurationen vorgenommen werden können, wie das Anpassen von E-Mail-Templates oder die Änderung hinterlegter Textbausteine der Stellenanzeigen. Im Admin-Center werden auch die Nutzer verwaltet und Rollen zugewiesen.
Die Systemadministratoren-Rolle hat zudem das Recht, per Proxy/ Vertretungsfunktion die Sicht der Nutzer einzunehmen, also als deren Vertreter zu agieren. Diese Funktionalität wird ausschließlich zur Fehleranalyse und -behebung in Zusammenarbeit mit dem/der Nutzer*in genutzt.
Übersicht der Rollen und Rechte
| Rolle | Hiring Manager | Process Coordinator | Pre-Screener | Selector | Board | EOO/ RSDP* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stellenausschreibung anlegen | ja | ja | nein | nein | nein | nein |
| Stellenausschreibung veröffentlichen | ja | ja | nein | nein | nein | nein |
| Eingegangene Bewerbungen sichten | ja | nein | ja | nein | nein | ja |
| Bewerbungen formal prüfen | ja | nein | ja | nein | nein | Sichtrechte |
| Fehlende Dokumente anfordern (bei Bedarf) | ja | nein | ja | nein | nein | nein |
| EOO/ RSDP* anfordern (bei Bedarf) | ja | ja | ja | ja | nein | nein |
| Bewerbungen inhaltlich prüfen (Shortlisting mittels erstem ABC-Rating möglich) | ja | nein | ja | nein | nein | Sichtrechte |
| Bewertung der vorgeprüften Bewerbungen und Möglichkeit eines zweiten ABC-Rating | ja | nein | nein | ja | nein | Sichtrechte |
| Entscheidung über Einladung zum Interview | ja | nein | nein | ja | nein | Sichtrechte |
| Bewertung des Interviews nach festgelegten Kriterien | Kann durch alle Mitarbeiter*innen der Universität Stuttgart vorgenommen werden, die als Interviewteilnehmer*in eingetragen sind (nicht rollengebunden) |
|||||
| Entscheidung für/ gegen Bewerber*innen |
ja | nein | nein | ja | nein | Sichtrechte |
| Zusätzliche Zustimmung/ Ablehnung zu Kandidat*in (Bei Bedarf) |
nein | nein | nein | nein | ja | nein |
| Kommunikation der Interessensbekundung an Bewerber*in |
ja | ja | nein | ja | nein | Sichtrechte |
| Kommunikation von Absagen an Bewerber*innen |
ja | ja | ja | ja | nein | Sichtrechte |
| Talent Pools anlegen | ja | nein | ja | ja | nein | nein |
| Talent Pool nutzen | ja | ja | ja | ja | nein | nein |
Beantragung und Änderung von Rollen
Um eine Rolle zugewiesen zu bekommen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den Support.
Schauen Sie sich bitte vorab die Tabellenübersicht an. Wir besprechen anschließend gemeinsam, welche Rolle und welche Rechte Sie benötigen, um Ihre Aufgaben erfüllen zu können. Anschließend weisen wir Ihnen die Rolle zu und Sie können das System nutzen.
Sollte Ihr Beschäftigungsverhältnis an der Universität Stuttgart enden, wird Ihr Zugang zu JoinUS automatisch gesperrt, sobald Ihr ac-Account deaktiviert wird.
Download
- Tabellarische Übersicht der Rollen und Rechte
Druckversion, nicht barrierefrei - Dokumentation der Rollen und Rechte
Druckversion, nicht barrierefrei