Haushaltsmittel für Studienangelegenheiten

Fakultäten können Mittel für die Erstsemesterberatung und -betreuung und die studentische Behindertenberatung und -betreuung beim Dezernat III beantragen. Anerkannte studentische Gruppen können über Dezernat III Mittel zu einzelnen speziellen Projekten beantragen.

Haushaltsmittel für die Erstsemesterberatung und –betreuung aus Fonds 71999999

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Stand April 2018

Die Aufteilung der jährlich zugewiesenen Gesamtmittel für die Erstsemesterberatung und –betreuung auf die einzelnen Studiendekaninnen und Studiendekanen erfolgt durch das Dezernat III u.a. unter Berücksichtigung der Einschreibezahlen des vorangegangenen Wintersemesters für das aktuelle Haushaltsjahr. Die Mittel stehen zweckgebunden ab dem Zeitpunkt der Zuteilung durch das Dezernat III zur Ausgabe bereit. Die Höhe der Zuteilung wird den Studiendekaninnen und Studiendekanen schriftlich mitgeteilt.

Die Studiendekaninnen und Studiendekane benennen Frau Weimer die/den für die Abwicklung der Erstsemesterberatung und –betreuung Beauftragte/n. Fachgruppen (Fachschaften) sind hiervon ausdrücklich ausgeschlossen, um eine unzulässige Querfinanzierung zu vermeiden. Den Fachgruppen stehen eigene Mittel über den Studierendenbeitrag für Projekte u.a. für die Erstsemestereinführung zur Verfügung.

Diese werden über die Geschäftsstelle der Studierendenvertretung der Universität Stuttgart stuvus verwaltet. Bitte wenden Sie sich bei Fragen hierzu an die Geschäftsstelle von stuvus. Auf den Webseiten von Stuvus finden Sie Leitfäden zum Downloaden.

Die den Studiendekaninnen und Studiendekanen zur Verfügung stehenden Mittel können zweckgebunden als Personalmittel und als Sachmittel verwendet werden. Die Bewirtschaftung der Mittel erfolgt nach den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (LHO) für Baden-Württemberg und ausschließlich durch das Dezernat III (Allgemeine Studienangelegenheiten), in der Zuständigkeit von Frau Karin Weimer.
Gemäß § 34 Abs. 2 LHO dürfen Ausgaben nur soweit und nicht eher geleistet werden als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Es ist daher empfehlenswert, sich in Zweifelsfällen zunächst mit Frau Weimer in Verbindung zu setzen. Die Haushaltmittel stehen bis 31.12. des laufenden Jahres zur Verfügung und können nicht ins neue Jahr übertragen werden!

  • Alle Rechnungsvorgänge, die die Zweckbestimmung der Mittel erfüllen, können zur unmittelbaren Bezahlung dem Dezernat III vorgelegt bzw. zugeleitet werden. Erforderliche Belegexemplare (Drucke, Kopien, Plakate etc.) sind zeitgleich vorzulegen.
    Wichtig: Auf die Einhaltung von Skontofristen ist dabei grundsätzlich und unbedingt zu achten und ein Bearbeitungszeitraum (vom Dezernat III über die Kasse zu den Banken) von mindestens 10 Arbeitstagen anzusetzen und zu berücksichtigen.
  • Bei Auslagenersatz bedienen Sie sich des Abrechnungsblattes, dem die Belege im Original (ggf. mit Begründungen) und die zahlungsbegründenden Unterlagen beizufügen sind.
    Wichtig: Auslagen müssen im laufenden Haushaltsjahr, spätestens bis Kassenschluss zur Erstattung vorgelegt werden.
  • Bei Erstattung von Rechnungen muss mit der Originalrechnung deren Bezahlung nachgewiesen werden: durch Vorlage einer ordentlichen Quittung oder einen Beleg der Bank oder Kontoauszug.
    Achtung: Nicht berücksichtigtes Skonto muss von uns auch nachträglich noch (u.U. zu Ihren Lasten) in Abzug gebracht werden.
  • Mahnungen sind kein Ersatz für Rechnungsoriginale und Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet werden.
  • Bei Verwendung des Formulars interne Verrechnung ist eine Kopie der Auszahlungsanordnung mit allen Belegen sowie der Sachkontoauszug, der die Zahlung belegt, beizulegen.
  • Auslagen und Rechnungen können nur bis zur Höhe der mitgeteilten Zuteilung erstattet bzw. bezahlt werden.
  • Wird der gewährte Betrag überschritten, muss entsprechend gekürzt werden.

Letzter Abgabetermin für die Abwicklung der Sachmittel des laufenden Haushaltsjahres ist beim Dezernat III der letzte Werktag im November jeden Jahres.

Aufgrund der vom Ministerium für Wissenschaft Forschung und Kunst (MWK) erteilten Erlasse, können wir aus Haushaltsmitteln studentische Hilfskräfte für die Erstsemesterbetreuung in der Lehre beschäftigen. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch der Verwaltung.

Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit Frau Weimer in Verbindung.

Noch Fragen?

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Das Abrechnungsblatt dient den Studiendekanen/-innen zur Abrechnung verauslagter Zahlungen. Es steht den Studiendekanen/-innen frei, Auslagen zur Erstattung einzeln oder am Ende des Haushaltsjahres gesammelt vorzulegen.

Handhabung: Reichen Sie einen formlosen Brief mit der Bitte um Erstattung zusammen mit dem Abrechnungsblatt und den notwendigen Nachweisen bei Dezernat III, Frau Weimer, ein.

Wichtig:

  • Rechnungen und Quittungsbelege im Original vorlegen.
  • Belege fixieren (Vorsicht Tesa löscht Druckfarbe!) und nummerieren.
  • Nachweis der Bezahlung erbringen durch
    - Vorlage einer ordentlichen Quittung (s. dort) oder
    -
    einen Beleg der Bank oder
    -
    Kontoauszug.
  • Belegexemplare beifügen (Plakate, Drucke, Schriften etc.).

Achtung:

  • Nicht berücksichtigtes Skonto muss von uns auch nachträglich noch (u.U. zu Ihren Lasten) in Abzug gebracht werden.
  • Mahnungen, Kopien und Duplikate sind kein Ersatz für Originalrechnungen und Originalbelege!
  • Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet werden.
  • Bei Verwendung des Formulars interne Verrechnung ist eine Kopie der Auszahlungsanordnung mit allen Belegen sowie der Sachkontoauszug, der die Zahlung belegt, beizulegen. Es können nur Auslagen bis zur Höhe der Zuweisung erstattet werden. Bewirtungskosten können in der Regel nicht intern verrechnet werden und sind unmittelbar zu zahlen.

Über den Fonds 71999999 können Bewirtungskosten für Erstsemesterveranstaltungen der Studiendekaninnen und Studiendekane unter folgenden Umständen finanziert werden:
Fachgruppen (Fachschaften) sind hiervon ausdrücklich ausgeschlossen, um eine unzulässige Querfinanzierung zu vermeiden. Den Fachgruppen stehen eigene Mittel über den Studierendenbeitrag für Projekte u.a. für Erstsemesteressen zur Verfügung.

  • Die Erstsemesterveranstaltung ist für Studierende in grundständigen Studiengängen und wird offiziell über den/die Studiendekan/-in bzw. das ausführende Institut angekündigt.
  • Aus der Veranstaltungsankündigung geht Tag, Ort und Anlass der Bewirtung hervor.
  • Die Bewirtung ist Teil eines Rahmenprogramms zur Erstsemestereinführung für Studierende in grundständigen Studiengängen. Das ausführliche Programm belegt, dass hier kein privater Charakter im Vordergrund steht und für Erstsemester in grundständigen Studiengängen durchgeführt wird.
  • Es fallen einfache Bewirtungsaufwendungen an (Süßigkeiten, Knabberzeug, Alkohol und Pfand sind von der Finanzierung ausgeschlossen).
  • Es wird eine Teilnehmerliste geführt, die der Abrechnung beizulegen ist oder die Teilnehmerzahl wird in anderer geeigneter Weise dokumentiert (z.B. im Anschreiben mit der Bitte um Zahlung/Erstattung der Aufwendungen wird die Anzahl der teilnehmenden Erstsemester genannt).
  • Bewirtungskosten sind in der Regel unmittelbar zu zahlen. Sie können die auf den/die Studiendekan/-in bzw. den/die mit der Abwicklung Beauftragte/n ausgestellte Rechnung bei Dezernat III/ Frau Weimer einreichen. Dazu ein kurzes formloses Anschreiben mit der Bitte um direkte Zahlung verfassen und mit den üblichen zahlungsbegründenden Unterlagen vervollständigen. Die Rechnung wird dann nach Prüfung direkt aus Fonds zur Zahlung angewiesen. Sie können auch bar bezahlen und sich eine ordentliche Quittung darüber ausstellen lassen. Anschließend reichen Sie die zur Auslagenerstattung üblichen Unterlagen bei Dezernat III, Frau Weimer ein. Nach Prüfung wird auf die von Ihnen im Abrechnungsblatt angegebene Bankverbindung erstattet. Es können Kosten bis zur Höhe der Zuweisung bezahlt bzw. erstattet werden. Wird der gewährte Betrag überschritten, muss entsprechend gekürzt werden. Ein hierdurch offener Restbetrag ist selbst zu tragen.

Handhabung: Prüfen Sie zunächst, ob anfallende Drucke über institutseigene Kopierer nicht preisgünstiger herzustellen sind oder auch ganz darauf verzichtet werden kann, indem das Material online bereitgestellt wird.

Wichtig: Holen Sie Angebote verschiedener Druckereien ein. Die Vergleichsangebote sind mit der Rechnung vorzulegen. Siehe Handbucheintrag

Achtung:

  • Druckaufträge ab einem geschätzten Auftragsvolumen von 5.000,-- Euro (ohne MWSt), unterliegen streng der Zentralen Beschaffung und müssen ausnahmslos über die Zentrale Beschaffungsstelle abgewickelt werden. Siehe Handbucheintrag
  • Druckvorlagen müssen reproduktionsfähig sein.
  • Keine Kostenübernahme von Drucken mit Verkaufserlös!
  • Erstsemester in grundständigen Studiengängen sind die einzige Zielgruppe
  • Werbeeinnahmen müssen abgezogen werden.

Erstsemesterwochenenden die durch ein Institut einer Fakultät durchgeführt werden, können bezuschusst werden.
Fachgruppen (Fachschaften) sind hiervon ausdrücklich ausgeschlossen, um eine unzulässige Querfinanzierung zu vermeiden. Den Fachgruppen stehen eigene Mittel über den Studierendenbeitrag für Projekte u.a. für Erstsemesterwochenenden zur Verfügung.


Die Teilnehmer müssen ausnahmslos Erstsemester und an der Universität Stuttgart eingeschrieben sein und einen Eigenanteil selbst tragen (in der Regel Verpflegung, Fahrtkosten mit privatem PKW). Übernachtungskosten können über Fonds 71999999 abgerechnet werden. Ob weitere Kosten bezuschusst werden können, erfragen Sie bitte vorab bei Frau Weimer!
Zur Nutzung von Jugendherbergen des Deutschen Jugendherbergswerks (DJH) können entsprechende Ausweise zur Verfügung gestellt werden. Eine Leiterkarte, die zur Benutzung der Jugendherberge mit einer Gruppe ab 4 Personen berechtigt, kann von den Studiendekanen/-innen bei Frau Weimer angefordert werden.

Handhabung:

  • Rechtzeitige Antragstellung bzw. Ankündigung
  • Legen Sie nach Beendigung des Erstsemesterwochenendes Frau Weimer Ihre Auslagen mit folgenden Belegen vor (Benutzen Sie hierfür das Abrechnungsblatt):
    • Veranstaltungsankündigung durch das durchführende Institut
    • namentliche Teilnehmerliste mit Matrikelnummern
    • Tagungs-/Veranstaltungsprogramm des Erstsemester-Wochenendes
    • Original-Rechnung (s. dort) der Jugendherberge oder einer ähnlichen Einrichtung
  •  Nachweis der Bezahlung durch:
    • Vorlage einer ordentlichen Quittung (auch als Barzahlung quittierte Rechnung) oder
    • einen Beleg der Bank oder
    • Kontoauszug
  • Fahrtkostenbelege (Fahrkarten der DB, des ÖPNV)
  • Kopie des durch das Institut genehmigten Dienstreiseantrags.

Wichtig: Ausgenommen von der Kostenübernahme sind

  • Kurtaxen
  • Telefonkosten
  • Genussmittel (alkoholische Getränke jeglicher Art, Tabakwaren, Kaugummi, Süßigkeiten, Salzgebäck)
  • Pfandgelder

Achtung:

  • Gehen Sie keine Verpflichtungen ein, bevor die Finanzierung sichergestellt ist!
  • Zug- und Busreisen bedürfen der vorherigen Absprache mit dem zuständigen Institut (Dienstreisegenehmigung durch das Institut!).
  • Jugendherbergs-Leiterkarten der Universität Stuttgart müssen wieder zurückgegeben werden.
  • Nach Kassenschluss (Anfang Dezember) stattfindende Erstsemester-Wochenenden können in der Regel im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr abgerechnet werden.

Quittungen und als Barzahlung quittierte Rechnungen, die zur Auslagenerstattung vorgelegt werden, müssen Originale sein und folgende Daten enthalten:

  • Name, Vorname/Firma/Institution, Anschrift (ggf. Stempel)
  • Steuernummer der Firma/Institution (gilt für Rechnungen!)
  • Unterschrift
  • Ort
  • Datum

Handhabung: Abwicklung über das Abrechnungsblatt

Verschiedene Firmen gewähren der Universität aufgrund von Sondervereinbarungen (Rahmenverträgen) Rabatte, die von allen Einrichtungen der Universität vorrangig zu nutzen sind. Dies ist zu beachten bei:

  • Fahrkarten/Flugtickets (s. Reisen)
  • Jugendherbergen (s. Erstsemesterwochenenden)

Handhabung: Setzen Sie sich zunächst mit dem Dezernat III in Verbindung.

Achtung: Auslagen ohne Nutzung eingeräumter Rabatte oder gleichwertiger Konditionen anderer Firmen können nicht erstattet werden!

Rechnungen und zahlungsbegründende Unterlagen, die zur Bezahlung oder zur Auslagenerstattung vorgelegt werden, müssen ausnahmslos Originalbelege sein. Rechnungen bedürfen besonderer Beachtung, da sie Zahlungs- und Skontofristen ausweisen!

Handhabung:

  • Unmittelbare Bezahlung durch das Dezernat III
  • Erstattung verauslagter Rechnungen und Zahlungen auf der Grundlage des Abrechnungsblattes
  • interne Verrechnung

Rechnungen zur unmittelbaren Bezahlung sind dem Dezernat III umgehend und ohne Verzug zuzuleiten bzw. vorzulegen und Skontofristen (s. Skonto- und Zahlungsfristen) zu wahren. Erforderliche Belegexemplare (Plakate, Drucke, Schriften o.ä.) sind dem Dezernat III dabei zeitgleich vorzulegen.
Der Erstattung verauslagter Rechnungen (verwenden Sie hierzu das Abrechnungsblatt, s. dort) müssen folgende Unterlagen und Nachweise zugrunde liegen:

  • Rechnung (im Original), die die Steuernummer der Firma/Institution enthält.
  • Nachweis der Bezahlung durch
    • Vorlage einer ordentlichen Quittung (s. dort) oder
    • einen Beleg der Bank oder
    • Kontoauszug
  • Empfangsbestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. der erbrachten Leistungen
    (versehen mit Datum und Unterschrift des Empfängers, s. Quittungen)
  • Entsprechende Belegexemplare (Plakate, Drucke, Schriften o.ä.)
  • bei interner Verrechnung ist eine Kopie der Auszahlungsanordnung inklusive Rechnung und allen weiteren Belegen sowie der Sachkontoauszug, der die Zahlung belegt, beizulegen. Es können Auslagen bis zur Höhe der Zuteilung erstattet werden. Darüber hinaus gehende Ausgaben hat das Institut/Dekanat selbst zu tragen. Eine interne Verrechnung von Bewirtungskosten ist nicht möglich (s. Bewirtung).

Wichtig:

  • Rechnungen müssen /die Rechnungsteller/in namentlich, mit vollständiger Anschrift, vollständiger Bankverbindung und ihrer/seiner Steuernummer ausweisen.
  • Berücksichtigen Sie Skonto und Zahlungsfristen!
  • Vermeiden Sie Mahnkosten.
  • Erhaltene Lieferungen und erbrachte Leistungen sind mit Unterschrift und Datum zu bestätigen.

Achtung:

  • u.U. Regress bei Skontoverlust!
  • Mahnungen, Kopien und Duplikate sind kein Ersatz für Originalrechnungen und Originalbelege! Ist die Rechnung per Mail eingegangen, ist die Originalmail weiterzuleiten.
  • Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet werden!

Aus Gründen des Versicherungsschutzes müssen allen Reisen – bei Auslandsreisen zwingend - Antrag und Genehmigung durch das Institut vorausgehen. Die Kostenabrechnung sollte unmittelbar nach Beendigung der Reise dem Institut vorgelegt werden. Bei anteiliger Auslagenerstattung durch Dezernat III müssen zwingend vor Kassenschluss des Haushaltsjahres (Anfang Dezember) dem Dezernat III die erforderlichen Unterlagen zur Erstattung vorgelegt werden, da die Mittel nicht ins nächste Jahr übertragen werden und nur im laufenden Haushaltsjahr zur Ausgabe bereit stehen. Welche Kosten über Fonds 71999999 abgerechnet werden können, erfragen Sie bitte vorab bei Frau Weimer!

Nach dem Landesreisekostengesetz sind sie verpflichtet, bei Reisen alle gebotenen und möglichen Ermäßigungen (auch persönliche, soweit vorhanden) in Anspruch zu nehmen wie Bahncard (auch persönliche, soweit vorhanden) / Schwerbehindertenermäßigung / Netzkarte / Wochenendticket / Baden-Württemberg-Ticket / Spar- und Supersparpreise / Mitfahrerpreise (bis 5 Personen) / Gruppenfahrscheine bei mehreren Teilnehmern gleichen Reiseziels (ab 6 Personen).

Die Nutzung des Firmenkundenrabattes (FK) in Höhe von 5% ist nur auf den Normalpreis und beim Direktkauf beim Serviceschalter der Deutschen Bahn im Reisezentrum Hauptbahnhof und im Reisezentrum Vaihingen Universität möglich unter Angabe der BIMS Nummer (zu erfragen bei der Reisekostenstelle). Wenn Sie bar oder mit privater Kreditkarte bezahlen, fallen keine Zusatzgebühren an. Bei einer Rechnungstellung fallen extra Gebühren an! Auch bei der Nutzung anderer Angebote der Deutschen Bahn ist die BIMS Nummer der Universität Stuttgart anzugeben. Weitere Informationen finden Sie im Reisekostenportal der Zentralen Verwaltung

Handhabung: Setzen Sie sich mit dem Dezernat III, Frau Weimer in Verbindung.

Wichtig:

  • Veranstaltungsankündigung (Einladungsschreiben o.ä. durch das durchführende Institut)
  • ausführliches Programm des Erstsemesterwochenendes
  • Teilnehmerliste mit Angabe des Vor- und Nachnamens und der Matrikelnummer der Teilnehmer/-innen
  • Dienstreisegenehmigung des Instituts
  • Originalrechnungen und Originalquittungen

In der Regel weisen Rechnungen Zahlungs- bzw. Skontofristen aus. Gemäß den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften der LHO sind Zahlungsfristen generell zu beachten und einzuhalten und Skonto ist abzuziehen.

Rechnungen, die Skontoabzug gewähren, sind dem Dezernat III unmittelbar nach Erhalt zuzusenden, wobei ein Bearbeitungszeitraum (Kasse/Banken) von mindestens 10 Arbeitstagen zu berücksichtigen ist. Bei Rechnungen, die verauslagt werden, ist eingeräumtes Skonto in Abzug zu bringen. 

Studentische Hilfskräfte können über Dezernat III zeitlich begrenzt auf Oktober/November für die Beratung und Betreuung „von Student zu Student“ finanziert werden, um den Studienanfänger/-innen einen schnellen Studieneinstieg zu ermöglichen. Bei der Berechnung der Arbeitsstundenanzahl werden anfallende Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Sozial- und Rentenversicherung berücksichtigt.

Handhabung: Setzen Sie sich mit dem Dezernat III, Frau Weimer in Verbindung.

Wichtig:

  • Teilen Sie rechtzeitig mit, wer von wann bis wann einen Vertrag abschließen soll und schicken Sie die Person/-en mit den üblichen Unterlagen bereits 5 Wochen vor Tätigkeitsbeginn zur Vertragsunterzeichnung vorbei, sobald die Finanzierung sichergestellt ist.
  • Verträge unter 15 Stunden im Monat werden in der Regel nicht abgeschlossen.
  • Eine Aufstockung eines bereits am Institut bestehenden Vertrages als studentische Hilfskraft ist für die Erstsemesterbetreuung möglich. Die Zahlung der Aufstockung der Arbeitszeit für die Erstsemesterbetreuung kann vom Dezernat III finanziert werden, wenn von der studentischen Hilfskraft 85 Stunden inklusive aller in demselben Monat laufenden Verträge nicht überschritten werden. Das entsprechende Formular ist im Formulardienst der Zentralen Verwaltung eingestellt
  • Pro Person können nicht mehr als 3 verschiedene Arbeitsverträge als studentische Hilfskraft problemlos abgeschlossen werden. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an das Dezernat Personal.
  • Es dürfen inklusive aller in einem Monat laufenden Hilfskraftverträge 85 Stunden pro Person und Monat maximal erreicht werden.
  • Werden 85 Stunden pro Monat von der studentischen Hilfskraft überschritten, wird der zuletzt gestellte Antrag auf Beschäftigung vom Dezernat Personal abgelehnt. Das gleiche gilt bei einer Häufung von studentischen Hilfskraftverträgen (s.o.).
  • Die Nachweise über die geleisteten Arbeitsstunden der studentischen Hilfskräfte sind wöchentlich an die zahlende Stelle (Dezernat III, Frau Weimer) zu übermitteln. Ein Formblatt kann bei Frau Weimer angefordert werden.

Achtung: Tutorenbezüge für Pflichtlehrveranstaltungen können nicht gefördert werden.

Zahlungsbegründende Unterlagen sind sämtliche zur Bezahlung bzw. zur Erstattung erforderlichen Nachweise und sind im Original vorzulegen:

  • Rechnungen
  • Auftragsscheine
  • Bestell-/Lieferscheine
  • Empfangsbestätigungen
  • Quittungen
  • einen Beleg der Bank
  • Kontoauszüge (der Weg des Geldes muss lückenlos belegt werden)
  • Drucke: Plakate, Handzettel, Flugblätter etc.
  • Info-Schriften
  • Einladung
  • Veranstaltungsankündigung mit evtl. ausgewiesenen Teilnehmergebühren
  • Teilnehmerlisten
  • Veranstaltungsprogramme

Wichtig:

  • Legen Sie zahlungsbegründende Unterlagen gleichzeitig und vollständig vor.
  • Abschriften verloren gegangener Originale müssen beglaubigt sein.

Achtung: Zahlungsbegründende Unterlagen müssen original belegt bzw. original bestätigt sein.

Haushaltsmittel für die Behindertenberatung und –betreuung

Bitte setzen Sie sich für Informationen telefonisch mit Frau Weimer in Verbindung.

Haushaltsmittel-Informationen für studentische Gruppen

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Der Studierendenvertretung der Universität Stuttgart stuvus und den untergeordneten Fachgruppen stehen über den Studierendenbeitrag eigene Haushaltsmittel zur Verfügung, die diese selbst bewirtschaften. Bitte wenden Sie sich bei Fragen hierzu an die Geschäftsstelle von stuvus. Auf den Webseiten von stuvus finden Sie Leitfäden zum Download.

Anerkannte studentische Gruppen der Universität Stuttgart können zweckgebunden für einzelne Projekte formlose Anträge auf Mittel an die Vereinigung der Freunde der Universität Stuttgart e.V. über das Dezernat III zum Jahresende für das darauf folgende Haushaltsjahr stellen. Den studentischen Gruppen können gemäß Beschluss der Ausschusssitzung der Vereinigung der Freunde der Universität Stuttgart e.V. Mittel zur Verfügung gestellt werden. Die zur Verfügung gestellten Mittel werden über einen Fonds der Universität Stuttgart verwaltet in der Zuständigkeit von Dezernat III, Frau Weimer. Die zweckgebundene Höhe der Zuteilung wird den studentischen Gruppen schriftlich mitgeteilt.

Die den studentischen Gruppen zur Verfügung stehenden Mittel können als Sachmittel verwendet werden.
Die Bewirtschaftung der Mittel erfolgt nach den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (LHO) für Baden-Württemberg und ausschließlich durch das Dezernat III (Allgemeine Studienangelegenheiten), in der Zuständigkeit von Frau Karin Weimer.
Gemäß § 34 Abs. 2 LHO dürfen Ausgaben nur soweit und nicht eher geleistet werden als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Es ist daher empfehlenswert, sich in Zweifelsfällen zunächst mit Frau Weimer in Verbindung zu setzen.

Die studentischen Gruppen sollten zu Beginn eines Haushaltsjahres die/den zur Abwicklung der Geschäftsvorgänge Beauftragte/n dem Dezernat III benennen.

  • Alle Rechnungsvorgänge, die die Zweckbestimmung der Mittel erfüllen, können zur unmittelbaren Bezahlung dem Dezernat III vorgelegt bzw. zugeleitet werden. Erforderliche Belegexemplare (Drucke, Kopien, Plakate) sind zeitgleich vorzulegen.
    Wichtig: Auf die Einhaltung von Skontofristen ist dabei grundsätzlich und unbedingt zu achten und ein Bearbeitungszeitraum (vom Dezernat III über die Kasse zu den Banken) von mindestens 10 Arbeitstagen anzusetzen und zu berücksichtigen.
  • Bei Auslagenersatz bedienen Sie sich des Abrechnungsblattes, dem die Belege im Original (ggf. mit Begründungen) und die zahlungsbegründenden Unterlagen beizufügen sind.
    Wichtig:Auslagen müssen im laufenden Haushaltsjahr, spätestens jedoch bis Kassenschluss zur Erstattung vorgelegt werden.
  • Bei Erstattung von Rechnungen muss mit der Originalrechnung deren Bezahlung nachgewiesen werden: durch Vorlage einer ordentlichen Quittung oder einen Beleg der Bank oder Kontoauszug bzw. bei Sammelbuchungen Auszügen über Einzelbetragsbuchung und Sammelbetragsbuchung.
    Achtung: Nicht berücksichtigtes Skonto muss von uns auch nachträglich noch (u.U. zu Ihren Lasten) in Abzug gebracht werden.
  • Mahnungen sind kein Ersatz für Rechnungsoriginale und Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet werden.

Letzter Abgabetermin für die Abwicklung der Sachmittel des laufenden Haushaltsjahres ist beim Dezernat III der letzte Werktag im November jeden Jahres

Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit Frau Weimer in Verbindung.

Noch Fragen?

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Das Abrechnungsblatt dient den studentischen Gruppen zur Abrechnung verauslagter Zahlungen. Es steht den studentischen Gruppen frei, Auslagen zur Erstattung einzeln oder am Ende des Haushaltsjahres gesammelt vorzulegen.

Wichtig: Beachten Sie die Rückseite, zweite Seite des Abrechnungsblattes!

Handhabung: Reichen Sie einen formlosen Brief mit der Bitte um Erstattung zusammen mit dem  Abrechnungsblatt und notwendigen Nachweisen bei Dezernat III, Frau Weimer, ein.

Wichtig:

  • Rechnungen und Quittungsbelege sind im Original vorzulegen
  • Belege fixieren und nummerieren.
  • Nachweis der Bezahlung erbringen durch
    • Vorlage einer ordentlichen Quittung (s. dort) oder
    • einen Beleg der Bank oder
    • Kontoauszug.
  • Belegexemplare beifügen (Plakate, Drucke, Schriften etc.)

Achtung:

  • Nicht berücksichtigtes Skonto muss von uns auch nachträglich noch (u.U. zu Ihren Lasten) in Abzug gebracht werden.
  • Mahnungen, Kopien und Duplikate sind kein Ersatz für Originalrechnungen und –belege!
  • Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet

Reisekosten: nur nach vorheriger Absprache und Genehmigung (s. Reisen)

Zur Nutzung von Jugendherbergen des Deutschen Jugendherbergswerks (DJH) können entsprechende Ausweise zur Verfügung gestellt werden. Eine Leiterkarte, die zur Benutzung der Jugendherberge mit einer Gruppe ab 4 Personen berechtigt, kann von den studentischen Gruppen bei Frau Weimer angefordert werden.

Handhabung:

  • Rechtzeitige Antragstellung bzw. Ankündigung
  • Legen Sie nach Beendigung der Veranstaltung dem Dezernat III Ihre Auslagen mit folgenden Belegen vor (benutzen Sie hierfür das Abrechnungsblatt, s. dort):
    • namentliche Teilnehmerliste mit Matrikelnummer
    • Einladungsschreiben
    • Tagungs-/Veranstaltungsprogramm
    • evtl. ausgewiesene Teilnehmergebühren
    • Original-Rechnung (s. dort) der Jugendherberge oder einer ähnlichen Einrichtung
  • Nachweis der Bezahlung durch
    • Vorlage einer ordentlichen Quittung (s. dort) (auch als Barzahlung quittierte Rechnung) oder
    • einen Beleg der Bank oder
    • Kontoauszug
  • spezifizierte Belege von Lebensmitteleinkäufen

Wichtig: Ausgenommen von der Kostenübernahme: 

  • Kurtaxen
  • Telefonkosten
  • Genussmittel (alkoholische Getränke jeglicher Art, Tabakwaren, Kaugummi, Naschwerk)
  • Pfandgelder

Achtung:

  • Gehen Sie keine Verpflichtungen ein, bevor die Finanzierung sichergestellt ist!
  • Zug- und Bus- und Flugreisen bedürfen der vorherigen Absprache mit der zuständigen Einrichtung (s. Reisen!)
  • Jugendherbergs-Ausweise müssen wieder zurück gegeben werden.
  • Nach Kassenschluss (jeden Jahres) stattfindende Veranstaltungen können in der Regel im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr abgerechnet werden.

Quittungen und als Barzahlung quittierte Rechnungen, die zur Erstattung vorgelegt werden, müssen Originale sein und folgende Daten enthalten:

  • Name, Vorname/Firma/Institution, Anschrift (ggf. Stempel)
  • Steuernummer der Firma/Institution (gilt für Rechnungen!)
  • Unterschrift
  • Ort
  • Datum

Handhabung: Abwicklung über das Abrechnungsblatt

Verschiedene Firmen gewähren der Universität aufgrund von Sondervereinbarungen (Rahmenverträgen) Rabatte, die von allen Einrichtungen der Universität vorrangig zu nutzen sind. Für die studentischen Gruppen ist dies zu beachten bei:

  • Fahrkarten/Flugtickets (s. Reisen)
  • Jugendherbergen (s. Veranstaltungen)

Handhabung: Setzen Sie sich zunächst mit dem Dezernat III in Verbindung.

Achtung: Auslagen ohne Nutzung eingeräumter Rabatte oder gleichwertiger Konditionen anderer Firmen können nicht erstattet werden!

Rechnungen und zahlungsbegründende Unterlagen, die zur Bezahlung oder zur Erstattung vorgelegt werden, müssen ausnahmslos Originalbelege sein. Rechnungen bedürfen besonderer Beachtung, da sie Zahlungs- und Skontofristen ausweisen!

Handhabung:

  • Unmittelbare Bezahlung durch das Dezernat III
  • Erstattung verauslagter Rechnungen und Zahlungen auf der Grundlage des Abrechnungsblattes

Rechnungen zur unmittelbaren Bezahlung sind dem Dezernat III umgehend und ohne Verzug zuzuleiten bzw. vorzulegen und Skontofristen (s. Skonto- und Zahlungsfristen) zu wahren. Erforderliche Belegexemplare (Plakate, Drucke, Schriften o.ä.) sind dem Dezernat III dabei zeitgleich vorzulegen.

Der Erstattung verauslagter Rechnungen (benutzen Sie hierbei das Abrechnungsblatt) müssen folgende Unterlagen und Nachweise zugrunde liegen:

  • Rechnung (im Original), die die Steuernummer der Firma/Institution enthält.
  • Nachweis der Bezahlung durch
    - Vorlage einer ordentlichen Quittung (s. dort) oder
    -
    einen Beleg der Bank oder
    - Kontoauszug
  • Empfangsbestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. der erbrachten Leistungen (versehen mit Datum und Unterschrift des Empfängers, s. Quittungen)
  • Entsprechende Belegexemplare (Veranstaltungsprogramm, Teilnehmerliste, Plakate, Drucke, Schriften o.ä.)

Wichtig:

  • Rechnungen müssen den Rechnungsteller namentlich, mit vollständiger Anschrift, vollständiger Bankverbindung und seiner Steuernummer ausweisen.
  • Berücksichtigen Sie Skonto und Zahlungsfristen!
  • Vermeiden Sie Mahnkosten.
  • Erhaltene Lieferungen und erbrachte Leistungen sind mit Unterschrift und Datum zu bestätigen.

Achtung:

  • u.U. Regress bei Skontoverlust!
  • Mahnungen, Kopien und Duplikate sind kein Ersatz für Originalrechnungen und -belege!
  • Mahngebühren können weder bezahlt noch erstattet werden!

Reisekosten können nur nach Absprache und wenn diese an das Projekt zweckgebunden sind, für das die Zuteilung aus Mitteln der Vereinigung der Freunde der Universität Stuttgart e.V. gewährt wird, auf der Grundlage der Vorschriften des Landesreisekostengesetzes, erstattet werden. Dabei ist der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit streng zugrunde zu legen und die Teilnehmerzahl auf das notwendigste Maß zu beschränken.

Die Kostenabrechnung sollte unmittelbar nach Beendigung der Reise dem Dezernat III vorgelegt werden.

Nach dem Landesreisekostengesetz sind Sie verpflichtet, bei Reisen alle gebotenen und möglichen Ermäßigungen in Anspruch zu nehmen: Bahncard (auch persönliche, soweit vorhanden) / z.B. auch Wochenendticket, Baden-Württemberg-Ticket / Spar- und Supersparpreise / Mitfahrerpreise (bis 5 Personen) / Gruppenfahrscheine bei mehreren Teilnehmern gleichen Reiseziels (ab 6 Personen) / Nutzung des Firmenkundenrabattes (FK) ist nur auf den Normalpreis möglich unter Angabe der BIMS Nummer (erfragen bei der Reisekostenstelle) und Direktkauf beim Serviceschalter der Deutschen Bahn im Reisezentrum Hauptbahnhof und im Reisezentrum Vaihingen Universität. Bei Flugreisen bis 10 Stunden regulärer Flugdauer wird nur die Economy-Class erstattet.

Handhabung: Setzen Sie sich mit dem Dezernat III in Verbindung

Wichtig:

  • Teilnehmerliste mit Angabe des Vor- und Nachnamens und der Matrikelnummer der Teilnehmer
  • Angabe der Reisezeiten, ggf. der Zugverbindungen
  • Genaue Angaben zu Ermäßigungsmöglichkeiten (s.o.)
  • Tickets können als BahnTix (Abholung am Fernverkehrsautomat der DB) gebucht werden.
  • Erstattung der Teilnehmergebühren möglich, sofern diese explizit ausgewiesen sind. Quittung erforderlich!
  • Holen Sie in jedem Falle bei Flugreisen Vergleichsangebote in der Economy und weiteren Sparklassen ein. Sitzplatzreservierungen für Flüge können nicht erstattet werden. Das Reisebüro Reeg ist Kooperationspartner der Universität Stuttgart, das Ihnen gerne für Zug- und Flugverbindungen Angebote vorlegt. Bitte machen Sie davon Gebrauch und holen Sie weitere Vergleichsangebote von anderen Anbietern zusätzlich ein.

Achtung:

  • ICE-Benutzung: Nur unter besonderen Voraussetzungen
  • Erstattung von Taxi-Fahrten: Nur begründet und bei nachweislicher Kostenersparnis gegenüber anderen Fahrtkosten!
  • Die Fahrkarten und Platzreservierungen sind nach Reiserückkehr dem Dezernat III vorzulegen! Ansonsten ist eine Erstattung bzw. Zahlung der Fahrkarten nicht möglich!
  • Sitzplatzreservierungen für Flüge können nicht erstattet werden. Flüge der Business-Class können erst ab 10 Flugstunden ohne Unterbrechung erstattet werden. Bei Langstrecken- und Überlandflügen bitte immer den Flugplan der Reisekostenabrechnung beifügen. Bordkarten sind aufzubewahren und mit der Rechnung vorzulegen. Beim E-Ticket der entsprechende Nachweis.

In der Regel weisen Rechnungen Zahlungs- bzw. Skontofristen aus. Gemäß den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften der LHO sind Zahlungsfristen generell zu beachten und einzuhalten und gewährtes Skonto in Abzug zu bringen.

Rechnungen (s. dort), die Skontoabzug gewähren, sind dem Dezernat III unmittelbar nach Erhalt zuzusenden, wobei ein Bearbeitungszeitraum (Rektoramt/Kasse/Banken) von mindestens 10 Arbeitstagen zu berücksichtigen ist. Bei Rechnungen, die verauslagt werden, ist eingeräumtes Skonto in Abzug zu bringen.

Zahlungsbegründende Unterlagen sind sämtliche zur Bezahlung bzw. zur Erstattung erforderlichen Nachweise und sind im Original vorzulegen:

  • Rechnungen
  • Auftragsscheine
  • Bestell-/Lieferscheine
  • Empfangsbestätigungen
  • Quittungen
  • einen Beleg der Bank
  • Kontoauszüge (der Weg des Geldes muss lückenlos belegt werden)
  • Drucke: Plakate, Handzettel, Flugblätter etc.
  • Info-Schriften
  • Einladung
  • Veranstaltungsankündigung mit evtl. ausgewiesenen Teilnehmergebühren
  • Teilnehmerlisten
  • Tagungs-, Veranstaltungsprogramme

Wichtig:

  • Legen Sie zahlungsbegründende Unterlagen gleichzeitig und vollständig vor.
  • Abschriften verloren gegangener Originale müssen beglaubigt sein.

Achtung: Zahlungsbegründende Unterlagen müssen original belegt bzw. original bestätigt sein.

M.A.

Karin Weimer

Aufgaben nach § 2 Abs.3 LHG, Haushaltsmittel