Neue Formen des gemeinsamen Arbeitens

Kanzler Jan Gerken berichtet über den aktuellen Stand der Umstrukturierung und den Herausforderungen, die der Generationenwechsel in vielen Leitungspositionen mit sich bringt. Darüber hinaus entwirft er ein Bild von neuartigen Möglichkeiten des Austausches und Räumen an der Universität.

Die Umstrukturierung der Zentralen Verwaltung ist weiter vorangeschritten. Jan Gerken beschreibt die wichtigsten Schritte, die in den letzten Monaten stattfanden:

  • Abteilung Project Office und Wissenschaftlicher Nachwuchs
  • Abteilung Nationale Forschungsförderung
  • Abteilung Europäische und Internationale Forschungsförderung (EU-Büro)
  • Abteilung Forschungsrecht
  • Abteilung Wissens- und Technologietransfer
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Das Dezernat 5 hat seit Oktober 2019 vier Abteilungen.
  • Die beiden Abteilungen Finanzbuchhaltung/Universitätskasse und Servicestelle Steuern / Steuerliche Angelegenheiten sind zu der neuen Abteilung Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Steuern verschmolzen. 
  • Die Leitungsstelle befindet sich im Ausschreibungsverfahren.
  • Einrichtung der neuen Abteilung Personal-, Organisations- und Prozessentwicklung. Diese Abteilung wird zum Beispiel bei Change Prozessen der Uni begleitend und beratend tätig sein.
  • Harald Hornyak leitet seit Anfang 2020 das Dezernat 7 und ist in Personalunion auch Leiter der Abteilung Personal-, Organisations- und Prozessentwicklung.

Die Leitungsstelle des Dezernats 1 war bis Ende Januar ausgeschrieben. Für die Leitung des Dezernats 2 stehen jetzt Bewerbungsgespräche an. Im Dezernat 4 hat Stephan Bissinger die Aufgabe der Leitung im September 2019 übernommen.

  • Das Agility Lab ist seit Januar mit vier Mitarbeiterinnen vollständig besetzt und hat seine Arbeit aufgenommen.
  • Stabsstelle Betriebliches Gesundheitsmanagement: Ein neuer Arbeitsmedizinischer Dienst wurde beauftragt, die Aufgabe hat die medical airport service GmbH übernommen.
  • In der Stabsstelle Sicherheitswesen ist die Stelle des Strahlenschutzbevollmächtigten neu ausgeschrieben.
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Kanzler Jan Gerken gemeinsam mit der Stabsstelle Agility Lab: Carolin Küchle, Betina Weber, Dr. Sabrina Reich (v.l.n.r.) und rechts im Bild Dr. Sabrina Keit.

Insbesondere vor dem Hintergrund des Generationswechsels in vielen leitenden Positionen innerhalb der Verwaltung der Universität, möchte Kanzler Jan Gerken neue Wege beim Recruiting gehen:

Fünf von sieben Dezernaten bekommen eine neue Leitung oder haben in den letzten Monaten eine neue Leitung erhalten. Auch darüber hinaus ist die Liste derer, die im Laufe der nächsten beiden Jahre in den Ruhestand gehen, lang. Dazu zählen zum Beispiel der Leiter des Heizkraftwerks, die Beauftragte für Chancengleichheit und ihre Stellvertreterin sowie der Leiter der Innenrevision. Der Generationswechsel stellt uns vor große Herausforderungen. Deshalb müssen wir neue Wege beim Recruiting gehen. Wir sollten mittelfristig eine heterogene Altersstruktur aufbauen. Einerseits wollen wir interne Leistungsträger fördern, gleichzeitig möchten wir auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von außen gewinnen, die neue Impulse setzen und den Blick von außen einbringen.

Zudem wollen wir die Ausbildung stärken. Wichtig ist mir, dass wir die Ausbildung mit den Instituten vernetzen. Denkbar ist beispielsweise, dass die Auszubildenden für Büromanagement in der Verwaltung nicht nur in den Dezernaten Personal & Recht und Finanzen tätig sind, sondern auch ein Jahr lang an einem Institut.

Mit den Vorstellungen von neuen Formen des Arbeitens und des Handelns in der Verwaltung zählt die Universität Stuttgart bundesweit zu den Vorreitern. Deshalb wurde Kanzler Jan Gerken schon von verschiedenen Institutionen und Einrichtungen, wie der Leibniz-Gemeinschaft, eingeladen, um darüber zu berichten. Er zählt Beispiele für neue Formate auf:

Wir wollen die Agilität der Verwaltung in Verbindung mit der Digitalisierung gemeinsam mit der Prorektorin für Informationstechnologie (CIO) Dr. Simone Rehm vorantreiben.

Neue Formate und Prozesse, die durch das Agility Lab erprobt werden, könnten, falls sie sich bewähren, auch auf die Dezernate übertragen werden. Neue Formate wären zum Beispiel Chatbots (textbasiertes Dialogsystem, zum Chatten mit einem technischen System) im Intranet oder auch ein sogenanntes Lean Café. Dabei handelt es sich um ein agendaloses Treffen zum Austausch auf Augenhöhe. Zu einem Lean Café wird öffentlich eingeladen, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett. Teilnehmen darf jeder, der interessiert ist, über Abteilungen und Dezernate hinweg, so erhält man verschiedene Sichtweisen auf ein Thema und kann auch gemeinsam Ideen entwickeln. Um mehr Austausch und neue Formate des Arbeitens zu ermöglichen, müssten wir entsprechende Räume schaffen und gestalten, z.B. mit Sitzecken, Sofas oder Café-Elementen. Diese sollten flexibel genutzt werden können. 2019 habe ich die Aalto-Universität in Helsinki besucht, die dortigen Räume und ihre Gestaltung haben mich sehr beeindruckt.

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