Umstrukturierung der Zentralen Verwaltung

Kanzler Jan Gerken erklärt die Elemente der Umstrukturierung und welche Vorteile sie bringen wird.

Erste Schritte der Umstrukturierung der Zentralen Verwaltung haben stattgefunden. Was wird sich ändern, welche Vorteile wird die Umstrukturierung mit sich bringen, bis wann wird sie abgeschlossen sein? Wir haben dazu ein Interview mit Kanzler Jan Gerken geführt.

Was sind die wesentlichen Elemente der Umstrukturierung der Zentralen Verwaltung?

Wir richten das neue Dezernat Forschung und Transfer ein, das es bisher in diesem Zuschnitt noch nicht gab. Eine große Neuerung ist das Dezernat Zentrale Services. Hier sind viele Dienstleistungen zusammengefasst, die die Universität insgesamt betreffen.

Darüber hinaus werden Stabsstellen als Abteilungen in Dezernate integriert, zunächst die Stabsstelle Recht in das neue Dezernat 4 Personal und Recht. Und Abteilungen werden zu Stabsstellen umgebildet. Das Betriebliche Gesundheitsmanagement ist zum Beispiel zusammen mit dem Arbeitsmedizinischen Dienst in eine Stabsstelle des Kanzlers integriert. Die Hochschulkommunikation ist nun eine neue Stabsstelle des Rektors, es wurde auch eine neue Stabsstelle für Berufungsmanagement geschaffen.

Pionierarbeit leisten wir mit der Schaffung eines sogenannten Agility Labs. Erstmalig wird damit eine Querstruktur geschaffen, sie soll die „Versäulung“ der Verwaltung aufbrechen. Das Agility Lab war Teil des Antrags zur Exzellenzuniversität, die neuartige Struktur gibt es nach meinem Kenntnisstand in dieser Form bisher noch nicht an deutschen Universitäten.

Wie funktioniert das Agility Lab?

Wir haben dafür zunächst zwei Stellen für sogenannte Agilitätsmanager vorgesehen, die jeweils einem Exzellenzcluster zugeordnet sind. Darüber hinaus wird das Lab forschungsmäßig vom Fraunhofer Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation IAO begleitet.

Ich möchte die Arbeit des Agility Labs mit einem Beispiel erläutern:
Nehmen wir an, Prof. Achim Menges, Sprecher des Exzellenzcluster „Integratives computerbasiertes Planen und Bauen für die Architektur: Neues Denken für die gebaute Umwelt“, möchte eine Wissenschaftlerin aus den USA einstellen. Er muss dafür wissen, wie er die entsprechenden Räumlichkeiten und die zugehörige Einrichtung erhält oder auch, welche Einstellungsbedingungen und welche finanziellen Aspekte es zu beachten gilt.

Bisher musste er sich an einzelne Abteilungen oder Personen in verschiedenen Dezernaten wenden, um all dies in Erfahrung zu bringen. Oft hätte er sich zudem noch kundig machen müssen, wer die zuständigen Ansprechpersonen sind.

Zukünftig kann Prof. Menges sich mit seinen Fragen an eine Person wenden: den zuständigen Agilitätsmanager. Dieser wird die entsprechenden Personen in der Verwaltung ansprechen, eventuell mit ihnen ein temporäres, agiles Team bilden, um alle Fragen zu klären und Lösungen auszuarbeiten, um anschließend die Antworten an Prof. Menges zurückzumelden.

Darüber hinaus sollen die Fragen und entsprechende Antworten bzw. Lösungen in einer Wissensdatenbank dokumentiert werden, so dass bei weiteren ähnlichen Fragen darauf zurückgegriffen werden kann. Auch Chatbots und andere agile Ansätze sollen hier erprobt werden.

Was soll die Umstrukturierung erreichen, welche Vorteile soll sie bringen?

Insgesamt soll die Verwaltung effizienter werden. Wir wollen klarere Prozesse, Workflows und Zuständigkeiten erreichen und nach außen dokumentieren. Dies soll allen Beschäftigten zugutekommen.

Durch die neuen Zuordnungen sollen die betreffenden Stabsstellen und Abteilungen eine bessere Sichtbarkeit erhalten, das gilt beispielsweise für das Betriebliche Gesundheitsmanagement oder die Bereiche Ausbildung und Weiterbildung.

Das neu geschaffene Dezernat 7 Zentrale Services bietet alle Dienstleistungen aus einer Hand. Das macht es unter anderem für die Nutzer, also die Beschäftigten, leichter, entsprechende Ansprechpersonen zu finden. Ganz wichtig: Personal- und Organisationsentwicklung und Prozessentwicklung sind im neuen Dezernat vereinigt, dies ermöglicht eine gesamtheitliche Herangehensweise an viele Aufgabenstellungen.

Das Agility Lab wird in mehrfacher Hinsicht für Entlastung und höhere Effizienz sorgen. Wie im geschilderten Beispiel, können sich Forschende an eine feste Ansprechperson wenden. Entlastung gibt es auch für die Beschäftigten der Zentralen Verwaltung, weil die Fragen sofort an die zuständigen Personen gerichtet werden, weniger Telefonate und Mails sind notwendig. Insbesondere die Wissensdatenbank wird auf Dauer die Prozesse bei ähnlichen Anfragen verkürzen oder unnötig machen, so dass sich das Arbeitsaufkommen stark verringert. Das Lab bereitet Entscheidungen vor, die dann zum Beispiel von den Dezernatsleitungen schneller getroffen werden können.

Übersicht der bisher umgesetzten Schritte

Zum 1. August 2019

  • Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (bisher Dez. IV) zusammen mit dem Arbeitsmedizinischen Dienst zu einer Stabsstelle des Kanzlers.
  • Hochschulkommunikation (bisher Dez. I) wird Stabstelle des Rektors.
  • Berichtswesen (bisher Dez. I) wird Stabsstelle des Rektorats.
  • Gremien und Struktur (bisher Dez. I) wird Stabsstelle des Rektors.

Zum 1. September 2019

  • Neue Zählweise der Dezernate: Es werden nicht mehr römische Zahlen, sondern arabische Zahlen verwendet. Ein Beispiel: Das bisherige Dezernat I, Abteilung 1, heißt nun Dezernat 1 (oder kurz D1), Abteilung 11.
  • Stabsstelle Recht wird Abteilung 43 des Dezernats 4 „Personal und Recht“.
  • Stephan Bissinger wird neuer Leiter des Dezernats 4.
  • Der Bereich „Dual Career“ sowie die Koordination des Tenure-Track-Programms (beide bisher Dez IV) werden einer neuen Stabsstelle des Rektors „Berufungsmanagement“ zugeordnet.

Wie ist der zeitliche Ablauf geplant?

Die Reorganisation findet in unterschiedlichen Geschwindigkeiten und schrittweise statt. Die einzelnen Schritte sind weitgehend abhängig von den Besetzungen der Leitungen der Dezernate 1, 4, 5 und 7. Vier offene Leitungspositionen von insgesamt sieben – das ist nicht wenig, die Suche nach geeigneten Kräften stellt eine Herausforderung in der Region Stuttgart dar. Die Besetzung des Dezernats 1 erwarten wir frühestens zum 1. Oktober. Bis dahin soll auch die beiden Stellen für das Agility Lab seine Arbeit aufgenommen haben. Herr Bissinger hat Anfang September die Leitung des Dezernats 4 übernommen. Die Besetzung des Dezernats 5 Finanzen gestaltet sich allerdings noch schwierig. Für das Dezernat 7 laufen Gespräche, die Besetzung wird wahrscheinlich frühestens zum 1. November erfolgen. Daran anschließend kann die Organisation des neuen Dezernats durchgeführt werden. Damit ist die Umstrukturierung dann abgeschlossen. Danach wollen wir ein neues Leitbild für die Verwaltung entwickeln.

Ausblick:
Der Bereich Personalentwicklung (inkl. Fortbildung) sowie die Ausbildungsleitung sollen in ein neu zu gründendes Dezernat 7 (Zentrale Services) integriert werden, sobald eine Leiterin oder ein Leiter für dieses neue Dezernat gefunden worden ist.

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