Nach Durchführung der Interviews und Entscheidung für eine*n Kandidat*in, kann dem/der Kandidat*in zugesagt werden, bzw. Interesse an einer Zusammenarbeit signalisiert werden. Die Formulierung, die an die Kandidat*innen versandt wird, ist sehr zurückhaltend (es wird lediglich Interesse bekundet), da zu diesem Zeitpunkt ggf. noch rechtliche Voraussetzungen wie Vorvertragszeiten oder Einreisebestimmungen zu prüfen sind. Ob der/die Kandidat*in ebenfalls Interesse an einer Zusammenarbeit hat, kann er/sie dann im Kandidat*innenprofil online durch Annahme oder Ablehnung signalisieren.
Die Zusage kann entweder online im System erfolgen und wird dann dem/der Kandidat*in in seinem/ihrem Profil angezeigt oder per Mail mit dem Zusageschreiben als PDF-Anhang oder als reine Textmail verschickt werden. Die Annahme/Ablehnung der Zusage durch den/die Kandidat*in ist im System nur mit der Option „Online“ möglich.
Interessensbekundung versenden und Abschluss des Prozesses in JoinUS
Öffnen Sie zur Versendung einer Zusage die Bewerbung des/der entsprechenden Kandidat*in und klicken Sie „Maßnahme ergreifen“ und dann „Interessensbekundung ODER GWP“ und „Interessensbekundung ODER GWP senden“. Es öffnet sich die Mail und gewünschte manuelle Änderungen können vorgenommen werden. Durch Klick auf „Nächster Schritt“ oder „Vorschau“ gelangen sie in die Vorschau des Zusageschreibens. Nun können Sie wählen.
- Online
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Es wird eine E-Mail an den/die Kandidat*in versendet, die einen Link zum Kandidatenprofil enthält. Dort kann der/die Kandidat*in anklicken ob er/sie ebenfalls Interesse an einer Zusammenarbeit hat.
- Mündlich
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Es wird keine E-Mail an den/die Kandidat*in gesendet, das System dokumentiert lediglich, dass Sie z.B. eine telefonische Zusage gemacht haben.
- Als Text per E-Mail
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Keine Zu-/Absage online möglich, das Zusage-Schreiben geht als Text per Mail an den/die Kandidat*in raus.
- PDF-Anhang
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Das Zusage-Schreiben wird als PDF-Anhang an den/die Kandidat*in versendet.
Klickpfad Interessensbekundung versenden: Kandidat*innenbewerbung öffnen > Maßnahme ergreifen > Interessensbekundung > Interessensbekundung senden > Nächster Schritt/Vorschau > Optionen >
> Online-Interessensbekundung > Weiter > Senden
> Mündliche Interessensbekundung
> Als Text per E-Mail senden
> Als PFD-Anhang per E-Mail senden > Vorlage wählen: AdHoc_Offer to Candidate (E-Mail) > Weiter > Senden
Eingestellt (Angenommen)
Dies ist der abschließende Status, in den erfolgreichen Bewerbungen am Ende des Bewerbungsprozesses verschoben werden. Sobald die Bewerbungen in diesem Status sind, beginnt die Frist zu laufen, bis die Daten DSGVO-konform gelöscht werden (120 Tage). Es ist daher absolut nötig, dass nach Abschluss des Prozesses keine Bewerbungen mehr in anderen Status als dem „Eingestellt(Angenommen)“ und dem „Automatische E-Mail Absage-“Status verbleiben.
Das weitere Vorgehen, zum Beispiel Erstellung des Vertrags oder der Promotionsvereinbarung wird nicht mehr in JoinUS abgebildet. Bitte leiten Sie diese Schritte wie gewohnt in die Wege.