Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie im Bewerbungssystem JoinUS Kandidat*innen aktiv suchen können. Beim Anlegen des Kandidat*innenprofils können die Bewerber*innen/Interessierten angeben, ob ihr Profil für alle Mitarbeiter*innen der Universität Stuttgart sichtbar sein soll, damit sie ggf. aktiv kontaktiert und zum Abgeben einer Bewerbung aufgefordert werden können. Alternativ können die Bewerber*innen einstellen, dass ihre Daten nur im Rahmen ihrer konkreten Bewerbung verarbeitet werden dürfen.
Einfache Suche
Bewerber*innen/Interessierte, die der umfänglichen Sichtbarkeit ihrer Daten zugestimmt haben, können über eine einfache Suche gefunden werden. Um in die Kandidat*innensuche zu gelangen, klicken Sie in der grauen Kopfzeile auf „Kandidatensuche/Talent Pools“.
Nun sehen Sie die Suchmaske, in der Sie Kandidat*innen anhand bestimmter Kriterien suchen können, z.B. bestimmte Stichwörter im Lebenslauf oder dem fachlichen Hintergrund. Definieren Sie Ihre Suchkriterien und klicken Sie auf „Suchen“. Nun erscheint die Liste aller Kandidat*innen, die Ihre Suchkriterien erfüllen.
- Optionen
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Rechts oberhalb und unterhalb der Ergebnisliste werden die Optionen angezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen. Neben „Lebenslauf anzeigen“ sind das:
Nun haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Sucheinstellungen mit einem Namen zu versehen und zu speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut anzuwenden. Die gespeicherten Suchen finden Sie dann in der „Liste der gespeicherten Suchen“, oben rechts (unterhalb der grauen Kopfzeile). Gespeicherte Suchen können zudem das füllen der Talent Pools erleichtern.
Klickpfad Einfache Kandidat*innensuche: Klick auf Kandidaten (graue Kopfzeile) > Suchkriterien definieren/eingeben > Suchen
Anschließend gibt es folgende Optionen: Lebenslauf anzeigen, an Kolleg*in weiterleiten, Auswahl an Stellenanforderungen weiterleiten, E-Mail senden oder gefundene Personen einem Talent Pool hinzufügen
Talent Pools
Die Talent Pools in JoinUS ermöglichen es, ausgewählte Kandidat*innen zu speichern und nach Wunsch gezielt mit einer E-Mail Kampagne zu kontaktieren.
Sie können beliebig viele individuelle Kandidat*innen einem Talent Pool hinzufügen oder eine Einfache Suche einrichten und speichern und diese dem Talent Pool hinzufügen, so werden alle Kandidat*innen, die den Suchkriterien entsprechen auch dem Talent Pool hinzugefügt.
Das Anlegen eines Talent Pools, kann von Personen vorgenommen werden, die eine der folgenden Rollen haben: Hiring Manager, Pre-Screener oder Selector. Zusätzlich können Personen mit der Rolle des Process Coordinators die angelegten Talent Pools nutzen und durchsuchen.
Um einen Talent Pool anzulegen klicken Sie in der grauen Kopfzeile auf „Kandidatensuche/ Talent Pools“. In der sich öffnenden Ansicht klicken Sie nun auf „Talentpools“ (neben Stichwort- und Elementesuche) und dann auf „Talentpool erstellen“. Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung ein und wählen anschließend als Status der Pipeline „TalentPoolStatusSet“ und als Standardkandidatenstatus „Kein Kontakt“. Nun können Sie noch auswählen ob der Talent Pool privat oder öffentlich sein soll, dementsprechend wird er für alle Personen einsehbar sein oder nur für die Personen, mit denen Sie den Talent Pool teilen. Weitere Einstellungen können Sie nach dem Speichern vornehmen, z.B. automatisches Ausfüllen mit gespeicherten Suchen oder das Hinzufügen von Personen, mit denen Sie ihren privaten Talent Pool teilen möchten.
Klickpfad Talent Pool anlegen und Personen zum Talent Pool hinzufügen: Kandidaten (graue Kopfzeile) > Talentpools (rechts neben Stichwort- und Elementesuche) > Talentpool erstellen (rechts unter grauer Kopfzeile) > Eingabe der Pfilchtfelder (Name, Status der Pipeline: TalentPoolStatusSet, Standardkandidatenstatus: Kein Kontakt > Speichern > ggf. weitere Einstellungen vornehmen (Suchen/Personen hinzufügen)
Auf andere Stellenausschreibung verschieben
Öffnen Sie dazu die Bewerbung und klicken Sie oben rechts auf „Maßnahme ergreifen“, dann Weiterleiten und „An Stellenanforderung weiterleiten“. Im Popup-Fenster können Sie nun Kriterien eintragen, um die Stelle zu finden, auf die Sie den/die Kandidat*in verschieben möchten. Wenn Sie ohne Kriterienauswahl auf Suchen klicken, werden Ihnen alle Stellen angezeigt. Markieren Sie die entsprechende Stelle und bestätigen mit „Zur Auswahl weiterleiten“.
Klickpfad Kandidat*in zu anderer Stellenausschreibung verschieben: Bewerbung öffnen > Maßnahme ergreifen > Weiterleiten > An Stellenanforderung weiterleiten > Suchen (ggf. zuerst Suchkriterien festlegen) > Stelle auswählen > Zur Auswahl weiterleiten
Kandidaten zur Bewerbung auffordern
Der/die Kandidat*in erscheint nun bei der anderen Stelle im Ordner „Empfohlene Kandidat*innen“ und kann dort aufgefordert werden, eine für diese Stelle passende Bewerbung abzugeben. Dazu öffnen Sie die Bewerbung und wählen oben rechts „Maßnahme ergreifen“ und dann „Kandidaten zur Bewerbung auffordern“. Nachdem Sie das getan haben, wechselt der/die Kandidat*in den Status und erscheint nun in „Eingeladene Kandidat*innen“.
Das Vorgehen ist gleich, wenn Sie Kandidat*innen aktiv suchen und diese nun zur Bewerbung einladen möchten.
Klickpfad Kandidat*in zur Bewerbung auffordern: Bewerbung öffnen/Kandidat*in markieren > Maßnahme ergreifen/Aktion > Kandidaten zur Bewerbung auffordern
An Kolleg*innen weiterleiten
Kandidat*innen an Kolleg*innen weiterzuleiten funktioniert ganz ähnlich: Öffnen Sie die Bewerbung oder markieren Sie den/die Kandidat*in und klicken anschließend entweder Aktion oder Maßnahme ergreifen und dann „An Kollegen weiterleiten“. Im Popup-Fenster können Sie nun den/die Empfänger*in auswählen und eine Nachricht schreiben und abschließen mit „Senden“.
Klickpfad Kandidat*in an Kolleg*innen weiterleiten: Bewerbung öffnen oder Kandidat*in markieren > Maßnahme ergreifen oder Aktion > Weiterleiten > An Kollegen weiterleiten > Empfänger*in und ggf. Nachricht eintragen > Senden
E-Mail Kampagnen
Mit der Funktion „Marketing/E-Mail Kampagnen“ können Sie gezielt E-Mails an alle Mitglieder eines Talent Pools versenden. Es ist ein Layout im Corporate Design der Universität hinterlegt.
