Im Ordner „Eingegangene Bewerbungen“ sehen Sie alle eingegangenen und unbearbeiteten Bewerbungen.
Formale Prüfung durchführen
Der Status-Ordner „Formale Prüfung“ ist ein Pflichtstatus, das heißt, der Ordner kann nicht übersprungen werden und jede Bewerbung muss diesen Status durchlaufen. Für die Durchführung der formalen Prüfung haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie verschieben alle Bewerbungen, die sich im Ordner „Eingegangene Bewerbungen“ gesammelt haben in den Unterordner „Formale Prüfung durchführen“. Dafür markieren Sie in der Übersicht alle Bewerbungen mit Klick auf die weiße Box in der schwarzen Kopfleiste und ziehen mit Drag and Drop die Bewerbungen zum Ordner „Formale Prüfung“. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem sie den Unterordner auswählen können. Wählen Sie „Formale Prüfung durchführen“ und bestätigen Sie.
Öffnen Sie nun mit Klick auf den Pfeil neben „Formale Prüfung“ die Ansicht der Unterordner und öffnen Sie den Unterordner „Formale Prüfung durchführen“. Nun sehen Sie sich nacheinander die Bewerbungen an (durch Klick auf den Bewerber*innennamen öffnet sich die Bewerbung) und verschieben die Bewerbungen entsprechend Ihres Prüfergebnisses in die Order „Formale Prüfung bestanden“, „Formale Prüfung nicht bestanden“ oder „Unterlagen nachfordern“.
Sie bleiben im Ordner „Eingegangene Bewerbungen“, öffnen durch Klick auf den Bewerber*innennamen nacheinander die Bewerbungen, führen Ihre formale Prüfung durch und verschieben die Bewerbungen entsprechend Ihres Prüfergebnisses direkt in die Order „Formale Prüfung bestanden“, „Formale Prüfung nicht bestanden“ oder „Unterlagen nachfordern“.
Gleichstellungs- oder Schwerbehindertenvertretung einbinden
Um die Schwerbehindertenvertretung oder Gleichstellungsbeauftrage*n der Stelle hinzuzufügen, öffnen Sie bitte erneut die Stellenanzeige und tragen die entsprechenden Personen (Gleichstellungbeauftragte*r, Schwerbehindertenvertretung) ein. Die Personen werden per Mail darüber informiert und können den Bewerbungsprozess dann im System verfolgen. Eine zusätzliche persönliche Abstimmung mit Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragen wird weiterhin empfohlen.
Schwerbehinderte Bewerber*innen müssen immer zu einem Interview eingeladen werden (gesetzliche Vorgabe), außer ihnen fehlt offensichtlich die fachliche Eignung. Auch Bewerbungen, die kurz vor dem Ende der Bewerbungsfrist eingehen, sind zu berücksichtigen. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall gerne das Dezernat 4 (Personal und Recht) und lassen sich beraten. Die Schwerbehindertenvertretung muss in den Bewerbungsprozess eingebunden werden. Es kann zudem gewünscht sein, das ein*e Gleichstellungsbeauftragte*r im Bewerbungsprozess eingebunden wird.
Klickpfad Gleichstellungsbeauftragte*n und/oder Schwerbehindertenvertretung einer Stelle hinzufügen: Stelle mit Klick auf Stellentitel öffnen > bei „(Zusätzliche*r) Gleichstellungsbeauftragte*r/ Schwerbehindertenvertretung“ die entsprechenden Personen eintragen (relativ weit unten auf der Seite) > Änderungen speichern
Formale Prüfung bestanden
Alle Kandidat*innen in diesem Ordner können Sie in den Ordner „Inhaltliche Prüfung“ verschieben. Dafür markieren Sie in der Übersicht alle Bewerbungen mit Klick auf die weiße Box in der schwarzen Kopfleiste und ziehen mit Drag and Drop die Bewerbungen zum Ordner „Inhaltliche Prüfung“und bestätigen.
Formale Prüfung nicht bestanden
Allen Kandidat*innen, die in diesem Ordner sind, soll abgesagt werden. Sie können daher direkt in den Ordner „Abzusagende Kandidat*innen“ verschoben werden. Dafür markieren Sie in der Übersicht alle Bewerbungen mit Klick auf die weiße Box in der schwarzen Kopfleiste und ziehen mit Drag and Drop die Bewerbungen zum Ordner „Abzusagende Kandidat*innen“und bestätigen.
Im Ordner „Abzusagende Kandidat*innen“ werden alle Kandidat*innen gesammelt, bevor Ihnen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses die Absage geschickt wird. Die Absage wird automatisch versendet, wenn Sie eine/n Kandidat*in in den Ordner „Automatische E-Mail Absage“ verschieben. Die Ausnahme hierbei sind Absagen an Schwerbehinderte, diese müssen mit detaillierten Absagegründen ergänzt und manuell gesendet werden.
Fehlende Unterlagen anfordern
Fehlende Unterlagen können mit einer vorbereiteten Mail direkt aus dem System angefordert werden. Die Unterlagen können dann von Kandidat*in oder Mitarbeiter*in hochgeladen und so der Bewerbung beigefügt werden.
Fordern Sie fehlende Unterlagen an, indem Sie die Bewerbung des/der Kandidat*in im System öffnen und im Bewerbungsbereich rechts oben (kleines Icon unter „Bewerbung“) „E-Mail“ auswählen. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie nun unter „Vorlage“ die E-Mail mit dem Namen „Adhoc_Missing Documents“ aus. Tragen Sie bei den Spiegelstrichen ein, welche Dokumente fehlen und nachgereicht werden sollen. Mit Klick auf „Weiter“ kommen Sie in die Vorschau, dann können Sie die E-Mail mit Klick auf „Fertig“ absenden.
Klickpfad fehlende Unterlagen anfordern: Bewerbung eines/einer Kandidat*in ist geöffnet > Rechts oben im Bewerbungsbereich E-Mail klicken > Vorlage Adhoc_Missing Documents (nachzufordernde Dokumente eintragen) > Weiter > Fertig
Wenn Kandidat*innen etwas an ihrer Bewerbung ändern, z.B. Dokumente hochladen, bekommen Hiring Manager, Pre-Screener und Selector eine E-Mail mit diesem Hinweis (sofern alle diese Rollen bei der Stelle vergeben wurden).
Inhaltliche Prüfung durchführen
Neben der üblichen inhaltlichen Prüfung der Bewerbung haben Sie hier die Möglichkeit, eine Pre-Screening-Bewertung zu vergeben (Shortlisting) und die Kandidat*innen mit A, B oder C zu bewerten.
Nach Abschluss der inhaltlichen Prüfung können die Bewerbungen direkt in den nächsten Ordner verschoben werden. Alternativ prüfen Sie alle Bewerbungen und verschieben dann alle Bewerbungen gemeinsam per Drag and Drop in den nächsten Ordner. Verschieben Sie die Bewerbungen in den Ordner „Bewertung Bewerber*innen“.