Internationale Forschende an unserer Universität

Sobald Sie wissen, dass Sie internationale Forschende an Ihrem Institut empfangen werden, melden Sie sich bitte bei uns und senden Sie ihm oder ihr den Registrierungslink für unsere Services. Eine Registrierung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig, damit wir Sie und die forschende Person aus dem Ausland beraten können.

Für Institutsmitarbeiter*innen, die international Forschende beraten, bieten wir eine E-Mail-Verteilerliste an, durch die wir über unsere Veranstaltungen sowie aktuelle Regelungen im Ausländerrecht informieren. Bitte senden Sie eine E-Mail an das Welcome Center, wir lassen Ihnen den Anmeldelink zukommen.

Wer muss ein Visum beantragen?

Falls Ihr neues Institutsmitglied weder einem EU- noch einem EWR-Staat angehört und sich im Ausland befindet, sollte er*sie sich so früh wie möglich um die Beantragung eines Visums bemühen und dazu einen Termin bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung vereinbaren. Wenn die Person derzeit in Deutschland lebt, muss der Antrag bei der Ausländerbehörde des Wohnorts gestellt werden.

Einigen Drittstaatenangehörigen ist die Einreise ohne Visum gestattet und sie müssen sich erst vor Ort um eine Aufenthaltserlaubnis bemühen. Wir empfehlen dennoch dringend, vorab ein Visum zu beantragen, da nur so ein Beschäftigungsbeginn ab Einreise sichergestellt werden kann. Ohne Visum ist es nicht möglich erwerbstätig zu werden.

Wahl des passenden Aufenthaltstitels

Internationale Forschende können unter Umständen einen Anspruch auf verschiedene Aufenthaltstitel haben. Die zuständige deutsche Auslandsvertretung informieren über die Voraussetzungen und Antragsformalitäten. Die Hochschulrektorenkonferenz HRK sowohl das Portal der Bundesregierung „Make it in Germany“ stellen eine ausführliche Übersicht über mögliche Aufenthaltstitel (inklusive Visa) für Forschende zur Verfügung.

Bei Kurzaufenthalten bis zu 90 Tagen stehen weitere Visa-Optionen zur Verfügung. Ebenso für den Familiennachzug. Gerne berät das Welcome Center persönlich dazu.

Bereitstellung notwendiger Unterlagen für den Visumsantrag

Je nach gewünschtem Aufenthaltstitel, müssen von Seiten der Universität unterschiedliche Unterlagen bereitgestellt werden. Wir nennen hier die gängigsten Visaarten für Forschende.

Visum zur Forschung nach §18d AufenthG

• Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement)

Das Formular sowie eine detaillierte Beschreibung der universitätsinternen Vorgehensweise zum Abschluss einer Aufnahmevereinbarung finden Sie im Formulardienst der Universität.

• Begleitschreiben zur Aufnahmevereinbarung

Falls die Beantragung des Aufenthaltstitels bei einer deutschen Auslandsvertretung erfolgt, erhalten Sie vom Welcome Center passende Textbausteine, mit denen Sie ein Begleitschreiben formulieren können. Diese lassen wir Ihnen zukommen, sobald wir Ihnen die unterzeichnete Aufnahmevereinbarung zurückschicken. Für die hiesige Ausländerbehörde ist ein zusätzliches Einladungsschreiben nicht nötig.

Vor dem Unterzeichnen der Aufnahmevereinbarung muss sichergestellt werden, dass exportkontrollrechtliche Regelungen eingehalten werden. Informationen zur Exportkontrolle an der Universität Stuttgart sowie eine Länderliste mit Herkunftsstaaten, die eine genauere Prüfung nach sich ziehen, finden Sie unter Exportkontrolle.

Bei dem Visum zur Forschung verlangen die Botschaften keinen Nachweis der formalen Gleichwertigkeit der ausländischen Hochschulabschlüsse. Bei einer Einstellung fordert allerdings das Dezernat Personal und Recht eine formale Gleichwertigkeit der Abschlüsse, die universitätsintern überprüft werden kann..

Blaue Karte EU

Hauptkriterium der Blauen Karte EU ist das Erreichen bestimmter Gehaltsschwellen (für 2025 ein Jahres-Bruttoeinkommen von 48.300€, bei der „reduzierten“ Blauen Karte EU für Engpassberufe und Berufsanfänger*innen, liegt die Gehaltsgrenze bei 43.759,80€). Weitere Informationen zu den Voraussetzungen für die Blaue Karte EU finden Sie auf der Seite www.make-it-germany.com.

Folgende Dokumente müssen Sie Ihrem zukünftigen Institutsmitglied für eine Blaue Karte EU zur Verfügung stellen:

• Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis

Auszufüllen vom aufnehmenden Institut in Zusammenarbeit mit dem Dezernat Personal und Recht

• Einladungsschreiben

Gerne stellen wir ein Musterschreiben zur Verfügung.

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass exportkontrollrechtliche Regelungen eingehalten werden. Die Universität Stuttgart bietet Informationen zur Exportkontrolle, sowie eine Länderliste mit Herkunftsstaaten, die eine genauere Prüfung nach sich ziehen.

Für die Blauen Karte EU verlangen die Botschaften einen Nachweis der formalen Gleichwertigkeit der ausländischen Hochschulabschlüsse. Der Nachweis kann bei der Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen beantragt werden oder – wenn Ihre letzte Hochschule und Hochschulabschluss dort enthalten und als H+ bewertet sind  – durch einen Ausdruck aus der Datenbank anabin erbracht werden.

Doktorand*innen, die einem Drittstaat angehören, können unter anderem auch ein Visum bzw. eine Aufenthaltserlaubnis zum Studium beantragen.

Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie als wissenschaftliche Hilfskraft angestellt werden sollen. Die Anstellung von Drittstaatsangehörigen als wissenschaftliche Hilfskräfte ist mit einem Visum zur Forschung nicht möglich!

Es ist dagegen möglich, in einem Student*innen-Visum einen Zusatz zu erhalten, mit dem die Arbeit als wissenschaftliche Hilfskraft oder als wissenschaftliche Mitarbeiter*in im Rahmen der Promotion gestattet ist.

Ab März 2024 werden im Rahmen des neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetzes sukzessiv folgende Änderungen in Kraft treten: das bisherige Jahresarbeitszeitmaximum von 120 ganzen bzw. 240 halben Tagen wird auf 140 ganze oder 280 halbe Arbeitstage angehoben. Die Neuregelung ermöglicht es alternativ, Werkstudent*innen-Jobs mit bis zu 20 Stunden pro Woche auszuüben. Die Höhe des Gehalts und der Gegenstand der Beschäftigung spielen dabei keine Rolle. Die Nebenbeschäftigung ist künftig auch beim Besuch von studienvorbereitenden Maßnahmen von Beginn an möglich.

Auch bei der Beantragung eines studentischen Visums muss das neue Institutsmitglied so früh wie möglich einen Termin bei der  zuständigen deutschen Auslandsvertretung vereinbaren. Wenn die betroffene Person derzeit in Deutschland lebt, muss der Antrag bei der Ausländerbehörde des Wohnortes gestellt werden. 

Einen Überblick über die Auswirkungen der unterschiedlichen Aufenthaltstitel für Forschende finden Sie auf den Seiten der Hochschulrektorenkonferenz.

Folgendes Dokument müssen Sie den Promovierenden für die Beantragung des Visums zum Studium zur Verfügung stellen:

• Einladungsschreiben mit Absichtserklärung zur Betreuung der Promotion (passende Textbausteine erhalten Sie auf Wunsch vom Welcome Center).

Erst mit einer Zulassung zum Promotionsstudium kann ein Aufenthaltstitel zum Studium beantragt werden. Die Bewerbungs- und Einschreibeformalitäten werden ausführlich auf den Internetseiten der Universität erläutert.

Über weitere ausländerrechtliche Möglichkeiten ein Studium aufzunehmen, berät das Welcome Center gerne.

Kontaktieren Sie so frühzeitig wie möglich das Dezernat Personal und Recht, wenn ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden soll. Bitte beachten Sie, dass bei ausländischen Hochschulabschlüssen gegebenenfalls die formale Gleichwertigkeit geprüft werden muss. Bei Nicht-EU Staatsangehörigen kann vor der Einstellung eine Abklärung der Exportkontrolle notwendig sein. Weitere Informationen zur Exportkontrolle an der Universität Stuttgart sowie eine Länderliste mit Herkunftsstaaten, die eine genauere Prüfung nach sich ziehen, finden Sie unter Exportkontrolle.

Soll kein Arbeitsvertrag geschlossen werden (und erfolgt im Falle von Promovierenden keine Einschreibung), ist bei einer Aufenthaltsdauer von mindestens einem Monat eine Gastwissenschaftler*innenvereinbarung zwischen Gastwissenschaftler*innen und der Universität zwingend abzuschließen. Bei einer Aufenthaltsdauer von mindestens zwei Wochen bis unter einem Monat wird der Abschluss einer Gastwissenschaftler*innenvereinbarung empfohlen. Bei noch kürzeren Aufenthalten ist der Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung möglich, sofern dies im Einzelfall gewünscht wird. 

Bei Gästen mit einer ausländischen Staatsbürgerschaft senden Sie die ausgefüllte Gastwissenschaftler*innenvereinbarung digital an das Welcome Center der Universität Stuttgart. Sie erhalten das Dokument zeitnah mit Unterschrift der Leitung des Dezernats Internationales digital zurück. Bitte händigen Sie es Ihrem Gast aus. Bei Gästen mit deutschen Staatsbürgerschaft wenden Sie sich bitte an das Dezernat Personal und Recht.

Da das Gastdozentenhaus der Universität Stuttgart aktuell nicht buchbar ist, empfehlen wir die Buchung einer anderen Kurzzeitunterkunft. Die Suche nach einer längerfristigen Unterkunft sollte aufgrund der Gepflogenheiten des Marktes (persönliche Besichtigung) und den vielen betrügerischen Angeboten im Internet erst vor Ort erfolgen, es sei denn, der oder der*die Vermietende ist bekannt oder ein seriöses Maklerbüro wird beauftragt.

Lassen Sie Ihr neues Institutsmitglied den vorbereiteten Arbeitsvertrag bzw. die Gastwissenschaftler*innenvereinbarung unterschreiben.

Stellen Sie das neue Mitglied dem Institutskollegium vor. Weisen Sie ihn*sie in die administrativen Prozesse Ihres Institutes ein. Themen sind zum Beispiel Räumlichkeiten, Urlaub, Erkrankung, Dienstreisen etc. Beantragen Sie einen ac-Account für Mitarbeitende beziehungsweise einen gs-Account für Gastwissenschaftler*innen mit dazugehörigem E-Mail-Konto und gegebenenfalls einen Telefonanschluss. Erklären Sie die Bedienung von Geräten und Anlagen und verschaffen Sie ihm*ihr Zugang zu Laufwerken, Programmen, Lizenzen etc.

Bitten Sie die neu angereiste Person darum, mit dem Welcome Center einen Termin für ein persönliches Erstberatungsgespräch auszumachen (auch online möglich). Themen dabei sind die nach Einreise zu erledigenden Formalitäten (Anmeldung, Krankenversicherung, Aufenthaltserlaubnis, Bankkontoeröffnung, etc.). Außerdem erhält er*sie dort ein Welcome Package, das Infosheets, notwendige Formulare, Stadt- und VVS-Plan sowie ein kleines Give Away zur Begrüßung enthält.

Unseren Welcome Researchers! Guide können Sie gerne bereits vorab digital an Ihre Forschenden schicken.

Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied tagsüber ausreichend Zeit, um die Formalitäten bei den entsprechenden Behörden und Einrichtungen zu erledigen.

Wenn Ihr neues Institutsmitglied als Angehörige*r eines Drittstaates Schwierigkeiten hat, bei der Ausländerbehörde seines*ihres Wohnorts einen Termin zu bekommen, raten Sie ihm*ihr bitten, sich an das Welcome Center für internationale Forschende zu wenden.

Gerne beraten wir auch mitreisende Familienmitglieder.

Halten Sie Augen und Ohren offen was die Möglichkeiten einer längerfristigen Unterbringung Ihres neuen Mitarbeitenden beziehungsweise Ihres Besuchs betrifft oder bieten Sie an, Aushänge am Institut anzubringen beziehungsweise eine Rundmail zu schreiben. Das Welcome Center gibt viele nützliche Tipps zur Wohnungssuche, kann aber Einzelne nicht aktiv unterstützen. Beim Erstberatungsgespräch erfassen wir aber den Bedarf und leiten passende Angebote von Vermietenden, die uns kontaktieren, weiter.

Sowohl beschäftigte internationale Forschende als auch Gastwissenschaftler*innen können die Dienste der Universitätsbibliothek nutzen. Beschäftigte Forschende können sich online mit ihrem ac-Account anmelden und danach ihren Bibliotheksausweis bei einer der Leihstellen mit ihrem Personalausweis beziehungsweise Reisepass abholen. Gastwissenschaftler*innen können sich als Mitarbeitende ohne ac-Account anmelden. Dazu muss das Anmeldeformular ausgefüllt und von Ihnen auf einem gesonderten Formular bestätigt werden, dass es sich um eine*n Gastwissenschaftler*in handelt. Zusammen mit dem Pass/Personalausweis und gegebenenfalls einem Aufenthaltstitels kann dann der Bibliotheksausweis bei den Leihstellen ausgestellt werden.

Wenn Ihr neues Mitglied bei der Universität beschäftigt ist, kann sie *er in den Mensen des Studierendenwerks Stuttgart mit der Geldkarte zur Nutzung der gastronomischen Einrichtungen vergünstigt essen. Das Dezernat Personal und Recht bestätigt auf Antrag die Beschäftigung: Mit dieser Bestätigung kann die Karte bei den Infopoints des Studierendenwerks Stuttgarts in der Mensa Vaihingen oder Stadtmitte ausgestellt werden. Auch Gastwissenschaftler*innen können diese direkt bei den Infopoints bekommen, allerdings gilt für sie der Gästepreis. Die Karten dienen dem bargeldlosen Bezahlen und müssen daher bei den Infopoints vorher aufgeladen werden.

Wenn Ihr*e internationale*r Forschende*r länger als ursprünglich geplant am Institut weiterbeschäftigt bzw. als Gastwissenschaftler*in verbleiben soll und Angehörige*r eines Drittstaates ist, muss eine entsprechende Verlängerung des Aufenthaltstitels bei der Ausländerbehörde des Wohnungsorts beantragt werden. Wenn es sich dabei um eine Aufenthaltserlaubnis zur Forschung handelt (§18d), muss eine neue Aufnahmevereinbarung abgeschlossen werden.

Wenn Ihr neues Institutsmitglied als Angehörige*r eines Drittstaates Schwierigkeiten hat, bei der Ausländerbehörde seines*ihres Wohnorts einen Termin zu bekommen, besteht die Möglichkeit, dass Ihre Forschenden online einen Notfalltermin bei der Stuttgarter Ausländerbehörde beantragen. Es werden jedoch nur Anfragen von Personen berücksichtigt, deren Aufenthaltstitel in den nächsten 7 Tagen abläuft.

Darüber hinaus verweisen wir auf die Möglichkeit, eine Arbeitsvertragsverlängerung beim Dezernat Personal und Recht zu beantragen. Den Sachbearbeiter*innen dort muss nachgewiesen werden, dass der Antrag auf Ersterteilung der Aufenthaltserlaubnis oder auf Verlängerung rechtzeitig vor Ablauf des Aufenthaltstitels bei der zuständigen Ausländerbehörde eingegangen ist. Der Antrag selbst erzeugt eine Fiktionswirkung nach §81, 4 AufenthG und eine (Weiter-)Beschäftigung ist somit möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Rundschreiben.

Welche Unterlagen für die Beantragung oder Verlängerung einer Aufenthaltserlaubnis bei der Ausländerbehörde eingereicht werden müssen, haben wir auf unserer Webseite unter Ersterteilung und Verlängerung für Sie und Ihre Forschenden zusammengefasst.

Für alle Arbeitgebenden von Drittstaatsangehörigen mit Aufenthaltstitel besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber der zuständigen Ausländerbehörde, wenn sich der Aufenthalt um mehr als vier Wochen verkürzt. Wenn es sich um Mitarbeitende handelt, melden Sie dies bitte rechtzeitig dem Dezernat Personal und Recht, bei Gastwissenschaftler*innen dem Welcome Center. Wir informieren entsprechend die Ausländerbehörde.

Ermuntern Sie Ihr internationales Mitglied beziehungsweise Ihren Besuch an den Veranstaltungen teilzunehmen, die das Welcome Center rund um das Jahr anbietet (Welcome Reception zu Beginn eines jeden Semesters, Infoveranstaltungen zu Themen wie Lohnsteuer und Rentenversicherung, Ausflüge in die nähere Umgebung, interkulturelle Schulungen, Weihnachtsfeier etc.).

Die Angebote eignen sich zum Teil auch für Familien. Bei vielen Veranstaltungen sind Sie und andere Institutskolleg*innen ebenfalls herzlich willkommen. Wir verschicken die Informationen zu unseren Aktivitäten über eine E-Mail-Verteilerliste, für die Sie sich registrieren können.

Weisen Sie Promovierte, Junior- und Tenure-Track-Professor*innen auf das Qualifizierungs-, Beratungs- und Mentoringangebot der Graduierten-Akademie GRADUS hin.

Weisen Sie Ihr internationales Institutsmitglied auf das Programm des Hochschulsportes hin.

Bitte verweisen Sie auf das Welcome Center. Wir beraten Ihre internationalen Mitglieder zu den Formalitäten, die zur Beendigung ihres Aufenthaltes anfallen [en] (Abmeldung, Auflösung von Verträgen etc.).

Ermuntern Sie Ihre internationalen Mitglieder sich beim Alumni-Netzwerk als Forscher-Alumni anzumelden.

• Information und Beratung zu Visum, Aufenthaltstitel; Unterstützung im Umgang mit den entsprechenden Behörden
• Information und Beratung zu Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung
• Informationsveranstaltungen zu Steuern, Rente, Arbeitsrecht
• Informationen zur Wohnungssuche 
• Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuung und Schulen in Zusammenarbeit mit dem Service Uni & Familie, Hilfe bei der Antragstellung von Kindergeld
• Förderung der sozialen Integration durch Veranstaltungsangebote (interkulturelles Training, Kulturprogramm)
• Bei Bedarf Weitervermittlung an andere Stellen innerhalb und außerhalb der Universität Stuttgart: Sprachenzentrum (Deutschkurse), Hochschulsport (Sportangebote), GRADUS (Kurs- und Mentoringprogramm), Welcome Center Stuttgart (zum Beispiel Bewerbungstraining) etc.
• Information, Vernetzung und Schulung von Institutsangehörigen, die an Instituten Ansprechpersonen für internationale Forschende sind
• Bereitstellung einer E-Mail-Verteilerliste, über die wir über unsere Veranstaltungen informieren.