Dienstreisen unterliegen den Regelungen des Landesreisekostengesetzes Baden-Württemberg (LRKG). Das LRKG gilt für Auszubildende der Universität, Beamt*innen, Hilfskräfte mit Vertrag, Professor*innen sowie Tarifbeschäftigte. Nur die genannten Personengruppen können Dienstreisen durchführen.
Für weitere Personengruppen gelten die Informationen zur Reisekostenabrechnung für Gäste. Diese beantragen ihre Reisen weiterhin mit dem bekannten Antragsverfahren und rechnen weiterhin mit den bisherigen Formularen für Gäste ab.
Seit 10. März 2025 steht die digitale Dienstreiseabrechnung für die gesamte Universität zur Verfügung. Ab dem 5. Mai 2025 ist die Digitale Dienstreiseabrechnung für alle Pflicht. Innerhalb dieser Übergangszeit wird weiterhin die papierbasierte Dienstreiseabrechnung akzeptiert. Bitte beachten Sie bestehende Ausnahmeregelungen.
Die Digitale Dienstreiseabrechnung steht Ihnen auch in englischer Sprache zur Verfügung. Eine englische Version des Handbuchs ist derzeit noch in der Umsetzung.
Weitere Informationen
Seit 01.12.2024 sind Flugbuchungen ausschließlich über das neue Reisebüro CAT vorzunehmen (siehe Rundschreiben Nr. 34/2024). Weitere Informationen finden Sie bei den Formularen „Vertragsreisebüro“ und unter Planung von Dienstreisen.
Das Reisebüro CAT bietet Ihnen umfassende Dienstleistungen für alle Arten von Reisebuchungen, einschließlich
- Flüge
- Bahntickets
- Hotels, Tagungshotels und
- Mietwagen.
Bahntickets, Hotels, Tagungshotels und Mietwagen können auch auf den bisherigen Wegen direkt gebucht werden. Bestellungen können sowohl schriftlich (E-Mail) als auch telefonisch erfolgen ("Offline-Buchung"). Informationen rund um das neue Reisebüro, wie Reaktionszeiten, wichtige Hinweise zur Buchung einer Dienstreise sowie die neuen Serviceentgelte und Formulare, finden Sie im Formularschrank.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an unsere Funktionsmailadresse.
Ihre neue Kundennummer bei CAT-Reisebüro:
Für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihrer Buchungen und Rechnungen benötigen Sie die neue Kundennummer. Diese ist Voraussetzung für die Buchung bei CAT und dient der korrekten Zuordnung und Abrechnung. Die Kundennummer wurde Ihrer Einrichtung Ende November 2024 per E-Mail mitgeteilt. Bitte erfragen Sie die Kundennummer im Sekretariat bzw. in der Verwaltung Ihrer Einrichtung.
Die Reisekostenabrechnung ist mit allen Originalbelegen/-rechnungen/-quittungen sowie dem Originaldienstreiseantrag bei der Reisekostenstelle der Zentralen Verwaltung einzureichen. Bei Dienstreisen entstandene Kosten müssen durch Originalrechnungen und Quittungen (gem. §14 UStG) nachgewiesen werden. Belege wie Zahlungsnachweise, Buchungsbestätigen oder Zahlungseingangsbestätigen reichen nicht aus.
Zusätzlich erforderliche Nachweise, Vergleichsangebote und Buchungsbestätigungen bitte bei der Abrechnung mit einreichen.
Die Neufassung des Landesreisekostengesetzes zum 01.01.2022 sowie die darauf basierenden neuen Vorgaben des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (MWK) machten eine neue Regelung der Genehmigung von Dienstreisen erforderlich. Dienstreisen müssen gemäß §2 Abs. 1 Landesreisekostengesetz vom zuständigen Dienstvorgesetzten und nicht wie zuvor vom Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt werden. Eine Genehmigung durch (direkte) Vorgesetzte oder eine eigenständige Genehmigung sind nicht zulässig, andernfalls wird die Reise nicht als Dienstreise anerkannt und es erfolgt keine Kostenerstattung. Informationen zu Zuständigkeiten und Genehmigungsprozess finden Sie unter Dienstreisegenehmigung.
Eine genaue Kommunikation im Institut ist notwendig, um festzulegen, wer für die jeweilige Freigabe zuständig ist. Die Übersicht zum Genehmigungsprozess soll dabei unterstützen, die Zuständigen namentlich zu ergänzen. Die Einhaltung der Genehmigungsprozesse liegt in der Verantwortung der Institute, wie bereits im früheren Papierprozess.
Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen setzen Sie sich bitte per E-Mail mit uns in Verbindung.