Personalhaushalt

Stellenfreigabe und Stellenumlage

Hier finden Sie Informationen zur Stellenfreigabe, Stellenbesetzung und zur Stellenumlage.

Stellenfreigabe

Durch das Rundschreiben Nr. 67/2013 wurde die generelle viermonatige Stellensperre durch ein Umlageverfahren ersetzt. Die Stellenumlage wurde durch das Rundschreiben 4/2017 Stellenumlage 2017 für das Jahr 2017 ausgesetzt.

Für die (Wieder-)Besetzung von Stellen, die keinen k.w.-Vermerk (künftig wegfallend) tragen und mit keinen Auflagen oder Bedingungen zugewiesen oder freigegeben wurden (z.B. Stellenzugänge im Rahmen des HoFV), gilt ab dem 1. Januar 2017 folgendes Verfahren:

Jede befristete Qualifizierungsstelle im wissenschaftlichen Bereich steht den Einrichtungen zur Besetzung unter Beachtung der Richtlinie der Universität Stuttgart zur Befristung von Arbeitsverträgen im wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Bereich vom 30.06.2016 (siehe Rundschreiben Nr. 26/2016 vom 11.07.2016) zur Verfügung. Einer besonderen Freigabe der Stelle bedarf es nicht. Dies gilt nicht, für die oben genannten, mit Auflagen oder Bedingungen zugewiesenen Stellen (z.B. aus HoFV), die nach Freiwerden an das Rektorat zurückfallen und auf Antrag der Fakultät wieder freigegeben werden.

Sollen Stellen des wissenschaftlichen Dienstes nach Freiwerden dauerhaft besetzt werden, so ist dies spätestens 3 Monate vor dem Ausscheiden des Stelleninhabers bei der Verwaltung (Abteilung Personalhaushalt) zu beantragen. Die Freigabe von Stellen im nichtwissenschaftlichen Bereich ist ebenfalls spätestens 3 Monate vor dem Ausscheiden des Stelleninhabers bei der Verwaltung (Abteilung Personalhaushalt) zu beantragen.

Das entsprechende Formular zur Beantragung von Stellenfreigaben finden sie im Formulardienst.

Bitte legen Sie den Anträgen eine Stellungnahme des Dekans bei. Gleiches gilt für alle Stellen, die in einem Institut mit vakanter Institutsleitung beantragt werden.

Hinweis: Anträge auf Zuweisung von Mitteln aus freien Stellen können nicht mehr gestellt werden bzw. werden nicht mehr bewilligt.

Stellenumlage

Die mit Rundschreiben 67/2013 - Ersatz der Stellensperre durch eine Stellenumlage eingeführte Stellenumlage wurde durch das Rundschreiben 4/2017 Stellenumlage 2017 für das Jahr 2017 ausgesetzt. 

FAQ

An dieser Stelle werden die wichtigsten Fragen zum Rundschreiben Nr. 67/2013 beantwortet. Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrer Frage.

Fragen zu Ziffer 2 des Rundschreibens Nr. 67/2013 (Festsetzung der Umlagenbeträge)

Es gelten die im Rundschreiben 67/2013 unter Ziffer 2. genannten mittleren Schöpfungsbeträge, die jeweils jährlich fortgeschrieben werden.

Besetzte Juniorprofessuren werden bei der Berechnung des Umlagebetrages behandelt wie befristete Stellen des wissenschaftlichen Dienstes.

Wenn diese Stelle durch Umwandlung einer Stelle des Instituts geschaffen wurde, dann wird die Stelle nach Freiwerden wie jede andere Stelle des wissenschaftlichen Dienstes behandelt.

Wurde die Stelle zusätzlich zugewiesen, dann wird die Stelle beim Freiwerden weder in die Berechnungsgrundlage einbezogen, noch kann sie zur Erbringung des Umlagenbetrages eingebracht werden.

In den Umlagebetrag werden alle im maßgeblichen Jahr vorhandenen Stellen einbezogen.

Der Abzug richtet sich nicht nach der Größe eines Lehrstuhles, sondern erfolgt davon unabhängig pro Lehrstuhl.

Der Freibetrag wird durch die Verwaltung bei der Festsetzung des Umlagebetrages automatisch berücksichtigt.

Da sich die Anzahl der einem Institut zugeordneten Haushaltsstellen innerhalb eines Jahres ändern kann, wird für die Festlegung des Umlagebetrags zunächst die mittlere Zahl von Vollzeitäquivalenten des vorangehenden Jahres verwendet. Bei der Festsetzung des Umlagebetrages des Folgejahres erfolgt eine Abrechnung für das abgelaufene Jahr, und zwischenzeitlich aufgetretenen Änderungen werden ausgeglichen. Dies kann zu Nachzahlungen oder Gutschriften führen.

Wegfallende Stellen können nicht eingesetzt werden um den Umlagebetrag zu erbringen.

Frage zu Ziffer 3.1 des Runschreibens Nr. 67/2013 (Umlagekonten)

Auf begründeten Antrag des Instituts können Umlagenkonten auch pro Lehrstuhl eingerichtet werden.

Fragen zu Ziffer 3.2 des Rundschreibens Nr. 67/2013 (Erbringung der Umlage): Stand 01.01.2015

Für halbe Stellen wird der hälftige Umlagebetrag erhoben.

Stellen und Stellenanteile müssen mindestens einen ganzen Kalendermonat unbesetzt sein. Teilmonate können nicht berücksichtigt werden.

Es können nur Stellenanteile von mehr als 10% einer ganzen Stelle berücksichtigt werden.

Ja, dies ist selbstverständlich möglich. Allerdings können im Falle von Anpassungen der Umlage oder Änderungen der Stellenzahl in den Folgejahren Nachzahlungen fällig werden, siehe Ziffer 2 des Rundschreibens.

„Im voraus“ bedeutet „spätestens 4 Wochen nach Mitteilung des Umlagebetrages“, siehe Ziffer 3.2 des Rundschreibens:

„Soll die Umlage durch eine Stellensperre erbracht werden, ist dies innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung des Umlagebetrages unter Angabe der Stelle und des Zeitraums zu beantragen. Die Stelle muss dem Institut zugeordnet sein, zum Zeitpunkt der Nennung besetzt sein, innerhalb des laufenden oder der folgenden drei Jahre frei werden und darf für den Sperrzeitraum keinen kw Vermerk tragen. In der Regel sollte die nächste frei werdende Stelle benannt werden, andernfalls ist eine besondere Begründung erforderlich.“

Auf die Umlage können geplante Stellenfreihaltungen ab 01.01.2014 angerechnet werden. Freihaltungen vor dem 01.01.2014 werden auf die Umlage grundsätzlich nicht angerechnet.

Soweit mit Zustimmung der Zentralen Verwaltung freie Stellen vor dem 01.01.2014 als „Guthaben“ für zukünftige Stellensperren angespart werden durften, können diese zur Anrechnung auf die Umlage beantragt werden. Dies gilt aber ausdrücklich nur für Stellen, bei denen dieses Ansparen mit Zustimmung der Zentralen Verwaltung erfolgt ist. Für zurückliegende Zeiträume kann ein solcher Antrag nicht gestellt werden.

Nein; es können nur solche Stellenvakanzen berücksichtigt werden, die innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung des Umlagebetrages unter Angabe der Stelle und des Zeitraums zu benannt wurden.

Nein; für diese Mittel gelten besondere Bewilligungsbedingungen. Diese Bewilligungsbedingungen können nicht erfüllt werden, wenn diese Mittel auf die Umlage angerechnet werden.

Im Einzelfall kann eine Finanzierung der Stellenumlage aus öffentlichen Overhead-Mitteln (DFG/EU) möglich sein. Da an die Verwendung öffentlicher Mittel hohe Anforderungen gestellt werden, ist folgende Voraussetzung zu erfüllen:

Es muss durch die Einrichtung sichergestellt sein, dass die Stelle, für die die Stellensperre durch eine Stellenumlage aus DFG-Overhead-Mitteln abgelöst wird, indirekt DFG-Projekten zu Gute kommt. Die eingesetzte Person muss z.B. anteilig in der Projektakquise oder Verwaltung solcher Projekte eingebunden sein. Gleiches gilt für Stellen, für die die Stellensperre  durch EU-Overhead-Mittel  abgelöst wird; hier muss die Stelle indirekte EU-Projektunterstützung liefern.

Wir empfehlen, in diesen Fällen eine Abstimmung mit der Zentralen Verwaltung vorzunehmen, um eine ordnungsgemäße Verwendung der Mittel vorzunehmen und Rückforderungen auszuschließen.

Maßeinheit für die Stellenumlage sind die Institute und nicht die Fakultäten. Es ist daher nicht möglich Mittel / Stellensperren eines Instituts einem anderen Institut der Fakultät zur Erbringung der Stellenumlage bereit zu stellen. Das Rundschreibens 67/2013 führt dazu unter Ziffer 3.2 aus: „Die Stelle muss dem Institut zugeordnet sein, zum Zeitpunkt der Nennung besetzt sein, innerhalb des laufenden oder der folgenden drei Jahre frei werden und darf für den Sperrzeitraum keinen kw Vermerk tragen. In der Regel sollte die nächste frei werdende Stelle benannt werden, andernfalls ist eine besondere Begründung erforderlich.“

Frage zu Ziffer 4 des Rundschreibens Nr. 67/2013 (Regeln für die Freigabe und Besetzung von Stellen)

Entsprechend  Ziffer 4.3 des Rundschreibens 67/2013  wird jede befristete Stelle – wie auch nach dem bisherigen Verfahren – (zunächst) für 3 Jahre freigegeben. Die Verlängerung der Freigabe und damit ggf. die Weiterbeschäftigung der Mitarbeiter ist spätestens 2 Monate vor dem Auslaufen des Freigabezeitraums zu beantragen. Soweit die Voraussetzungen nach Ziffer 4.1 des Rundschreibens 67/2013 erfüllt sind, können die Weiterbeschäftigungen wie beim bisherigen Verfahren unter Beachtung der tarif- und arbeitsrechtlichen Vorschriften ohne Unterbrechung erfolgen.

Kontakt

 

Dezernat 5 / Abteilung Personalhaushalt / Reisekosten

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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