Intranet für Beschäftigte

Für Beschäftigte der Universität soll das „Projekt Intranet“ in den nächsten Monaten ein internes Portal aufbauen: Die Webauftritte „Für Beschäftigte“ und die internen Verwaltungsseiten fließen zusammen. Digitalisierte Dienste bekommen eine individualisierbare Einstiegsseite.

Mal schnell einen Dienstreiseantrag ausfüllen, einen Raum buchen oder andere Berechtigungen für den Finanzbericht beantragen – das ist gegenwärtig gar nicht so einfach. Zwar bündelt der Webauftritt für Beschäftigte die meisten Links thematisch sortiert. Dass die Beschreibungen unterschiedlich aufgebaut sind oder die Ansprechpersonen an anderer Stelle gelistet sind, verlangsamt jedoch manchen Prozess.

Der Kanzler gab deshalb den Auftrag: Ein einheitliches, überarbeitetes Portal für Beschäftigte soll entstehen!

„Im Intranet werden die Beschäftigten der Universität Stuttgart einen schnelleren Überblick über die Dienstleistungen der Zentralen Verwaltung erhalten und auf kurzem Weg zu den für Sie relevanten Informationen gelangen.“

Jan Gerken, Kanzler

Gute Gründe für ein Intranet

Warum ein Intranet?

Bestimmte Informationen und Dokumente darf die Universität aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen (z.B. Katastrophenpläne, Schutzmaßnahmen, Gefahrgutlisten, Gremienberichte) nur in einem internen, geschützten Bereich zur Verfügung stellen. Dieser Bereich ist bislang unter www.verwaltung.uni-stuttgart.de vom Netz der Universität erreichbar. Weil darauf aber jede Person zugreifen kann, die etwa im WLAN der Universität angemeldet ist, erfüllt es nicht die gesetzlichen Kriterien eines geschützten Bereichs.

Verbesserte Darstellung im Web

Der Webrelaunch der Seiten der Zentralen Verwaltung ist noch nicht abgeschlossen. Auch wer mit den Beschäftigten-Seiten gut zurecht kommt, leidet meist noch daran, dass die uni-internen Verwaltungs-Seiten nicht in den Auftritt integriert sind. Bereits zu Beginn des Webrelaunch-Projekts  war daher klar, dass es eine Gesamtlösung für ein Beschäftigten-Portal mit geschützem Bereich geben soll.

Finden statt suchen

Die interne Suchmaschine enthält fast alle Informationen. Technisch ist die Maschine in der Lage, strukturiert Ergebnisse zu liefern. Sucht jemand beispielsweise nach Personen zur Kontaktaufnahme, ist eine Namensnennung in einem alten PDF als Suchergebnis nicht unbedingt erwünscht. Anders als Google sammelt die interne Suchmaschine aber keine Daten über das Suchverhalten und kennt den Zusammenhang einer Anfrage kaum.

Filter schaffen Abhilfe – die Technik muss also der Suchmaschine mitteilen, dass es sich bei einer gefundenen Seite um eine Personenseite handelt. Die Suchenden brauchen außerdem noch einen Filterknopf. Für alles weitere muss eine Webredaktion eine „interne Suchmaschinenoptimierung (SEO)“ betreiben. Diese weist Inhalten Schlagworte und Prioritäten zu, die sie über Rückmeldungen, Besuchsstatistiken, Synonym-Wörterbücher und Themenfelder erhält. Auf diese Weise werden die Inhalte nicht nur gesucht, sondern auch gefunden.

Pfeile an der Wand im Simtech-Gebäude. Mit gut sichtbaren Wegweisern sollen sich Beschäftigte besser orientieren. (c)
Dort geht es lang: Das Intranet soll klar strukturieren und eine Übersicht ermöglichen.

Viele Wege führen ans Ziel

So wie Menschen unterschiedlich denken, benötigen sie auch unterschiedliche Wege, um gesuchte Inhalte zu finden, ob über eine Suchmaschine, über die Navigation oder andere Wege. Darum soll das Intranet diese drei Wege zum Ziel anbieten: Suchmaschine, Sortierung nach Anbietern bzw. Organisation, Sortierung nach Themen.

Das Intranet richtet sich primär an Beschäftigte – also alle, die einen Arbeitsvertrag mit der Universität haben. Lehrbeauftragte und Gäste werden auch Informationen aufrufen können, aber nicht in jedem Detail.

Aus rechtlichen Gründen ist für viele Angebote eine Authentifizierung mit Benutzerkennung (ac-Account) und Passwort nötig. In der Übersicht sind diese Angebote mit dem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Die Authentifizierung ermöglicht auch eine Identifizierung. Personalisierte Linklisten, Nachrichten, Kommentare sind damit technisch möglich.

Für Nutzende mit zentral gewarteten Rechnern ist ein Single-Sign-On geplant. Wer sich am PC einloggt, soll auch ohne weiteren Login seinen persönlichen Intranet-Inhalt im Browser sehen können. Von unterwegs aus ist für die geschützten Inhalte wie bisher eine Anmeldung über VPN zusätzlich nötig, weil das Intranet aus Datenschutzgründen gemäß dem Landesverwaltungsgesetz nicht im Internet stehen darf.

Ohne Login sollen die meisten Informationen ebenfalls erreichbar sein. Sensible Daten wie z.B. nicht freigegebene Namen würden dann durch die Funktion ersetzt.

Erste Schritte – Online-Umfrage

Im Rahmen eines Vorprojektes hat das Projektteam Gespräche mit Beschäftigten aus verschiedenen Bereichen geführt, um Anforderungen und Bedarfe zu klären. Um die so ermittelten Bedarfe abzusichern, Module sinnvoll auszugestalten und Dringendes möglichst zuerst fertig zu stellen, sind Ihre Erfahrungen und Meinungen als Beschäftigte der Universität wichtig. Deshalb ist in den kommenden Wochen eine Online-Umfrage geplant. 

Projekt Intranet
Den Lenkungskreis zu dem Projekt bilden Kanzler Jan Gerken, Dr. Simone Rehm (Prorektorin für Informationstechnologie) und Dr. Hans-Herwig Geyer (Leiter Hochschulkommunikation). IZUS/TIK wird die technische Verantwortung tragen, redaktionell ist die Hochschulkommunikation zuständig. Darüber hinaus ist das Dezernat 7 mit den Inneren Diensten und der Organisationsentwicklung an der Ausführung beteiligt. Vertreterinnen und Vertreter dieser Einrichtungen bilden das Projektteam.

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