Schnelle Bearbeitung von Rechnungen

Infoveranstaltung zum Digitalen Rechnungsworkflow

CIO Dr. Simone Rehm und Kanzler Jan Gerken mit einem Vertreter der Firma codia (Mitte). (c)
CIO Dr. Simone Rehm und Kanzler Jan Gerken mit einem Vertreter der Firma codia (Mitte).

Über 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität besuchten die Infoveranstaltung zum Digitalen Rechnungsworkflow am 4. April. „Die große Resonanz freut mich sehr“, erklärte Kanzler Jan Gerken in seiner Begrüßung. Gemeinsam mit CIO Dr. Simone Rehm hatte er das Programm Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen 2018 angestoßen. Eines der ersten Projekte dieses Programms ist der Digitale Rechnungsworkflow.

 (c) Fischer

Mike Holz vom TIK, der das Projekt gemeinsam mit Derya Hibinger vom Dezernat Finanzen leitet, gab den Zuhörerinnen und Zuhörern einen detaillierten Überblick, worum es in dem Projekt geht. Zugrunde liegt eine EU-Richtlinie, nach der öffentliche Auftraggeber des Landes ab April 2020 verpflichtet sind, elektronische Rechnungen annehmen zu können. Dies möchte die Universität Stuttgart bis dahin umsetzen. Hierbei wird auch an Workflows für kleinere Lieferanten gedacht, „damit zum Beispiel der Bäcker um die Ecke weiterhin die Möglichkeit hat, Rechnungen an die Universität zu stellen“, so Holz.

Projektleitung
Derya Hibinger (Dezernat Finanzen), 
E-Mail, Tel. 685-82750
Mike Holz (TIK), 
E-Mail, Tel. 685-82210

In einem zweiten Vortrag stellten Vertreter der Firmen codia und WMD, die mit der Entwicklung und Bereitstellung der entsprechenden Softwareanwendungen beauftragt wurden, die zukünftigen Möglichkeiten der Anwendungen vor, zum Beispiel ermögliche die Software ein leichteres Auffinden der Rechnungen, der Status des Prozesses sei jederzeit ersichtlich und Verknüpfungen zum zugrunde liegendem Vertrag seien möglich. Die Firmen arbeiten schon seit Jahren deutschlandweit mit Hochschulen und Universitäten zusammen.

Nach den beiden Vorträgen nutzten viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, sich im Foyer über bestimmte Prozesse detaillierter zu informieren und sich mit dem Projektteam und dem Softwareanbieter auszutauschen.

Ein kurzer Überblick zum Projekt

Was ist eine elektronische Rechnung?

Nicht damit gemeint sind eine per Mail verschickte Rechnung im pdf-Format oder eine eingescannte Papierrechnung, da hier die Informationen nicht automatisch auslesbar sind. Eine elektronische Rechnung ist vielmehr strukturiert und entspricht einem speziellen Format, zum Beispiel eine sogenannte xRechnung, die auf einer xml-Datei beruht. Diese ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen.

Um welche Prozesse geht es, wie sollen diese zukünftig aussehen?

Der Rechnungseingang wird zentralisiert und der Ablauf soll standardisiert werden.

Ziel ist eine raschere Bearbeitung der Rechnung, so dass die Bezahlung früher als bisher erfolgen kann. Das bedeutet gleichzeitig weniger Mahnungen und die Vermeidung von Skontoverlusten.

Egal welcher Art die Rechnung ist, ob pdf-Format per E-Mail, Papierform oder eine elektronisch strukturierte Rechnung, der Eingang soll grundsätzlich über einen zentralen Empfang laufen. Hierfür wird eine zentrale E-Mailadresse an der Universität eingerichtet. Angedacht ist auch ein Empfang über ein Landesportal.

 (c) Mike Holz, Bericht DRW

Der zentrale Empfang erfasst und validiert die Rechnung und gibt den Prozess dann an die Einrichtung, die den Auftrag vergeben hat weiter. Hier findet die Prüfung (sachlich und rechnerisch) und die Kontierung statt. Anschließend übernimmt die Finanzbuchhaltung und prüft die Angaben bevor die Einrichtung abschließend die Auszahlung anordnet. Die Einrichtung hat jederzeit Einblick, welchen Status die Rechnung hat.

Bisherige Schritte

  • Das Projektteam hat bisher die Ist-Prozesse aufgenommen und daraus gemeinsam mit vier Pilotinstituten die Soll-Prozesse konzipiert.
  • Die Universität Heidelberg hat eine Rahmenausschreibung für Baden-Württembergische Universitäten erstellt, an der sich die Universität Stuttgart beteiligt hat, diese umfasst die Eingangsrechnungsverarbeitung und die Bereitstellung eines Dokumentationsmanagementsystems. Anfang März hat die Bietergemeinschaft mit der codia Software GmbH (federführend) den Zuschlag erhalten.

Zeitplan

Der erste Schritt, die Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung, soll bis April 2020 erfolgen. Anfang Juni 2019 findet das Kick-off statt, ab Juli werden die Grundinstallationen der Software vorgenommen. Anschließend entwickelt das Projektteam zusammen mit den Pilotinstituten verschiedene Stufen des Prozesses und führt Testläufe durch.

In Kürze wird es auch eine Webseite zum Projekt geben. Hier wird dann aktuell über das Projekt berichtet.

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