Die neue Geschäftsordnung ist ab 1. August 2022 gültig.
Das Landeshochschulgesetz (LHG) öffnet Hochschulen die Möglichkeit, Zuständkeiten wie Wirtschafts- und Personalverwaltung mittels einer Grundordnung bestimmten Bereichen zuzuordnen. An der Universität Stuttgart definiert die Geschäftsordnung der Zentralen Verwaltung die Aufgaben und Verantwortungsbereiche.
Die Präambel drückt dieses Selbstverständnis aus: „Die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart hat Dienstleistungs- und Steuerungsaufgaben und unterstützt dadurch den Universitätsrat, das Rektorat und alle universitären Einrichtungen bei der Erfüllung der sich aus dem Landeshochschulgesetz für Baden-Württemberg (LHG) ergebenden Aufgaben, sowie der selbstgesetzten Ziele der Universität. Die Zentrale Verwaltung versteht sich als serviceorientierter und kompetenter Partner innerhalb und außerhalb der Universität Stuttgart.“
Die neue Geschäftsordnung – einfach erklärt
Das steht in der Geschäftsordnung:
Die ersten vier Paragraphen der Geschäftsordnung legen Grundlegendes fest:
- Geltungsbereich: Die Geschäftsordnung gilt für alle Beschäftigten der Zentralen Verwaltung der Universität Stuttgart.
- Grundsätze des Verwaltungshandeln: Damit ist unter anderem rechtskonformes und wirtschaftliches Handeln gemeint. Auch Vorgaben zum zwischenmenschlichen Verhalten und eine Orientierung am Profil der Universität Stuttgart gehören dazu.
- Verwaltungsaufbau: Hier wird beschrieben, welche Einheiten der Universität zur Zentralen Verwaltung gehören und wie Dezernate untergliedert sind.
- Geschäftsverteilungsplan und Organisationsplan: Struktur und Aufgabenverteilung sind in einem Geschäftsverteilungsplan und Organigramm hinterlegt.
Festlegungen zur Arbeitsweise
In den nachfolgenden Paragrafen finden sich Festlegungen zur Arbeitsweise. Die wichtigsten davon erfahren Sie im Video oder hier:
Kommunikation
Eine kollegiale und konstruktive Kommunikation auf und zwischen allen Ebenen ist für eine gute Verwaltung extrem wichtig. Ein regelmäßiger Informationsaustausch, z. B. in Form von Jour Fixes oder Teammeetings, sollte immer eingerichtet werden. Fragen Sie auch gerne einmal Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen in einer anderen Abteilung. Ein freundliches Gespräch tut allen gut.
Serviceorientierung
Die Aufgabe der Zentrale Verwaltung ist es, den Betrieb der gesamten Universität Stuttgart zu unterstützen. Wir als Expertinnen und Experten unterstützen überall dort, wo wir gefragt sind. Vielleicht auch dort, wo wir noch nicht gefragt wurden - denn moderne Verwaltung funktioniert dann am besten, wenn eine aktive Unterstützungshaltung vorhanden ist.
Agilität
Was bedeutet „Agilität“ eigentlich? Im Grunde bedeutet es, sich schnell an Gegebenheiten anpassen zu können und Veränderungen gut umzusetzen. Für die Verwaltung bedeutet es, nicht immer starre Hierarchien zu befolgen. Fordern Sie dazu auch gerne das notwendige Vertrauen Ihrer Führungskraft ein. Gerade für Projekte ist es hilfreich, agile Methoden sinnvoll anzuwenden.
Die Informationen für Beschäftigte stehen auf den Beschäftigtenseiten und den internen Verwaltungsseiten, z. B. im Handbuch der Verwaltung. Das erwähnte „Service-Portal“ in der Geschäftsordnung betont den Bedarf einer gebündelten Übersicht der Verwaltungs-Services und das Vorhaben, diese in Zukunft umzusetzen.
Die Geschäftsordnung tritt zum 1. August 2022 in Kraft.
Kontakt
Moritz Bächtle
Abteilungsleitung