Stellenausschreibung erstellen
Um eine Stellenanzeige zu erstellen, navigieren Sie zu „Recruiting“. Dies können Sie über das Menü neben dem Logo in der Kopfzeile tun oder indem Sie auf die Kachel „Meine Stellenanzeigen“ klicken. (Dieser Schritt entfällt, wenn Sie sich die Recruiting-Seite als Startseite eingerichtet haben).
Nun befinden Sie sich in der Übersicht all Ihrer Stellenanzeigen und können beginnen, eine neue Stellenanzeige anzulegen, indem Sie rechts oben auf „Neu erstellen“ klicken.
Eine neue Stellenanzeige kann von Grund auf neu erstellt werden oder Sie verwenden eine bereits bestehende Anzeige als Vorlage. Diese Wahl treffen Sie nun und klicken entsprechend auf „Bestehende Stellenanforderung kopieren“ oder „Neue Stellenanforderung aus Blanko-Vorlage erstellen“. Wenn Sie eine bestehende Stelle kopieren möchten, können Sie gezielt über die Stellen-ID suchen oder einfach auf „Suchen“ klicken, dann werden Ihnen alle kopierbaren Stellen angezeigt.
Tragen Sie nun im Feld „Stellenbezeichnung“ den Titel der Stellenanzeige ein, so wie er später als Überschrift der Stellenanzeige veröffentlicht werden soll. Das Fälligkeitsdatum ist im Standard auf 30 Tage eingestellt (auf das Bewerbermanagement hat dies keinen Einfluss, da hier Abhängigkeiten zu anderen System-Modulen abgebildet werden könnten, wir aber nur mit dem Recruiting-Modul arbeiten).
Tragen Sie den Hiring Manager der Stelle ein und dann entweder Ihren Process Coordinator oder, wenn Sie alleine als Hiring Manager arbeiten, tragen Sie sich selber ein. Felder, die mit einem roten Sternchen markiert sind, sind Pflichtfelder.
Dann klicken Sie „weiter“ und es öffnet sich das Formular, in dem Sie alle Informationen zur Stelle eintragen können.
Klickpfad Stellenanzeige erstellen (ohne Vorlage): Recruiting > Neu erstellen > Neue Stellenanforderung aus Blanko-Vorlage erstellen > Stellenbezeichnung (Titel) eintragen, Hiring Manager und Process Coordinator (oder Process Coordinator Pflichtangabe) eintragen > weiter
Klickpfad Stellenanzeige erstellen (Stelle aus Vorlage kopieren): Recruiting > Neu erstellen > Bestehende Stellenanforderung kopieren > Suchen > zu kopierende Stelle auswählen > Stellenbezeichnung (Titel) eintragen, Hiring Manager und Process Coordinator (oder Process Coordinator Pflichtangabe) eintragen > weiter
Bevor Sie mit dem ersten Abschnitt starten, können Sie wählen, in welcher Sprache, bzw. welchen Sprachen Sie die Anzeige schalten möchten. Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch.
Wenn Sie eine Stelle in zwei Sprachen anlegen und veröffentlichen möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klicken Sie bei „Stellen in Sprache(n) veröffentlichen“ auf „Aktualisieren“ und setzen den Haken bei Englisch(USA) und dann auf „Schließen“. Durch das Schließen des Fensters wird die Seite neu geladen und oben rechts erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie auswählen können, welche Anzeigen-Sprache Sie bearbeiten möchten. Gleichermaßen können Sie den Haken auch wieder entfernen und die Anzeige einsprachig anlegen.
Wenn Ihre Standard-Sprache Deutsch ist und Sie nur auf Englisch veröffentlichen möchten, setzten Sie Haken für Deutsch und Englisch. Nach dem Neuladen der Seite, wählen Sie rechts oben im neu erschienenen Menü Englisch aus und klicken dann rechts daneben auf „Als Standard definieren“. Anschließend können Sie den Haken bei Deutsch bei „Stelle in Sprache(n) veröffentlichen“ entfernen.
Im Abschnitt „Stellenanforderungsinformationen“ können Sie nun den Stellentitel überarbeiten und tragen das Bewerbungsfristende, die Art der Position (Promotion- oder Postdoc-Stelle), die Art der Finanzierung, die maximale Förderungs- bzw. Beschäftigungsdauer ein und ob es eine Lehrverpflichtung bei der Position gibt. Optional geben Sie das voraussichtliche Startdatum und die prozentuale Wochenarbeitszeit an.
Im Abschnitt „Informationen zur Stelle“ können Sie eintragen, ob es mehr als eine offene Position gibt und wählen die ausschreibende Einrichtung (Fakultät, Institut, bzw. Abteilung) oder Forschungsverbund aus.
Bitte beachten Sie: Bei der Auswahl der Fakultät, des Instituts und der Abteilung öffnen Sie mit Klick auf den kleinen Pfeil die jeweils untere Ebene. Wenn Sie auf den Kasten klicken, wählen Sie alle Elemente aus, auch die der darunterliegenden Ebenen. Beispiel: Mit Klick auf den Kleinen Pfeil neben Bau- und Umweltingenieurwissenschaften öffnen Sie die Liste der Institute und wiederum mit Klick auf den Pfeil neben IBB-Institut für Akustik und Bauphysik öffnen Sie die Liste der Abteilungen. Wenn Sie direkt einen Haken in der Box neben der Fakultätsbezeichnung setzten, wählen Sie so alle Institute und alle Abteilungen als ausschreibende Einrichtung aus. Dass Sie eine (ggf. unerwünschte) Mehrfachauswahl getroffen haben, können Sie in der obersten Zeile sehen, dort wird dann „Mehrfach“ angezeigt mit der Zahl der ausgewählten Elemente in Klammern (siehe Bild mit roten Pfeilen).
Im Abschnitt "Stellenausschreibung" befüllen Sie die vorgegebenen Textfelder mit Inhalten. Die Kategorien sind „Über uns“, „Ihr Aufgabenbereich“, „Ihr Profil“ und „Unsere Leistungen“. Fügen Sie Ihre Texte bitte ohne Formatierung ein, damit die voreingestellte Formatierung angewendet wird. Um Formatierungen aus Ihrem Text zu entfernen, können Sie diesen einmal ins WordPad einfügen, wieder kopieren und anschließend in das entsprechende Feld bei JoinUS einfügen. Sollte es einmal nötig sein, dass Sie händisch die Standardformatierung einstellen müssen, ist dies Arial 16. Durch eine einheitliche Formatierung wird ein einheitliches Erscheinungsbild und Auftreten der verschiedenen ausschreibenden Einrichtungen sichergestellt.
Im System sind zwei Textbausteine hinterlegt. Als Einleitung und Abbinder umrahmen sie die Angaben, die Sie machen. Die Textbausteine sind juristisch und inhaltlich abgestimmt.
Zwei weitere Pflichtfelder sind zu berücksichtigen: Die Wahl des Layouts und die Zuordnung der Kopf- und Fußzeile. Für Beides gibt es Vorlagen. Das Layout wird automatisch zugeordnet, Sie müssen nichts weiter tun. Die Vorlage der Kopf- und Fußzeile müssen Sie mit Klick auf „Vorlage / Format Kopf- und Fußzeile“ aktivieren. Dies ist für eine korrekte Ansicht der Stellenanzeige zwingend notwendig. Nachdem Sie die Vorlage für Kopf- und Fußzeile aktiviert haben, sehen Sie die Platzhalter der Kopf- und Fußzeile im Feld „Kopfzeile". Ändern Sie in diesem Feld bitte nichts.
Im Abschnitt „Kompetenzen für Gesprächsbewertung“ haben Sie die Möglichkeit Kompetenzen hinzuzufügen, die Sie nach Interviews für jede*n Kandidat*in im System bewerten können. Um Kompetenzen hinzuzufügen klicken Sie auf „Weitere Kompetenzen hinzufügen“ und nutzen dann entweder die Suchfunktion oder öffnen die vorhandenen Kataloge, um die gewünschte(n) Kompetenz(en) auszuwählen. Nach Wunsch können Sie zudem eine Gewichtung der Kompetenzen eintragen.
Kompetenzen können auch später noch hinzugefügt werden. Sie sind keine Voraussetzung, um die Stelle veröffentlichen zu können. Sie sind aber nötig, wenn später die Interviewbewertung im System genutzt werden soll.
Im Abschnitt "Anstellungsteam Informationen" legen Sie fest, welche Personen Zugriff auf die Stelle haben sollen. Wenn Sie Personen nicht finden können, kann das daran liegen, dass diese Personen noch keinen Zugang zu JoinUS haben. Um dies zu ändern, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den JoinUS-Support.
Bei der Rolle GWP, die vom Dezernat 3 genutzt wird um die Gleichwertigkeitsprüfung bei ausländischen Abschlüssen zu bescheinigen, ändern Sie bitte nichts.
Stellenausschreibung veröffentlichen
Wenn Sie dann alle Informationen zur Stelle und die beteiligten Personen eingetragen haben, müssen Sie die Stelle durch zwei Klicks genehmigen und veröffentlichen. Scrollen Sie dazu zum Seitenende. Die Stelle wird dann sofort veröffentlicht und bleibt bis zum Datum des Bewerbungsfristendes auf der externen Karriereseite sichtbar.
Klickpfad Stellenanzeige genehmigen und veröffentlichen: Seite veröffentlichen (externe Karriere Seite) > Seite veröffentlichen (externe Karriere Seite) ODER Senden und nächstes Formular öffnen (beide Felder schließen den Genehmigungsprozess ab)
Wenn Sie die Stellenanzeige nicht direkt veröffentlichen möchten, klicken Sie am Seitenende bitte "speichern und schließen". Auch wenn Ihre Anzeige veröffentlich ist, können Sie die Informationen jederzeit überarbeiten und die Änderungen mit Klick auf "Änderungen speichern" für die veröffentlichte Anzeige übernehmen.
Vorsicht mit dem Button „Stellenanforderung schließen“. Damit schließen Sie nicht das aktuelle Fenster, sondern tatsächlich die Stellenanzeige. Als Folge wird die Veröffentlichung rückgängig gemacht, die Stelle ist für Bewerber*innen nicht mehr zu finden und diese können sich entsprechend nicht mehr bewerben. Wenn Sie versehentlich auf „Stellenanforderung schließen“ klicken, erhalten Sie die folgende Warnung: Wenn Sie die Stelle also nicht schließen möchten, klicken Sie einfach „Abbrechen“.
Um eine (gespeicherte) Stellenanzeige zu veröffentlichen oder eine Anzeige erneut zu veröffentlichen, navigieren Sie zu „Recruiting“. Dies können Sie über das Menü neben dem Logo in der Kopfzeile tun oder indem Sie auf die Kachel „Meine Stellenanzeigen“ klicken. (Dieser Schritt entfällt, wenn Sie sich die Recruiting-Seite als Startseite eingerichtet haben).
Öffnen Sie nun das Aktionsmenü, indem Sie Ihre Maus über den Titel Ihrer Stellenanzeige in der Übersicht bewegen (ohne zu klicken). Klicken Sie auf „Stellen veröffentlichen“ und geben anschließend das Start- und Enddatum der Ausschreibung bei "Externe Veröffentlichung" (Karriereseite) ein. Klicken Sie zur Bestätigung auf "Stelle veröffentlichen".
Klickpfad Stellenanzeigen veröffentlichen (Option 1): Aktionsmenü öffnen, indem Sie Ihre Maus über den Titel Ihrer Stellenanzeige in der Übersicht bewegen (ohne zu klicken) > Stellenveröffentlichungen > Start- und Enddatum der Ausschreibung eintragen bei Externe Veröffentlichung (Karriereseite) > Stelle veröffentlichen
Klickpfad Stellenanzeigen veröffentlichen (Option 2): Stellenanzeige mit Klick öffnen > Stellenveröffentlichungen (am oberen Seitenrand, rechts unter dem Stellentitel) > Start- und Enddatum der Ausschreibung eintragen bei Externe Veröffentlichung (Karriereseite) > Stelle veröffentlichen
Bitte beachten Sie: Es dauert etwa 10 Minuten, bis Ihre Stellenanzeige auf der Karriereseite erscheint!
Wenn das Bewerbungsfristende erreicht ist, wird die Veröffentlichung automatisch zurückgezogen. Wenn Sie die Stellenanzeige erneut veröffentlichen möchten: Navigieren Sie zur Übersicht Ihrer Stellenanzeigen und positionieren Sie Ihren Mauszeiger, ohne zu klicken, über den Titel Ihrer Stellenanzeige. Es öffnet sich ein Aktionsmenü, in dem Sie „Stellenveröffentlichungen“ mit Klick auswählen.
Nun sehen Sie, in Rot, das abgelaufene Datum Ihrer Anzeige. Mit Klick auf „Erneut veröffentlichen“ aktualisieren Sie diese Ansicht, so dass Sie anschließend neue Veröffentlichungsdaten eintragen können.
Nach dem Eintragen der Daten klicken Sie abschließend auf „Stelle veröffentlichen“. Wie auch beim initialen Veröffentlichen dauert es jetzt etwa 10-15 Minuten, bis die Stelle auf der externen Karriereseite sichtbar wird.
Es reicht leider nicht, wenn Sie das Bewerbungsfristende in der Stellenanzeige ändern und speichern. Sie müssen das neue Fristende bei den Stellenveröffentlichungen eintragen und die Stelle erneut veröffentlichen.