Um Bewerbungen zu sichten und zu bearbeiten, navigieren Sie zu „Recruiting“. Dies können Sie über das Menü neben dem Logo in der Kopfzeile tun oder indem Sie auf die Kachel „Meine Stellenanzeigen“ klicken. (Dieser Schritt entfällt, wenn Sie sich die Recruiting-Seite als Startseite eingerichtet haben).
Nun sehen Sie alle Ihnen zugeordneten Stellen. Wählen Sie die Stelle aus, deren Bewerbungen Sie sichten oder bearbeiten möchten und klicken Sie auf die Zahl unter „Kandidaten“ (schwarze Leiste, mitte-rechts). Wenn dort keine Zahl steht, sondern nur ein Spiegelstrich zu sehen ist, dann hat sich noch niemand auf die Stelle beworben.
Klickpfad Kandidatenansicht je Stelle (Option 1): Zahl unter „Kandidaten“ (siehe schwarze Leiste, mitte-rechts)
Klickpfad Kandidatenansicht je Stelle (Option 2): Den Mauszeiger ohne zu klicken über den Stellentitel bewegen > im erscheinenden Menü „Kandidatenübersicht“ wählen
Statusübersicht und Prozessschritte
Sie gelangen nun in die Übersicht der Prozessschritte, in der Sie auch sehen können, wie viele Bewerbungen sich aktuell in welchem Prozessschritt befinden.
Neben den Prozessschritten bekommen Sie auch eine Übersicht darüber,
- ob Ihnen Kandidat*innen von Kolleg*innen empfohlen wurden,
- wie viele Kandidat*innen eingeladen wurden, sich zu bewerben,
- wie viele Kandidat*innen im Absage-Ordner sind,
- ob Kandidat*innen ihre Bewerbung(en) zurückgezogen haben,
- ob Kandidat*innen die Datenschutzerklärung zurückgezogen haben.
Im Laufe des Prozesses werden die Kandidat*innen nun „von links nach rechts“ im Prozess verschoben, nachdem initial alle (neuen) Bewerbungen im Status „Eingegangene Bewerbungen“ erscheinen. Dieser Prozess setzt sich aus den folgenden Schritten zusammen:
Eingang der Bewerbung → formale Prüfung → inhaltliche Prüfung → Auswahl Bewerber*innen → Gleichwertigkeitsprüfung (bei ausländischen Bewerbungen) → Interview → Zusage → Annahme des/der Bewerber*in.
Bewerbungen im Status verschieben
Damit die Bewerbungen die verschiedenen Prozessschritte durchlaufen, müssen sie immer wieder im Status verschoben werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Einzelne oder mehrere Bewerbungen können per Drag and drop verschoben werden. Dazu klicken Sie in der Kandidat*in-Liste auf die drei horizontalen Striche links neben dem Namen und ziehen die Bewerbung (ohne die Maustaste loszulassen) direkt auf den Status, in den Sie die Bewerbung verschieben wollen.
Um mehrere Bewerbungen gleichzeitig zu verschieben, markieren Sie alle Bewerbungen die verschoben werden sollen, klicken und halten dann wieder die drei horizontalen Striche (bei einem/einer beliebigen, markierten Bewerber*in, die verschoben werden soll) und ziehen alle Bewerbungen auf einmal in den gewünschten Status.
Setzen Sie bei einer oder mehreren Bewerbungen in der Übersicht ganz links den Haken in der Box und wählen dann „Aktion und Kandidaten vorrücken“ aus.
Wenn Sie eine Bewerbung geöffnet haben, können Sie Kandidat*innen auch verschieben, indem Sie beim Feld „Status“ eine entsprechende Auswahl für den Status (bzw. Sub-Status) treffen. Nach Auswahl des Status klicken Sie bitte „speichern“, damit die Änderung übernommen wird.
Je nach dem, in welchen Status Sie Bewerbungen verschieben, muss ggf. noch ein Substatus ausgewählt werden.