Dienstreisegenehmigung

Die Dienstreise muss vor Antritt schriftlich genehmigt werden. Die Genehmigung einer Dienstreise ist die wesentliche Grundlage für die Reisekostenabrechnung und die Gewährung der Reisekostenvergütung.

Wofür wird die Dienstreisegenehmigung gebraucht?

Die im Genehmigungsverfahren getroffenen Feststellungen sind für die Reisekostenfest­setzung bindend. Die Dienstreisegenehmigung ist deshalb als letzte Seite bei der Abgabe der Reisekostenabrechnung beizufügen. Dabei darf auf der Seite der Dienstreise­genehmigung der Stempel des Instituts (oben links im Feld) für den Rückversand nicht fehlen. Alternativ beim Ausfüllen am PC wird das Adressfeld automatisch gefüllt.

Die schriftliche Form ist aus folgenden Gründen vorgeschrieben:

Sie dient der Rechtssicherheit und liegt damit im Interesse sowohl der verantwortli­chen Vorgesetzten als auch der Dienstreisenden (zum Beispiel im Hinblick auf Ansprüche auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz bei Unfall während der Dienstreise). Nur mit einer Dienstreisegenehmigung ist auch ein Sachschaden versichert, sonst lediglich der (eigene) Personenschaden.

Sie veranlasst die Vorgesetzten und Dienstreisenden zu gründlicher Prüfung der Notwendigkeit der Dienstreise und der Einzelheiten ihrer Durchführung. Insoweit tragen die die Dienstreise genehmigenden Vorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Dienstreise erforderlich ist und letztlich unter Berücksichtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit abgewickelt wird.

Im Rahmen der Genehmigung ist zu entscheiden:

  • ob Kosten begrenzt werden und zum Beispiel nur nachgewiesene Kosten erstattet werden oder nur anteilige Kosten,
  • wie lange die Dienstreise dauern darf,
  • wo die Dienstreise beginnt und endet,
  • welches Beförderungsmittel zu verwenden ist.       

Die Dekane und Dekaninnen und Institutsleiter und Institutsleiterinnen genehmigen Dienstreisen für Angehörige ihres Bereiches. Entsprechend den nachstehenden Ausführungen ist auch die Dienstreise des Institutsleiters/der Institutsleiterin beziehungsweise des Leiters/der Leiterin der Einrichtung durch den Stellvertreter/die Stellvertreterin zu genehmigen.

Zwar setzt der Unfallschutz gemäß des Beamtenversorgungsgesetz bei Reisen der Professoren und Professorinnen keine Genehmigung oder Anordnung voraus. Betreffende Reisende tragen allerdings die Beweislast dafür, dass sie sich zum Zeitpunkt des Unfalls nicht auf einer Privatreise, sondern auf einer Dienstreise befunden haben. Ist eine Genehmigung der Reise als Dienstreise ausnahmsweise unterblieben, so liegt dienstunfallrechtlich eine Dienstreise dann vor, wenn die Reise zweifelsfrei der Erledigung von Dienstgeschäften diente.

Reisen in ein Land, für das eine Reisewarnung ausgesprochen wurde, sollen grundsätzlich nicht genehmigt und auch nicht angetreten werden. Aus Gründen der Rechtssicherheit werden daher grundsätzlich nur entsprechend genehmigte Dienstreisen abgerechnet. 

Informationen über die aktuellen Reisewarnungen finden Sie über die Seite des Auswärtigen Amt. Bitte beachten Sie dazu auch die Rundschreiben Nr. 10/2014 sowie das Rundschreiben Nr. 76/2014.

  • Kostenerstattung (volle/anteilige/keine Kostenerstattung)
  • die beabsichtigte Reisefinanzierung (Kostenart, Kostenstelle, Fonds)

Die Genehmigenden tragen die Verantwortung, dass ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.

Seit 01.01.2019 sind bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1-Bescheinigung einzuholen. Die A1- Bescheinigung muss im Ausland mit sich geführt werden. Betroffen ist jeder dienstliche Aufenthalt im Ausland, das heißt neben Entsendungen auch jede Dienstreise.

Der seltenere Fall der Entsendung bedeutet die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen Land als der Bundesrepublik Deutschland (im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses). Sie dauert in aller Regel sehr viel länger als eine Dienstreise und kann oft auch mit der Wohnsitzverlagerung einhergehen.

Die neue Regelung gilt dabei auch für alle Beamten und Beamtinnen, weil diese nach dem europäischen Recht Arbeitnehmer im Sinne der Vorschriften über die Soziale Sicherheit sind.

Für jeden Arbeitseinsatz im Ausland ist die Bescheinigung jeweils neu zu beantragen. Es ist keine Dauerbescheinigung für mehrfache kurze Einsätze vorgesehen. Im EU-Ausland – insbesondere in Österreich und Frankreich – kommt es teilweise schon zu verstärkten Prüfungen: Beschäftigte werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Geschäftsreisende zu.

Kann keine A1 Bescheinigung vorgelegt werden, drohen in einigen Ländern empfindliche Bußgelder für den Arbeitgeber und/oder der Arbeitnehmer/in beziehungsweise Beamten/in (zum Beispiel in Frankreich, Griechenland, Kroatien oder Österreich). Derzeit wird allerdings noch von einer Geldstrafe abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise beantragt worden ist.

Wegen des Verfahrens und des auszufüllenden Formulars verweisen wir auf das Rundschreiben 8/2019

Fragebogen für Arbeitnehmer/innen

Inhalt der Genehmigung

An welcher Stelle - Wohnung, Dienststelle oder andere Stelle - eine Dienstreise beginnen beziehungsweise enden soll, hängt davon ab, welche dieser Stellen der Dienst­reisende zuletzt vor beziehungsweise nach der Erledigung des Dienstgeschäftes aufsucht.

„Andere Stelle“ meint in diesem Zusammenhang, einer Dienstreise geht unmit­telbar ein Dienstgang oder eine weitere Dienstreise voraus oder nach.

Verbindung von privaten Reisen mit Dienstreisen: Anfang und/oder Ende am Geschäftsort.

Bei zulässigem Beginn/Ende der Reise an der Wohnung werden sämtliche not­wendige Kosten ersetzt. Es findet keine Kürzung um zum Beispiel ersparte Fahrtausla­gen zwischen Wohnung und Dienststelle statt. Der Weg zu Bahn oder zum Flug­hafen ist einzuschließen, ebenso Verzögerungen. Der geplante Reisezeitraum ist daher eher großzügiger zu wählen.

Eine Dienstreise darf nicht über das Ende eines Arbeitsvertrages genehmigt und durchgeführt werden. Dienstreisen können nur den in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Stuttgart genehmigt werden.

Bei der Kombination einer  Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt, ist es aus versicherungsrechtlichen und steuerlichen Aspekten besonders wichtig, klar zwischen dienstlich notwendigem und privatem Aufenthalt zu trennen. Es gelten die Regelungen des Rundschreibens Nr. 7/2020:

Im Dienstreiseantrag sind daher nur der Beginn und das Ende des dienstlich notwendigen Aufenthalts einzutragen. Die Dienstreisegenehmigung kann nur diesen Zeitraum umfassen.

Der Zeitraum des privaten Aufenthaltes (=Urlaub) ist aber nachrichtlich mitzuteilen. Während des privaten Aufenthalts ist der Reisende - wie bei anderen Urlauben auch - nicht über die Universität Stuttgart als Arbeitgeber versichert.

Besteht ein privater Aufenthalt vor Beginn der Dienstreise, dann beginnt die Dienstreise fiktiv mit dem aus rein dienstlichen Gründen notwendigen Anreisetag und der entsprechenden Anreisezeit. Wird ein privater Aufenthalt der Dienstreise angeschlossen, endet der dienstliche Teil fiktiv mit dem aus rein dienstlichen Gründen notwendigen Abreisetag und der entsprechenden Abreisezeit. Der Anreisetag bzw. Abreisetag kann - wie bei Dienstreisen ohne Privataufenthalt auch­ grundsätzlich maximal einen Tag vor bzw. nach dem Dienstgeschäft liegen.

Denn gemäß § 2 Absatz 1 der Verordnung des Finanzministeriums zu §16 Abs. 6 Landesreisekostengesetzt (LRKG) ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, wie wenn der Reisende unmittelbar vor dem Dienstgeschäft zum Geschäftsort und unmittelbar von diesem zurückgereist wäre. Es sind somit nur die Kosten, die durch den dienstlichen Aufenthalt entstehen, erstattungsfähig.

Es ist daher zwingend notwendig, vor der Reise, eine Vergleichsberechnung über die rein dienstlich notwendigen Kosten des Aufenthalts zu erstellen.

Bitte planen Sie die Dienstreise zunächst ohne privaten Aufenthalt. Vergessen Sie dabei nicht ggf. erforderliche Vorbesprechungen oder notwendige Registrierungen am Vortag von Konferenzen beim dienstlichen Aufenthalt mit einzuplanen. Diese rein dienstlichen An­/Abreisedaten sind Grundlage für das beim Vertragsreisebüro der Universität Stuttgart (zurzeit das Reisebüro Reeg) anzufordernde Vergleichsangebot. Es können nur Vergleichsangebote akzeptiert werden, die auch eine realistische An-/Abreise ermöglichen (z.B. keine Flugzeiten, die nach Beginn oder vor Ende des Dienstgeschäfts liegen).

Im zweiten Schritt planen Sie Ihre Reise inklusive des privaten Aufenthaltes. Mit diesen Daten buchen Sie den tatsächlichen Flug und fordern zeitgleich beim Reisebüro Reeg das Vergleichsangebot an.

Das Vergleichsangebot muss den Flugpreis darstellen, der sich für den zum Dienstgeschäft notwendigen kürzest möglichen Zeitraum und die wirtschaftlichste Strecke (ohne private Umwege) ergeben hätte.

Mit seinen Unterschriften übernehmen die Reisenden und ausdrücklich auch die Dienstvorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Durchführung der Dienstreisen und die damit zusammenhängenden Buchungen dienstlich erforderlich waren und diese unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geplant, gebucht und durchgeführt werden/wurden.

Die „Gewichtung“ zwischen dienstlichem und privatem Aufenthalt muss stimmen, das heißt, der dienstliche Zeitanteil muss in einem vertretbaren Verhältnis zum privaten Zeitanteil stehen.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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