Dienstreisegenehmigung

Die Dienstreise muss vor Antritt schriftlich genehmigt werden. Die Genehmigung einer Dienstreise ist die wesentliche Grundlage für die Reisekostenabrechnung und die Gewährung der Reisekostenvergütung.

Wofür wird die Dienstreisegenehmigung gebraucht?

Die im Genehmigungsverfahren getroffenen Feststellungen sind für die Reisekostenfest­setzung bindend. Die Dienstreisegenehmigung ist deshalb als letzte Seite bei der Abgabe der Reisekostenabrechnung beizufügen. Dabei darf auf der Seite der Dienstreise­genehmigung der Stempel des Instituts (oben links im Feld) für den Rückversand nicht fehlen. Alternativ beim Ausfüllen am PC wird das Adressfeld automatisch gefüllt.

Die schriftliche Form ist aus folgenden Gründen vorgeschrieben:

Sie dient der Rechtssicherheit und liegt damit im Interesse sowohl der verantwortli­chen Vorgesetzten als auch der Dienstreisenden (zum Beispiel im Hinblick auf Ansprüche auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz bei Unfall während der Dienstreise). Nur mit einer Dienstreisegenehmigung ist auch ein Sachschaden versichert, sonst lediglich der (eigene) Personenschaden.

Sie veranlasst die Vorgesetzten und Dienstreisenden zu gründlicher Prüfung der Notwendigkeit der Dienstreise und der Einzelheiten ihrer Durchführung. Insoweit tragen die die Dienstreise genehmigenden Vorgesetzten die Verantwortung dafür, dass die Dienstreise erforderlich ist und letztlich unter Berücksichtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit abgewickelt wird.

Im Rahmen der Genehmigung ist zu entscheiden:

  • ob Kosten begrenzt werden und zum Beispiel nur nachgewiesene Kosten erstattet werden oder nur anteilige Kosten,
  • wie lange die Dienstreise dauern darf,
  • wo die Dienstreise beginnt und endet,
  • welches Beförderungsmittel zu verwenden ist.       

Die Dekane und Dekaninnen und Institutsleiter und Institutsleiterinnen genehmigen Dienstreisen für Angehörige ihres Bereiches. Entsprechend den nachstehenden Ausführungen ist auch die Dienstreise des Institutsleiters/der Institutsleiterin beziehungsweise des Leiters/der Leiterin der Einrichtung durch den Stellvertreter/die Stellvertreterin zu genehmigen.

Zwar setzt der Unfallschutz gemäß des Beamtenversorgungsgesetz bei Reisen der Professoren und Professorinnen keine Genehmigung oder Anordnung voraus. Betreffende Reisende tragen allerdings die Beweislast dafür, dass sie sich zum Zeitpunkt des Unfalls nicht auf einer Privatreise, sondern auf einer Dienstreise befunden haben. Ist eine Genehmigung der Reise als Dienstreise ausnahmsweise unterblieben, so liegt dienstunfallrechtlich eine Dienstreise dann vor, wenn die Reise zweifelsfrei der Erledigung von Dienstgeschäften diente.

Reisen in ein Land, für das eine Reisewarnung ausgesprochen wurde, sollen grundsätzlich nicht genehmigt und auch nicht angetreten werden. Aus Gründen der Rechtssicherheit werden daher grundsätzlich nur entsprechend genehmigte Dienstreisen abgerechnet. 

Informationen über die aktuellen Reisewarnungen finden Sie über die Seite des Auswärtigen Amt. Bitte beachten Sie dazu auch die Rundschreiben Nr. 10/2014 sowie das Rundschreiben Nr. 76/2014.

  • Kostenerstattung (volle/anteilige/keine Kostenerstattung)
  • die beabsichtigte Reisefinanzierung (Kostenart, Kostenstelle, Fonds)

Die Genehmigenden tragen die Verantwortung, dass ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.

Seit 01.01.2019 sind bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1-Bescheinigung einzuholen. Die A1- Bescheinigung muss im Ausland mit sich geführt werden. Betroffen ist jeder dienstliche Aufenthalt im Ausland, das heißt neben Entsendungen auch jede Dienstreise.

Der seltenere Fall der Entsendung bedeutet die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen Land als der Bundesrepublik Deutschland (im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses). Sie dauert in aller Regel sehr viel länger als eine Dienstreise und kann oft auch mit der Wohnsitzverlagerung einhergehen.

Die neue Regelung gilt dabei auch für alle Beamten und Beamtinnen, weil diese nach dem europäischen Recht Arbeitnehmer im Sinne der Vorschriften über die Soziale Sicherheit sind.

Für jeden Arbeitseinsatz im Ausland ist die Bescheinigung jeweils neu zu beantragen. Es ist keine Dauerbescheinigung für mehrfache kurze Einsätze vorgesehen. Im EU-Ausland – insbesondere in Österreich und Frankreich – kommt es teilweise schon zu verstärkten Prüfungen: Beschäftigte werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Geschäftsreisende zu.

Kann keine A1 Bescheinigung vorgelegt werden, drohen in einigen Ländern empfindliche Bußgelder für den Arbeitgeber und/oder der Arbeitnehmer/in beziehungsweise Beamten/in (zum Beispiel in Frankreich, Griechenland, Kroatien oder Österreich). Derzeit wird allerdings noch von einer Geldstrafe abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise beantragt worden ist.

Wegen des Verfahrens und des auszufüllenden Formulars verweisen wir auf das Rundschreiben 8/2019

Fragebogen für Arbeitnehmer/innen

Inhalt der Genehmigung

An welcher Stelle - Wohnung, Dienststelle oder andere Stelle - eine Dienstreise beginnen beziehungsweise enden soll, hängt davon ab, welche dieser Stellen der Dienst­reisende zuletzt vor beziehungsweise nach der Erledigung des Dienstgeschäftes aufsucht.

„Andere Stelle“ meint in diesem Zusammenhang, einer Dienstreise geht unmit­telbar ein Dienstgang oder eine weitere Dienstreise voraus oder nach.

Verbindung von privaten Reisen mit Dienstreisen: Anfang und/oder Ende am Geschäftsort.

Bei zulässigem Beginn/Ende der Reise an der Wohnung werden sämtliche not­wendige Kosten ersetzt. Es findet keine Kürzung um zum Beispiel ersparte Fahrtausla­gen zwischen Wohnung und Dienststelle statt. Der Weg zu Bahn oder zum Flug­hafen ist einzuschließen, ebenso Verzögerungen. Der geplante Reisezeitraum ist daher eher großzügiger zu wählen.

Eine Dienstreise darf nicht über das Ende eines Arbeitsvertrages genehmigt und durchgeführt werden. Dienstreisen können nur den in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Stuttgart genehmigt werden.

Bei der Kombination von einer Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt, ist es aus versicherungsrechtlichen Aspekten besonders wichtig, klar zwischen dienstlich notwendigem Aufenthalt und privatem Aufenthalt (Urlaub) zu trennen. Daher darf beim Dienstreiseantrag nur der Beginn und das Ende des dienstlich notwendigen Aufenthalts eingetragen und genehmigt werden.

Besteht ein privater Aufenthalt vor Beginn der Dienstreise, dann beginnt die Dienstreise mit dem Dienstgeschäft. Wird ein privater Aufenthalt der Dienstreise angeschlossen, endet der dienstliche Teil mit dem Dienstgeschäft. Daher zählen der Anreise- oder Abreisetag vor oder nach dem privaten Aufenthalt als Urlaubstag. Während des privaten Aufenthalts sind die Reisenden - wie bei anderen Urlauben auch - nicht über die Universität Stuttgart als Arbeitgeber versichert.

Die Reisekostenvergütung ist so zu bemessen, wie wenn der Reisende unmittelbar vor dem Dienstgeschäft zum Geschäftsort und unmittelbar von diesem zurück gereist wäre. Es sind somit die Kosten, die durch den dienstlichen Aufenthalt entstehen, erstattbar. Dazu gehören auch die Kosten für das Beförderungsmittel auf der Hin- und Rückreise.

Daher ist es unabdingbar, vor der Reise, zeitgleich mit der Buchung der tatsächlichen Reise, eine Vergleichsberechnung über die dienstlich notwendigen Kosten des Aufenthalts durch das Reisebüro Reeg erstellen zu lassen. Da die Entscheidung darüber, ob und welches Angebot unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse und bei Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit das günstigste ist, vor der Abrechnung getroffen werden muss und von der Reisekostenstelle nicht beeinflusst werden kann, sind hierfür die Dienstreisenden und die Einrichtung verantwortlich.

Wir bitten Sie zu diesem Zweck das Formular Erklärung beim Zusammentreffen von dienstlichem und privatem Aufenthalt zu verwenden. Es ist mit der Abrechnung vorzulegen. Der Zeitraum des Vergleichsangebotes muss dem diestlich notwendigen Aufenthalt, der beim Dienstreiseantrag angegeben wurde, entsprechen.

Die „Naht-Nacht“ vom oder zum privaten Aufenthalt wird nicht erstattet - Der Hin- oder Rückflug wird erstattet, nicht aber ein dadurch eventuell entstandener höherer Flugpreis. Siehe Info-Mail Reisekosten „Dienstreien und private Aufenthalte” vom 21.08.2014.

Die „Gewichtung“ zwischen dienstlichem und privatem Aufenthalt muss stimmen, dass heißt, der dienstliche Zeitanteil muss in einem vertretbaren Verhältnis zum privaten Zeitanteil stehen.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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