FAQ

Die meist gestellten Fragen finden Sie in unseren FAQs.

Allgemein

Dienstgänge sind nach § 2 Absatz 3 Landesreisekostengesetz, Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte. Im Gegensatz zu Dienstreisen genügt bei Dienstgängen eine mündliche Genehmigung oder Anordnung des Vorgesetzten.

Der Flughafen und die Messe gehören nicht zur Gemarkung der Stadt Stuttgart (Dienstort). Daher sind Fahrten dorthin als Dienstreise zu genehmigen und abzurechnen.

Für Dienstgänge haben wir das Formular „Anlage zur Reisekostenabrechnung“ um die notwendigen Angaben für die Auszahlung ergänzt. Es heißt deshalb vollständig „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Abrechnung Dienstgang“. Auf einem Unterbeleg sind ggf. Fahrkarten des ÖPNV beizufügen.

Siehe hierzu ausführliche Information im Dokument Arbeitszeit während Dienstreisen.

Wenn Sie während einer Auslandsdienstreise erkranken, sind die Kosten der ärztlichen Behandlung, für Medikamente usw. zunächst von Ihnen selbst zu bezahlen. Lassen Sie sich Quittungen für alle Behandlungskosten ausstellen.

Für die Beschäftigten sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte gilt zudem: Die Quittungen können Sie beim Dezernat Personal einreichen. Die medizinisch erforderlichen Kosten werden Ihnen gemäß SGB V von der Universität Stuttgart erstattet.

Bitte setzen Sie sich vorab mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung, um die notwendigen Verfahrensschritte abzustimmen.

Bei Erkrankungen in Europa ist zu prüfen, ob die Europäische Krankenversicherungskarte im Reiseland anerkannt wird und die anfallenden Kosten der Behandlung direkt von der gesetzlichen Krankenkasse beglichen werden.

Beamtinnen und Beamte erkunden sich bitte bei der Beihilfe und ihrer privaten Krankenversicherung, welche Kosten erstattet werden können.

Informationen zur Beihilfefähigkeit von Behandlungen im Ausland finden Sie auf den Webseiten des Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV).

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch der Verwaltung.

Das Tagungsprogramm gibt Aufschluss über angebotene Mahlzeiten im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung. Da deshalb gegebenenfalls der Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld) anteilig gekürzt werden muss, empfehlen wir, gleich bei der Buchung der Tagung das Programm auszudrucken, da hier in der Regel Termine, Mahlzeiten, Übernachtungen und evtl. Frühbucherrabatte erkennbar sind. Bitte nicht das gesamte Programm senden.

Wohnung im Sinne des §7 Landesreisekostengesetz ist die Wohnung (auch nur ein Zimmer), von der aus der Bedienstete regelmäßig zur Dienststelle geht beziehungsweise fährt. Dabei ist nach §54 Abs. 1 Landesbeamtengesetz diejenige von mehreren Wohnungen, die dem Dienstort am nächsten gelegen ist, als maßgebliche Wohnung anzusehen. Ein zweiter Wohnort ist dabei nur anzuerkennen, wenn er günstiger zum Geschäftsort liegt.

Damit eine so genannte „arbeitgeberveranlasste Buchung” mit der Rechnung dokumentiert wird, ist es zwingend erforderlich, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und der Name des/der Dienstreisenden  nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird.

Grundsätzlich ja. Dabei hängt der Umfang der Erstattung der Reisekosten von der zugrunde liegenden Vereinbarung mit dem betreffenden Institut beziehungsweise der Einrichtung ab.

Beförderung

Der Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn ist beim Fahrkartenkauf eines Flexpreistickets in Anspruch zu nehmen. Dazu ist die Angabe der BMIS-Nummer zwingend erforderlich. Die Nutzung von Sonderangeboten, Sparpreisen, Ländertickets, Gruppenfahrkarten u.ä. schließt den Firmenkundenrabatt zwar aus, aber hier ist die Angabe der BMIS-Nummer erforderlich, weil auch diese Fahrkarteneinkäufe beim jährlichen Umsatz der Uni Stuttgart zählen.

Bei Verwendung einer privat erworbenen BahnCard 25+50 entsteht entsprechend der reisekostenrechtlichen Bestimmungen ein berücksichtigungsfähiger Mehraufwand nur in Höhe des ermäßigten Fahrpreises. Die Anschaffungskosten der privaten BahnCard können weder ganz noch anteilig erstattet werden.

Variante 1: Online-Firmenkundenportal. Hier erfolgt die Bezahlung mit persönlicher Kreditkarte.

Variante 2: An den Schaltern des Firmendienstes der Deutschen Bahn (auch Schalter S-Universität) unter Angabe der BMIS-Nummer und mit Bezahlung bar, per EC- oder Kreditkarte.

Variante 3: Am Automat (mit Identifikation BahnCard-Business oder BonusCard-Business) mit Bezahlung bar, per EC- oder Kreditkarte.

Hierzu ist für Sie die Anmeldung unter Ihrer individuellen Emailadresse (diese darf nicht mit der gegebenenfalls privat im Onlineverfahren genutzten E-Mailadresse identisch sein) erforderlich.

Dieser Zugang kann nur von Dezernat V/4-Reisekostenstelle erteilt werden . Dazu wenden Sie sich bitte, am besten per E-Mail an Frau Fischer.

Im Firmenkundenportal können nur „Selbstbucher/in” erfasst werden. Das bedeutet, die Kosten gehen zuerst zu Lasten Ihrer privaten Kreditkarte und werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung nachgewiesen und erstattet.

Hier ist der Einzelfall zu prüfen. Eine Hilfe finden Sie im Rentabilitätsrechner der Deutschen Bahn. Bitte geben Sie dort die BMIS Nummer an.

Bitte setzen Sie sich vor Kauf mit der Reisekostenstelle (Frau Fischer) in Verbindung, damit die richtige Entscheidung getroffen werden kann.

Aus dienstlichen Reisen erworbene Vorteile müssen grundsätzlich dienstlich Verwendung finden. Bei Bonuspunkten bietet sich eine Freifahrt, bei Bonusmeilen z. B. ein Freiflug für dienstliche Reisen oder ein „Upgrade“ für einen Fernflug ( Die Flugdauer muss über 10 Stunden ohne Unterbrechung betragen) an.

Nur bei ununterbrochenen Flügen mit einer Dauer über 10 Stunden. Dabei gelten Unterbrechungen bis zu 2 Stunden als ununterbrochen. Einzelne Fluggesellschaften bieten entsprechend höherwertige Flüge unter anderen Bezeichnungen als Business an, bieten aber gleichwertige Leistungen. Diese Angebote sind bei einer Flugdauer unter 10 Stunden ebenfalls ausgeschlossen.

Die Nutzung eines Taxis ist grundsätzlich zu begründen.

Abrechnung

Wenn die Pauschalreise (ohne Einschränkungen) genau den Zeitraum der Dienstreise umfasst, ist eine Anerkennung möglich. Ist im Preis Voll- oder Halbpension enthalten, so ist vom Veranstalter eine Aufgliederung der Flug- und Verpflegungskosten zu verlangen und diese der RK-Abrechnung beizufügen.

Bei einem Pauschalangebot, dass sich auf einen dienstlich veranlassten und einen privaten Aufenthalt erstreckt, ist eine sorgfältige Trennung der einzelnen Kosten (vor Antritt der Reise) als Vergleichsrechnung sowie zur Abgrenzung der privat veranlassten Ausgaben zu erstellen. Dasselbe gilt, wenn nicht bei der Uni Stuttgart Beschäftigte mitreisen. Gegebenenfalls fragen Sie bitte das Reisekostenteam.

Bei der Übernachtungssteuer ist bis spätestens zur Abreise bei der Unterkunft nachzuweisen, dass es sich um einen rein beruflichen Aufenthalt handelt. Der berufliche Zweck kann durch eine Bescheinigung der Uni oder eine Bestätigung von Ihnen nachgewiesen werden. Es müssen der Name, der Sitz und der Zeitraum des Aufenthaltes enthalten sein.

Wenn der Aufenthalt unmittelbar von der Uni gezahlt wird, ist der berufliche Zweck direkt erkennbar und die Übernachtungssteuer darf nicht berechnet.

Bei Städten, die eine Kurtaxe erheben, lohnt es sich bei der Reservierung oder auch „Vorort“ zu erkunden, ob dienstliche Reisen freigestellt sind. Beide Aufschlagsformen sind zu unterscheiden.

Sämtliche zusätzlichen Reiseversicherungen sind nicht als Nebenkosten einer Dienstreise erstattungsfähig. Dies gilt auch für eine Auslandskrankenversicherung.

Es empfiehlt sich dennoch der Abschluss einer privaten Auslandskrankenversicherung, da Kosten für Unfälle und Erkrankungen, die dem privaten Bereich während einer Dienstreise zuzuordnen sind, nicht über die Universität Stuttgart als Arbeitgeber abgesichert sind. Bitte erkundigen Sie sich vor Abschluss einer Versicherung beim Anbieter, ob der geplante Aufenthalt im Ausland (in Verbindung mit der Dienstreise) und die Länge des Aufenthalts mit den Versicherungsbedingungen abgedeckt sind.

Wenn ein Reisekosten-Beleg verloren gegangen ist, fordern Sie bitte nach Möglichkeit beim Rechnungssteller eine weitere Ausfertigung an und vermerken dies entsprechend bei der Abrechnung. Gegebenfalls genügt im Einzelfall auch ein Teilausdruck Ihres persönlichen Kreditkartennachweises, soweit daraus der Verwendungszweck erkennbar ist.

Reisekosten, die anlässlich von vorgeschriebenen Prüfungen entstehen, werden aus Mitteln des Prüfungsamtes in Höhe der notwendigen und durch Originalbelege nachgewiesenen Kosten erstattet. Die RK-Abrechnung ist über die Reisekostenstelle einzureichen.

Hier stehen Zentrale Mittel über die Reisekostenstelle zur Verfügung. Diese Mittel sind rechtzeitig mit dem „grünen” Antrag auf Bewilligung der Mittel und einer Kopie des Einladungsschreibens beim Dezernat V/4-Reisekostenstelle zu beantragen. Dabei kann die Unterschrift des Reisenden auf dem Antrag am Tag der Anreise nachgeholt werden. Die Formulierung „Dienstreisegenehmigung” bezieht sich in diesen Fällen einzig auf die Bereitstellung der Mittel. Zu genehmigen ist die Reise gegebenenfalls vom anderen Arbeitgeber (von dort dann ohne Erstattung von Reisekosten).

Werden die Genehmigungen nicht rechtzeitig beantragt, müssen die Kosten vom Institut oder der Fakultät übernommen werden.

Die Kosten für eine Vignette können erstattet werden, wenn ein Beleg über die Bezahlung der Vignette der Reisekostenabrechnung beigefügt wird. Pauschal können die Kosten nicht erstattet werden.

Zum Seitenanfang