Beförderung

Dienstreisen sind mit unterschiedlichen Beförderungsmitteln möglich.

Dienstreisen mit der Deutschen Bahn

Bitte geben Sie bei allen Einkäufen bei der DB (Fahrkarten, BahnCard Bussiness und Reservierungen), die BMIS-Nummer (Firmenkundennummer der Universität Stuttgart) an.

Mit der BMIS-Nummer erhalten Sie den Firmenkundenrabatt des Landes Baden-Württemberg auf den Flexpreis. Der Firmenkundenrabatt ist nur mit der BahnCard Business 25/50 kombinierbar. Bei Nutzung einer privaten BahnCard besteht kein Anspruch darauf.

Eine bereits bestehende private BahnCard ist für Dienstreisen einzubringen. Einen Erstattungsanspruch für die Beschaffung einer privaten BahnCard gibt es grundsätzlich nicht.

Die BahnCard Business ist mit der Gültigkeit auf ein Jahr begrenzt. Wer eine BahnCard Business erhalten kann, muss sein Abo der normalen BahnCard, rechtzeitig kündigen.

Es können grundsätzlich nur BahnCards Business dienstlich erworben werden. Der Erwerb einer BahnCard Business muss zeitnah zur Dienstreise erfolgen. Die dienstlich erworbene BahnCard Business darf auch privat eingesetzt werden (allerdings ohne Firmenkundenrabatt).

Bei der ersten Dienstreise-Abrechnung nach Erwerb der BahnCard Business ist der Antrag für BC Business, Rentabilitätsübersicht mit einer Kopie der vorläufigen BahnCard Business beizufügen.

Für den Arbeitgeber besteht die Möglichkeit, beim Firmenaustritt eines BahnCard Business-Inhabers den Restwert seiner BahnCard Business erstatten zu lassen (Antrag). Es ist nur die Überweisung auf das Firmenkonto möglich. Bitte weisen Sie die Erstattung mit einer Kreditorengutschrift (Formular KG) bei der Finanzbuchhaltung und einer Kopie des Erstattungsantrages an.

In den nachfolgend beschriebenen Verfahren ist die BMIS-Nummer hinterlegt und somit der Firmenkundenrabatt sichergestellt.

Was muss ich beachten?

Für den Erwerb einer Bahnfahrkarte über das Reisebüro Reeg stehen Ihnen entsprechende Bestell­formulare zur Verfügung, die sie per E-Mail nutzen können. Unter der für Ihre Be­schäftigungsstelle (Institut) eigens dafür festgelegten „Kundennummer“ ist der Abzug des Firmenkundenrabatts sicher gestellt. Erfragen Sie diese Nummer bitte in Ihrem Sekretariat.

Sie erhalten die Fahrkarte üblicherweise wie bisher am Automaten auf dem Bahnhof über Bahn-TIX. Sollten Sie ein Online-Ticket bevorzugen, stellt Reeg Ihnen dieses als PDF zur Verfügung. Die Rech­nungsstellung erfolgt per E-Mail am gleichen Tag.

Sollten Sie gleichzeitig eine BahnCard-Business bestellen wollen, so ergänzen Sie diesen Wunsch bitte unter „Bemerkungen” auf dem Bestellformular.

Bitte beachten Sie die Bestellentgelte [intern] im Handbuch der Verwaltung.

Firmenkundenportal

Für die Anmeldung im Firmenkunden­portal der Deutschen Bahn ist die Angabe Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse (diese darf nicht mit der ggf. privat im Online Verfahren genutzten E-Mail-Addresse identisch sein) erforderlich.

Im Firmenkundenportal können nur „Selbstbucher” erfasst werden, denn die Kosten gehen zu Lasten der privaten Kreditkarte. Achtung: Inhaber einer BahnCard Business müssen diese unbedingt im persönlichen Reiseprofil hinterlegen.

Verkaufsstelle der Deutschen Bahn in Stuttgart Vaihingen

Dort geben Sie bitte an, dass Sie Beschäftigte/r der Universität Stuttgart sind und nennen die BMIS-Nummer.

Beim Kauf auf Rechnung werden erhebliche Gebühren fällig. Bitte zahlen Sie hier bar beziehungsweise mit der persönlichen Kreditkarte.

Gruppentickets der Deutschen Bahn und Mehrfahrtentickets des VVS können gebührenfrei auf Rechnung bei der Verkaufsstelle und beim Firmendienst im Servicezentrum Stuttgart Hbf erworben werden. Das entsprechende Formular erhalten Sie über Frau Klatt bei der Reisekostenstelle.

Wurde die Bahnfahrkarte über das Reisebüro Reeg erworben, kostet die Stornierung einer Fahrkarte ab dem Zeitpunkt der Bestellung 15 Euro Service-Entgelt, sofern das Regelwerk der DB eine Erstattung ermöglicht. Liegen die Fahrscheine als Originaldokumente vor, müssen diese zwingend im Original zur Erstattung an Reeg geschickt werden.

Sollten Sie Ihre Bahnfahrkarte auf einem anderen Weg erworben haben, erkundigen Sie sich bitte dort über die Möglichkeiten einer Stornierung.

Aus dienstlichen Reisen erworbene Vorteile müssen grundsätzlich dienstlich Verwendung finden. Bei Bonuspunkten bietet sich zum Beispiel eine Sitzplatzreservierung, ein „Upgrade“ für die 1. Klasse oder eine Freifahrt für dienstliche Reisen an.

Dienstreisenden, die ihre privat erworbene Bahn Card 100 für Dienstfahrten einsetzen, können die Kosten für den fiktiven Fahrpreis einer Fahrkarte mit BahnCard Business 50 Ermäßigung erstattet werden. Diese fiktiven Kosten sind vom Dienstreisenden nachzuweisen (z.B. Ausdruck aus dem Buchungsportal der Deutschen Bahn). Der Erstattungsbetrag darf insgesamt die tatsächlichen Anschaffungskosten der eingesetzten Bahn Card 100 nicht übersteigen.

Dienstreisen mit Flugzeug

Flüge innerhalb Europas sind generell zu begründen. Liegen für die Flugzeugbenutzung keine besonderen Gründe vor, sind höchstens die Kosten erstattungsfähig, die bei Benutzung eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels entstanden wären.

Wirtschaftliche Gründe wie zum Beispiel Billigflugtarife, die Einsparung von Tagesgelder und Übernachtungskosten sowie Arbeitszeitgewinn (bei einer Vergleichsberechnung können bei wenigstens 4 Stunden (1/2 Arbeitstag) Arbeitszeitgewinn bis zu 100 € und bei wenigstens 8 Stunden (1 Arbeitstag) bis zu 200 € angesetzt werden) können die Benutzung eines Flugzeugs rechtfertigen.

Kosten für Sitzplatzreservierungen bei Flügen sind grundsätzlich nicht erstattbar. Reisekostenvergütung kann nach dem Landesreisekostengesetz lediglich für dienstlich notwendige Mehraufwendungen erstattet werden.

Was muss ich beachten?

In- und Auslandsflüge (First-, Business- und Economy-Class) sind grundsätzlich über das Reisebüro Reeg zu buchen.

Es ist auch möglich Flüge bei anderen Reisebüros zu buchen. Es sind maximal die Kosten, die bei einer Buchung über das Reisebüro Reeg entstanden wären, erstat­tungsfähig. In diesen Fällen ist es deshalb erforderlich, der Reisekosten­abrechnung ein schriftliches Angebot beizulegen, was der Flug bei Reeg gekostet hätte. Das Vergleichsangebot muss zeitgleich zur tatsächlichen Flugbuchung erstellt sein. 

Reisebüro Reeg Lufthansa City Center 
Wankelstraße 14
70563 Stuttgart
Tel. +49 711 6868 92-70
Fax - Achtung Tübingen! +49 7071 7979-85
Öffnungszeiten: Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr 

Reeg Gebührenübersicht [intern]

Reeg-Notfallnummer:
Der Reeg Notfalldienst ist 24 Stunden für Kun­den erreichbar. Über diesen Dienst können im Notfall kurzfristig Flugreisen, Reiseanfragen und/oder Umbu­chungen vorgenommen werden. 

Jeder Anruf über diesen Dienst wird mit einer Gebühr von 15 Euro dem jeweiligen Fachbereich in Rechnung gestellt.

+49 1805 232363 (0,14 €/Min. aus dem dt. Festnetz)

Billigtarife sind auszunutzen (vgl. Rundschreiben Nr. 14/99). Allen Beschäftigten können nur die Kosten der Touristen- oder Economyklasse erstattet werden (vgl. Rundschreiben Nr. 14/99).  

Werden sogenannte Billigflüge (z.B. von Ryanair, easy Jet, Germanwings,TUI fly etc.) gebucht, dann entfällt die Notwendigkeit eines Ver­gleichsangebots. Als Vergleichsbasis nehmen wir die Kosten für eine entsprechende Bahnfahrt, gegebenenfalls inklusive Übernachtungen.

Bei Kombination von dienstlichem mit privatem Aufenthalt ist es unerlässlich, bereits vor der Buchung des Fluges bei Reeg zeitgleich entsprechende Vergleichsange­bote für den dienstlich notwendigen Aufenthalt einzuholen. Der Zeitraum des Vergleichsangebots muss dem dienstlich notwendigen Aufenthalt, der beim Dienstreiseantrag/der Dienstreisegenehmigung angegeben wurde, entsprechen.

Mit der Reisekostenabrechnung ist die Erklärung bezüglich der Flugkosten beim Zusammentreffen von dienstlichem und privatem Aufenthalt vorzulegen.

Erstattet werden können maximal die dienstlich notwendigen Kosten. Ergeben sich durch den privaten Aufenthalt Mehrkosten, dann müssen diese die Reisenden tragen. Kosten für privat veranlasste Umwege (zum Beispiel Flug von einem nicht für den Dienst- oder Geschäftsort üblichen Flughafen) sind von den Reisenden zu zahlen.

Bei privaten Mehrkosten ist das Vergleichsangebot für die dienstlich notwendigen Kosten der Reisekostenabrechnung beizufügen. Die Vorlage der oben genannten Erklärung kann entfallen. Der Zeitraum des privaten Aufenthaltes ist in anderer Form mitzuteilen. 

Weiterführende Informationen zu Dienstreisen in Kombination mit einem privaten Aufenthalt

Bei Flugzeiten über 10 Stunden ohne Unterbrechung besteht die Möglichkeit „Business“ zu fliegen.

Bonusmeilen aus dem Vielfliegerrabatt können zum Beispiel zum „Upgrade“ eines Fluges - bei Flugzeiten von über 10 Stunden - genutzt werden. Bei Langstrecken- und Überlandflügen bitte immer den Flugplan der Reisekostenabrechnung beifügen. 

Dienstliche erworbene Bonusmeilen oder anderen dienstlich erworbene „Kundenvergünstigungen“ müssen dienstlich Verwendung finden. Bei Bonusmeilen bietet sich zum Beispiel ein „Upgrade“ für einen Fernflug bei über 10 Stunden Flugzeit oder ein Freiflug an.

Dienstreisen mit Auto

Bei Vorliegen eines triftigen Grundes für die Benutzung Kraftfahrzeugs können die entstandenen notwendigen Fahrkosten in voller Höhe erstattet werden. Ein triftiger Grund liegt vor, wenn

  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht benutzt werden können oder
  • wenn im Einzelfall ein dienstlicher oder zwingender persönliche Grund (zum Beispiel Gesundheitszustand) das Benutzen eines anderen Beförderungsmittels notwendig macht.

Liegt kein triftiger Grund vor, so darf keine höhere Reisekostenvergütung gewährt werden als beim Benutzen eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels.

Aufgrund des im Landeshaushaltsrecht verankerten Selbstversicherungsgrundsatzes ist es der Universität Stuttgart – wie auch den anderen Landeseinrichtungen – nicht erlaubt, Versicherungen abzuschließen. Dies gilt auch bei der Anmietung von Kraft­fahrzeugen für Kaskoversicherungen, wenn deren Abschluss Mehrkosten verursacht.

Dies hat zu Folge, dass an den Mietfahrzeugen entstehende Unfallschäden – soweit der Unfall vom Universitätsbediensteten verursacht wurde – von der Universität selbst bestritten werden müssen. In welche Höhe diese Kosten gegebenenfalls auf die Institute übertragen werden, liegt die Prüfung jeden Einzelfalls.

Dienstreisen mit privatem PKW

Den Dienstreisenden steht es frei, für die Durchführung einer Dienstreise sein eigenes Auto zu benutzen, sofern nicht die Benutzung aus dienstrechtlichen Gründen (zum Beispiel Fürsorgegründe bei Glatteisgefahr oder sehr weiten Entfernungen) untersagt oder die Benutzung eines bestimmten anderen Beförderungsmittels ausdrücklich angeordnet wurde.

Ein dem Dienstreisenden gehörendes Kraftfahrzeug im Sinne des §6 Landesreisekostengesetz (LRKG) ist ein Kraftfahrzeug,

  • dass Eigentum der Reisenden ist oder
  • dass Eigentum des Ehegatten/der Ehegattin oder des/der eingetragenen Lebenspartners/Lebenspartnerin (nach dem Lebenspartnerschaftsgesetz) der Reisenden oder eines in häuslicher Gemeinschaft lebenden Verwandten oder Verschwägerten ist und den Reisenden unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird.

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, handelt es sich um ein Kraftfahrzeug einer dritten Person. Es gelten die Regelungen des §5 Absatz 4 LRKG für „nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel“.

Die Kosten für die Benutzung eines Kraftfahrzeugs einer dritten Person müssen begründet und belegmäßig nachgewiesen werden.

Was muss ich beachten?

Notwendige Parkgebühren können gemäß § 14 LRKG nur erstattet werden, wenn das privateigene Auto aus triftigem Grund genutzt wurde. Die Parkgebühren sind mit einem Beleg nachzuweisen und kurz zu begründen.

Gemäß des Landesreisekostengesetz (LRKG) kann ein privateigenes Kraftfahrzeug nur dann zum Dienstreiseverkehr zugelassen werden, wenn dieses im überwiegenden dienstlichen Interesse gehalten wird. Ein überwiegendes dienstliches Interesse des Dienstherrn an der Haltung eines privateigenen Kraftfahrzeuges kann auf schriftlichen Antrag nur anerkannt werden, wenn

  • das Kraftfahrzeug häufig zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der den Bediensteten obliegenden Dienstaufgaben unabweisbar notwendig eingesetzt werden muss und
  • dadurch der Dienstreiseverkehr für den Dienstherrn insgesamt wirtschaftlicher abgewickelt werden kann als mit anderen Beförderungsmitteln (insbesondere Dienstkraftfahrzeugen); dies ist durch eine Wirtschaftlichkeitsberechnung nachzuweisen.

Von einer Wirtschaftlichkeitsberechnung kann abgesehen werden, wenn zu erwarten ist, dass das privateigene Kraftfahrzeug zu Dienstfahrten aus triftigem Grund von mindestens 3000 km jährlich benutzt wird. Eine ständige Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges ist grundsätzlich nur dann gegeben, wenn bei einem regelmäßigen Einsatz des Kraftfahrzeuges mindestens 40 Dienstfahrten im Kalenderjahr aus triftigem Grund durchgeführt werden.

Vor einer entsprechenden Antragstellung ist stets zu prüfen, ob nicht auf Fahrzeuge der Zentralen Fahrbereitschaft zurückgegriffen werden kann und es nicht sogar wirtschaftlicher ist, ein Fahrzeug der Zentralen Fahrbereitschaft in Anspruch zu nehmen. Dem Antrag auf Zulassung des privateigenen Kraftfahrzeuges muss das Ergebnis dieser Prüfung unter Beachtung von Wirtschaftlichkeitsaspekten beigefügt sein.

Des Weiteren muss die Universitätseinrichtung die erforderlichen Mittel für die erhöhte Wegstreckenentschädigung bereitstellen und dies auf dem Antrag bestätigen.

Ein Rechtsanspruch auf Anerkennung eines privateigenen Kraftfahrzeuges besteht allerdings auch bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen nicht!

Bevor Sie den Antrag ausfüllen prüfen Sie noch einmal:

  • Liegt ein überwiegendes dienstliches Interesse vor?
  • Ist eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt worden, welche vorgelegt werden kann beziehungsweise liegt die geforderte Jahresfahrleistung und triftige Gründe vor?
  • Wurde geprüft ob auf die Zentrale Fahrbereitschaft zurückgegriffen werden kann und dies auch in die Wirtschaftlichkeitsberechnung einbezogen?
  • Ist die Universitätseinrichtung bereit die erhöhte Wegstreckenentschädigung zu finanzieren?

Erst wenn Sie alle dies Punkte eindeutig bejahen und belegen können, lohnt es sich den entsprechenden Antrag auf Zulassung (word / pdf) unter Beachtung der weiteren Hinweise zu stellen.

Wurde Ihr privateigenes Kraftfahrzeug zum Dienstreiseverkehr anerkannt, sind Sie verpflichtet über die aus triftigem Grund durchgeführten Fahrten einen geeigneten Nachweis zu führen und jeweils bis zum 1. März die im vorangegangenen Kalenderjahr aus triftigem Grund gefahrenen Kilometer und die Anzahl der Fahrten unaufgefordert mit der Vorlage Jährlicher Nachweis mitzuteilen.

Wegstreckenentschädigung

Eine Wegstreckenentschädigung kann nur für das Zurücklegen dienstlich gefahrener notwendiger Strecken mit einem dem Dienstreisenden gehörenden Kfz gewährt werden. Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist grundsätzlich die kürzeste, verkehrsübliche Verbindung maßgeblich.

für privateigenes Kfz mit einem Hubraum (ccm)
Ohne triftigen Grund
Mit triftigem Grund
Mit triftigem Grund und anerkanntes Kfz
bis 600 ccm
16 Cent/km
16 Cent/km
25 Cent/km
von mehr als 600 ccm
16 Cent/km
25 Cent/km
35 Cent/km
Mitnahmeentschädigung

Als Mitfahrer bei Nutzung des privaten Kfz werden alle Beschäftigte der Universität verstanden, daneben aber auch Hiwis und Studierende oder andere Personen, die im Interesse der Universität an dieser Reise beteiligt sind.

je Person und Kilometer
PKW
2 Cent
je 50 kg Gepäck und Kilometer
 
2 Cent

Dienstreisen mit Mietwagen

Die notwendigen Kosten eines Mietwagens können nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes erstattet werden. Diese triftigen Gründe sind beim Dienstreiseantrag oder spätestens bei der Abrechnung der Dienstreise auf einem gesonderten Blatt zu benennen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Mietwagen nicht privat genutzt werden darf!

  • Kosten für Vollkaskoversicherung, Diebstahlversicherung und ähnliches, so­weit diese in den entsprechenden Ländern nicht vorgeschrieben sind
  • Mehrkosten, welche durch Nichtbeachtung genannter Punkte entstehen
  • keine Wegstreckenentschädigung und Mitfahrerentschädigung möglich
Was muss ich beachten?

Es sind Vergleichsangebote beizule­gen, zumindest ein Kostenvergleich zur Bahnfahrt.

Die Universität Stuttgart hat keine Rahmenvereinbarungen mit  Autovermietungen getroffen. Weisen Sie bei der Anmietung von Fahrzeuge daher darauf hin, dass Ihre Einrichtung zur Universität Stuttgart gehört. Siehe Ausführungen der Zentralen Beschaffungsstelle im Handbuch der Verwaltung.

Auch das Reisebüro Reeg vermittelt Mietwagen bei Reisebuchungen gegen Servicegebühr.

Bitte darauf achten, den Mietzeitraum nicht zu überziehen.

Bei Wagenübernahme am Bahnhof oder Flughafen wird eine extra Gebühr (19 %) erhoben - wenn möglich diese Übernahmestellen vermeiden.

Auch beim Angebot „24 Stunden Dienst“ werden zum Beispiel bei der Autoübernahme beziehungsweise bei der Autoabgabe außerhalb der üblichen Geschäftszeiten gegebenenfalls zusätzliche Gebühren erhoben. Da der Mietwagen bei einem Tag 24 Stunden zur Verfügung steht, prüfen Sie ob eine Übernahme am Vortag/ Abgabe am Folgetag möglich ist.

Unterwegs bitte keinen „Sonder“ Kraftstoff tanken.

Den Mietwagen bitte unbedingt betankt zurückgeben. Beim Tanken durch die Autovermietung werden auf den Literpreis sehr hohe Gebühren aufgeschlagen, so dass sich der Preis je Liter mehr als verdoppelt!

Der Vertrag muss ohne Vollkasko- und Diebstahlversicherung abgeschlossen werden. Nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Versicherung.

Es ist vorteilhaft, wenn der Rechnungsbetrag in einer Summe dargestellt ist. Eine detaillierte Darstellung der Leistungen (Vollkasko, Diebstahl etc.) zwingt uns zum Abzug einzelner Teile.

Bei mehreren Fahrern/Fahrerinnen müssen diese bei Abschluss des Vertrages im Einzelnen namentlich benannt werden. Wenn Fahrzeugführer/Fahrzeugführerinnen bei Mietwagenunternehmen nicht als Fahrer/Fahrerinnen registriert wurden, kann es zu versicherungsrechtlichen Problemen führen. Zudem ist aus versicherungstechnischen Gründen davon abzuraten, das Fahrzeug von Studierenden (ohne HiWi-Vertrag) führen zu lassen.

Mietwagen im Ausland

Bei Mietwagennutzung in den USA ist bei der Vermittlung besondere Beachtung von gegebenenfalls geforderten, nicht aber notwendigen Zusatzversicherungen er­beten. Hier ist ein Abschluss einer Vollkasko- und Diebstahlversicherung nicht vorgeschrieben und kann deshalb nicht erstattet werden.

Falls eine bestimmte Versicherung (zum Beispiel Diebstahl) im Ausland Pflicht ist, geben Sie dies bitte bei der Abrechnung an (Kopie der entsprechenden Gesetzesvorlage).

Dienstreisen mit Dienstfahrzeug, Stadtmobil oder car2go

Die notwendigen Kosten eines Fahrzeugs können nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes erstattet werden. Diese triftigen Gründe sind spätestens bei der Ab­rechnung der Dienstreise auf einem gesonderten Blatt zu benennen.

Details zu Dienstfahrzeugen und Stadtmobil finden Sie in den Ausführungen der Zentralen Fahrbereitschaft im Handbuch der Verwaltung.

Was muss ich beachten?

Wer ein Dienstfahrzeug fahren will, muss beim Dezernat 6 - Technik und Bauten eine Berechtigung zum Selbstfahrer beantragen und einen Antrag auf Bereitstellung eines Dienst-Kfz stellen.

Für die Nutzung von Stadtmobil besteht ein Rahmenvertrag der Universität Stuttgart mit Stadtmobil. Institute, die Interesse an der Nutzung dieses Mobilitätsangebots haben, werden gebeten sich beim Dezernat 6 – Technik und Bauten zu melden.

car2go bietet Sonderkonditionen für die Universität Stuttgart an. Anders als bei Stadtmobil gibt es aber keinen Rahmenvertrag der Universität Stuttgart mit car2go. Die Institute müssen selbst Geschäftspartner werden. Nähere Informationen finden Sie im Rundschreiben Nr. 11/2013 oder erhalten Sie bei Dezernat 6 – Technik und Bauten.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

Zum Seitenanfang