Abrechnung

Nach Beendigung der Dienstreise können Sie die entstandenen Kosten gegenüber der Universität geltend machen. Dazu füllen Sie bitte den Antrag auf Reisekostenabrechnung aus.

Die Abrechnungen werden den Instituten in dreifacher Ausfertigung zugesandt.

  1. Eine Ausfertigung ist als rechnungsbegründende Unterlage der Auszahlungsanordnung beizufügen
  2. die zweite ist den Dienstreisenden zu übergeben
  3. die dritte ist für die Institutsunterlagen bestimmt

Bei der Reisekostenerstattung handelt es sich um einen höchstpersönlichen Anspruch, daher sind Reisekosten grundsätzlich personenbezogen abzurechnen.

Gruppentickets oder gemeinsame Nutzung von Unterkünften ermöglichen häufig besondere Vergünstigungen, die Sie gerne in Anspruch nehmen können. Die einzelnen Reisekostenabrechnungen aller Reisenden einer solchen Dienstreise müssen gemeinsam eingereicht werden. Dabei ist es unerlässlich, klar darzulegen, wer welche Zahlungen geleistet hat. Der Originalbeleg ist vom Zahlenden einzureichen. Die weiteren Reisenden sollten bitte eine Kopie dieser Rechnung mit dem Hinweis „bezahlt von...“ ihrer Abrechnung beifügen.

Hotelrechnungen dürfen bei dieser Abrechnungsform keine Frühstückskosten enthalten. Sind Frühstückskosten ausgewiesen, müssen die Unterkunftskosten von jeder Person mit ihrem Anteil einzeln geltend gemacht werden. Wurden diese Kosten in einer Summe beglichen, verrechnen Sie die verauslagten Anteile bitte untereinander.

Begründung

Reiseaufwendungen, die erstattet werden sollen, sind ausreichend zu begründen, damit die erstattungsfähige Reisekostenvergütung ohne zeitaufwendige Rückfragen festgesetzt werden kann.

Dies gilt insbesondere bei Benutzung von Dienst- oder Privat-Kfz, bei Flugkosten, Taxibenutzung, der Beantragung von Übernachtungskosten, die das Übernachtungsgeld übersteigen oder allen anderen Besonderheiten.

Nebenkosten

Auslagen für „Reise-Versicherungen“ sind grundsätzlich nicht als Nebenkosten nach §14 Landesreisekostengesetz erstattungsfähig. Dies gilt z.B. für

  • Reiseunfallversicherungen
  • Flugunfallversicherungen
  • zusätzliche Krankenversicherung

Dies gilt auch bei der Anmietung von Kraft­fahrzeugen für Kaskoversicherungen, Insassenunfallversicherung etc., wenn deren Abschluss Mehrkosten verursacht.

Aufgrund des im Landeshaushaltsrecht verankerten Selbstversicherungsgrundsatzes ist es der Universität Stuttgart – wie auch den anderen Landeseinrichtungen – nicht erlaubt, Versicherungen abzuschließen.

Alle Impfungen, die für die Einreise vorgeschrieben sind, können erstattet werden. Kosten für „empfohlene“ Impfungen können nur erstattet werden, wenn die Reise in ein Endemiegebiet führt. Bitte beachten Sie hierzu das Rundschreiben Nr. 31/2014.

Reiseabschläge

Reiseabschläge werden unterschieden nach Vorauszahlungen des Instituts und persönlich erhaltenen Abschlägen (Vorschuss). In beiden Fällen muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in unserer detailierten Beschreibung der Abwicklung.

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Alle Aufwendungen, die vor Beginn einer Dienstreise anfallen (zum Beispiel Bahnfahrkarte, Flug oder Tagungskosten) und die direkt an den Veranstalter oder ein Reisebüro (nicht an die Reisenden) erstattet werden müssen, sind vom Institut als Vorauszahlung mit einer Auszahlungsanordnung A1 oder A3 anzuordnen. Bitte auf dem Reisekosten-Abrechnungsformular unter „Bereits vom Institut bezahlt“ mit Buchungsstelle eintragen und eine Kopie der bereits bezahlten Rechnung beifügen.

Abschläge an die Reisenden (in bar oder per Überweisung) werden mit der Kassenanweisung „A2” (und blauem Papier) ausgezahlt. Ist der Reisende mit einem Rechnungsbetrag (zum Beispiel Teilnehmergebühr) in voller Höhe in Vorleistung gegangen, darf dieser Betrag ausnahmsweise in voller Höhe als Abschlag gezahlt werden, sonst gilt die Begrenzung auf 80 % der voraussichtlichen Ausgaben.

Bitte auf dem Reisekosten-Abrechnungsformular unter „Bereits vom Institut bezahlt” eintragen und eine Kopie der bereits bezahlten Rechnung beifügen. 

Nach Abrechnung der Reisekosten durch die Reisekostenstelle, ist der errechnete Auszahlungsbetrag mit der Kassenanweisung A2 (und blauem Papier) als Schlusszahlung über die Finanzbuchhaltung an die Reisenden auszuzahlen. Nur so ist gewährleistet, dass der Vorschuss an die Reisenden bei der Finanzbuchhaltung aufgelöst wird.

Ausschlussfrist

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten schriftlich zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Nach Ablauf der Ausschlussfrist erlischt der Anspruch auf die Reisekostenvergütung. Eine Fristverlängerung oder die Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand ist ausgeschlossen.

Durch die Gewährung einer Abschlagszahlung wird der Lauf der Ausschlussfrist nicht unterbrochen. Wird die in § 3 Abs. 5 LRKG normierte Ausschlussfrist für die Reiseabrechnung versäumt, dann sind die gewährten (persönlichen) Abschlagszahlungen zurückzuzahlen.

Steuer

Eventuell abzuführende Steuern für geldwerte Vorteile werden von der Reisekostenstelle festgesetzt und in der Reiseabrechnung ausgewiesen. Bei allen Beschäftigten werden diese zu versteuernden Beträge dem LBV der Universität mitgeteilt.

Wie sich der steuerliche Betrag bei einem Verpflegungsmehraufwand rechnet, können Sie im Rundschreiben 8/2014 nachlesen.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart