1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Aus Ihren Eingaben im Formular wird eine E-Mail an die Hochschulkommunikation der Universität Stuttgart generiert. Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.
Die Hochschulkommunikation plant und erstellt aus den eingegangenen Inhalten eine Meldung, die sie dann, je nach Zielgruppe und Thema, über einen entsprechenden Kanal der Universität veröffentlicht. Die Nennung von Name und Kontaktdaten des Senders sind für nötige Rückfragen durch die Hochschulkommunikation erforderlich. Eine Verarbeitung dieser Daten findet ausschließlich intern statt.
Die Beschreibung der Meldung liefert den Inhalt und damit die Grundlage für eine Veröffentlichung.
3. Zweck
Das Formular bietet eine zentrale erleichterte Möglichkeit zur elektronischen Meldung eines uni-internen oder für die Öffentlichkeitsarbeit relevanten Themas, ohne, dass ein E-Mail-Programm benutzt werden muss. Die Vorgabe der Datenfelder ermöglicht der Onlineredaktion einen standardisierten und vereinfachten Bearbeitungsprozess. Die eingegangenen Daten werden für eineinhalb Jahre gespeichert und dienen nach Veröffentlichung der Meldung der Planung und dem Abgleich wiederkehrender Meldungen.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.
5. Empfänger
Ihre Nachricht wird von der Stabsstelle Hochschulkommunikation der Universität empfangen. Anhand des Inhalts entscheidet diese, wie mit der eingegangenen Meldung weiterverfahren wird. Ihre Kontaktdaten werden innerhalb der Universität Stuttgart ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Meldung verwendet. Eine Weitergabe der Kontaktdaten an Dritte findet nicht statt.
Sofern personenbezogene Daten in der Beschreibung der Meldung hinterlegt sind und für die Meldung relevant sind, werden diese veröffentlicht. Mit dem Absenden des Formulars bestätigen Sie, dass Ihnen das Einverständnis aller betroffenen Personen vorliegt, deren personenbezogene Daten im Kontext der Meldung übermittelt werden.
6. Dauer der Speicherung
Spätestens eineinhalb Jahre nach Eingang der E-Mail löscht die Hochschulkommunikation die aus dem Formular generierte E-Mail.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Die Nutzung des Formulars ist freiwillig. Sie können auch per Fax, per E-Mail, telefonisch, persönlich oder postalisch mit der Hochschulkommunikation in Verbindung treten.
Es steht Ihnen frei, bei der Angabe zum Namen und der E-Mailadresse pseudonyme Angaben zu machen, die die Universität nicht einer Person zuordnen kann. Sofern es bei Ihrem Anliegen auf Ihre Identität ankommt, kann dann allerdings Ihre Anfrage ggf. nicht bearbeitet werden.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.