So funktioniert der Dienstreise-Chatbot
Seit Anfang April 2022 führt ein Dienstreise-Chatbot durch die Fragen rund um Dienstreiseplanung und Reisekostenabrechnung. Der Chatbot ist Web-basiert und kann im Uni-Netz (VPN) vollumfänglich genutzt werden.
Probieren Sie den Chatbot aus:
Alle Fragen und Antworten
Allgemein
Dienstgänge sind nach § 2 Absatz 2 Landesreisekostengesetz, Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte. Im Gegensatz zu Dienstreisen genügt bei Dienstgängen eine mündliche Genehmigung oder Anordnung des Vorgesetzten.
Der Flughafen und die Messe gehören nicht zur Gemarkung der Stadt Stuttgart (Dienstort). Daher sind Fahrten dorthin als Dienstreise zu genehmigen und abzurechnen.
Für Dienstgänge haben wir das Formular „Anlage zur Reisekostenabrechnung“ um die notwendigen Angaben für die Auszahlung ergänzt. Es heißt deshalb vollständig „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Abrechnung Dienstgang“. Auf einem Unterbeleg sind ggf. Fahrkarten des ÖPNV beizufügen.
Siehe hierzu ausführliche Information im Dokument Arbeitszeit während Dienstreise sowie im Rundschreiben Nr. 44/2019.
Wenn Sie während einer Auslandsdienstreise erkranken, sind die Kosten der ärztlichen Behandlung, für Medikamente usw. zunächst von Ihnen selbst zu bezahlen. Lassen Sie sich Quittungen für alle Behandlungskosten ausstellen.
Informationen zur medizinischen Versorgung und Notfallrufnummer finden Sie auf der Webseite zum Travel Risk Management.
Für die Beschäftigten sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte gilt zudem: Die Quittungen können Sie beim Dezernat Personal einreichen. Die medizinisch erforderlichen Kosten werden Ihnen gemäß SGB V von der Universität Stuttgart erstattet.
Bitte setzen Sie sich vorab mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung, um die notwendigen Verfahrensschritte abzustimmen.
Bei Erkrankungen in Europa ist zu prüfen, ob die Europäische Krankenversicherungskarte im Reiseland anerkannt wird und die anfallenden Kosten der Behandlung direkt von der gesetzlichen Krankenkasse beglichen werden.
Beamtinnen und Beamte erkunden sich bitte bei der Beihilfe und ihrer privaten Krankenversicherung, welche Kosten erstattet werden können.
Informationen zur Beihilfefähigkeit von Behandlungen im Ausland finden Sie auf den Webseiten des Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV).
Weitere Informationen finden Sie im Handbuch der Verwaltung.
Das Tagungsprogramm gibt Aufschluss über angebotene Mahlzeiten im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung. Da deshalb gegebenenfalls der Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld) anteilig gekürzt werden muss, empfehlen wir, gleich bei der Buchung der Tagung das Programm auszudrucken, da hier in der Regel Termine, Mahlzeiten, Übernachtungen und evtl. Frühbucherrabatte erkennbar sind. Bitte nicht das gesamte Programm senden.
Wohnort im Sinne des §2 Landesreisekostengesetz für einen Dienstgang ist die politische Gemeinde, in der die Reisenden tatsächlichen wohnen. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort (zum Beispiel Urlaubsort) gleich.
Wohnung im Sinne des §3 Landesreisekostengesetz für Ausgangs- und Endpunkt einer Dienstreise ist die Wohnung/Unterkunft (auch nur ein Zimmer), die der Dienststätte am nächsten liegt.
Damit eine so genannte „arbeitgeberveranlasste Buchung” mit der Rechnung dokumentiert wird, ist es zwingend erforderlich, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und der Name des/der Dienstreisenden nur als Übernachtungsgast in der Rechnung genannt wird.
Grundsätzlich ja. Dabei hängt der Umfang der Erstattung der Reisekosten von der zugrunde liegenden Vereinbarung mit dem betreffenden Institut beziehungsweise der Einrichtung ab.
Bei Exkursionen ist die Exkursions-Richtlinie des Dezernat Finanzen zu beachten. Weitere Informationen finden Sie in der Exkursions-Richtlinie.
Informationen rund um die medizinische Versorgung und die Reisesicherheit finden Sie auf der Webseite zum Travel Risk Management.
Beförderung
Die Deutsche Bahn hat für die BahnCard Business in 2020 neue Regelungen aufgestellt. So wird der Firmenkundenrabatt nur noch auf den Flexpreis Business gewährt. Dieser Flexpreis Business bietet einige Vorteile, ist aber auch teurer als der „reguläre“ Flexpreis. Dazu ist die Angabe der BMIS-Nummer zwingend erforderlich. Die Nutzung von Sonderangeboten, Sparpreisen, Ländertickets, Gruppenfahrkarten u.ä. schließt den Firmenkundenrabatt zwar aus, aber hier ist die Angabe der BMIS-Nummer erforderlich, weil auch diese Fahrkarteneinkäufe beim jährlichen Umsatz der Uni Stuttgart zählen.
Bei Verwendung einer privat erworbenen BahnCard 25+50 entsteht entsprechend der reisekostenrechtlichen Bestimmungen ein berücksichtigungsfähiger Mehraufwand nur in Höhe des ermäßigten Fahrpreises.
Variante 1: Online-Firmenkundenportal. Hier erfolgt die Bezahlung mit persönlicher Kreditkarte.
Variante 2: An den Schaltern des Firmendienstes der Deutschen Bahn unter Angabe der BMIS-Nummer und mit Bezahlung bar, per EC- oder Kreditkarte.
Variante 3: Am Automat (mit Identifikation BahnCard-Business oder BonusCard-Business) mit Bezahlung bar, per EC- oder Kreditkarte.
Hierzu ist für Sie die Anmeldung unter Ihrer individuellen dienstlichen E-Mailadresse (diese darf nicht mit der gegebenenfalls privat im Onlineverfahren genutzten E-Mailadresse identisch sein) erforderlich.
Dieser Zugang kann nur von Dezernat 5 Abteilung 53 / Reisekostenstelle erteilt werden. Dazu wenden Sie sich bitte, am besten per E-Mail an die/ den für Ihr Institut/ Ihre Einrichtung zuständige/n Sachbearbeiter/in.
Im Firmenkundenportal können nur „Selbstbucher/innen” erfasst werden. Das bedeutet, die Kosten gehen zuerst zu Lasten Ihrer privaten Kreditkarte und werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung nachgewiesen und erstattet.
Hier ist der Einzelfall zu prüfen. Eine Hilfe finden Sie im Rentabilitätsrechner der Deutschen Bahn. Bitte geben Sie dort die BMIS Nummer an.
Bitte setzen Sie sich vor Kauf mit der Reisekostenstelle (Frau Fischer) in Verbindung, damit die richtige Entscheidung getroffen werden kann.
Aus dienstlichen Reisen erworbene Vorteile müssen grundsätzlich dienstlich Verwendung finden. Bei Bonuspunkten bietet sich eine Freifahrt, bei Bonusmeilen z. B. ein Freiflug für dienstliche Reisen oder ein „Upgrade“ für einen Fernflug (die Flugdauer muss über 8 Stunden ohne Unterbrechung betragen) an.
Nur bei ununterbrochenen Flügen (ohne Unterbrechung) mit einer Dauer über 8 Stunden. Einzelne Fluggesellschaften bieten entsprechend höherwertige Flüge unter anderen Bezeichnungen als Business an, bieten aber gleichwertige Leistungen. Bei Flugreisen außerhalb Europas können bei einer Flugdauer von mehr als 6 Stunden die Kosten für die Economy Plus Klasse erstattet werden.
Die Nutzung eines Taxis ist nur aus triftigem Grund möglich und zu begründen. Ein triftiger Grund liegt vor, wenn der ÖPNV nicht genutzt werden kann oder wenn im Einzelfall ein dienstlicher oder zwingender persönlicher Grund (zum Beispiel Gesundheitszustand, Schwerbehinderung) die Nutzung eines Taxis notwendig macht.
Grundsätzlich gilt:
- Um das Deutschlandticket abrechnen zu können, muss es sich im Gültigkeitsmonat komplett dienstlich aufgrund einer erstellten Prognose amortisieren. Dazu wird pro Fahrt der Preis eines regulären ÖPNV-Tickets zugrunde gelegt.
- Die reisende Person geht als Bestellerin zunächst in Vorleistung.
- Die reisende Person ist selbst dafür verantwortlich, dass das Deutschlandticket-Abo rechtzeitig gekündigt wird.
- Die Abrechnung kann nur innerhalb der üblichen 6-Monats-Regelung für Reisekostenabrechnungen erfolgen.
Abrechnung:
- Auf einem Blatt werden pro Kalendermonat die jeweiligen Dienstreisen mit Datum, Ort und Zweck der Reise aufgeführt, zusätzlich kommt ein Nachweis über den Preis der Fahrt mittels eines regulären Tickets als Berechnungsgrundlage dazu. Das Blatt kann frei gestaltet sein, man kann dafür aber auch das Formular „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Abrechnung Dienstgang“ benutzen und nutzt die Spalte „Sonstige Auslagen“ für die Rentabilitätsberechnung und schreibt „Rentabilität des Deutschland-Ticket“ darüber.
- Das Formular wird von der reisenden Person unterschrieben. Bitte das Formular noch entsprechend ergänzen „Ich versichere pflichtgemäß, dass ich kein Job-Ticket BW habe und den Zuschuss über das Landesamt für Besoldung und Versorgung nicht erhalte“. Die prüfende Person der Organisationseinheit bestätigt mit der Unterschrift die „sachliche und rechnerische Richtigkeit“ der Angaben auf der Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen.
- Zahlungsnachweis für das Deutschlandticket beifügen
- Alles an die Reisekostenstelle zur Abrechnung schicken.
Abrechnung
Wenn die Pauschalreise (ohne Einschränkungen) genau den Zeitraum der Dienstreise umfasst, ist eine Anerkennung möglich. Ist im Preis Voll- oder Halbpension enthalten, so ist vom Veranstalter eine Aufgliederung der Flug- und Verpflegungskosten zu verlangen und diese der RK-Abrechnung beizufügen.
Bei einem Pauschalangebot, dass sich auf einen dienstlich veranlassten und einen privaten Aufenthalt erstreckt, ist eine sorgfältige Trennung der einzelnen Kosten (vor Antritt der Reise) als Vergleichsrechnung sowie zur Abgrenzung der privat veranlassten Ausgaben zu erstellen. Dasselbe gilt, wenn nicht bei der Uni Stuttgart Beschäftigte mitreisen. Gegebenenfalls fragen Sie bitte das Reisekostenteam.
Bei der Übernachtungssteuer ist bis spätestens zur Abreise bei der Unterkunft nachzuweisen, dass es sich um einen rein beruflichen Aufenthalt handelt. Der berufliche Zweck kann durch eine Bescheinigung der Uni oder eine Bestätigung von Ihnen nachgewiesen werden. Es müssen der Name, der Sitz und der Zeitraum des Aufenthaltes enthalten sein.
Wenn der Aufenthalt unmittelbar von der Uni gezahlt wird, ist der berufliche Zweck direkt erkennbar und die Übernachtungssteuer darf ggf. nicht berechnet.
Bei Städten, die eine Kurtaxe erheben, lohnt es sich bei der Reservierung oder auch „Vorort“ zu erkunden, ob dienstliche Reisen freigestellt sind. Beide Aufschlagsformen sind zu unterscheiden.
Zusätzliche Reiseversicherungen sind nicht als Nebenkosten einer Dienstreise erstattungsfähig. Dies gilt auch für eine Auslandskrankenversicherung.
Es empfiehlt sich dennoch der Abschluss einer privaten Auslandskrankenversicherung, da Kosten für Unfälle und Erkrankungen, die dem privaten Bereich während einer Dienstreise zuzuordnen sind, nicht über die Universität Stuttgart als Arbeitgeber abgesichert sind. Bitte erkundigen Sie sich vor Abschluss einer Versicherung beim Anbieter, ob der geplante Aufenthalt im Ausland (in Verbindung mit der Dienstreise) und die Länge des Aufenthalts mit den Versicherungsbedingungen abgedeckt sind.
Wenn Sie während einer Auslandsdienstreise erkranken, sind die Kosten der ärztlichen Behandlung, für Medikamente usw. zunächst von Ihnen selbst zu bezahlen. Lassen Sie sich Quittungen für alle Behandlungskosten ausstellen.
Für Angestellte sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte gilt zudem: Die Quittungen können Sie beim Dezernat Personal einreichen. Die medizinisch erforderlichen Kosten werden Ihnen gemäß SGB V von der Universität Stuttgart erstattet.
Bitte setzen Sie sich vorab mit Ihrem/Ihrer zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung, um die notwendigen Verfahrensschritte abzustimmen.
Bei Erkrankungen in Europa ist zu prüfen, ob die Europäische Krankenversicherungskarte im Reiseland anerkannt wird und die anfallenden Kosten der Behandlung direkt von der gesetzlichen Krankenkasse beglichen werden.
Beamte erkunden sich bitte bei der Beihilfe und ihrer privaten Krankenversicherung welche Kosten erstattet werden können.
Informationen zur Beihilfefähigkeit von Behandlungen im Ausland finden Sie auf des Homepage des Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV).
Wenn ein Reisekosten-Beleg verloren gegangen ist, fordern Sie bitte nach Möglichkeit beim Rechnungssteller eine weitere Ausfertigung an und vermerken dies entsprechend bei der Abrechnung. Gegebenfalls genügt im Einzelfall auch ein Teilausdruck Ihres persönlichen Kreditkartennachweises, soweit daraus der Verwendungszweck erkennbar ist.
Reisekosten, die anlässlich von vorgeschriebenen Prüfungen entstehen, werden aus Mitteln des Prüfungsamtes in Höhe der notwendigen und durch Originalbelege nachgewiesenen Kosten erstattet. Die RK-Abrechnung ist über die Reisekostenstelle einzureichen.
Hier stehen Zentrale Mittel über die Reisekostenstelle zur Verfügung. Diese Mittel sind rechtzeitig vor Beginn der Reise per E-Mail direkt an Sabrina Diebold und einer Kopie des Einladungsschreibens beim Dezernat 5 Abteilung 53 / Reisekostenstelle mit folgendem Text zu beantragen: „Lassen Sie uns bitte für den externen Prüfer/die externe Prüferin der Promotionsprüfung von Herrn/Frau x am x um x Uhr oder entsprechend für einen Reisenden/eine Reisende mit besonderem Interesse der Universität Stuttgart am Berufungsvortrag / zur Teilnahmen an einer Berufungskommission am x um x Uhr eine Genehmigungsnummer für die Übernahme der Reisekosten aus zentralen Mitteln zukommen. Es handelt sich um den externen Prüfer/die externe Prüferin x aus x (Doktorprüfung) oder um den Bewerber/die Bewerberin x aus x am x (Berufungsvortrag).“
Sie erhalten die entsprechende Genehmigungsnummer per Mail. Tragen Sie die Genehmigungsnummer bitte unbedingt auf der grünen Dienstreisegenehmigung ein. Dabei kann die Unterschrift des Reisenden auf dem Antrag am Tag der Anreise nachgeholt werden. Die Formulierung „Dienstreisegenehmigung” bezieht sich in diesen Fällen einzig auf die Bereitstellung der Mittel. Zu genehmigen ist die Reise gegebenenfalls vom anderen Arbeitgeber (von dort dann ohne Erstattung von Reisekosten).
Werden die Genehmigungen nicht rechtzeitig beantragt, müssen die Kosten vom Institut oder der Fakultät übernommen werden.
Die Kosten für eine Vignette können erstattet werden, wenn ein Beleg über die Bezahlung der Vignette der Reisekostenabrechnung beigefügt wird. Pauschal können die Kosten nicht erstattet werden.