Die Universität Stuttgart hat sich der Vereinbarkeit von Wissenschaft, Beruf und Familie verpflichtet. Als Familienfördermaßnahme wurde neben der regulären Reisekostenabrechnung eine Möglichkeit zur Erstattung familienbedingter Zusatzkosten bei Dienstreisen, insbesondere für den Besuch von Konferenzen, Fortbildungen und Forschungsaufenthalten, geschaffen. Fehlt eine flexible Betreuungsmaßnahme, entsteht ein Nachteil gegenüber Kolleginnen und Kollegen ohne familiäre Verantwortung – ein solcher Benachteiligung soll durch diese Maßnahme entgegengewirkt werden. Dies gilt sowohl für die Betreuung von Kindern als auch für die Pflege naher Angehöriger.
Die flexible Betreuungsmaßnahme wird privat organisiert und liegt in der Eigenverantwortung des Universitätsmitglieds. Die Genehmigung erfolgt dezentral durch die zuständige Finanzstelle. Da vorrangig Drittmittel von Förderinstitutionen eingesetzt werden, die familienfreundliche Maßnahmen unterstützen, ist diese Maßnahme an die jeweiligen Fördermittelbedingungen gebunden und erfolgt im Rahmen des steuerfreien Zuschusses nach §3 Nr. 33 und 34a Abs. b) EStG. Aktuell gilt ein Höchstbetrag von 600 Euro pro Kalenderjahr für die Summe aller flexibler Betreuungsmaßnahmen für alle Kinder bis 14 Jahre, Kinder mit Behinderungen bis 25 Jahren sowie pflegebedürftige Angehörige.
Der Antrag auf Erstattung familienbedingter Zusatzkosten ergänzt den digitalen Dienstreiseantrag. Die Genehmigung durch die finanzverantwortliche Stelle dient als Nachweis bei der Auslagenerstattung über die Finanzbuchhaltung.
Sie planen eine Dienstreise und rechnen damit, dass familienbedingte Zusatzkosten durch erhöhten Betreuungsaufwand entstehen?
Bitte lesen Sie die Richtlinie „Abrechenbarkeit von familienbedingten Zusatzkosten bei Dienstreisen“ und prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Bitte ermitteln Sie, welche flexiblen Betreuungsmaßnahmen in Frage kommen und kalkulieren die Kosten unter Berücksichtigung der Steuerfreiheit. Aktuell gilt ein Höchstbetrag für den steuerfreien Zuschuss von Arbeitgebern in Höhe von 600 Euro pro Kalenderjahr für die Summe aller flexiblen Betreuungsmaßnahmen für alle Kinder bis 14 Jahre, Kinder mit Behinderungen bis 25 Jahren sowie pflegebedürftige Angehörige. Zu den flexiblen Betreuungsmaßnahmen zählen die Notfallbetreuung, die Ferienbetreuung und die Veranstaltungsbetreuung der Universität Stuttgart.
Bitte überprüfen Sie, inwieweit die Kinderbetreuung durch andere Betreuungspersonen ergänzt um subventionierte Unterstützungsangebote der Universität Stuttgart im Bereich flexible Kinderbetreuung oder Ferienbetreuung erfolgen kann.
In einem zweiten Schritt klären Sie, aus welchen Mitteln die geplanten Zusatzkosten finanziert werden können, und besprechen dies mit der zuständigen finanzverantwortlichen Person.
Stellen Sie über das Webformular einen Antrag zur Abrechnung der familienbedingten Zusatzkosten. Der Antrag wird per E-Mail an die zuständige finanzverantwortliche Person weitergeleitet. Sie erhalten von der Finanzbuchhaltung eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Während der Pilotphase werden die Angaben für sechs Monate zur Auswertung im Projektteam gespeichert.
Die finanzverantwortliche Person prüft:
- In welcher Höhe das Universitätsmitglied im laufenden Kalenderjahr der Dienstreise bereits Unterstützung für flexible Betreuungsmaßnahmen erhalten hat (z. B. mittels SAP-Fiori-Bericht „Einzelposten anzeigen im Hauptbuch“ über das Sachkonto 685009).
- Ob die Gesamtsumme der geplanten Zusatzkosten den steuerfreien Rahmen überschreitet. Aktuell gilt ein Höchstbetrag von 600 Euro pro Kalenderjahr für die Summe aller flexiblen Betreuungsmaßnahmen.
- Ob Art und Höhe der beantragten Zusatzkosten den Fördermittelbedingungen entsprechen.
Bei positiver Prüfung erfolgt die Genehmigung formlos per E-Mail an Sie, in der zudem die notwendigen Finanzdaten für die Kostenerstattung angegeben werden.
Nach der Genehmigung reichen Sie den digitalen Dienstreiseantrag ein, fügen die E-Mail mit der Genehmigung zur Abrechnung familienbedingter Zusatzkosten als Anhang bei und vermerken in den Notizen, dass familienbedingte Zusatzkosten abgerechnet werden sollen.
Nachdem die zuständige finanzverantwortliche Person den digitalen Dienstreiseantrag genehmigt hat, organisieren Sie die flexible Betreuungsmaßnahme eigenverantwortlich und treten in Vorkasse.
Wichtig: Die Rechnungsanschrift muss „Universität Stuttgart“ mit Angabe der Einrichtung, Profit-Center-Nummer, zentralem Rechnungseingang, Keplerstr. 7, 70174 Stuttgart lauten.
Nach Beendigung Ihrer Dienstreise beantragen Sie die Erstattung der familienbedingten Zusatzkosten innerhalb von sechs Monaten über die Webanwendung Digitale Auslagenerstattung. Die Erstattung der familienbedingten Zusatzkosten erfolgt direkt über die Finanzbuchhaltung und NICHT über die Reisekostenabrechnung in der Reisekostenstelle.
Als Belege müssen beigefügt werden:
- Genehmigter Dienstreiseantrag
- Genehmigter Antrag über die familienbedingten Zusatzkosten
- Rechnung und Zahlungsnachweis der Zusatzkosten
Die Finanzbuchhaltung startet daraufhin den digitalen Rechnungsworkflow über xSuite und leitet die Auslage an das zuständige Institut weiter.
- Das Institut prüft die Angaben auf rechnerische und sachliche Richtigkeit.
- Die Finanzbuchhaltung kontrolliert, ob das Sachkonto 685009 korrekt verwendet wurde und die 600-Euro-Grenze eingehalten ist.
- Nach finaler Freigabe erstattet die Finanzbuchhaltung die beantragten Zusatzkosten und meldet die flexible Betreuungsmaßnahme an D4, die diese Information zusammen mit der Personalnummer an das LBV weiterleitet.
Häufige Fragen
Familienbedingte Zusatzkosten sind Kosten, die durch zusätzlichen Betreuungsaufwand aufgrund von Familienpflichten entstehen. Betreuungsbedarfe sind vielfältig und können durch unterschiedliche flexible Betreuungsmaßnahmen aufgefangen werden. In der Richtlinie sind einige Beispiele für flexible Betreuungsmaßnahmen aufgelistet, die durch die meisten Fördermittelgebenden abrechenbar sind. Wenn Sie andere Ideen haben, die für Ihre Situation passender sind, unterstützt der Service Uni & Familie gern bei der Prüfung der Abrechenbarkeit.
Es gilt, sofern Förderrichtlinien es nicht spezifischer einfordern, der Familienbegriff der Universität Stuttgart: Als Familie versteht die Universität Stuttgart alle Lebensgemeinschaften, in denen langfristig soziale Verantwortung übernommen wird. Dies umfasst Eltern und Kinder, Lebenspartnerinnen und Lebenspartner, Geschwister, Großeltern sowie pflegebedürftige Angehörige.
In der Richtlinie sind einige Beispiele für flexible Betreuungsmaßnahmen aufgelistet, die durch die meisten Fördermittelgebenden abrechenbar sind:
- Erstattung der Kosten für eine Betreuungsperson oder Randzeitenbetreuung am Wohnort (z.B. private Babysitter oder andere Betreuungspersonen, Randzeitenbetreuung der Kinderbetreuungseinrichtung oder Tagespflege)
- Erstattung der Anreisekosten einer Person, die kostenfrei die Betreuung am Wohnort der zu betreuenden Person übernimmt (z.B. Zugticket der Betreuungsperson)
- Erstattung der Reisekosten zu einer Person, die kostenfrei die Betreuung übernimmt (z.B. Zugtickets der antragsstellenden Person und der zu betreuenden Person)
- Erstattung der Mehrkosten, die durch Umwege bei der Benutzung des privaten PKWs aufgrund von Familienpflichten im Vergleich zu öffentlichen Verkehrsmitteln anfallen
- Bei Stillkindern, Kindern mit Behinderungen bis 25 Jahren und weiteren begründeten Einzelfällen (z.B. bei Alleinerziehenden): Erstattung der Zusatzkosten, wenn das Kind und ggf. eine Betreuungsperson mitreisen (z.B. Zugtickets für An- und Abreise, Differenz bei der Unterbringung in einem Doppelzimmer o.ä., Betreuung in einer kostenpflichtigen Konferenzbetreuung). Verpflegung kann leider nicht erstattet werden.
Wenn Sie andere Ideen haben, die für Ihre Situation passender sind und die den Fördermittelbedingungen entsprechen, unterstützt der Service Uni & Familie ihre finanzverantwortliche Person gern bei der Prüfung der Abrechenbarkeit. Beschäftigte und Studierende können sich über Angebote der (flexiblen) Kinderbetreuung in unserer Übersicht informieren. Bei Interesse an Betreuungsmaßnahmen für zu pflegende Angehörige wenden Sie sich bitte an den Pflegelotsen. Bei Fragen zu inklusionsbedingten Zusatzkosten bei Dienstreisen wenden Sie sich bitte an den Inklusionsbeauftragten.
Finanzverantwortliche Person für familienbedingte Zusatzkosten bei Dienstreisen ist primär die Person, die Ihre Dienstreise genehmigt. Dies kann die/der Anordnungsbefugte oder die/der Dienstvorgesetzte sein.
Da gemäß der Richtlinie vorrangig vor Haushaltsmitteln Drittmittel von Förderinstitutionen verwendet werden sollen, welche die Finanzierung familienfreundlicher Maßnahmen gestatten (z.B. DFG-Chancengleichheitsmittel, DFG-Programmpauschalen, Bund-Länder-Programm, Outgoing Fellowship Program „Global Glimpse“, Stiftungen) bzw. freie Drittmittelrücklagen oder Forschungsprämie, wird die finanzverantwortliche Person dies prüfen und sich ggf. an eine andere finanzverantwortliche Person wenden, die dann zwar nicht für den Dienstreiseantrag, aber die Genehmigung der familienbedingten Zusatzkosten prüft.
Es gilt aktuell ein Höchstbetrag für die Summe aller Arten der flexiblen Betreuung von 600 Euro insgesamt für alle Kinder bis 14 Jahre, Kinder mit Behinderung bis 25 Jahre und pflegebedürftigen Angehörigen der/des Beschäftigten im Kalenderjahr. Flexible Betreuungsmaßnahmen sind z.B. auch Notfall-, Ferien-, Veranstaltungsbetreuungen.
Der Antrag „Digitale Auslagenerstattung“ muss spätestens sechs Monate nach Beendigung der Dienstreise eingereicht werden, damit die familienbedingten Zusatzkosten zeitnah abgerechnet werden können.
Welche Förderinstitutionen gestatten die Abrechnung familienbedingter Zusatzkosten bei Dienstreisen?
Bitte fragen Sie Ihre finanzverantwortliche Person, ob die Förderinstitution, die beispielsweise Ihre Dienstreise finanziert, auch die Abrechnung familienbedingter Zusatzkosten gestattet.
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) fördert die Abrechnung familienbedingter Zusatzkosten bei Dienstreisen explizit durch Chancengleichheitsmittel und Programmpauschalen. Bei kleineren Förderinstitutionen und Stiftungen lohnt sich erfahrungsgemäß die Nachfrage.
Junior- und Tenure-Track-Professor*innen sowie weitere Nachwuchswissenschaftler*innen, welche sich nachweislich auf dem Weg zur Professur befinden (z.B. an einer Habilitation schreiben oder eine Nachwuchsgruppe leiten), können, sofern sie über keine anderen Drittmittel verfügen, über das Bund-Länder-Programm unterstützt werden. Bitte wenden Sie sich an die Referentin Uni & Familie.
Erfahrungen zeigen, dass eine Mitreise von Kindern oft gewünscht, in der Praxis jedoch mit diversen Herausforderungen verbunden ist. Daher ist die Mitnahme nur in bestimmten Fällen – etwa bei Stillkindern, Kindern mit Behinderungen oder in begründeten Einzelfällen (z. B. für Alleinerziehende) – zulässig.
Antrag auf Abrechnung von familienbedingten Zusatzkosten bei Dienstreisen
Ihr Antrag wird an die zuständige finanzverantwortliche Person weitergeleitet. Sie erhalten eine Kopie Ihrer Angaben. Nach der Prüfung erhalten Sie eine Genehmigung – ggf. mit Einschränkungen. Bitte fügen Sie den genehmigten Antrag als Anhang Ihrem digitalen Dienstreiseantrag bei.
Nach Genehmigung des Dienstreiseantrags können Sie die entstandenen familienbedingten Zusatzkosten ausschließlich über die Webanwendung bei der Finanzbuchhaltung unter Verwendung des Sachkontos 685009 als Auslagenerstattung einreichen. Bitte legen Sie diesen genehmigten Antrag, den genehmigten Dienstreiseantrag sowie die Rechnung als Belege bei. Die Erstattung an Sie erfolgt anschließend über den digitalen Rechnungsworkflow in xSuite.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Datenschutzbeauftragten und Verantwortlichen finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität Stuttgart.
Beschreibung und Kategorien von Daten
Das Formular sendet eine E-Mail an die Finanzbuchhaltung der Universität Stuttgart und in Kopie an die im Formular eingetragene E-Mail-Adresse des/der finanzverantwortlichen Person. Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst. Die von Ihnen in diesem Formular eingegeben personenbezogenen Daten werden zum einen für die Prüfung und Bearbeitung Ihres Antrags verarbeitet. Um den Antragsprozess nach einer Testphase zu optimieren, werden Ihre Daten zum anderen sechs Monate gespeichert und anonymisiert von einer Projektgruppe bestehend aus Dezernat 4 Personal und Recht, Dezernat 5 Finanzen, dem Personalrat und dem Service Uni & Familie ausgewertet.
Zweck
Zweck des Formulars ist es, für Ihre Auslagenerstattung der familienbedingten Zusatzkosten einen Beleg zu generieren.
Sämtliche Daten des Formulars dienen der Bearbeitung des Antrags und der Optimierung des Antragsprozesses. Durch die strukturierte Erfassung ist es möglich, Zeiträume und Kapazitäten zu planen, Dokumentationspflichten nachzukommen und abgeschlossene Prozesse zu evaluieren.
Rechtsgrundlage
Grundlage des Formulars ist die Richtlinie „Abrechenbarkeit von familienbedingten Zusatzkosten bei Dienstreisen“.
Empfänger
Empfänger der mittels Formular übertragenen personenbezogenen Daten sind Beschäftigte der Universität Stuttgart. Siehe dazu Abschnitt „Beschreibung und Kategorien von Daten“.
Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unterlagen vor ihrer Löschung dem Universitätsarchiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden sechs Monate gespeichert und anonymisiert von einer Projektgruppe bestehend aus Dezernat Personal und Recht, Dezernat Finanzen, dem Personalrat und dem Service Uni & Familie ausgewertet.
Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Die Pflichtangaben im Formular sind für eine sachgemäße Durchführung des Antrags notwendig. Statt personenbezogener E-Mail-Adressen können auch Funktionsadressen angegeben werden.
Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität Stuttgart.
Sie haben Fragen?
Bei finanzrechtlichen Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an die Leiterin der Abteilung 52: Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Reisekosten.
Bei Fragen und Anregungen zu flexiblen Kinderbetreuungsmaßnamen oder Fördermittelbedingungen auf dem Weg zur Professur wenden Sie sich bitte an den Service Uni & Familie. Ebenso bei Fragen zur Projektgruppe.
Bei Fragen zu flexiblen Betreuungsmaßnahmen für pflegebedürftige Angehörige wenden Sie sich bitte an die Pflegelotsen.
Bei Fragen zu inklusionsbedingten Zusatzkosten wenden Sie sich bitte an den Inklusionsbeauftragten.
Abteilung 52: Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Reisekosten
Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart
Service Uni & Familie
Azenbergstr. 12, 70174 Stuttgart
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