Das Agility Lab, eine neue Querstruktur innerhalb der Zentralen Verwaltung der Universität Stuttgart, hat vor rund einem halben Jahr seine Arbeit aufgenommen. Das ist Anlass für ein Interview mit dem Team, zu dem die drei Wissenschaftsmanagerinnen, Dr. Sabrina Keit, Dr. Sabrina Reich und Betina Weber sowie die Digitalisierungsmanagerin Carolin Küchle gehören.
Mit welchen Themen beschäftigen Sie sich aktuell?
Carolin Küchle (C.K.): In der Anfangsphase waren verschiedene Themengebiete im Fokus. Zunächst galt es natürlich, die Universität kennenzulernen und sich mit den Kolleg*innen in der Zentralen Verwaltung zu vernetzen. Für mich als Digitalisierungsmanagerin war der Kontakt in die IT besonders wichtig, bei den Kolleginnen waren es vor allem die Kontakte in die Exzellenzcluster und die dazugehörigen Institute. Und natürlich mussten wir uns als Team ja auch erst einmal kennen lernen, unsere Aufgaben definieren und unsere strategische und operative Ausrichtung festlegen.
Betina Weber (B.W.): Ich habe sechs Jahre am Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement (IAT) gearbeitet, das sehr eng mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) kooperiert. Daher freut es mich ganz besonders, dass wir das Fraunhofer IAO als strategischen Kooperationspartner im Projekt haben. Die Expertise des IAO in der wissenschaftlichen Begleitforschung, Organisationsentwicklung und in agilen Methoden als Kernkompetenzen sind für uns sehr wertvoll. Gemeinsam wollen wir weiter schärfen, was wir als Agility Lab konkret erreichen und umsetzen wollen, sowie unsere Rolle in der Universität noch klarer definieren. Wir werden Ideen entwickeln und umsetzen sowie unsere Arbeit laufend durch das IAO kompetent evaluieren lassen. Gemeinsam mit dem IAO möchten wir auch zum Beispiel durch Workshops und Publikationen am wissenschaftlichen Diskurs über agile Verwaltung teilhaben und diesen mitgestalten.
Wie würden Sie diese besondere Struktur und Arbeitsweise des Agility Lab beschreiben?
Sabrina Keit (S.K.): Herr Gerken hat uns einmal als „Startup“ des Kanzlers bezeichnet, und wir finden diesen Ansatz sehr gut. Wir sind eine neuartige Querstruktur innerhalb der Zentralen Verwaltung, zugleich sollen wir aber auch Veränderungen anstoßen und Innovationen generieren. Wir arbeiten ein bisschen anders als die Kolleg*innen hier im Haus. Mit dem Ansatz, eine Art „Startup“ zu sein, das kein Leitbild hat, sondern zum Beispiel einen Businessplan anstatt einen Projektplan, wollen wir für uns sowie für die Kolleg*innen und Kund*innen Freiräume schaffen, Transformationsprojekte innerhalb der Organisation anstoßen, um diese dadurch zu verändern. Wir sind ein bisschen anders, aber natürlich Teil des Ganzen.
Mit welchen Projekten beschäftigen Sie sich konkret?
Sabrina Reich (S.R.): Wir im Agility Lab arbeiten momentan in Zweierteams an unterschiedlichen Projekten. Frau Weber und ich konzentrieren uns zum einen auf die Bedarfe der Institute sowie der Exzellenzcluster. Zum anderen liegt unser Fokus auf der Kommunikation zwischen den Instituten und der Zentralen Verwaltung. Eines unserer Projekte ist zum Beispiel die Entwicklung eines interaktiven Dienstreiseportals für alle Reisende an der Universität Stuttgart. Es soll maximaler Nutzen in Form von allen Informationen rund um das Thema Reisen sowie eine Hilfe beim Erstellen der Reisekostenabrechnung für alle Mitarbeitenden bereitstellen – und das bei maximaler Transparenz. Die Oberfläche des Systems soll nutzer*innenfreundlich und intuitiv zu bedienen sein, so dass man schnell und unkompliziert die Antworten auf seine Fragen bekommt.
Was ist an Ihrem Projekt neu und innovativ?
B.W.: Wir arbeiten erstmals mit einem interdisziplinären Team, bestehend aus Mitgliedern nahezu aller Bereiche der Universität. Prof. Vu und seine Wissenschaftler*innen des Instituts für Maschinelle Sprachverarbeitung bringen ihre aktuellen Forschungsergebnisse auf dem Gebiet der Datenbankverarbeitung, Suchmaschinenprogrammierung und Chatbot-Entwicklung ein. Die Mitarbeiter*innen der Zentralen Verwaltung unterstützen uns mit ihrem Fachwissen rund um das Thema Dienstreisen und stellen die rechtssichere Beantwortung der Fragestellungen sicher. Zusätzlich sind Mitarbeiter*innen des TIK und Verantwortliche des Intranetprojekts beteiligt. Somit generieren die dezentralen Einrichtungen Hand in Hand mit der Zentralen Verwaltung eine fundierte Datengrundlage. Zudem erzielen wir maximale Synergieeffekte und stellen die perspektivische Möglichkeit zur Integration der Lösung auf Systemebene sicher. Bereits in einigen Monaten wird es einen ersten Prototyp geben, der in iterativen Schleifen zur Reife geführt wird. Unsere Lead-User-Institute und die Exzellenzcluster unterstützten uns beim Testing und der Identifizierung von Optimierungspotenzialen. Durch das große Engagement aller Beteiligten konnten bereits die ersten Meilensteine im Projekt erreicht werden. Daher an dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an alle, die dazu beigetragen haben und uns weiterhin mit Input unterstützen.
S.K.: Mein Fokus ist zum einen auf der Kommunikation im und über das Agility Lab. Das heißt ich versuche, die Ideen und Ansätze des Teams für unseren Businessplan aufzunehmen, weiterzuentwickeln und in einer innovativen Form zusammenzubringen. Leider konnten wir wegen Corona keine Veranstaltungen machen, aber ich hoffe, dass wir in der zweiten Jahreshälfte die eine oder andere Veranstaltung in einem agilen Format umsetzen können, um ein bisschen Werbung für unsere Arbeit zu machen und uns noch mehr zu vernetzen, am liebsten auch über die Universität Stuttgart hinaus. Zum anderen arbeiten Frau Küchle und ich intensiv mit dem Personal- und Organisationsentwicklungsteam aus dem Dezernat 7 zusammen, um Ansätze für eine Transformation hin zu einer agilen Verwaltung zu testen und in enger Abstimmung mit Herrn Gerken hierfür ein erstes Konzept zu entwickeln. Gemeinsam mit dem Team möchten wir auch gerne eine agile "Toolbox" entwickeln, damit auch andere Teams in der Zentralen Verwaltung in Zukunft agile Methoden und Arbeitsweisen ausprobieren können. Da stehen wir auch gerne mit Tipps zur Verfügung.
Was genau sind dabei die Aufgaben der Digitalisierungsmanagerin?
C.K.: Ich arbeite hauptsächlich an der Schnittstelle zwischen Agility Lab und den IT-Einrichtungen der Uni, also dem IZUS-TIK, aber auch mit dem RUS-CERT. Wer hat welche Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten? Wer arbeitet zu welchem Thema wie zusammen? Dabei geht es für mich auch darum, fachliche Anforderungen, etwa an eine neue Softwarelösung, die wir im Lab für unsere Kund*innen testen wollen, aufzunehmen und zu verstehen. Dann geht es darum, die notwendigen Prozesse und softwaretechnischen Unterstützungen zu erkennen, diese mit den IT-Kolleg*innen und Nutzer*innen abzustimmen und dann bei der Lösungsfindung bis hin zur Einführung zu unterstützen. Dabei versuche ich auch, verschiedene Hilfsmittel und Tools als Standardwerkzeuge oder -prozesse zu erarbeiten und dann auch zu etablieren. Hierzu zählen Methoden und Softwarelösungen und dafür entsprechende Workshops und Schulungen. Ziel dieser Arbeitsweise ist es, Standardprozesse zu definieren, um Durchlaufzeiten, beispielsweise bei der Softwarebeschaffung zu verkürzen und verstärkt Synergieeffekte zu nutzen. So arbeite ich gerade intensiv mit den Kolleg*innen aus dem TIK an der Lizenzierung des Dienstes "SimpleShow", mit dem man kleine Erklärvideos erstellen kann. Außerdem sind wir dabei, die Wiki-Software Confluence als Tool für die Team- und Projektzusammenarbeit in unseren Bereichen zu testen und für den Roll-Out in der gesamten Uni vorzubereiten.
Was sind Ihre Pläne und Ziele für die nächsten Monate?
S.R.: Ganz konkret werden wir in den nächsten Wochen einiges, das wegen Corona nicht wie geplant durchgeführt werden konnte, nachholen wie etwa die Workshops mit unserem Begleitforschungspartner Fraunhofer IAO. Des Weiteren sehen wir, dass Corona ein großes Interesse an digitalen und agilen Methoden und Arbeitsweisen geweckt hat, besonders hier in der Zentralen Verwaltung. Hier möchten wir uns gerne weiter einbringen, etwa bei den Themen Mitarbeitendenpartizipation durch Umfragen, der Einführung neuer Austauschangebote sowie der Etablierung einer positiven Feedback-Kultur. Sie zählen zu den Kernthemen einer agilen und nutzer*innenzentrierteren Arbeitswelt.
Und was möchten Sie uns abschließend noch sagen?
B.W.: Alle, die den Wandel aktiv mitgestalten möchten, sind herzlich eingeladen, sich mit Ideen und Anregungen aktiv einzubringen. Viele weitere Schritte werden folgen, und jede*r einzelne kann einen wertvollen Beitrag leisten. Nur so können wir gemeinsam den Weg für optimierte, effiziente Prozesse und neue Formen der Zusammenarbeit bereiten. Davon werden perspektivisch alle Mitarbeiter*innen der Universität Stuttgart in ihrer täglichen Arbeit profitieren. Wir freuen uns sehr auf den weiteren Projektfortschritt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit mit engagierten Kollegen*innen.
Agility Lab
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