Tipps zum Arbeiten im Home Office

Wie entwickle ich eine Struktur für die Arbeit im Home Office, was gilt es, zu beachten? Antworten dazu gibt die Arbeitswissenschaftlerin Dr. Josephine Hofmann.

Dr. Josephine Hofmann leitet am Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement IAT der Universität Stuttgart bzw. am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO das gemeinsame Team „Zusammenarbeit und Führung“. Sie forscht zum Thema Führungskonzepte und flexible Arbeitsformen und beschäftigt sich in diesem Zusammenhang schon seit einigen Jahren mit dem Thema Home Office. Wir haben sie gefragt, was bei der Arbeit zu Hause besonders zu beachten ist.

 (c) IAO
Klare Arbeitszeiten, Verbindlichkeit und aktive Kommunikation sind wichtige Punkte, die beim Arbeiten im Home Office zu beachten sind, sagt Dr. Josephine Hofmann vom IAT bzw. IAO.

Wie entwickle ich eine Struktur für die Arbeit im Home Office?

Ich sollte soweit möglich einen eigenen Bereich schaffen. Nicht jeder wird ein eigenes Arbeitszimmer haben, aber ein eigener Bereich, eine aufgeräumte Ecke, die auch die Bedingungen des Datenschutzes berücksichtigt, ist wichtig. Zugegeben nicht ganz einfach in dieser Zeit, wo viele neben Home Office auch Home Schooling betreiben.

Auch von Bedeutung ist es, klare Arbeitszeiten mit dem Team und der Führungskraft abzusprechen, in denen man erreichbar ist. Gleichzeitig muss ich auch mit der Familie besprechen, in welchen Zeiten ich ungestört arbeiten möchte, auf die die Familie also soweit möglich Rücksicht nehmen sollte.

Vielen hilft es, zu notieren, welche Aufgaben man am Tag zu erledigen hat. Das hilft durch den Tag, man behält den Überblick. Darüber hinaus weiß man am Ende des Arbeitstages, was man geschafft hat.

Eine Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit ist wichtig, Pausen und das Mittagessen sollten nicht vergessen werden. Man muss auch abschalten und sich erholen können.

Im Prinzip gilt: Rituale, die man im Büro hatte, ruhig versuchen im Home Office weiterzuführen. Viele Rituale sind sehr abhängig von der Persönlichkeit, jeder muss für sich herausfinden, was für die eigene Arbeitsumgebung wichtig ist und was ihm bzw. ihr hilft. Zum Beispiel das morgendliche Begrüßen der Teamkolleginnen und -kollegen – jetzt per Mail oder Telefon. Oder die gleiche Kleidung anziehen, die man auch zur Arbeit im Büro anziehen würde.

Was ist wichtig im Umgang mit meinen Kolleginnen und Kollegen und mit der Führungskraft?

Ganz wichtig ist Verbindlichkeit. Man muss sich aufeinander verlassen können. Wann ist wer wie erreichbar. Die Freiheit des Home Office darf nicht auf Kosten der Kolleginnen und Kollegen gehen. Je flexibler die Bedingungen, desto verbindlicher sollte der Umgang miteinander sein. Hilfreich kann zum Beispiel sein, den Zwischenstand einer längeren Arbeit dem Kollegen zu melden, dann weiß er Bescheid, dass man am Thema dran ist und wann mit der Fertigstellung zu rechnen ist.

Grundsätzlich sollten wir Verständnis füreinander entwickeln. Oft glaubt man, andere machen das wie ich, das ist aber nicht so. Deshalb: Klären, wie kriegen wir das als Team hin, welche Arbeitsabläufe sollen gewählt werden. Diese Absprachen müssen immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden, ob sie noch passen, da sich das Team und seine Bedürfnisse ändern können. Das Ansprechen kostet zwar Zeit und wird vielleicht als lästig empfunden, ist aber wichtig, damit langfristig alles gut läuft.

Welche Kommunikationskanäle sind für den Austausch im Team geeignet? Wie kann ich die fehlenden direkten Gespräche mit den Kollegen ausgleichen?

Vor allem ist es wichtig, diese Frage, wie man miteinander kommunizieren möchte, anzusprechen. Das Team sollte gemeinsam entscheiden, welche Kommunikationskanäle geeignet sind und diese dann ausprobieren. Wenn etwas nach einiger Zeit nicht mehr passt und alle genervt sind, können die Kanäle neu überdacht und Neues ausprobiert werden.

Viele Signale, die man sonst im Büroalltag erfasst, sind jetzt nicht sichtbar. Ich sehe nicht, dass die Kollegin einen Anruf nach dem anderen beantworten muss, oder dass gerade keine gute Stimmung im Team herrscht. Man muss aufpassen, dass die informellen Gespräche, das Zeit nehmen für die Kolleginnen und Kollegen nicht verloren gehen. Deshalb gilt es, dafür Kommunikationswege zu finden. Es muss mehr gesprochen werden, nachgefragt werden. Sich gegenseitig anrufen, Chatten, eine gemeinsame Video- oder Telefonkonferenz können Lösungen sein – es ist sehr wichtig, eine aktive Kommunikation herzustellen.

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