Eine durchsuchbare Datenbank rund um alle Forschungsprojekte schafft die Universität Stuttgart mit dem Forschungsinformationssystem FIS. Daten zu Projekten wie Laufzeit, Mittelgeber, Beteiligte, Projektbeschreibungen müssen nur einmal hinterlegt sein und können je nach Bedarf abgerufen werden.
Beispielsweise kann die Universität so mit wenigen Klicks Berichte an Ministerien ausgeben. Projektmeldungen kommen über einen zentralen Workflow in die Datenbank. Forschende können ihre Projektinformationen und Publikationen so aufbereiten und freigeben, dass potentielle Kooperationspartnerinnen und -partner sie finden.
Drittmittelanzeige über das FIS
Seit Mitte Juni betreut Julia Mauser aus dem Dezernat 1 Forschung und Transfer das FIS fachlich. Ihre Aufgabe ist unter anderem, die Qualität der gespeicherten Projektdaten zu sichern. Dazu gehören verständliche Beschreibungen, einheitliche Schreibweisen, vor allem legt sie ihr Augenmerk darauf, dass die jeweiligen Projekte passende Schlagworte erhalten haben und korrekt zu Schwerpunktbereichen der Universität sortiert sind. Damit können auch Interessierte, die nicht im Projekt arbeiten, ein für sie interessantes Thema unter häufigen Stichworten aufstöbern.
Natürlich veröffentlicht das Forschungsinformationssystem nichts ohne Zustimmung der Institute: Der Prozess rund um die Drittmittel-Projektanzeige ist mit Pilotinstituten abgestimmt und enthält Freigabeprozesse der Verantwortlichen. Auch die finanziellen Angaben der Projekte werden überprüft – im Workflow sind Zuständige aus Dezernat 5 Finanzen eingebunden.
Umstellung auf papierlose Prozesse
Aktuell erhalten sukzessive die Verantwortlichen aus den gut 150 Instituten der Universität Stuttgart eine Nachricht. Gemeinsam mit ihnen stellt das FIS-Team die Drittmittelanzeigen von papierbasierten und E-Mail-lastigen Prozessen auf einen rein digitalen Workflow um. Neben Druckkosten spart das auch viel Zeit. Die digitalen Formulare können unter anderem einmal eingegebene Daten auch für neue Projektanzeigen vorausgefüllt hinterlegen.
„Natürlich gehe ich dabei so vor, dass Institute, die in einem Projekt kooperieren, möglichst gleichzeitig ins FIS kommen. So können alle direkt die Querverweise zwischen den Daten sinnvoll herstellen und Synergieeffekte möglichst gut ausgenutzt werden“, sagt Julia Mauser zu ihrem Vorgehen.
Als Nebenprodukt importiert das FIS-Projektteam auch alte Projektmeldungen ab dem Jahr 2015 ins FIS. So bekommt die Universität nach und nach eine solide Datenbank ihrer Forschung.
Institute, die nicht warten möchten, bis sie angeschrieben werden, sondern bereits früher ihre Drittmittelanzeigen ins FIS umstellen möchten, können Julia Mauser kontaktieren. Es findet sich sicher ein für alle Beteiligten passender Zeitraum.
Forschungsportal und Projektdatenbank
Aus dem Uni-Netz bzw. VPN heraus ist das Forschungsinformationssystem FIS seit einiger Zeit erreichbar. Die Seite gliedert sich in ein offenes Forschungsportal, auf dem alle freigegebenen Informationen, zum Beispiel Projekte, abrufbar sind. Seit Juni 2020 bündelt ein Menüpunkt „Nationale Förderausschreibungen“ Ausschreibungen zur Projektförderung.
Zudem können sich alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität im FIS mit ihrem AC-Account und dem dazugehörigen Passwort einloggen. In der Verwaltungsansicht verwalten sie ihre Daten und ordnen sie Projekten zu. Auch Forschungsschwerpunkte und Außendarstellung der Projekte bestimmen die Forschenden selbst. Ein Login lohnt sich, denn das FIS wird zukünftig weitere Prozesse rund um die Forschungsverwaltung umfassen. Technische Unterstützung bietet das FIS-Team mit der Dokumentation auf den IZUS-Seiten sowie über eine Support-E-Mail.
Schnittstellen binden das FIS in die Uni-Systeme ein
- Projektdarstellung auf Webseiten
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In die weltweite Öffentlichkeit können Institute bereits jetzt ihre im FIS zentral gespeicherten Projektdaten über eine Schnittstelle auf den Webseiten ausliefern. Mit der FIS-Projektnummer zieht das Redaktionssystem jeweils tagesaktuell alle freigegebenen Daten aus der FIS-Datenbank und gibt das Projekt an gewünschter Stellen im Webauftritt aus.
- Schnittstelle für Publikationen
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Zur Publikationsdatenbank PUMA der Universitätsbibliothek wird eine Schnittstelle für den Datenaustausch eingerichtet. Publikationen können auch in FIS eingesehen werden – so lassen sie sich allen veröffentlichten Projekten und Personen zuordnen.
Weitere Pläne
Der Großgeräte-Atlas – aktuell eine Excel-Tabelle auf den Uni-Intern-Seiten – wird als nächster Baustein ins FIS umziehen. Durchsuchbar und filterbar werden so Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler schneller finden, welche Geräte an der Universität für ihre Forschungsvorhaben besonders geeignet sind.
Kontakt
Julia Mauser
Referentin für das Forschungsinformationssystem, Geschäftsstelle Ethikkommission