Der Digitale Rechnungsworkflow (DRW) ist da
Die Universität Stuttgart kann nun Rechnungen digital entgegennehmen. Das Projektteam DRW aus den Abteilungen Finanzbuchhaltung des Dezernats Finanzen und Zentrale Verwaltungsdienste (ZVD) des IZUS-TIK schloss die Testphase im Juli erfolgreich ab. Das Programm ist jetzt im Produktivbetrieb, das heißt, es bearbeitet echte Abrechnungsvorgänge. Um den kompletten Workflow vom Eingang der Post bis zur Überweisung elektronisch bearbeiten zu können, betreibt die Finanzbuchhaltung außerdem seit Ende Juli ein System zum Scannen der Papierrechungen.
Umstellung schrittweise
Schrittweise soll die gesamte Universität auf die digitale Abrechnung umgestellt werden. Das Institut für technische und numerische Mechanik (ITM) und die Abteilung Zentrale Verwaltungsdienste (ZVD) des IZUS-TIK sind die ersten, die seit Anfang August mit dem DRW arbeiten. Sie nehmen alle Rechnungen elektronisch entgegen, zeichnen über eine Web-Oberfläche mit Häkchen rechnerisch und sachlich richtig und weisen Buchungen per Mausklick an. Weitere Pilotinstitute und -einrichtungen folgen.
Das ändert sich für Sie
Neu für alle Finanzstellen der Universität ist, dass sie E-Rechnungen annehmen können. X-Rechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format 2.0 unterstützt der DRW. Die Institute und Einrichtungen bekommen diese bis zur Umstellung in Ihrem Bereich als E-Mail zugesandt.
Wenn Sie eine Papierrechnung bekommen, bleibt noch alles beim Alten: Alle weiteren Eingangsrechnungen werden bis zum Rollout in Ihrem Bereich weiterhin wie gewohnt papierbasiert behandelt und bearbeitet.
Hinweise zur Nutzung des DRW
Hinweise für Sie und Ihre Lieferanten der Universität Stuttgart über den elektronischen Rechnungsversand stellt das DRW-Team auf folgenden Seiten zur Verfügung:
Auch für weitere Fragen rund um den Digitalen Rechnungsworkflow steht das Projektteam DRW zur Verfügung.
Dieses Video gibt Ihnen einen Einblick in den digitalen Rechnungsworkflow an der Universität Stuttgart aus Sicht der Anwenderinnen und Anwender in den Finanzstellen.
Nach Eingang, gegebenenfalls Digitalisierung, Validierung und Vorerfassung einer Rechnung durch die Finanzbuchhaltung wird diese Rechnung der zuständigen Finanzstelle zur weiteren Bearbeitung zugewiesen.
Erster Bearbeitungsschritt ist die Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit.
Nach Zuweisung der Rechnung an die Finanzstelle durch die Finanzbuchhaltung erscheint diese im Arbeitsvorrat der entsprechend berechtigten Personen.
Öffnen Sie die zu prüfende Rechnung durch Klick auf das Pfeilsymbol. Die von der Finanzbuchhaltung erfassten Kopfdaten können Sie am oberen Rand per Klick einsehen. Um die rechnerische Richtigkeit zu bestätigen, klicken Sie auf "Rechn. Richtig" oben links und wählen Sie die Person für die Prüfung der sachlichen Richtigkeit aus. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor dem Namen der Person und dann oben links auf den Haken. Den Schritt schließen Sie ab, indem Sie unten rechts auf den Haken klicken. Damit ist die rechnerische Richtigkeit bestätigt und der Arbeitsschritt abgeschlossen.
Nachdem die Rechnung als Abschluss der rechnerischen Prüfung einer Person zur sachlichen Prüfung zugewiesen wurde, taucht sie im Arbeitsvorrat dieser Person auf. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit zur Prüfung aller bisher erfassten Daten.
Die sachliche Richtigkeit wird bestätigt durch einen Klick auf „Sachlich Richtig“ oben links.
Nach Bestätigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit kommt die Rechnung zurück zur Person mit der Rolle "Kontierung". Diese Person führt die Vorkontierung der Rechnungspositionen durch. Jede Position kann unterschiedlichen Kostenstellen und/oder Fonds innerhalb der eigenen Finanzstelle zugeordnet werden. Über eine Suche kann die Auswahl der Kostenstellen beziehungsweise Fonds eingeschränkt werden. Eine Kostenstelle wählen Sie aus, indem Sie auf das graue Kästchen in der Spalte der Ergebnistabelle klicken und dann auf Übernehmen klicken. Die Vorkontierung beenden Sie, indem Sie links oben auf „Kontierung OK“ klicken und im folgenden Fenster die anordnende Person oder Personen auswählen. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor dem Namen der Person und dann oben links auf den Haken. Den Schritt schließen Sie ab, indem Sie unten rechts auf den Haken klicken.
Nach Abschluss der Vorkontierung wird die Rechnung automatisch an die Finanzbuchhaltung zur Prüfung und Vervollständigung übermittelt.
Im Anschluss an diese Prüfung findet sich die Rechnung im Arbeitsvorrat der zuvor zur Anordnung ausgewählten und berechtigten Person oder Personen. Diese Person kann alle Rechnungsdetails kontrollieren. Dazu gehören die Kopfdaten, Kontierungsdaten und sämtliche während des Bearbeitungsprozesses eingetragenen Kommentare der anderen beteiligten Personen. Die Anordnung wird vorgenommen, indem vor jeder Buchungszeile der Haken in der Checkbox gesetzt und mit Klick auf den Freigabebutton bestätigt wird. Alternativ kann mit Klick auf die Fahne die Freigabe aller Rechnungspositionen durchgeführt werden. Zur Anordnung vorgesehen Rechnungspositionen sind an dem Haken in der Zeile erkennbar. Sind alle Zeilen frei gegeben, wird die Anordnung vollzogen durch Klick auf „Sichern“ oben links. Durch einen technischen Hintergrundbenutzer wird die Rechnung nun automatisch gebucht.
Hintergrund-Informationen
Den Anstoß für die Einführung des „Digitaler Rechnungsworkflows“ (DRW) an der Universität Stuttgart gab eine EU-Richtlinie, nach der öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und (medienbruchfrei) verarbeiten können müssen.
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An der Universität Stuttgart gibt es großes Potenzial, wie IT-Unterstützung die Verwaltungsvorgänge effizienter, effektiver und sicherer gestalten kann. Deshalb startete die Universitätsleitung ein Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“ mit dem Ziel, schrittweise schlanke, papierarme Verwaltungsprozesse in der gesamten Universität einzuführen.
Die ersten vier Projekte sind ein neues System zur Ressourcenverwaltung (ERP), der digitale Rechnungsworkflow (DRW), die elektronische Zeiterfassung (EZE) und ein digitales Reisemanagement (DRM). Der Kanzler und die Prorektorin für Informationstechnologie (CIO) überprüfen in einem Lenkungsausschuss stellvertretend für das Rektorat als Auftraggebende den Programmfortschritt.
Kontakt
Support Digitaler Rechnungsworkflow
Mike Holz
Dipl.-Inf.Abteilungsleiter ZVD
Derya Hibinger
Stellvertretende Abteilungsleitung, Teamleitung