Gemeinsam mit zwei Trainerinnen des Züricher Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (iafob) hat das Agility Lab am 8./9. Februar 2021 einen Online-Workshop zum Thema „Agilität in der Hochschulverwaltung“ veranstaltet. Neben einem inhaltlichen Einstieg in das Thema ging es vor allem darum, agile Methoden und Arbeitsformen kennenzulernen und auszuprobieren.
Den Anfang machte die Einladung zur Veranstaltung und die Auswahl der Teilnehmenden: Über eine Ankündigung im Beschäftigten-Newsletter konnten sich interessierte Kolleg*innen für die Teilnahme beim Team des Agility Lab „bewerben“. Aufgrund der großen Nachfrage musste schließlich das Los entscheiden – und es fand sich ein bunter Querschnitt an Teilnehmenden durch die ganze Universität. Neben Mitarbeitenden aus den Instituten, der Zentralen Verwaltungen und Zentralen Einrichtungen wie dem TIK oder der UB war auch das Rektorats- und Kanzlerbüro nebst Kanzler Jan Gerken vertreten. Für das Team des Agility Lab war damit ein wesentliches Ziel des Workshops bereits erreicht:
Wir möchten den Austausch zwischen Zentraler Verwaltung und den dezentralen Einheiten fördern und agile Themen und Inhalte zur Stärkung von Community und Netzwerk in der ganzen Universität fördern und der Workshop ist dafür ein gelungener Auftakt.
Agenda des Agility Lab
Agile Prinzipien
In diesem Sinne führten auch die beiden Schweizer Trainerinnen, Veronika Lévesque und Eliane Obrist, durch die beiden jeweils halben Seminartage. Zunächst wurde auf der „Agilen Spielweise“ eines Online-Whiteboards erarbeitet, was Agilität bedeutet und warum agile Arbeits- und Austauschformen so gut zu unserer Zeit passen. Schon hier zeigte sich ein wichtiger Aspekt: Agiles Arbeiten hat viel mit Visualisierung von Inhalten, Fragestellungen und Themen zu tun – passend für unsere immer mehr von bewegten Bildern und visuellen Eindrücken geprägte Welt. Doch auch und gerade die Corona-Pandemie zeigt, dass es immer wichtiger ist, flexibel auf neue Situationen zu reagieren und eine immer komplexere Welt ein neues Maß an Offenheit, Rücksichtnahme und Partizipation in der Kommunikation benötigt. Zentral sind hierbei die sogenannten „Agilen Prinzipien“, die eigentlich aus der Softwareentwicklung kommen und inzwischen für den Bereich der öffentlichen Verwaltung mehr und mehr Anwendung finden. Vertieft wurde dann, wie diese agilen Prinzipien für das Design und die Umsetzung von Projekten genutzt werden können und welche Rolle diese für das Verständnis von Führung spielen können.
Gestaltung von Meetings
Ebenso gab es spannende Anregungen zur Gestaltung von Meetings, die dann gleich in Form eines „Lean Coffee“ von der Gruppe ausprobiert wurden. In diesem Format werden die Themen demokratisch ausgewählt und von den Teilnehmenden priorisiert. Mit einem straffen „Timeboxing“ werden die Themen in einem vorgegebenen Zeitraum diskutiert. Anschließend wird gemeinsam entschieden, ob das Thema „abgehakt“ ist oder noch weiter diskutiert werden muss.
Herzliche Einladung zum weiteren Austausch über (agile) Verwaltungsthemen
Nicht nur das „Lean Coffee“ sondern der ganze Workshop und der Austausch über (agile) Verwaltungsthemen fanden so viel Anklang, dass sich die Gruppe in Zukunft regelmäßig treffen wird. Wer keinen der begehrten Plätze ergattern konnte oder erst jetzt auf das Thema aufmerksam geworden ist, den lädt das Agility Lab herzlich ein, sich zu melden. Es wird auch in Kürze eine uniweite Mailingliste zum Thema Agilität sowie weitere Online-Veranstaltungen des Agility Lab geben.