Nach einiger Vorarbeit ist es nun soweit: Den Studierenden und Beschäftigten der Universität Stuttgart steht neben Webex mit alfaview eine zweite Videokonferenzsoftware zur Verfügung. Das System wird höchsten Ansprüchen in Datenschutz und Informationssicherheit gerecht und eignet sich besonders für digitale Treffen von vertraulicher Natur.
Das Videokonferenz-Programm ist ein Produkt der Karlsruher Firma alfaview GmbH, die ihren Ursprung in der alfatraining Bildungszentrum GmbH hat. Den Konferenzservice betreibt die Firma ausschließlich in zertifizierten deutschen und europäischen Rechenzentren. Die Software ist somit „made in Germany“ und „hosted in Europe“. Aufgrund ihrer technischen und rechtlichen Qualität empfehlen auch Landesdatenschutzbeauftragte alfaview als Konferenzsoftware, so etwa der Baden-Württembergische Landesdatenschutzbeauftragte.
Cisco-Webex zuvor einzige Lösung
Webex war an der Universität Stuttgart bislang das einzige offiziell freigegebene Werkzeug für Videokonferenzen. Vorwiegend in der Lehre kommt es zum Einsatz, daneben in Gremiensitzungen und Besprechungen aller Art. Die Universität hat die Software des US-amerikanischen Herstellers Cisco Systems während des ersten Corona-Lockdowns im März 2020 für alle Beschäftigten und Studierenden lizenziert, um einen schnellen Ersatz für Präsenzveranstaltungen zu bieten. Webex stieß rasch auf eine breite Akzeptanz bei den Beschäftigten. Auch bei Veranstaltungen mit einem großen Teilnehmerkreis zeigte es eine hohe Verlässlichkeit und technische Qualität. Deshalb hat die Universitätsleitung den Vertrag zum dritten Mal bis zum Frühjahr 2023 verlängert und auch einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Cisco Systems abgeschlossen.
Ruf nach Alternative
Schon im März 2021 artikulierten Studierende, darunter auch Mitglieder der Studierendenvertretung stuvus, in einem offenen Brief Bedenken in Bezug auf die Verwendung von Webex und forderten die Universität auf, nach weiteren Alternativen Ausschau zu halten. Eine vom Prorektorat IT geleitete Arbeitsgruppe analysierte dann zusammen mit Vertreter*innen der Studierenden, dem Datenschutzbeauftragten, dem Beauftragten für Informationssicherheit, Mitgliedern des Personalrats, des TIK und Nutzervertreter*innen erneut den Markt. In den Fokus nahm sie Produkte mit sehr hohen Anforderungen an Datensparsamkeit, Plattformunabhängigkeit und Datensouveränität. Speziell für virtuelle Gespräche mit vertraulichem Inhalt suchte die Gruppe eine DS-GVO-konforme Alternative zu Webex. Die Eignung für Lehr- oder Tagungszenarien stand nicht im Mittelpunkt, da hierfür weiterhin Webex zum Einsatz kommen soll.
alfaview als klarer Favorit
Das Rektorat beschloss dann im Juli 2021, die Anschaffung eines weiteren Tools unter den oben genannten Prämissen auszuschreiben. Aus diesem Prozess ging als klarer Favorit alfaview hervor. Auch die Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit haben der Nutzung dieser Software zugestimmt. Daher wird alfaview jetzt als ergänzende Videokonferenzsoftware neben Webex eingeführt. Auch der Personalrat ist damit einverstanden.
Nutzung primär für Gespräche mit vertraulichem Inhalt
Ab sofort können alle Mitglieder und Angehörige der Universität Stuttgart die Software alfaview über ihren Uni-Account (ac-, st- oder gs-Account) nutzen. Alfaview eignet sich als Plattform besonders für sensible Szenarien wie z. B. Beratungsgespräche, Bewerbungsgespräche, Online-Prüfungen, Gespräche mit Externen (mit vertraulichem Inhalt) und Gremiensitzungen. Die Universitätsleitung ist überzeugt, mit alfaview nun eine gute Wahl, ergänzend zu Webex, getroffen zu haben, und wird diese Zwei-Produkt-Strategie vorerst fortsetzen.
Nutzung, Hilfe und Support
Gehen Sie zur Nutzung von alfaview wie folgt vor: Melden Sie sich auf unserer „Landing page“ bei alfaview mit Ihrem Account an und installieren bzw. öffnen Sie die App. Die App steht für alle gängigen Systeme (Windows, macOS, Linux, mobile Endgeräte) bereit. Eine rein Web-basierte Lösung ist in Vorbereitung. In der App haben Sie die Möglichkeit, einen fest definierten Raum zu nutzen oder ein Meeting anzulegen – letzteres ist ein ähnliches Vorgehen, wie Sie es von der Webex-Nutzung kennen.
Weitere Erläuterungen und Links für Hilfe und Support finden Sie beim TIK auf der Hilfeseite. Den Support hat vollständig die Firma alfaview übernommen, wenden Sie sich bitte deshalb bei technischen Fragen gern direkt an support-us@alfaview.com.
Das Projektteam würde sich über Anregungen, Lob und Kritik freuen, richten Sie Ihr Feedback deshalb gern direkt an Dr. Heiko Schulz oder Tatjana Fritzler.