Im letzten Jahr wurde das neue Dezernat 7 eingerichtet und die Zentralen Services hier zusammengefasst. Teil des Dezernats ist auch die neue Abteilung 71: Personal-, Organisations- und Prozessentwicklung. Susanne Klinger und Benjamin Iber sind seit Sommer 2020 in der Abteilung für Organisationsentwicklung zuständig und stellen ihre Aufgaben vor.
Die Arbeit des OE-Teams teilt sich in zwei Aufgabengebiete auf: den Bereich Projektbetreuung und die Beratung. „Die Organisationsentwicklung hat in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen“, erklärt Susanne Klinger, „das Arbeiten verändert sich heute rapide. Das erfordert zunehmend fluide Organisationen, die sich synchron zum Veränderungsrhythmus ihres Umfelds anpassen. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben und Änderungen, die wir als Universität heute umsetzen müssen.“
Elektronische Zeiterfassung
Deshalb gehört auch die Unterstützung zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung zu den von der Abteilung zu betreuenden Projekten. Sie soll die Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung vereinfachen und ist Teil des Digitalisierungsprogramms der Universität unter der Leitung von Kanzler Jan Gerken und der Prorektorin für Informationstechnologie (CIO), Dr. Simone Rehm.
„Zunächst soll die elektronische Zeiterfassung für die Zentrale Verwaltung eingeführt werden“, berichtet Benjamin Iber. Geplant ist dies im Laufe des Jahres. Weitere Einrichtungen und Institute der Universität können diese Möglichkeit später freiwillig einrichten.
Zur Zeiterfassung zählt auch die Umstellung der Abwicklung von Anträgen für Urlaub und Flexibilisierung von der bisher papierbehafteten Form auf einen digitalen Workflow. Die Beantragung von Urlaubs- und Flexibilisierungstagen wird direkt im Zeiterfassungssystem erfolgen“, erläutert Benjamin Iber. „Durch einen digitalen Prozess wird die Urlaubsverwaltung für Mitarbeiter*innen und Sachbearbeiter*innen zudem zukünftig unkomplizierter und dadurch auch rascher ablaufen“, so Iber.
Beratung bei Umstrukturierungen von Einrichtungen der Universität
Den zweiten großen Bereich der Abteilung beschreibt Susanne Klinger folgendermaßen: Bei der Umstrukturierung von Dezernaten, Einrichtungen und Instituten der Universität gibt es viele Fragen zu klären. Welche Aufgaben und Schnittstellen gibt es und wer kann diese bestmöglich ausführen?
Diese neuen Prozesse und Abläufe erfordern manchmal auch neue Strukturen in den Teams und Abteilungen. Während dieser Phase beraten wir die jeweilige Einrichtung. Wir treffen uns mit den Verantwortlichen und lassen uns zunächst den Sachverhalt näherbringen. Dann überlegen wir gemeinsam mit unserem Dezernatsleiter, wie unsere Abteilung unterstützen kann“, erläutert Klinger.
Grund für eine Umstrukturierung könnte zum Beispiel die Einführung eines neuen IT-Systems und die damit verbundene Anpassung von Prozessen sein. Der Einsatz ist temporär, das heißt z.B. nach der Einführung eines Systems ziehen sich die Berater*innen wieder aus der Arbeit der Fachabteilung zurück. Die Beratungen finden selbstverständlich vertraulich statt. Die Aufträge gehen an den Abteilungsleiter Harald Hornyak, der gleichzeitig Leiter des Dezernats ist. „Es werden viele Themen an ihn herangetragen, das zeigt, dass Bedarf und Interesse seitens der Einrichtungen vorhanden ist“, berichtet Susanne Klinger.
Bei Veränderungen wollen wir die Beschäftigten mitnehmen.
Susanne Klinger, Dezernat 7
Im Rahmen des angestrebten Vorhabens, also zum Beispiel einer Umstrukturierung, bietet die Abteilung bei Bedarf auch Einzelgespräche an, etwa ein Coaching für die Führungskraft. Auch Workshops werden initiiert, beispielsweise zu den Themen Meeting-Kultur oder Teamentwicklung. Oft gibt es auch eine Schnittmenge zur Personalentwicklung.
Die fachliche Leitung von Projekten im Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“, die Umstrukturierung von Abteilungen oder die Einführung von neuen Prozessen gehen oftmals mit veränderten Kompetenzanforderungen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte einher. „Die Einführung eines neuen IT-Systems sollte immer unter Einbeziehung der Beschäftigten erfolgen. Durch entsprechende Weiterbildungs- und Schulungsangebote sollen die Beschäftigten dabei unterstützt werden, die nötigen Kompetenzen zu erwerben, um die neuen Anforderungen bestmöglich zu bewerkstelligen“, so Iber. „In enger Abstimmung mit dem Team der Personalentwicklung sehen wir es daher als unsere Aufgabe an, für die Mitarbeiter*innen ansprechbar zu sein und diese bestmöglich bei Veränderungen an der Universität Stuttgart mit einzubeziehen und zu unterstützen“ fasst Benjamin Iber abschließend zusammen.