Planung von Dienstreisen

Alle Informationen, die für die Beantragung, Durchführung und Abrechnung Ihrer Dienstreise erforderlich sind.

Dienstreisen unterliegen den Regelungen des Landesreisekostengesetztes Baden-Württemberg (LRKG). Das LRKG gilt für Auszubildende der Uni, Beamt*innen, Hilfskräfte mit Vertrag, Professor*innen sowie Tarifbeschäftigte. Nur die genannten Personengruppen können Dienstreisen durchführen.

Für weitere Personengruppen gelten die Informationen zur Reisekostenabrechnung für Gäste.

Corona: Hinweise zu Dienstreisen und Reisekosten

Dienstreisen und Besprechungen in Präsenz sollen nach wie vor reduziert werden. Soweit möglich sind weiterhin technische Alternativen wie Telefon- oder Videokonferenzen zur Verfügung zu stellen und bevorzugt zu nutzen.

In Gebiete, die nicht als Risikogebiete gelten und in einfache Risikogebiete, können Dienstreisen erfolgen, soweit sie dringend erforderlich sind. Eine zusätzliche Genehmigung neben dem Dienstreiseantrag ist für solche Reisen nicht erforderlich. Während und nach Rückkehr von einer Dienstreise und vor Arbeitsaufnahme an der Universität vor Ort sind mit den Vorgesetzten festgelegte Schutzmaßnahmen zu ergreifen (zum Beispiel Home-Office, Schnelltest usw.).

Dienstreisen in Hochinzidenzgebiete oder Virus-Varianten-Gebiete sind grundsätzlich nicht zulässig. In unverzichtbaren und unaufschiebbaren Fällen kann eine Genehmigung durch die Leitung Dezernat 4 erfolgen.

Dienstfahrten:

Wenn bei Dienstfahrten innerhalb Baden-Württembergs mehrere Kolleg*innen in einem Kfz sitzen, müssen alle Insassen einen medizinischen Mund-Nasen-Schutz tragen. Von diesem Grundsatz der Maskenpflicht kann abgewichen werden, sofern die Insassen des Kfz eine feste Kohorte bilden und über einen Test-, Impf- oder Genesenennachweis verfügen.  

Unter einer festen Kohorte versteht man eine Gruppe von Personen die regelmäßig in dieser Konstellation persönlich zusammenarbeitet, wie z.B. feste Teams, Angehörige gleicher Sachgebiete, Abteilungen oder Professuren. 

Bitte beachten Sie, dass in anderen Bundesländern unterschiedliche Regelungen gelten und informieren Sie sich gegebenenfalls vor Antritt der Dienstreise.

Weitere Informationen:

Grundsätzlich gilt gemäß der Richtlinie für Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben der Universität Stuttgart, dass von Universitätsmitgliedern veranstaltete Tagungen und Seminare in den Räumlichkeiten der Universität stattfinden sollten. Es ist zunächst zu prüfen, ob Veranstaltungen unter Beachtung der Corona-Verordnung des Landes und des Hygiene-Konzepts der Universität Stuttgart nicht in den aktuell leeren Hörsälen und Seminarräumen veranstaltet werden können.

Maßgeblich für eine Entscheidung über dienstliche Veranstaltungen außerhalb der Universität sind wiederum die jeweils gültige Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg und das Hygiene-Konzept der Universität Stuttgart. Danach sollen Dienstreisen und Präsenzveranstaltungen wie Besprechungen reduziert werden und soweit möglich sollten technische Alternativen wie Telefon- oder Videokonferenzen genutzt werden..

Bei Dienstreisen, die aufgrund des Coronavirus nicht stattfinden, gilt §19 Landesreisekostengesetz (LRKG) und die entsprechende Verwaltungsvorschrift:

Die Dienstreisenden haben sich darum zu bemühen, die getroffenen Reisevorbereitungen so bald und so weitgehend wie möglich rückgängig zu machen/zu stornieren. Notwendige Auslagen nach dem LRKG, die durch die Vorbereitung der Dienstreise entstanden sind und nicht stornierbar sind sowie Stornogebühren, können erstattet werden.

Das Verfahren für die Abrechnung der Vorbereitungs- und Stornokosten läuft grundsätzlich wie bei der Abrechnung von durchgeführten Dienstreisen:

  • Die Vorbereitungs- und Stornokosten können von den Reisenden mit den üblichen Abrechnungsformularen über die Reisekostenstelle abgerechnet werden. Bitte fügen Sie der Reisekostenabrechnung Nachweise über die Absage der Veranstaltung / des Termins bei, sowie Nachweise, dass die übrig gebliebenen Auslagen für Fahrkosten, Übernachtungskosten, Teilnehmergebühren etc. nicht stornierbar waren. Hierfür wenden Sie sich bitte an den jeweiligen „Anbieter/Veranstalter“.
  • Die endgültigen Vorbereitungs- und Stornokosten können bereits vor Beginn der eigentlichen Reise abgerechnet werden. 
  • Die Reisekostenvergütung nach §19 LRKG ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten schriftlich zu beantragen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Tages, an dem der/die Anspruchsberechtigte von der Nichtausführung der Dienstreise oder des Dienstgangs Kenntnis erlangt.
  • Bitte denken Sie daran, dass auch alle vorab an die Reisenden bezahlten Vorschüsse/Abschläge einer nicht angetretenen Reise über eine Reisekostenabrechnung abgerechnet werden müssen.
  • Haushaltsrechtlich dürfen Gutscheine, insbesondere auch personenbezogene Gutscheine, nicht angenommen und gegen Geld erstattet werden. Einrichtungen und Reisende müssen darauf drängen, dass Ihnen kein Gutschein, sondern eine echte Gutschrift überwiesen wird.
  • Sobald klar ist, dass eine Veranstaltung nicht stattfinden kann, gilt die damit verbundene Dienstreise als abgeschlossen und muss abgerechnet werden. Reisende / Einrichtungen sollen sich grundsätzlich nicht darauf einlassen, dass geleistete Vorauszahlungen für eine spätere Veranstaltung verwendet werden. Sie sollen darauf bestehen, dass diese Gelder wieder erstattet werden. Für spätere Veranstaltungen / Dienstreisen muss eine neue Dienstreisegenehmigung beantragt werden.

Das oben beschriebene Verfahren gilt auch für die Reisekosten von Gästen, Stipendiaten und Studierenden, deren Reisen begründet durch die Universität Stuttgart finanziert werden sollten.

Ansprechpartner*innen der Reisekostenstelle

Für Reisen mit der Deutschen Bahn finden Sie die Stornobedingungen für Privatkunden auf der Webseite der Deutschen Bahn. 

Die Stornobedingungen für Firmenkunden (bahn.business Kunden) sind gesondert aufgeführt. 

a) Flugausfälle, die unter die EU-Verordnung für Passagierrechte fallen

Auch während der Corona-Pandemie gelten die Regeln der europäischen Fluggastrechteverordnung – für nationale und internationale Flüge. Dies gilt für Fluggäste, deren Flug entweder in der EU startet oder von einer Fluggesellschaft mit Sitz in der EU ausgeführt wird und in der EU landet.

Teilweise sind die Fluggesellschaften aufgrund von Corona-Maßnahmen gezwungen, ihre Flüge zu annullieren. Sie bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Auf Grundlage der Bekanntmachung der EU-Kommission "Auslegungsleitlinien zu den EU-Verordnungen über Passagierrechte vor dem Hintergrund der sich entwickelnden Situation im Zusammenhang mit Covid-19" müssen Gutscheine als Erstattung nicht akzeptiert werden. Bitte bestehen Sie auf eine Rückerstattung des vollen Flugpreises. Wenn Sie einen Gutschein schon angenommen haben, sollten Sie ebenfalls rückwirkend eine Erstattung beantragen vor dem Hintergrund, dass diese Art der Erstattung nicht mit EU-Recht vereinbar ist.

Die EU-Kommission hat die geplante Gesetzesänderung der Bundesregierung abgelehnt. Die Bundesregierung hat geplant, dass Reisende für stornierte Flüge und Pauschalreisen nur noch Gutscheine statt einer Erstattung erhalten sollen.

Sofern bereits Zahlungen durch die Universität Stuttgart geleistet wurden, sind die Rückerstattungen an die Universität Stuttgart zurückzuzahlen. Das betroffene Institut/die betroffene Einrichtung hat eine Annahmeanordnung zu erstellen.

b) Flugausfälle, die nicht unter die EU-Verordnung fallen

In diesen Fällen ist man auf die Kulanz der Fluggesellschaft angewiesen. Viele Fluggesellschaften bieten derzeit eine Umbuchung an. Hier muss geprüft werden, ob eine Umbuchung sinnvoll für die nächsten Dienstreisen ist. Ansonsten können diese nicht stornierbaren Kosten mit entsprechenden Nachweisen mit einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.

c) Der Flug wird nicht von der Fluggesellschaft storniert, aber die Dienstreise kann nicht wie geplant stattfinden

Wird der Flug durch die Reisenden storniert, besteht kein gesetzlicher Anspruch auf eine Erstattung des Flugpreises. Das bedeutet es gelten die Stornobedingungen der Fluggesellschaften. Wurde ein Flug ohne Stornierungsmöglichkeiten gebucht - zum Beispiel bei Eurowings - empfehlen wir folgendes Verfahren:

1. Kulanzregelung mit der Fluggesellschaft anstreben
Bitte informieren Sie sich bei der Fluggesellschaft, ob eine kostenlose Stornierung möglich ist. Viele Fluggesellschaften bieten derzeit eine kostenlose Umbuchung an. Hier muss geprüft werden, ob eine Umbuchung sinnvoll für die nächsten Dienstreisen ist.

Ist dies nicht möglich:

2. Abwarten und auf eine Stornierung durch die Fluggesellschaft hoffen

  • Wird der Flug noch kurzfristig durch die Fluggesellschaft abgesagt, gelten die Regelungen unter a) und b).
  • Findet der Flug wie geplant statt, müssen auch Passagiere, die nicht an Bord gehen, den vollständigen Flugpreis bezahlen.
  • Diese nicht stornierbaren Kosten können mit entsprechenden Nachweisen in einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.
a) Flüge:

Wenn Sie einen Flug über das Reisebüro Reeg gebucht haben und dieser von der Fluggesellschaft annulliert wurde, erfolgt die Rückerstattung über das Reisebüro Reeg. da das Geld nur auf dem gleichen Kanal wie der Kauf zurückfließen kann.

Es ist stellenweise in den Systemen auch möglich, Erstattungsanträge selbst zu stellen. Das Reisebüro Reeg rät dringend davon ab, da dies schnell ins Chaos beim Geldrückfluss führen kann.

Es kann sein, dass sich manche Airlines (vor allem die Lowcost-Airlines wie Eurowings, Easyjet, Ryanair etc.) direkt beim Fluggast melden. Dies muss dann bitte direkt an Reisebüro Reeg weitergeleitet werden.

b) Bahn:

Alle Fahrkarten, die über das Reisebüro Reeg gekauft wurden, können nur über das Reisebüro rückerstattet werden. Bitte beachten Sie die Stornobedingungen der Deutschen Bahn.

Die Kosten sind aus den für die Reise vorgesehenen Projekt- oder sonstigen Reise-, Exkursionsmitteln zu finanzieren.

Die Formulare der Reiskostenstelle sind online über das Reiskostenportal verfügbar.

Die neuen Regelungen zur Wahrnehmung der haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten können auch für die Unterschriften auf den Reisekostenformularen angewendet werden. Ausführliche Informationen finden Sie im FAQ Neue Regelung der haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten.

Fahrtkosten vom Homeoffice zur Dienststelle können nicht über die Reisekostenabrechnung erfolgen. Diese Fahrtkosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Es dürfen nur die Fahrtkosten für die Strecke Dienststelle zum Dienstgeschäft erstattet werden.

Reiseplanung

Dienstreisen oder Dienstgänge dürfen nur angeordnet oder genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Aufwand (zum Beispiel durch Schriftwechsel, Ferngespräch, Videokonferenzen) erzielt werden kann.

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte. Reisen außerhalb des Dienstortes oder des Wohnortes zur Erledigung von Dienstgeschäften sind Dienstreisen.

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Mehrere in einem zeitlichen Zusammenhang stehende Dienstgeschäfte am selben Geschäftsort oder im selben Bezirk sind miteinander zu verbinden.

Beginn und Ende der Dienstgeschäfte sind so zu bestimmen, dass besondere Anreisetage entfallen. Sonn- und Feiertage sowie dienstfreie Samstage sind als sogenannte Liegetage zu vermeiden.

Dienstreisen/Dienstgänge sind in der Regel in den Monaten April bis September von 6 Uhr an, in den Monaten Oktober bis März von 7 Uhr an anzutreten. Die Ankunft am Geschäftsort sowie die Rückkehr an den Wohnort ist in der Regel bis 24 Uhr zumutbar.

Nach § 7 Landesreisekostengesetz können Dienstreisen/ Dienstgänge an der Wohnung angetreten werden, wenn

  • die Wohnung näher zum auswärtigen Geschäftsort gelegen ist als die Dienststelle
  • der auswärtige Geschäftsort von der Wohnung auf Grund günstiger Verkehrsverbindungen in erheblich kürzerer Zeit erreicht wird
  • der Antritt oder die Beendigung an der Dienststelle für den Dienstreisenden mit einem erheblichen zeitaufwendigen Umweg verbunden ist
  • ein sonstiger triftiger Grund vorliegt

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Bei der Durchführung von Dienstreisen sollte dem Gebot, Energie zu sparen, Rechnung getragen werden. Daher sollte insbesondere bei Dienstfahrten über längere Entfernungen der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln grundsätzlich der Vorzug gegeben werden.

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Die Reisenden sind verpflichtet, alle Möglichkeiten zur Zeit- und Kostenersparnis zu nutzen. Jede Dienstreise muss so kostengünstig wie möglich geplant und durchgeführt werden.

Besondere Gründe, die das Abweichen von diesem Grundsatz rechtfertigen, sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Die voraussichtlich anfallenden Kosten müssen der Leitung des Instituts beziehungsweise der Einrichtung als Entscheidungshilfe bei der Genehmigung bekannt sein.

Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen setzen Sie sich bitte per E-Mail mit uns in Verbindung.

Kontakt

 

Reisekostenstelle

Keplerstraße 7, 70174 Stuttgart

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