Rahmenwerk zur Nutzung von KI für alle Beschäftigten

Nur, wenn Systemtyp und Vertraulichkeitsklasse laut Whitelist dies zulassen. Personenbezogene Daten setzen zudem immer eine rechtliche Grundlage voraus. Für C3/C4 ist grundsätzlich eine dokumentierte Freigabe der Leitung bzw. einer höheren Instanz nötig. Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie das System nicht für diese Daten und fragen Sie nach.

Es gilt der Restriktivfall: Nutzen Sie das System nur für öffentliche Inhalte (C1), bis die Einstufung geklärt ist bzw. eine Freigabe in der Whitelist vorliegt.

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Menschen müssen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System kommunizieren. Außerdem müssen bestimmte KI-generierte oder -veränderte Inhalte gekennzeichnet werden, insbesondere:

• realistisch wirkende Bilder, Videos und Tonaufnahmen („Deepfakes“), und zwar unabhängig vom Umfang der KI-Nutzung,
• veröffentlichte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse, die nicht redaktionell geprüft und verantwortet wurden.

Einen hilfreichen Überblick über die gesetzlichen Pflichten und Ausnahmen bietet die Bundesnetzagentur. Es empfiehlt sich außerdem die Handreichung der Rechtsinformationsstelle für die digitale Lehre Baden-Württemberg (bwDigiRecht).

Die folgenden bisher an der Universität etablierten Regeln zur Kennzeichnung bleiben davon unberührt. Die KI-Richtlinie der Universität Stuttgart sieht vor:

• Wird ein KI-System in größerem Umfang z. B. beim Erstellen eines Textes eingesetzt, soll dies durch eine Notiz (z. B. "erstellt mit Hilfe von GPT-4 am 20.6.2025") im Dokument kenntlich gemacht werden.
• Wird ein KI-System nur in geringem Umfang genutzt (z. B. zur Einholung von Formulierungsvorschlägen), ist keine Kennzeichnung erforderlich.
• Eine Kennzeichnung muss erfolgen, wenn KI-generierte Inhalte direkt weiterverwendet werden, etwa für Webseiten, offizielle Schreiben oder andere Veröffentlichungen.
• Wenn KI-Systeme zur Beantwortung von Anfragen eingesetzt werden – etwa im Kontakt mit Studierenden oder mit externen Personen – muss dies klar zu erkennen sein. Das gleiche gilt für den Einsatz von KI-Systemen in Lernmanagement-Systemen.

Eingaben können gespeichert, ausgewertet oder zum Training genutzt werden und ggf. einem Account zugeordnet werden. Nutzen Sie solche Systeme ausschließlich für C1‑Inhalte und deaktivieren Sie – wenn möglich – die Verwendung Ihrer Eingaben als Trainingsdaten.

Nein. RAI ist ein datensicheres Allround‑KI‑System für Textarbeit (Ideen, Umformulierungen, Übersetzungen, Analysen im Rahmen der Richtlinie). Fachrecherchen, Spezialanalysen oder Datenbanken ersetzen Sie damit nicht.

Nachdem Sie sich bei RAI angemeldet haben, klicken Sie in das Eingabefenster des KI-Tools. Rechts wird Ihnen nun das im Moment verwendete Sprachmodell angezeigt, z.B. „Microsoft Azure (C1-C2): OpenAI GPT 4.1 Mini, Apr 2025“. Links neben dem Modellnamen finden Sie einen kleinen Pfeil/Dreieck, welches nach oben zeigt. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, sehen Sie alle Sprachmodelle, die Sie nutzen können. Alle Bezeichnungen der GWDG-Modelle beginnen mit „GWDG (C1-C3)“. Alle Bezeichnungen der OpenAI-Modelle über Microsoft Azure beginnen mit „Microsoft Azure (C1-C2)“. Eine visuelle Darstellung finden Sie in den RAI Tutorials.

Werfen Sie einen Blick in die aktuelle Whitelist. Nur dort gelistete Systeme sind für die dienstliche Nutzung zugelassen – mit Angabe der zulässigen Vertraulichkeitsklassen. Fehlt ein System, gilt: nur C1‑Nutzung oder Freigabeprozess anstoßen.

Für Systeme, die nicht in der Whitelist stehen, ist vor der dienstlichen Nutzung mit C2 oder höher eine Prüfung erforderlich. Starten Sie die Anfrage über Ihre Leitung an das Prorektorat IT. Die Universitätsleitung entscheidet letztinstanzlich über die Zulassung.

Nur in zugelassenen Systemen und nur nach Freigabe (C3/C4) bzw. bei gegebener Rechtsgrundlage. In frei verfügbaren Systemen (Typ 5) ist das verboten.

Melden Sie den Vorfall an Datenschutz und Informationssicherheit. Eine schnelle, offene Meldung hilft, Risiken zu begrenzen und den Vorfall korrekt zu behandeln.

Vor der dienstlichen Nutzung müssen Sie sich über sichere, rechtliche und verantwortungsvolle Nutzung informieren. Die Universität bietet dafür Schulungen (asynchron) an. Sie sensibilisieren u. a. für Bias, Diskriminierung, Halluzinationen sowie nachhaltige, digital‑souveräne Nutzung.

Ja, für dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Forschung. Für Forschungstätigkeiten gelten zusätzlich forschungsspezifische Regelungen (siehe Kurzpolicy KI in der Forschung).

Ja. Wenn sie KI-Systeme dienstlich (also im Rahmen ihrer bezahlten Tätigkeit an der Universität) nutzen, sollten sie das Pflichtmodul absolvieren. Der BW-Basis-Kurs ist im Lernportal KI für Studierende in ILIAS verfügbar und kann mit st-Account abgeschlossen werden (inkl. Zertifikat). Der inhaltliche Kurs ist identisch mit dem BW-Basis-Kurs im Lernportal KI für Beschäftigte.

Bitte senden Sie Ihr Zertifikat an Ihre direkte Vorgesetzte / Ihren direkten Vorgesetzten. Die Ablage erfolgt analog zu anderen Pflicht-/Sicherheitsschulungen in der Einheit. Meist werden diese Unterlagen in den Sekretariaten gesammelt aufbewahrt. Die Ablage erfolgt nicht in der Personalakte.