Die Uni bekommt ein Intranet

Für Beschäftigte der Universität soll das „Projekt Intranet“ in den nächsten Monaten ein internes Portal aufbauen: Die Webauftritte „Für Beschäftigte“ und die internen Verwaltungsseiten fließen zusammen. Digitalisierte Dienste bekommen eine individualisierbare Einstiegsseite.

Mal schnell einen Dienstreiseantrag ausfüllen, einen Raum buchen oder andere Berechtigungen für den Finanzbericht beantragen – das ist gegenwärtig gar nicht so einfach. Zwar bündelt der Webauftritt für Beschäftigte die meisten Links thematisch sortiert. Dass die Beschreibungen unterschiedlich aufgebaut sind oder die Ansprechpersonen an anderer Stelle gelistet sind, verlangsamt jedoch manchen Prozess.

Der Kanzler gab deshalb den Auftrag: Ein einheitliches, überarbeitetes Portal für Beschäftigte soll entstehen!

„Im Intranet werden die Beschäftigten der Universität Stuttgart einen schnelleren Überblick über die Dienstleistungen der Zentralen Verwaltung erhalten und auf kurzem Weg zu den für Sie relevanten Informationen gelangen.“

Jan Gerken, Kanzler

Gute Gründe für ein Intranet

Warum ein Intranet?

Bestimmte Informationen und Dokumente darf die Universität aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen nur in einem internen, geschützten Bereich zur Verfügung stellen. Dieser Bereich ist bislang unter www.verwaltung.uni-stuttgart.de vom Netz der Universität erreichbar. Weil darauf aber jede Person zugreifen kann, die etwa im WLAN der Universität angemeldet ist, erfüllt es nicht die gesetzlichen Kriterien eines geschützten Bereichs.

Datenschutzgründe
Kontaktinformationen und Namen von Beschäftigten dürfen ohne Einwilligung nur gezeigt werden, wenn ausschließlich Beschäftigte darauf zugreifen – wie z.B. bei der Personensuche in C@MPUS.
Sicherheitsgründe
Katastrophenpläne, Schutzmaßnahmen, Gefahrgutlisten, Gremienberichte oder strategische Entwürfe sind Beispiele für schützenswerte interne Informationen. Geraten solche Unterlagen in die falschen Hände, befürchtet die Universität Wettbewerbsnachteile oder kann, schlimmstenfalls, ihre Mitglieder und Angehörigen nicht ausreichend schützen.
Responsives Design bedeutet, dass auf allen Endgeräten wie Laptops, Desktop-Bildschirm oder Smartphone Inhalte gleichermaßen angezeigt werden und sich dem verfügbaren Platz anpassen.
Fotomontage: Auch mobil sollen Inhalte wie die Verwaltungs-Dienstleistungen oder Rundschreiben erreichbar sein.

Verbesserte Darstellung im Web

Die Abbildung der Universität im Web wird immer besser. Aus rund 750 Webauftritten im Dezember 2015 wurden im Zuge des Webrelaunch-Projekts „more“ etwa 270. Selbstdarstellungen von Verwaltungs-Abteilungen wichen themenzentrierten Dienst-Beschreibungen.

Manche kommen mit den Beschäftigten-Seiten gut zurecht, leiden aber noch immer daran, dass die internen Verwaltungs-Seiten nicht in den Auftritt integriert sind. Bereits zu Beginn des more-Projekts war daher klar, dass es eine Gesamtlösung für ein Beschäftigten-Portal mit geschützem Bereich geben soll.

Finden statt suchen

Die interne Suchmaschine enthält fast alle Informationen der Uni-Webseiten. Technisch ist die Maschine in der Lage, strukturierte Ergebnisse zu liefern. Sucht jemand nach Personen zur Kontaktaufnahme, ist eine Namensnennung in einem alten PDF als Suchergebnis nicht unbedingt erwünscht. Anders als Google sammelt die interne Suchmaschine aber keine Daten über das Suchverhalten und kennt den Zusammenhang einer Anfrage kaum.

Filter schaffen Abhilfe – die Technik muss der Suchmaschine mitteilen, dass es sich für den genannten Fall um eine Personenseite handelt. Die Suchenden brauchen außerdem noch einen Filterknopf. Für alles weitere muss an der Universität eine Redaktion nachhelfen, sozusagen „interne Suchmaschinenoptimierung (SEO)“ betreiben. Über Rückmeldungen, Besuchsstatistiken, Synonym-Wörterbücher, Themenfelder bekommen Inhalte die Schlagworte und die Priorität, die sie brauchen, damit sie nicht nur gesucht, sondern auch gefunden werden.

Pfeile an der Wand im Simtech-Gebäude. Mit gut sichtbaren Wegweisern sollen sich Beschäftigte besser orientieren.
Dort geht es lang: Das Intranet soll klar strukturieren und eine Übersicht ermöglichen.

Viele Wege führen zum Ziel

Wie gelangen Sie zu einer wichtigen Information? Fühlen Sie sich ertappt, wenn Sie eine Suchmaschine benutzen, um eine Abteilung zu finden? (Obwohl das grundlos ist, denn zum Finden muss man suchen!) Klicken Sie durch den Navigationsbaum, bis Sie die Abteilung finden, die das gewünschte Formular anbietet? Oder ist Ihnen egal, dass die Abteilung „Personalentwicklung“ gar nicht zum Personaldezernat gehört?

So wie Menschen unterschiedlich denken, benötigen sie auch unterschiedliche Wege, um gesuchte Inhalte zu finden. Eine Suchmaschine ist genauso legitim und zentral wie die Navigation über die Organisationsstruktur oder das Durchklicken nach Themen. Darum soll ein Intranet auch diese drei Wege zum Ziel anbieten:

  1. Suchmaschine
  2. Sortierung nach Anbietern bzw. Organisation
  3. Sortierung nach Themen

Viele Wege führen zum Ziel

Optimierte Suche

  • Facettierte Ergebnisse
  • Redaktionell bear­beitete Stich­wörter
  • Umfangreiche Filtermöglichkeiten
  • Filter-Export per URL z.B. von Formular­listen oder Personen­gruppen

Interaktives Organigramm

  • Durchklickbarer Organisationsbaum
  • Schnelles Auffinden von Teams, Vorgesetzten
  • Darstellung der Dienstleistungen und Angebote einzelner Abteilungen

Sortierung

  • Nach Zielgruppe
  • Nach Thema
  • In Übersichten sind alphabetische Gruppierungen möglich: z.B. Dienste A–Z, Formulare A–Z

Anforderungsfelder

Dienst­beschreibung

  • Anlass
  • Anleitung
  • Formulare
  • Dienstleister + Personen (Nur nach Login verfügbar)
  • §§ + AB + RS

Personen-Verzeichnis

Nur nach Login verfügbar.

  • Organisations-Einheit
  • Funktionen / Aufgabe
  • Raum, E-Mail, Telefon

Aktuelles + Archiv

  • „Beschäftigten“-Themen
  • Gremienberichte (Nur nach Login verfügbar)
  • AB, RS, BM (Nur nach Login verfügbar), Rundmails

Collaboration

Nur nach Login verfügbar.

  • Wissensmanagement,
  • Abteilungs-interne Doku,
  • Bereichsintranet, Vorlagen

Anmeldeformulare

  • Veranstaltungen
  • Schulungen
  • Zielgruppen-spezifische Veranstaltungen (Nur nach Login verfügbar)

Individuelles Dashboard

Nur nach Login verfügbar.

  • Häufigste/ wichtigste Dienste
  • Formularsammlung
  • Aktivitätenfeed

Administration

Nur nach Login verfügbar.

  • Daten-Self-Service
  • Kommunikationspräferenzen
  • Dienst-Benachrichtigungen

Social Tools

Nur nach Login verfügbar.

  • Projekt- und Bereichs-Chat
  • User-to-User-Chat
  • Kommentarfunktion, Liken

Inhaltskonzeption

  • Klare Bereichsverantwortlichkeiten:
    Bereichs-„Gärtner*innen“ sind für exakt festgelegte Seiten zuständig. Rückmeldemöglichkeiten erlauben Nutzenden die direkte Kontaktaufnahme.
  • Regelmäßige Qualitätskontrolle und Aktualisierung:
    In festgelegten Zeiträumen prüfen die Bereichsgärtner*innen ihre Seiten auf Aktualität und Qualität.
  • Mehrsprachigkeit:
    Inhalte können auch auf Englisch zur Verfügung stehen – ein sukzessiver Ausbau der englischsprachigen Angebote ist geplant.

Zielgruppe, Zeitplan, Systeme

Das Intranet richtet sich primär an Beschäftigte – also alle, die einen Arbeitsvertrag mit der Universität haben. Lehrbeauftragte und Gäste werden auch Informationen aufrufen können, aber nicht in jedem Detail.

Aus rechtlichen Gründen ist für viele Angebote eine Authentifizierung mit Benutzerkennung (ac-Account) und Passwort nötig. In der Übersicht sind diese Angebote mit dem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Die Authentifizierung ermöglicht auch eine Identifizierung. Personalisierte Linklisten, Nachrichten, Kommentare sind damit technisch möglich.

Für Nutzende mit zentral gewarteten Rechnern ist ein Single-Sign-On geplant. Wer sich am PC einloggt, soll auch ohne weiteren Login seinen persönlichen Intranet-Inhalt im Browser sehen können. Von unterwegs aus ist für die geschützten Inhalte wie bisher eine Anmeldung über VPN zusätzlich nötig, weil das Intranet aus Datenschutzgründen gemäß dem Landesverwaltungsgesetz nicht im Internet stehen darf.

Ohne Login sollen die meisten Informationen ebenfalls erreichbar sein. Sensible Daten wie z.B. nicht freigegebene Namen würden dann durch die Funktion ersetzt.

Im Vorprojekt zeigte sich, dass eine modulare Herangehensweise am schnellsten zum Ziel führt. Auch für einen nachhaltigen Betrieb und eine Erweiterbarkeit ist es sinnvoll, dass Funktionalitäten auch abgetrennt funktionieren. An einem Kernmodul aus Organigramm, Dienste-Übersicht, Personensuche, internen Nachrichten mit optimierter Suche wird kaum ein Weg vorbeiführen. Je nach Projektantrag, -bewilligung und Antwort auf die Systemfrage könnte im Februar 2022 das erste Modul uniweit stehen.

Welche Software zum Einsatz kommt, wird nach Abschluss der Bedarfsanalyse geklärt. Sowohl das Redaktionssystem für die Uni-Seiten, OpenCms, als auch das Wissensmanagement-System Confluence – ein Wiki, das TIK und Universitätsbibliothek benutzen – sind in der Lage, statische Inhalte für ein anderes System auszugeben.

Weil für diverse Anmelde- und Buchungsprozesse auch Formularinhalte bearbeitet werden sollen, ist möglicherweise auch noch eine so genannte Workflow-Engine notwendig: Das ist eine Software, die nach programmierten Abläufen eingegebene Daten verarbeitet oder verschiedenen Stellen zur Weiterverarbeitung vorlegt.

Welcher Bedarf welche Systeme erfordert, ermittelt das Projektteam in Zusammenarbeit mit dem Prorektorat Informationstechnologie und dem TIK nach der Online-Umfrage bei allen Beschäftigten.

Um die Digitalisierung von vier Verwaltungsprozessen kümmern sich die Projekte im Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“. Als Portal bündelt das Intranet zukünftige Einstiege zu diesen kommenden und bereits bestehenden Systemen. Es kann als Oberfläche für das Digitale Reisemanagement und die Elektronische Zeiterfassung zum Einsatz kommen. Das hängt aber von den Anforderungen der Projekte ab.

Woher kennt das Projektteam den Bedarf?

Rund 20 Gespräche in Abteilungen und Dezernaten der zentralen Verwaltung und 20 Befragungen bei zufällig ausgewählten Beschäftigten aus den Instituten und Fakultäten hat das Vorprojekt-Team geführt. Den Äußerungen, Erfahrungen, Vorstellungen liegt ein Bedarf zugrunde. Aus diesem entstanden die Anforderungs-Felder, wie sie in der Grafik gelistet sind.

Eine Online-Umfrage unter allen Beschäftigten steht als nächster Schritt an.

Verkürzte, einfachere Verwaltungsvorgänge wünscht sich fast jeder – sogar die zuständigen Abteilungen der Verwaltung. Auch die Kommunikation kann besser werden. Während Sachbearbeiter*innen mit bürokratischen Vorgaben oder unvollständiger Digitalisierung kämpfen, klagen Beschäftigte außerhalb der Verwaltung über zu wenige oder zu späte Rückmeldung.

Zusammengefasst gilt, was so oder ähnlich viele Befragte sagten: „Es wird zu viel Zeit für Bürokratisches oder Organisatorisches verschwendet.“ Mehr Zeit für Wesentliches erhoffen sich alle von neuen Systemen. Ganz grob gesagt könnten dorthin Zeitersparnis durch optimierte digitalisierte Abläufe, übersichtlicher aufbereitete bzw. zugänglichere Informationen, vereinfachte Prozesse, kürzere Kommunikationswege führen.

Die Struktur der Verwaltungs-Websiten nehmen die meisten Befragten als unübersichtlich wahr. Der Zugriff auf Formulare und Anträge erfolgt klassisch über die Google-Suchfunktion. Einmal gefundene Inhalte speichern sich viele als Lesezeichen in ihren Browsern ab oder laden sogar Formulare auf ihren Computer herunter. Veraltete Anträge bereiten dann wieder den Sachbearbeiter*innen Probleme.

„Beine“, lautete die Antwort auf die Frage, welche Medien eine Beschäftigte aus einem Institut neben Diensttelefon und E-Mail zur Kommunikation im Kollegium verwende. Ein Intranet kann und soll natürlich den direkten Kontakt nicht ersetzen. Das Projekt stellt aber den Versuch dar, alle weiteren Wege etwas kürzer zu gestalten.

Im Folgenden noch ein paar Zusammenfassungen aus den Gesprächen mit Ideen, Vorschlägen, Wünschen:

  • „Als neue/r Mitarbeiter/in finde ich mich bislang nicht zurecht.“
  • „Ich muss bislang fünf Links verschicken, um einen Antrag zu erklären.“
  • „Die Begriffe sind so bürokratisch. Wenn ich nicht genau weiß, wie etwas heißt, finde ich es nicht. Wir brauchen eine bessere Suche.“
  • „Wenn ich was wissen will, laufe ich von Büro zu Büro oder frage die/den älteste/n Kollegin/en.“
  • „Das Intranet ist vor allen Dingen ein Medium der internen Kommunikation.“
  • „Das Intranet ist das Internet der Zentralen Verwaltung für die Beschäftigten.“
  • „Das Intranet ist eine Informationsplattform mit großer Self-Service-Auswahl.“
  • „Das Intranet kann eine Oberfläche für verstreute Silo-Systeme schaffen.“
  • „Das Intranet ist ein Projekt der Digitalisierung. Technische Hilfsmittel verbessern die Auffindbarkeit von Inhalten.“
  • „Das Intranet sollte ein System werden, mit dem die Menschen hinterher einfacher oder schneller ans Ziel kommen.“
  • „Wir brauchen ein funktionierendes Wissensmanagement.“
  • „Das Projekt muss möglichst flexibel gestaltet sein, sollte möglichst wenig interne Ressourcen benötigen und sich aufs Wesentliche konzentrieren.“
  • „Man muss groß denken – aber einen Plan haben und Dinge Schritt für Schritt umsetzen.“

Projektstruktur

Zielgruppe

Beschäftigte der Universität Stuttgart im arbeitsrechtlichen Sinn

Ziele des Vorprojekts
  • Anforderungen zum Erreichen der Projektziele sind gesammelt.
  • Kosten und Nutzen einzelner Elemente bzw. Module sind ermittelt.
  • Ein modularisierter Projekt-Zeitplan mit Etappenzielen liegt vor.
Projektziele
  • Die Universität Stuttgart hat ein Intranet, das Dienste für den bestehenden Bedarf der Beschäftigten und nach klar definierten Anforderungen bereithält bzw. deren Zugriffe bündelt.
  • Der nachhaltige Betrieb inklusive der Erweiterbarkeit sind sichergestellt.
  • Die Zielgruppe erfährt eine deutliche Arbeitserleichterung durch das Intranet und nutzt es im Arbeitsalltag.
Auftraggeber

Auftraggeber des Projekts ist der Kanzler, Jan Gerken.

Lenkungskreis

Projekt-Entscheidungen wird ein Lenkungskreis treffen, den Jan Gerken (Kanzler), Dr. Simone Rehm (Prorektorin für Informationstechnologie) und Dr. Hans-Herwig Geyer (Leiter Hochschulkommunikation) bilden.

Projektteam

Technische Verantwortung wird IZUS/TIK tragen, redaktionell wird die Hochschulkommunikation zuständig sein. Aber auch Dezernat 7 mit den Inneren Diensten und der Organisationsentwicklung wird an der Ausführung beteiligt sein.

Nächste Schritte im Vorprojekt

Ihre Erfahrungen und Meinungen als Beschäftigte der Universität sind wichtig. Das Intranet soll nicht am Bedarf vorbei geplant werden. Um den ermittelten Bedarf abzusichern, Module sinnvoll auszugestalten und Drängendes möglichst zuerst fertig zu stellen, gibt es bis Mitte Mai eine Online-Umfrage. Wir bitten Sie, sich dann die Zeit zu nehmen und die gestellten Fragen zu beantworten.

Fünf Webauftritte im alten Template 2.1 sind unter https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de mit einem IP-Schutz versehen:

  • Uni-Intern mit dem Handbuch der Verwaltung
  • Portal für Beamte (Abt. 41)
  • Portal für Tarifbeschäftigte (Abt. 42)
  • Rechnungswesen
  • Trennungsrechnung

Um das alte Template abschalten zu können, migriert das TIK die Auftritte mit nur wenigen Anpassungen im März ins Template 3.0. Eine kompakte Darstellung der Inhalte  strebt das TIK an. Der Fokus wird weiterhin auf der Desktopnutzung bleiben, „mobile first“ gilt also nur bedingt.

Kontakt

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Ulrich Fries

Projektmanager, Onlineredakteur

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