Die Uni bekommt ein Intranet

Für Beschäftigte der Universität soll das „Projekt Intranet“ ein internes Portal aufbauen: Die Webauftritte „Für Beschäftigte“ und die internen Verwaltungsseiten fließen zusammen. Digitalisierte Dienste bekommen eine individualisierbare Einstiegsseite.

Mal schnell einen Dienstreiseantrag ausfüllen, einen Raum buchen oder andere Berechtigungen für den Finanzbericht beantragen – das ist gegenwärtig gar nicht so einfach. Zwar bündelt der Webauftritt für Beschäftigte die meisten Links thematisch sortiert. Dass die Beschreibungen unterschiedlich aufgebaut sind oder die Ansprechpersonen an anderer Stelle gelistet sind, verlangsamt jedoch manchen Prozess.

Der Kanzler gab deshalb den Auftrag: Ein einheitliches, überarbeitetes Portal für Beschäftigte soll entstehen!

„Im Intranet werden die Beschäftigten der Universität Stuttgart einen schnelleren Überblick über die Dienstleistungen der Zentralen Verwaltung erhalten und auf kurzem Weg zu den für Sie relevanten Informationen gelangen.“

Jan Gerken, Kanzler

Gute Gründe für ein Intranet

Warum ein Intranet?

Bestimmte Informationen und Dokumente darf die Universität aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen nur in einem internen, geschützten Bereich zur Verfügung stellen. Dieser Bereich ist bislang unter www.verwaltung.uni-stuttgart.de vom Netz der Universität erreichbar. Weil darauf aber jede Person zugreifen kann, die etwa im WLAN der Universität angemeldet ist, erfüllt es nicht die gesetzlichen Kriterien eines geschützten Bereichs.

Datenschutzgründe
Kontaktinformationen und Namen von Beschäftigten dürfen ohne Einwilligung nur gezeigt werden, wenn ausschließlich Beschäftigte darauf zugreifen – wie z.B. bei der Personensuche in C@MPUS.
Sicherheitsgründe
Katastrophenpläne, Schutzmaßnahmen, Gefahrgutlisten, Gremienberichte oder strategische Entwürfe sind Beispiele für schützenswerte interne Informationen. Geraten solche Unterlagen in die falschen Hände, befürchtet die Universität Wettbewerbsnachteile oder kann, schlimmstenfalls, ihre Mitglieder und Angehörigen nicht ausreichend schützen.
Responsives Design bedeutet, dass auf allen Endgeräten wie Laptops, Desktop-Bildschirm oder Smartphone Inhalte gleichermaßen angezeigt werden und sich dem verfügbaren Platz anpassen.
Fotomontage: Auch mobil sollen Inhalte wie die Verwaltungs-Dienstleistungen oder Rundschreiben erreichbar sein.

Verbesserte Darstellung im Web

Die Abbildung der Universität im Web wird immer besser. Aus rund 750 Webauftritten im Dezember 2015 wurden im Zuge des Webrelaunch-Projekts „more“ etwa 270. Selbstdarstellungen von Verwaltungs-Abteilungen wichen themenzentrierten Dienst-Beschreibungen.

Manche kommen mit den Beschäftigten-Seiten gut zurecht, leiden aber noch immer daran, dass die internen Verwaltungs-Seiten nicht in den Auftritt integriert sind. Bereits zu Beginn des more-Projekts war daher klar, dass es eine Gesamtlösung für ein Beschäftigten-Portal mit geschützem Bereich geben soll.

Finden statt suchen

Die interne Suchmaschine enthält fast alle Informationen der Uni-Webseiten. Technisch ist die Maschine in der Lage, strukturierte Ergebnisse zu liefern. Sucht jemand nach Personen zur Kontaktaufnahme, ist eine Namensnennung in einem alten PDF als Suchergebnis nicht unbedingt erwünscht. Anders als Google sammelt die interne Suchmaschine aber keine Daten über das Suchverhalten und kennt den Zusammenhang einer Anfrage kaum.

Filter schaffen Abhilfe – die Technik muss der Suchmaschine mitteilen, dass es sich für den genannten Fall um eine Personenseite handelt. Die Suchenden brauchen außerdem noch einen Filterknopf. Für alles weitere muss an der Universität eine Redaktion nachhelfen, sozusagen „interne Suchmaschinenoptimierung (SEO)“ betreiben. Über Rückmeldungen, Besuchsstatistiken, Synonym-Wörterbücher, Themenfelder bekommen Inhalte die Schlagworte und die Priorität, die sie brauchen, damit sie nicht nur gesucht, sondern auch gefunden werden.

Pfeile an der Wand im Simtech-Gebäude. Mit gut sichtbaren Wegweisern sollen sich Beschäftigte besser orientieren.
Dort geht es lang: Das Intranet soll klar strukturieren und eine Übersicht ermöglichen.

Viele Wege führen zum Ziel

Wie gelangen Sie zu einer wichtigen Information? Fühlen Sie sich ertappt, wenn Sie eine Suchmaschine benutzen, um eine Abteilung zu finden? (Obwohl das grundlos ist, denn zum Finden muss man suchen!) Klicken Sie durch den Navigationsbaum, bis Sie die Abteilung finden, die das gewünschte Formular anbietet? Oder ist Ihnen egal, dass die Abteilung „Personalentwicklung“ gar nicht zum Personaldezernat gehört?

So wie Menschen unterschiedlich denken, benötigen sie auch unterschiedliche Wege, um gesuchte Inhalte zu finden. Eine Suchmaschine ist genauso legitim und zentral wie die Navigation über die Organisationsstruktur oder das Durchklicken nach Themen. Darum soll ein Intranet auch diese drei Wege zum Ziel anbieten:

  1. Suchmaschine
  2. Sortierung nach Anbietern bzw. Organisation
  3. Sortierung nach Themen

Viele Wege führen zum Ziel

Optimierte Suche

  • Strukturierte Ergebnisse
  • Redaktionell bear­beitete Stich­wörter
  • Umfangreiche Filtermöglichkeiten
  • Filter-Export per URL z.B. von Formular­listen oder Personen­gruppen

Interaktives Organigramm

  • Durchklickbarer Organisationsbaum
  • Schnelles Auffinden von Teams, Vorgesetzten
  • Darstellung der Dienstleistungen und Angebote einzelner Abteilungen

Sortierung

  • Nach Zielgruppe
  • Nach Thema
  • In Übersichten sind alphabetische Gruppierungen möglich: z.B. Dienste A–Z, Formulare A–Z

Anforderungsfelder

Mögliche Module des Intranets – gebündelt aus dem Bedarf:

Dienst­beschreibung

  • Anlass
  • Anleitung
  • Formulare
  • Dienstleister + Personen (Nur nach Login verfügbar)
  • §§ + AB + RS

Personen-Verzeichnis

Nur nach Login verfügbar.

  • Organisations-Einheit
  • Funktionen / Aufgabe
  • Raum, E-Mail, Telefon

Aktuelles + Archiv

  • „Beschäftigten“-Themen
  • Gremienberichte (Nur nach Login verfügbar)
  • AB, RS, BM (Nur nach Login verfügbar), Rundmails

Administration

Nur nach Login verfügbar.

  • Daten-Self-Service
  • Kommunikationspräferenzen
  • Dienst-Benachrichtigungen

Formulare für Verwaltungs-Vorgänge

  • Barrierefrei, ähnlicher Aufbau
  • Durchsuchbar, getagged
  • Teilweise vorausgefüllt (Nur nach Login verfügbar)

Individuelles Dashboard

Nur nach Login verfügbar.

  • Häufigste/ wichtigste Dienste
  • Formularsammlung
  • Aktivitätenfeed

Social Tools

Nur nach Login verfügbar.

  • Projekt- und Bereichs-Chat
  • User-to-User-Chat
  • Kommentarfunktion, Liken

Collaboration

Nur nach Login verfügbar.

  • Wissensmanagement,
  • Abteilungs-interne Doku,
  • Bereichsintranet, Vorlagen
  • Workflows + DMS

Inhaltskonzeption

  • Klare Bereichsverantwortlichkeiten:
    Bestimmte Redaktionsmitglieder („Bereichs-Gärtner*innen“) sind für exakt festgelegte Seiten zuständig. Rückmeldemöglichkeiten erlauben Nutzenden die direkte Kontaktaufnahme.
  • Regelmäßige Qualitätskontrolle und Aktualisierung:
    In festgelegten Zeiträumen prüfen die Bereichsgärtner*innen ihre Seiten auf Aktualität und Qualität.
  • Mehrsprachigkeit:
    Inhalte können auch auf Englisch zur Verfügung stehen – ein sukzessiver Ausbau der englischsprachigen Angebote ist geplant.

Zielgruppe, Zeitplan, Systeme

Das Intranet richtet sich primär an Beschäftigte – also alle, die einen Arbeitsvertrag mit der Universität haben. Lehrbeauftragte und Gäste werden auch Informationen aufrufen können, aber nicht in jedem Detail.

Aus rechtlichen Gründen ist für viele Angebote eine Authentifizierung mit Benutzerkennung (ac-Account) und Passwort nötig. In der Übersicht sind diese Angebote mit dem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Die Authentifizierung ermöglicht auch eine Identifizierung. Personalisierte Linklisten, Nachrichten, Kommentare sind damit technisch möglich.

Für Nutzende mit zentral gewarteten Rechnern ist ein Single-Sign-On geplant. Wer sich am PC einloggt, soll auch ohne weiteren Login seinen persönlichen Intranet-Inhalt im Browser sehen können. Von unterwegs aus ist für die geschützten Inhalte wie bisher eine Anmeldung über VPN zusätzlich nötig, weil das Intranet aus Datenschutzgründen gemäß dem Landesverwaltungsgesetz nicht im Internet stehen darf.

Ohne Login sollen die meisten Informationen ebenfalls erreichbar sein. Sensible Daten wie z.B. nicht freigegebene Namen würden dann durch die Funktion ersetzt.

Im Vorprojekt zeigte sich, dass eine modulare Herangehensweise am schnellsten zum Ziel führt. Auch für einen nachhaltigen Betrieb und eine Erweiterbarkeit ist es sinnvoll, dass Funktionalitäten auch abgetrennt funktionieren. An einem Kernmodul aus Organigramm, Dienste-Übersicht, Personensuche, internen Nachrichten mit optimierter Suche wird kaum ein Weg vorbeiführen. Je nach Projektantrag, -bewilligung und Antwort auf die Systemfrage könnte im Februar 2022 das erste Modul uniweit stehen.

Welche Software zum Einsatz kommt, wird nach Abschluss der Bedarfsanalyse geklärt. Sowohl das Redaktionssystem für die Uni-Seiten, OpenCms, als auch das Wissensmanagement-System Confluence – ein Wiki, das TIK und Universitätsbibliothek benutzen – sind in der Lage, statische Inhalte für ein anderes System auszugeben.

Weil für diverse Anmelde- und Buchungsprozesse auch Formularinhalte bearbeitet werden sollen, ist möglicherweise auch noch eine so genannte Workflow-Engine notwendig: Das ist eine Software, die nach programmierten Abläufen eingegebene Daten verarbeitet oder verschiedenen Stellen zur Weiterverarbeitung vorlegt.

Um die Digitalisierung von vier Verwaltungsprozessen kümmern sich die Projekte im Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“. Als Portal bündelt das Intranet zukünftige Einstiege zu diesen kommenden und bereits bestehenden Systemen. Es kann als Oberfläche für das Digitale Reisemanagement und die Elektronische Zeiterfassung zum Einsatz kommen. Das hängt aber von den Anforderungen der Projekte ab.

Woher kennt das Projektteam den Bedarf?

Rund 20 Gespräche in Abteilungen und Dezernaten der zentralen Verwaltung und 20 Befragungen bei zufällig ausgewählten Beschäftigten aus den Instituten und Fakultäten hat das Vorprojekt-Team geführt. Eine Gewichtung ermöglichte eine Online-Umfrage unter allen Beschäftigten. Den Äußerungen, Erfahrungen, Vorstellungen liegt ein Bedarf zugrunde. Aus diesem entstanden die Anforderungs-Felder, wie sie in der Grafik gelistet sind.

Verkürzte, einfachere Verwaltungsvorgänge wünschen sich alle – sogar die zuständigen Abteilungen der Verwaltung. Auch die Kommunikation kann besser werden. Während Sachbearbeiter*innen mit bürokratischen Vorgaben oder unvollständiger Digitalisierung kämpfen, klagen Beschäftigte außerhalb der Verwaltung über zu wenige oder zu späte Rückmeldung.

Zusammengefasst gilt, was so oder ähnlich viele Befragte sagten: „Es wird zu viel Zeit für Bürokratisches oder Organisatorisches verschwendet.“ Mehr Zeit für Wesentliches erhoffen sich alle von neuen Systemen. Ganz grob gesagt könnten dorthin Zeitersparnis durch optimierte digitalisierte Abläufe, übersichtlicher aufbereitete bzw. zugänglichere Informationen, vereinfachte Prozesse, kürzere Kommunikationswege führen.

Die Struktur der alten Verwaltungs-Websiten nahmen die meisten Befragten als unübersichtlich wahr. Der Zugriff auf Formulare und Anträge erfolgt klassisch über die Google-Suchfunktion. Einmal gefundene Inhalte speichern sich viele als Lesezeichen in ihren Browsern ab oder laden sogar Formulare auf ihren Computer herunter. Veraltete Anträge bereiten dann wieder den Sachbearbeiter*innen Probleme.

„Beine“, lautete die Antwort auf die Frage, welche Medien eine Beschäftigte aus einem Institut neben Diensttelefon und E-Mail zur Kommunikation im Kollegium verwende. Ein Intranet kann und soll natürlich den direkten Kontakt nicht ersetzen. Das Projekt stellt aber den Versuch dar, alle weiteren Wege etwas kürzer zu gestalten.

Im Folgenden noch ein paar Zusammenfassungen aus den Gesprächen mit Ideen, Vorschlägen, Wünschen:

  • „Als neue/r Mitarbeiter/in finde ich mich bislang nicht zurecht.“
  • „Ich muss bislang fünf Links verschicken, um einen Antrag zu erklären.“
  • „Die Begriffe sind so bürokratisch. Wenn ich nicht genau weiß, wie etwas heißt, finde ich es nicht. Wir brauchen eine bessere Suche.“
  • „Wenn ich was wissen will, laufe ich von Büro zu Büro oder frage die/den älteste/n Kollegin/en.“
  • „Das Intranet ist vor allen Dingen ein Medium der internen Kommunikation.“
  • „Das Intranet ist das Internet der Zentralen Verwaltung für die Beschäftigten.“
  • „Das Intranet ist eine Informationsplattform mit großer Self-Service-Auswahl.“
  • „Das Intranet kann eine Oberfläche für verstreute Silo-Systeme schaffen.“
  • „Das Intranet ist ein Projekt der Digitalisierung. Technische Hilfsmittel verbessern die Auffindbarkeit von Inhalten.“
  • „Das Intranet sollte ein System werden, mit dem die Menschen hinterher einfacher oder schneller ans Ziel kommen.“
  • „Wir brauchen ein funktionierendes Wissensmanagement.“
  • „Das Projekt muss möglichst flexibel gestaltet sein, sollte möglichst wenig interne Ressourcen benötigen und sich aufs Wesentliche konzentrieren.“
  • „Man muss groß denken – aber einen Plan haben und Dinge Schritt für Schritt umsetzen.“

Geplante Projektmodule und Funktionsziele

Das Intranet ist im vollen Umfang nur für Beschäftigte der Universität im arbeitsrechtlichen Sinn erreichbar.

Die Struktur der internen und externen Version ist parallel, sodass sich die interne Version nach Login für Nutzende als eine erweiterte Ansicht darstellt.

Das System ermöglicht einen redaktionellen Freigabe-Workflow.

Inhaltlich Verantwortliche zwingt das System, nach einer festgelegten Dauer die Inhalte zu prüfen und damit aktuell zu halten.

Das Intranet ist über persönlichen Account zugreifbar.

Ist ein*e Nutzer*in im Intranet eingelogged, kann die Sitzung an andere Systeme der Universität übergeben werden.

Nutzende von ZVD-betreuten Windows-Rechnern können sich im Uni-Netz auf ihrem Rechner anmelden und werden dann automatisch vom Intranet als eingelogged erkannt.

Vergleichbare Methoden stehen auch für dezentral gewartete Windows-Dienstgeräte zur Verfügung.

Vergleichbare Lösungen für Apple- und Linuxsysteme sind geprüft und stehen bei Umsetzbarkeit zur Verfügung. Sind sie technisch oder ökonomisch nicht sinnvoll umsetzbar, ist dokumentiert, dass und warum dies so ist.

Annahmen: 75 Prozent des Contents haben Relevanz für mobilen Zugriff. Formulare sind mobil überwiegend uninteressant.

Für alle Module des Intranets wurde festgelegt, ob und in welcher Weise (z. B. "App") der mobile Zugriff stattfinden wird.

Das Intranet-System hat ein responsives Design.

Das Design orientiert sich am Corporate Design der Universität Stuttgart.

Ein Konzept für die einheitliche Verwendung von Icons in Systemen für Beschäftigte ist beschlossen und kommuniziert.

Webanwendungen, die sich an Beschäftigte der Universität Stuttgart richten, die jedoch nicht in eine Intranetoberfläche integrierbar sind, sind mindestens durch Links angebunden.

Für eine optimale Orientierung und durchgängige Erreichbarkeit aller Beschäftigten-Services sind Inhalte eingebettet.

Die Oberflächen der separaten Webanwendungen sind hinsichtlich des Look-and-Feel ans Design des Intranets angepasst, soweit es die technischen Rahmenbedingungen erlauben und die Design-Anpassung ökonomisch abbildbar ist.

Schnittstellen erlauben einen Datenfluss in die Kommunikationsstruktur des Intranets.

Die Aufgaben des Intranets sind zum Zeitpunkt des Onlinegangs klar definiert. Eine Policy beschreibt die Abgrenzung zum Wissensmanagement (Confluence), zur Darstellung von Inhalten für externe Zielgruppen und für den Umfang von Darstellungen interner Services auf Webauftritten Zentraler Einrichtungen (Exklusivität, Vermeidung von Dopplungen).

Verteilte, klar definierte Zuständigkeitsbereiche sind vorhanden. Redaktionsworkflows sind festgelegt. Zuständige und Aufgaben sind bekannt und mit Vertretungsregelungen festgehalten. Die redaktionelle Bereichsverantwortung im Intranet ist auch im Organigramm/Geschäftsverteilungsplan festgehalten.

Fachliche bzw. redaktionelle Qualitätsindikatoren hinsichtlich Aktualität, Pflegebedürftigkeit und Sinnhaftigkeit sind festgehalten. Bereichsverantwortliche sowie Gesamtverantwortliche erhalten automatisch Bericht durch das System über die Entwicklung der Indikatoren.

Ein technisches Betriebskonzept ist erstellt und regelt den Betrieb sowie die Wartung mit klar benannten Zuständigkeiten und Aufgaben.

Ein personalisierter Administrationsbereich sorgt für die Individualisierbarkeit der Datendarstellung.

SIAM-Self-Service ist über einen Link gut erreichbar. Die Oberfläche des SIAM-Self-Service ist dem Corporate Design angenähert.

Beschäftigte können bestimmen, welche ihrer personenbezogenen Daten im öffentlichen Teil des Intranets sowie auf den Uni-Webseiten sichtbar sind.

Name sowie Kontaktdaten nach intern dürfen immer dargestellt werden. Beschäftigte können darüber hinaus bestimmen, ob und welches Foto im geschützten Bereich bei ihrem Profil angezeigt wird.

Eine Konzept regelt, auf welche Weise personenbezogene Daten von ehemaligen Beschäftigten, die für den Kontext von Inhalten eine Relevanz haben, anonymisiert werden.

Die Nachrichten im Intranet umfassen neben den Meldungen der Hochschulkommunikation auch die Rundschreiben, Amtliche Bekanntmachungen, Betriebsmeldungen.

Eine Möglichkeit zum thematischen sowie zielgruppenspezifischen Taggen von Nachrichten durch die Redaktion ist geschaffen. Beschäftigte können ihre favorisierten Themen in einem personalisierten Feed abonnieren.

Metadaten für Personen erlauben eine Ansprache als Zielgruppe nach spezifischen äußeren Kriterien - z. B. für Altersgruppen, Männer, Frauen, Bestandteile bestimmter Organisationsbereiche, Internationals. Die Hochschulkommunikation verwaltet die Zielgruppen und deren Zusammensetzung im Einvernehmen mit den einschlägigen Vertretungen.

Nutzende können auch optional eine E-Mail-Benachrichtung für ihre Feeds erhalten.

Die Suchmaschine ist als Kernmodul des Intranets etabliert. Als Herzstück der Oberfläche hat sie eine intuitive Bedienbarkeit und liefert facettierte, kontextabhängige Ergebnisse abhängig von der Zugehörigkeit der Person zu Unterorganisationen sowie zu Rechten und Rollen der Person.

Die Suche indiziert Inhalte aus dem Intranet, von allen Webseiten der Universität sowie aus Confluence. Eine Dokumentation und Workflows ermöglichen die weitere Aufnahme von Diensten der Universität in den Suchindex.

Ein Betriebskonzept berücksichtigt die regelmäßige redaktionelle Qualitätssicherung der Suchergebnisse sowie die manuelle Nachpflege und Beeinflussung des Suchindex'.

Dienstleistungen der zentralen Verwaltung und der Stabsstellen sind nach einem einheitlichen Schema strukturiert erfasst und über Detailseiten anzeigbar. Eine Dienstbeschreibung enthält:

  • eine allgemeinverständliche Beschreibung des Dienstes;
  • eine logisch sortierte Auflistung der für den Dienst notwendigen Formulare;
  • eine durchsuchbare Anleitung zu den Formularen an einem klaren Ort;
  • eine durchsuchbare Liste mit häufigen Fragen und Antworten;
  • eine Kontaktmöglichkeit, die im abgesicherten Intranet für authentifizierte Nutzende mindestens Namen und Durchwahl nennt;
  • eine Auflistung mit den / zu den betreffenden Gesetzen, Amtlichen Bekanntmachungen, Rundschreiben der Universitätsleitung.

Im Hintergrund der Dienstbeschreibungen liegt eine redaktionell gepflegte Datenbank, die unterschiedliche Abfrage- und Ausgabemöglichkeiten ermöglicht.

Dienste sind in einer Übersicht thematisch und glossarisch (A–Z) sortiert, zudem anhand von Synonymen auffindbar. Zusätzlich ist die interne Suche auf diese Dienste optimiert.

Alle benötigten Formulare und Merkblätter für Vorgänge der zentralen Verwaltung stehen barrierefrei in der Intranet-Oberfläche zum Ausfüllen vor der weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Das Redaktionssystem ermöglicht die Erstellung und Überarbeitung von Formularen für die Intranet-Oberfläche.

Personalisiert sind Felder bereits vorausgefüllt. Personen, denen die Berechtigung zum Ausfüllen und Absenden eines Formulars fehlt, können das betreffende Formular nicht ausfüllen.

Die Vorgänge (Workflows) für den Umgang mit den eingegebenen Daten bleiben unangetastet. Die eingebetteten Formulare sind in der Lage, Text, XML, CSV, PDF und HTML per E-Mail an die jeweilige Fachabteilung zu übermitteln.

Soweit rechtlich eine Unterschrift erforderlich ist, können aus dem eingebetteten Formular PDF-Dokumente zum Ausdrucken generiert werden.

Alle Dienste, Abteilungen, Aufgabengebiete und Personen sind über einen klickbaren Organigrammbaum erreichbar. Funktionen und Zuständigkeiten einzelner Personen aus der gesamten Universität wie auch Organisationseinheiten lassen sich im Bezug auf die Organisation aufrufen. Diese dynamische Ausgestaltung erfüllt zugleich die Anforderungen an einen Geschäftsverteilungsplan gemäß der Dienstordnung für die Landesbehörden.

Die Organigrammstruktur übermittelt das zentrale Identitätsmanagement SIAM auf Deutsch und Englisch ans Intranet. Für die Daten hinter dem Geschäftsverteilungsplan ist ein geeignetes System gefunden; die dezentrale Inhaltspflege ist mit einer Policy geregelt. Das gedruckte Personalverzeichnis ist hierdurch abgelöst.

Dezernate und Abteilungen der Zentralen Verwaltung haben eine standardisierte Profilseite mit Fotos nach einem vorgegebenen Schema. Das Schema ist unter Beteiligung des Kanzlers entstanden.

Ein System für Direktnachrichten („Chat“) für Beschäftigte der Universität ist ausgerollt.

Es gibt eine mobile Version („App“) für den Chat.

Für Support und Feedback sind Direktnachrichten an Servicekanäle mit Link / Textformular aus der Intranet-Oberfläche heraus möglich.

Eine Funktion „Schwarzes Brett“ als Plattform für universitätsinterne Kleinverkäufe, Gesuche und Angebote steht zur Verfügung. Diese Funktion ist entweder integriert in die Oberfläche des Intranets oder als separater Dienst umgesetzt, der aus dem Intranet heraus aufrufbar ist.

Alle Informationen des Intranets stehen auf Englisch zur Verfügung.

Ein CAT-Tool unterstützt Redakteur*innen beim Einpflegen der Übersetzungen.

  • Option A: Eine maschinelle Übersetzung mit Anbindung an eine Glossardatei sorgt für die Übertragung der Inhalte ins Englische.
  • Option B: Die Übersetzungen erledigt eine externe Übersetzungsagentur.
  • Option C: Die Übersetzung erfolgt durch eine*n uni-interne Übersetzer*in.
Die einzelnen Projektmodule stehen in starken Abhängigkeiten zueinander. Die Grafik versucht, diese Bezüge zu visualisieren. Eine Tabelle erhalten Sie bei der Projektleitung.
Was kommt zuerst? Nachdem die Projekt-Bestandteile erfasst wurden, folgt nun eine Planung der Reihenfolge.

Projektstruktur

Zielgruppe

Beschäftigte der Universität Stuttgart im arbeitsrechtlichen Sinn

Ziele des Vorprojekts
  • Anforderungen zum Erreichen der Projektziele sind gesammelt.
  • Kosten und Nutzen einzelner Elemente bzw. Module sind ermittelt.
  • Ein modularisierter Projekt-Zeitplan mit Etappenzielen liegt vor.
Projektziele
  • Die Universität Stuttgart hat ein Intranet, das Dienste für den bestehenden Bedarf der Beschäftigten und nach klar definierten Anforderungen bereithält bzw. deren Zugriffe bündelt.
  • Der nachhaltige Betrieb inklusive der Erweiterbarkeit sind sichergestellt.
  • Die Zielgruppe erfährt eine deutliche Arbeitserleichterung durch das Intranet und nutzt es im Arbeitsalltag.
Auftraggeber

Auftraggeber des Projekts ist der Kanzler, Jan Gerken.

Lenkungskreis

Projekt-Entscheidungen wird ein Lenkungskreis treffen, den Jan Gerken (Kanzler), Dr. Simone Rehm (Prorektorin für Informationstechnologie) und Dr. Hans-Herwig Geyer (Leiter Hochschulkommunikation) bilden.

Projektteam

Im Vorprojekt arbeiten folgende Personen zusammen:

Erledigte Schritte im Vorprojekt

Ihre Erfahrungen und Meinungen als Beschäftigte der Universität sind wichtig. Das Intranet soll nicht am Bedarf vorbei geplant werden. Um den ermittelten Bedarf abzusichern, Module sinnvoll auszugestalten und Drängendes möglichst zuerst fertig zu stellen, gab es im Frühjahr 2020 eine Online-Umfrage. Danke an alle Personen, die sich daran beteiligt haben!

Fünf Webauftritte im alten Template 2.1 waren unter https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de mit einem IP-Schutz versehen:

  • Uni-Intern mit dem Handbuch der Verwaltung
  • Portal für Beamte (Abt. 41)
  • Portal für Tarifbeschäftigte (Abt. 42)
  • Rechnungswesen
  • Trennungsrechnung

Diese Inhalte sind seit Herbst 2020 unter derselben Adresse weiterhin unter IP-Schutz erreichbar. Beim Überarbeiten wurden Informationen auch aktualisiert und mit einer besseren Struktur auffindbar gemacht.

Die Universitätsleitung verlangt ein bis ins Detail ausdefiniertes Projekt. Dazu hat das Vorprojekt-Team alle geplanten Funktionen priorisiert und mit messbaren Zielen versehen, damit in der späteren Umsetzung nichts schief gehen kann.

Weitere Schritte

Solange es nicht am Bedarf vorbeigeht, ist es egal, in welcher Softwarelösung das Intranet kommt. Wichtig ist es, Synergien beim Betrieb und für die Redaktion zu schaffen. Zusatzaufwand soll das System vermeiden.

Als System für die Webseiten betreibt das TIK gegenwärtig OpenCms. Im Testbetrieb ist das Wiki- und Wissensmanagement-System Confluence. Ob eine dieser beiden Softwares oder eine Alternative am besten in die Systemlandschaft der Universität Stuttgart passt, ermittelt bis voraussichtlich Ende Mai 2021 das Projektteam mit Unterstützung einer externen Agentur.

Parallel zur Klärung der Systemwahl ermittelt das Projektteam die exakten Aufwände, um Inhalte in die neue Form zu übertragen. Das eigentliche Projekt soll im Frühsommer 2021 im Rektorat beantragt werden.

Kontakt

Dieses Bild zeigt  Ulrich Fries
 

Ulrich Fries

Projektleitung Intranet, PR-Beratung IT-Systeme

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