- Absage
- Hierunter versteht man nach §134 GWB und Ziffer 15.2 VwV Beschaffung die Unterrichtung der Bieter, deren Angebot nicht berücksichtig werden konnten.
- Angebotsbindefrist
- Die Angebotsbindefrist gibt an, bis zum welchem Zeitpunkt der Bieter sich an seine Angaben im Angebot halten muss.
- Angebotsformular
- Ein Formular der Universität Stuttgart. Es erfolgt eine Abfrage der unternehmensspezifischen Daten wie: Anschrift, Angaben zur Bietergemeinschaft, Eignungen in Form von Unternehmenszahlen und Referenzen, sowie Angaben zum Mindestlohngesetz.
- Angebotsfrist
- Frist zur Einreichung der Angebote.
- Angebotsprüfung und Angebotswertung
- Die Prüfung der Angebote umfasst die formale Kontrolle der abgegebenen Angebote. Das heißt, die Angebote werden auf Vollständigkeit (Was wurde alles gefordert? Wurden Änderungen vorgenommen?) geprüft. Hierunter fallen insbesondere auch die Eignungsprüfung und die Angemessenheit der Preise oder gar eine verspätete Abgabe des Angebots. Die Angebotswertung verfolgt das Ziel, das zu bezuschlagende Angebot anhand der zuvor festgelegten Kriterien zu ermitteln. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Dies ist nicht zwangsläufig das preislich günstigste Angebot. Neben dem Preis oder den Kosten können unter anderem auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Bei der Wertung der Angebote werden ausschließlich die Kriterien, die in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt sind, berücksichtigt (Ziff. 13.4.2 VwV Beschaffung BW)
- Auftragserteilung
- Auftragserteilung = Zuschlagserteilung = Vertragsschluss. Das abgegebene Angebot erhält den Auftrag und somit den Zuschlag.
- Ausschreibung
- Die Ausschreibung ist eine öffentliche Aufforderung …/ öffentliche bzw. bedingt öffentliche Bekanntgabe von Bedingungen bei der Unternehmen die Möglichkeit haben ein Angebot für die gewünschte Leistung anzugeben , zum Beispiel Lieferleistungen oder Dienstleistungen.
- Bedarfsermittlung
- Die Bedarfsermittlung ist ein Verfahren zur Ermittlung des zukünftigen Material /Dienstleistungsbedarfs hinsichtlich der Faktoren Menge und Zeit.
- Bedarfsstelle
- Bedarfsstellen sind die mittelbewirtschaftenden Dienststellen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben Lieferungen und Leistungen benötigen. Zum Beispiel: Institute, Zentrale Einrichtungen, Dezernate etc.
- Bewerbungsbedingungen
- Die Bewerbungsbedingungen sind teil der Vergabeunterlagen und geben die Regeln des Verfahrens bekannt.
- Binnenmarktrelevanz
- Die Erteilung eines öffentlichen Auftrages kann für Mitgliedsstaaten aus dem EU Binnenmarkt interessant sein. Ab 200.000 Euro netto wird grundsätzlich von einem grenzübergreifenden Interesse ausgegangen.
- CPV-Codes
- Eine einheitliche Klassifizierung des Auftragsgegenstandes, egal ob Lieferleistung oder Dienstleistung.
- Drittmittel
- Als Drittmittel werden im Wissenschaftsbetrieb diejenigen finanziellen Mittel verstanden, die den Hochschulen und Forschungseinrichtungen oder einzelnen Forschern in diesen Institutionen über die vom Unterhaltsträger zur Verfügung gestellten laufenden Haushaltsmittel und Investitionen (Grundausstattung) zusätzlich von dritter Seite zufließen. Die Eignung des Bieters legt die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit fest, sowie die Anforderungen die der Auftraggeber (Universität Stuttgart) an die Bieter stellt, damit diese überhaupt am Wettbewerb teilnehmen können. Hierzu können Nachweise gefordert werden: Zertifikate, Proben, etc.
- EU-Schwellenwerte
- Bei Überschreitung eines gesetzlich Auftragswertes (Schätzwert netto) müssen Ausschreibung europaweit ausgeschrieben werden. Die Anpassung der Schwellenwerte erfolgt alle zwei Jahre.
- EVB-IT
- Die EVB-IT sind Ergänzende Vertragsbedingungen der Informationstechnik. Diese sind bei IT-Beschaffungen grundsätzlich beizufügen.
- EX-Post Transparenz
- Der öffentliche Auftraggeber hat nach Zuschlagserteilung die Pflicht, den Auftragnehmer zu veröffentlichen.
- Fachlose
- Der öffentliche Auftraggeber muss, soweit möglich, sogenannte Fachlose bilden. Zum Beispiel: Ausstattung Küche Los 1: Möbel Los 2: Herd Los 3: Kühlschrank etc.
- Funktionale Ausschreibung
- Bei der funktionalen Ausschreibung definiert der Auftraggeber keinen detaillierten Leistungskatalog, sondern er beschreibt das erwartete Resultat der zu erbringenden Leistung (§ 7 VOB/A, § 7 VOL/A, § 31 VgV, § 23 UVgO). Vom Auftraggeber werden lediglich Funktion, Zweck und weitere Rahmenbedingungen des Vorhabens vorgegeben.
- Hoheitliche Tätigkeiten
- Stellen in der Regel keinen steuerrechtlichen Leistungsaustausch dar (es handelt sich nicht um eine Leistung gegen Entgelt, die Forschungsergebnisse kommen unmittelbar der Allgemeinheit zu Gute).
- Leistungsbeschreibung bzw. –Verzeichnis
- Das Leistungsverzeichnis bildet das Kernstück jeder Ausschreibung. Hier werden alle Anforderungen an den zu beschaffenden Gegenstand festgehalten und bilden somit auch die Vertragsgrundlage, dies ist insbesondere wichtig für etwaige Mängelgewährleistungsrechte. Die Anforderungen müssen stets erschöpfend und produktneutral sein und dürfen keinerlei Interpretationsspielraum haben.
- Markterkundung
- Der Markterkundung ist einer Ausschreibung vorangestellt und dient der Orientierung am Markt. Dabei ist es wichtig, nicht nur eine preisliche Orientierung zu finden, sondern auch Marktstandards und den aktuellen Stand der Forschung zu ermitteln. Es besteht keine Verpflichtung des öffentlichen Auftraggebers, einen Zuschlag auf eine Markterkundung zu erteilen. Die Markterkundung wird losgelöst von dem offiziellen Einholen der Angebote für das Vergabeverfahren durchgeführt und soll lediglich einen Überblick über den Markt geben. In diesem Zusammenhang ist es deswegen wichtig, die Bezeichnung Angebot zu vermeiden.
- Rahmenvereinbarungen
- Bei Rahmenvereinbarungen/ Rahmenverträgen handelt es sich um eine vertraglich geregelte Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Unternehmen. Der Vertrag ist erfüllt, wenn eine Vertragslaufzeit erreicht oder das Kontingent erfüllt ist. Eine Vereinbarung regelt die Bedingungen unter welchen die Zusammenarbeit/die Leistungen erbracht werden soll.
- Rüge
- Unternehmen können Ausschreibungen rügen, wenn Ihnen ein Verfahrensfehler auffällt oder Sie sich benachteiligt fühlen. Eine Rüge führt zu einer Prüfung des Gesamtverfahrens von Seiten der zuständigen Vergabekammer und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass erneut auszuschreiben ist. Auch Schadenersatzansprüche sind möglich.
- Verfahrensarten
- Die Verfahrensart definiert das Vorgehen für eine Ausschreibung (zum Beispiel öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung). Es gibt verschiedene Verfahrensarten, die abhängig von den Wertgrenzen und Gegebenheiten gewählt werden können. Siehe Verfahrensarten.
- Vergabeakte
- Die Vergabeakte dient zur Dokumentation des Vergabeprozesses. In diesem Dokument werden alle Informationen vom Beschaffungsantrag bis zur Zuschlagserteilung hinterlegt. Es wird für jede Beschaffung eine Vergabeakte angelegt, im Fall einer Prüfung des Vergabeprozess wird diese Vergabeakte der Prüfung zu Grunde gelegt. Die Führung einer solchen Akte obliegt je nach Auftragswert dem Bedarfsträger (Vorgabe der Universität bis 20.000 Euro netto) oder der Beschaffungsstelle (ab 20.000 Euro netto).
- Vergabeplattform
- Die Vergabeplattform dient zur elektronischen Abwicklung des Vergabeprozesses. Die Ausschreibung wird über dieses Portal veröffentlicht und die Bieter können hier ihre Angebote einreichen. Die Kommunikation mit den Bietern wird rein über die Vergabeplattform geführt. Die Abwicklung eines Vergabeprozesses über ein Vergabeportal ist gesetzlich geregelt.
- Vergabeunterlagen am Beispiel Universität Stuttgart
- Folgende Dokumente werden bei einer üblichen Beschaffung beigefügt: Bewerbungsbedingungen: Anhang 1: Angebotsformular (ZBS) Anhang 2: Leistungsverzeichnis (Bedarfsstelle) Anhang 3: AGBs der Universität Stuttgart Anhang 4: Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg für die Ausführung von Leistungen Anhang 5: Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an der Universität Stuttgart bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen Je nach Ziel der Beschaffung beinhalten die Unterlagen einen Rahmenvertrag/ Kaufvertrag/ Forschungs- und Entwicklungsvertrag oder einen EVB-IT Vertrag.
- Vergabevermerk
- Ein Vergabevermerk ist Teil der Vergabedokumentation. Er dient zur Verschriftlichung von Entscheidungen im Verfahren, insbesondere bei Abweichungen von der empfohlenen Verfahrensart.
- Wartefrist
- Die Wartefrist kommt bei Ausschreibungen im EU Verfahren zum Tragen. Nachdem eine Vergabeentscheidung für ein Unternehmen getroffen wurde, müssen alle Unternehmen über den Ausgang des Verfahrens informiert werden (§134 VgV). Ab diesem Tag beginnt eine Wartefrist von 10 Tagen, erst wenn diese verstrichen ist und ohne erfolgreiche Gegenmaßnahmen unterlegener Bieter blieb, wird der Vertrag zwischen Universität Stuttgart und Bieterunternehmen geschlossen. Es muss keine Wartefrist eingehalten werden, wenn nur ein Bieterunternehmen am Verfahren teilgenommen hat.
- Wettbewerbsregister
- Das Wettbewerbsregister muss bei Beschaffungen ab 30.000 Euro netto beim Bundesamt für Justiz angefordert werden. Dabei beziehen sich die Auskünfte auf strafgerichtliche Verurteilungen und Bußgeldentscheidungen (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und Mindestlohngesetzes. Ohne das GZR darf kein Zuschlag erteilt werden.)
- Wirtschaftliche Tätigkeiten
- Für eine konkret erwartete Leistung wird ein Entgelt bezahlt (zum Beispiel Auftragsforschung mit Dritten aus der Privatwirtschaft, die dem privatwirtschaftlichen Interesse der Unternehmen).
- Zuschlag
- Annahme des Angebotes, welches im Vergabeprozess ausgewählt wurde.
- Zuschlagskriterien
- Die Zuschlagskriterien dienen zur Bewertung der eingereichten Angebote. Sie sind essentiell, um eine Vergabeentscheidung treffen zu können. Übliche Kriterien sind beispielsweise der Preis, Qualität oder der Liefertermin. Die richtige Anwendung von Zuschlagskriterien ist maßgeblich für ein gutes und erfolgreiches Ergebnis der Ausschreibung.
- Zuwendung
- Bei einer Zuwendung handelt es sich um eine Unterstützung, zumeist in Form von finanziellen Mitteln, durch einen Dritten.