Beschäftigte auf Dienstreise oder Studierende im Rahmen eines Auslandsaufenthaltes, die im Notfall medizinische Hilfe brauchen oder sich z.B. aufgrund von Unruhen, Naturkatastrophen oder eines Überfalls in einer Notlage befinden, können sich durch ein Notfallteam, inklusive einer jederzeit erreichbaren Notfallnummer, unterstützen lassen. Schon vor der Dienstreise sorgt ein Blick in die eigens für die Universität Stuttgart eingerichtete Länderdatenbank mit Reisewarnungen und Risiko-Stufen, Ein- und Rückreiseinformationen zu Covid-19 und vieles mehr für umfassende Informationen.
Ich freue mich, dass wir als erste baden-württembergische Hochschule einen umfassenden Service rund um das Thema Reisesicherheit anbieten können.
Kanzler Jan Gerken
„Die Optimierung des Verwaltungsprozesses und der Abwicklung von Dienstreisen zählte zu meinen wichtigen Zielen bei meinem Dienstantritt“, erklärt Kanzler Jan Gerken. „Dabei ging es mir nicht nur um Vereinfachungen durch einen digitalen Prozess, sondern auch um eine spürbare Verbesserung der Serviceleistungen. Niemand hätte damals ahnen können, dass das Thema Reisesicherheit so aktuell werden würde.“
Mit dem Travel Risk Management (TRM) verfolgt die Universität das Ziel, für ihre Mitarbeiter*innen einen umfassenden, konsequenten und proaktiveren Schutz vor Reiserisiken zu erreichen. „Wir sind mit dem Travel Risk Management gut aufgestellt“ erklärt Martin Renz, der als persönlicher Referent des Kanzlers seit April 2021 im Kanzlerbüro u.a. zuständig für strategische und Sonderaufgaben ist und in dieser Funktion das TRM an der Universität Stuttgart koordiniert. Vor Corona gab es rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität, die teilweise mehrfach pro Jahr (inter-) kontinentale Dienstreisen unternahmen.
Module des TRM
Im Rahmen des TRM wird ein umfassender Service von eingehender Beratung, eigens angepasster Länderdatenbank bis hin zu konkreten Hilfen in Notfällen geboten. Über eine 24/7-Notffallnummer sind das Notfall-Team und der externe Dienstleister stets erreichbar.
Besonders zu erwähnen ist der eigene Travel Risk Manager (Dr. Wolfgang Holtkamp), der Beschäftigte vor Reisen in Regionen mit erhöhten Risiken umfassend berät.
Eine Notfallkarte mit den notwendigen Informationen und Kontaktdaten steht im Intranet zur Verfügung und sollte idealerweise auf das Handy geladen werden. Optional ist der Kontakt auch über eine Hilferuf Business App möglich.
Vor Antritt einer Dienstreise
Wer eine Dienstreise plant, sollte sich vorab in der Länderdatenbank (interner Link) über mögliche Risiken informieren. Die Datenbank ist auf Deutsch und Englisch verfügbar und gibt Auskunft über den für Reisen maßgeblichen Risiko-Status, aber auch bezüglich Gesundheit, Umwelt, Sicherheit und Corona. Daraus ergeben sich für die Reisenden spezielle Verhaltensregeln bzw. Präventiv-Maßnahmen.
Weitere Informationen und ein umfangreicher FAQ-Bereich rund um das Thema Travel Risk Management sind auf folgender Webseite zu finden:
Ende November fanden zwei Informationsveranstaltungen zum Thema TRM statt, welche von den Teilnehmern sehr positiv aufgenommen wurden. Die dort gestellten Fragen zeigen, dass das Thema auf großes Interesse stößt. Ein Feedback der Reisenden ist willkommen, so Martin Renz, er steht für Anregungen und Fragen rund um das Projekt zur Verfügung und erklärt: „Dies ist ein neuer, am Anfang stehender Service für die Reisenden, er lebt von der aktiven Unterstützung aller Beteiligten.“
Martin Renz
Leitung der Stabsstelle Krisenmanagement und Sondergebiete
Koordination Travel Risk Management
Ansprechperson zum Hinweisgeberschutzgesetz