Lena Bühner bildet die Schnittstelle vom Kanzler zur Verwaltung, insbesondere zu den Dezernaten und den Fachabteilungen. Sie fragt Anforderungen ab und bespricht, bei welchen laufenden Projekten und Prozessen weitere Optimierungen durch Digitalisierung denkbar sind. Ein Schwerpunkt der Aufgaben von Lena Bühner besteht in der Koordination des Digitalisierungsprogramms „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“. Aktuell wurden vier Projekte (Elektronische Zeiterfassung, Digitaler Rechnungsworkflow, ERP Modernisierung und Digitales Reisemanagement) zur IT-Unterstützung von Verwaltungsprozessen auf den Weg gebracht und zum Teil bereits erfolgreich abgeschlossen.
Mittels IT-Unterstützung werden unsere Verwaltungsprozesse schlanker, transparenter und effizienter.
Kanzler Jan Gerken
„Gut funktionierende Verwaltungsprozesse bilden die Grundlage für eine herausragende Forschung und eine qualitätsvolle Lehre“, erklärt Kanzler Jan Gerken, der das Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“ vor rund vier Jahren gemeinsam mit der Prorektorin für Informationstechnologie (CIO) Dr. Simone Rehm initiiert hat. „Mittels IT-Unterstützung werden unsere Verwaltungsprozesse schlanker, transparenter und effizienter“, so Gerken.
Frau Bühner, was zählt zu Ihren Aufgaben?
Lena Bühner: Ich unterstütze die Projektleitungen bei der Abwicklung der jeweiligen Projekte, entwickle Standards für das Vorgehen und berate die Vertreter*innen der Fachseite beim Einsatz entsprechender Methoden und Grundsatzfragen. Zusammen mit den jeweiligen Fachanwender*innen, dem Kompetenzzentrum für IT-Applikationen und -Projekte (ITAP) sowie dem TIK sorgen Oliver Roll, Referent für Digitalisierung im Bereich der CIO, und ich für das Voranschreiten der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
Was ist Ihnen wichtig?
LB: Ich möchte es allen Nutzerinnen und Nutzer ermöglichen, an den Veränderungen, die sich durch die Digitalisierung ergeben, aktiv teilzunehmen. Die Schritte der Digitalisierung sollen nachvollziehbar und transparent sein, auch Beschäftige, die nicht unbedingt direkt betroffen sind, sollten verstehen, worum es geht. Ich komme aus der Wirtschaft und habe unter anderem in der Fashion Branche die Digitalisierung vor allem im Vertrieb an verschiedenen internationalen Standorten eingeführt und betreut. Ich finde es spannend, die Digitalisierung hier an der Universität von der Pike an zu begleiten. Es ist interessant, sich mit den vielen verschiedenen Persönlichkeiten an der Universität auszutauschen und die Ideen umzusetzen.
Lena Bühner
In Elternzeit
Digitalisierungsreferentin