Kanzler Jan Gerken über Herausforderungen im Jahr 2 der Corona-Pandemie

Im Interview erklärt Kanzler Jan Gerken, worin er die großen Herausforderungen für die Zentrale Universitätsverwaltung im vergangenen Jahr und im nun zweiten Corona-Jahr sieht. Er spricht auch davon, welche Bereiche durch die Pandemie sogar vorangebracht wurden. Als wichtige Schritte nennt er: „Führung neu denken, Digitalisierung weiterentwickeln und neue Arbeitsumgebungen schaffen“.

Die Pandemie hat uns im letzten Jahr sehr beschäftigt und wird auch in diesem Jahr unseren Arbeitsalltag weiterhin stark beeinflussen. Sie haben sich zum Jahresende für das Engagement und Durchhaltevermögen im Pandemiejahr 2020 bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bedankt. Was waren aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen, die von der Zentralen Universitätsverwaltung bewältigt wurden?

Die zeitnahe Umsetzung des Hygienekonzepts, insbesondere im Hinblick auf die Prüfungsphase im Sommersemester, zählte 2020 zu den großen Herausforderungen, so Gerken.

Jan Gerken: Eine der größten Herausforderungen war aus meiner Sicht, immer wieder die neuen Corona-Verordnungen des Landes sehr kurzfristig umzusetzen. Auch die rasche, zeitnahe Erarbeitung der Hygienekonzepte, besonders auch für die Prüfungen ist hier zu nennen. Überhaupt war die Organisation der Prüfungen –von der Verteilung der Masken und Gesichtsvisiere, über das Absperren bestimmter Bereiche in den Gebäuden, das Aufkleben der einzuhaltenden Abstände, dem Entwerfen und Aufhängen der Infoplakate bis zur Einteilung der Hörsäle unter der Berücksichtigung, dass sie nur zu 10 Prozent besetzt sein dürfen –sehr viel Arbeit, die wir bewältigt haben. Und wir haben uns auf dem überhitzten „Maskenmarkt“ behauptet. Wir haben es geschafft, qualitativ hochwertige Masken für die Beschäftigten der Universität zu beschaffen.

Insgesamt hat sich ein großer Zusammenhalt gezeigt, wir haben eine große Solidarität erlebt, dafür bin ich sehr dankbar und stolz. Wir haben den Laden am Laufen gehalten!

Kanzler Jan Gerken

Bei all diesen Herausforderungen für die Dezernate der Verwaltung haben diese viel Unterstützung erfahren, besonders hervorzuheben ist der Arbeitsmedizinische Dienst und das BGM, die Stabsstelle für Arbeitssicherheit, das TIK und die Hochschulkommunikation.

Insgesamt hat sich ein großer Zusammenhalt gezeigt, wir haben eine große Solidarität erlebt, dafür bin ich sehr dankbar und stolz. Wir haben den Laden am Laufen gehalten: Um Home Office zu ermöglichen, haben wir den Beschäftigten der Universitätsverwaltung über 200 Laptops zur Verfügung gestellt und neue Abläufe organisiert. Neue Schließungsregelungen der Gebäude mussten erarbeitet und umgesetzt werden, WebEx- Konferenzen konnten wir dank des TIK praktisch aus dem Stand heraus nutzen.

Worin bestehen die besonderen Herausforderungen im zweiten Corona-Jahr?

Wir müssen – wie die Politik zur Zeit auch – weiterhin auf Sicht fahren. Da niemand weiß, was noch kommt und wann das alles zu Ende ist. Wir müssen sehr kurzfristig reagieren – das bleibt eine große Herausforderung. Auch wenn bei allen irgendwann eine gewisse Müdigkeit aufkommt, müssen wir trotzdem die Motivation halten. Wichtig ist, die Arbeitsfähigkeit der gesamten Verwaltung trotz großer pandemiebedingter Urlaubsüberträge zu erhalten. Wir müssen dafür sorgen, handlungsfähig zu sein. Zulassungsverfahren müssen laufen, Arbeitsverträge müssen geschlossen werden. Deshalb werden wir erstmalig eine Gesamtplanung für die Urlaubsregelung erarbeiten, die die gesamte Universitätsverwaltung und die Stabsstellen betrachtet.

Auch die Führung muss neu gedacht werden. Im Home Office ist Führung eine ganz andere Sache, als vorher im Präsenzbetrieb. Hier gab und gibt es digitale Weiterbildungsangebote für Führungskräfte vom Dezernat 7. Auch das betriebliche Gesundheitsmanagement hat viele Angebote für die Beschäftigten entwickelt, um gesünder durch diese schwierige Zeit zu kommen und wird dies weiterhin tun.

Die Pandemie wird voraussichtlich dauerhafte Auswirkungen für Wirtschaft und Gesellschaft mitbringen. Welche Auswirkungen sehen Sie an der Universität?

Die Digitalisierung wird bleiben. Nach meiner Einschätzung werden Home Office bzw. mobiles Arbeiten zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitswelt der Universität. Daraus folgt, dass sich auch die Arbeitsumgebung ändert. Wir sind für eine neue Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten in erste Gespräche mit dem Personalrat eingetreten. Es wird zukünftig wahrscheinlich nicht mehr jeder im klassischen Einzelbüro sitzen. Wir müssen in neue Richtungen denken, Wände einreißen, um größere Funktionsräume (work spaces) zu schaffen. Natürlich muss auch Digitales weiterentwickelt werden, eine digitale Signatur, um nur ein Stichwort zu nennen, muss möglich sein und vieles mehr. 

Wir müssen in neue Richtungen denken, Wände einreißen, um größere Funktionsräume (work spaces) zu schaffen.

Kanzler Jan Gerken

Wir wollen Pilotbereiche für neue Arbeitsformen, -umgebungen und -organisationen schaffen und ausprobieren. Jetzt haben wir pandemiebedingt eine starke Vereinzelung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, doch wenn die Pandemie vorüber ist, wollen wir neue gemeinsame Funktionsbereiche schaffen. Treiber soll hier das Agility Lab gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) sein. Wir wollen aus der Pandemie lernen und große Schritte in neue Richtungen gehen. Hierbei nehmen wir in der deutschen Universitätslandschaft eine Vorreiterrolle ein.

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