Projekt Mobile Relaunch (more)

Einblicke in die Relaunch-Praxis: Dr. Birgit Spaeth im Gespräch

Seit Mai 2017 arbeitet Dr. Birgit Spaeth an der Fertigstellung des neuen Webauftritt des IFF. Wir haben sie für ein erstes Praxis-Feedback interviewt.

Frau Dr. Spaeth – wie sieht Ihre tägliche Arbeit aus und inwieweit spielt das Internet dabei eine Rolle?

Öffentlichkeitsarbeit ist ja „Produkt“ und „Prozess“ zugleich und fordert eine stete Aktualisierung der Inhalte, die wir aufbereiten und zeitnah präsentieren müssen. Ganz klar ist inzwischen das Internet das Medium Nummer Eins, weil es den Erstkontakt herstellt, viele andere Medienformen enthält und enorm flexibel ist. Ich betreue schon länger die Webseiten des Institutes und wir arbeiten auch schon lange mit einem CMS. Natürlich hatte ich vor der Umstellung auf OpenCms ein wenig Sorge, wie gut und reibungslos das vonstattengeht, aber ich muss die Unterstützung durch das more-Projektteam von HKOM und TIK ausdrücklich loben – die Zusammenarbeit während der Umstellung, die Schulung und Abstimmungen für einzelne Fragen danach haben wunderbar geklappt.

Damit kommen wir natürlich sofort zur zentralen Frage. Wie erleben Sie die Arbeit mit OpenCms und was sagen Sie zum neuen Design?

Wir hatten ja vorher ein anderes CMS, das ich persönlich als schwieriger in der Bedienung empfand. Nach der Schulung und ein bisschen Einlernen empfinde ich nun OpenCms als echte Verbesserung. Dies, weil ich weiterhin sofort publizieren und die Nachrichten auch synchronisieren kann. Zum anderen aber ist die Tatsache, dass bei OpenCms alle Daten zentral über ein Backend verwaltet werden, in der Tat sinnvoll. Man hat alles beieinander und kann alles in einer Umgebung entstehen lassen.

Was ich nicht gemacht habe, ist alle Funktionen des Systems auszuprobieren – dafür ist es schlicht zu mächtig, es gibt so vieles, was man damit machen kann. Aber ich denke, dass ist bei jedem großen Programm so, dass man als User nur einen Bruchteil nutzt. Und solange alles funktioniert …

Das Design gefällt mir persönlich gut, weil es aufgeräumt ist und mit der Zeit geht. Dahinter steckt ja auch die Idee, dass die Ansprache der ganzen Webseite wechselt. Waren unsere Seiten früher meist vollumfängliche Darstellungen von Instituten, sind die neuen Seiten viel mehr auf Besucher und deren spezielle Bedürfnisse ausgerichtet. Was wollen, was sollen Besucher über uns wissen? Wie kommen sie am schnellsten dorthin? Mit diesen Fragen im Sinn entfällt auch der Zwang, dass wirklich alles auf die Webseite muss, was ein Institut macht. Es muss nicht mehr alles im Internet stehen, wenn der Besucher weiß, wen er fragen kann oder wo er eine Information findet.

Wie haben Sie die Umstellung erfahren, was waren wichtige Punkte dabei, wo hatten Sie einen „Aha-Effekt”?

Da unser Webauftritt einer der erstem im Relaunch-Prozess war, haben die HKOM und das TIK uns wirklich gut betreut und die Umstellung begleitet. Wichtig war für mich zu sehen, dass das individuelle Design für viele Entscheider in den Instanzen noch eine ganz große Rolle spielt, obwohl für Webseiten-Besucher vor allem die Inhalte zählen. Wo und wie das einzelne Institutslogo erscheint, ist manchen wichtiger, als welche Inhalte auf der Seite zu finden sind. Das ist wahrscheinlich häufig knifflig zu kommunizieren, weil sich das Institut von lieb gewordenen Einzellösungen trennen muss. Gleichzeitig aber wächst die digitale Sichtbarkeit der Universität, wenn unsere Seiten alle ähnlich aufgebaut sind und einen Designrahmen einhalten. Die Universität wird in ihrer Größe besser wahrnehmbar und zugänglicher.

Die Universitäts-Bibliothek bietet in einer Testphase den Service an, Ihre Publikationen in PUMA einzupflegen.
Fragen dazu richten Sie bitte per E-Mail an die Universitäts-Bibliothek.

Auf den Webseiten der UB finden Sie weitere Hilfen und Links zu PUMA.

Kein System der Welt ist nur gut. Was sehen Sie kritisch am Webrelaunch?

Was kritisiert wurde, ist die Literaturverwaltung in OpenCms, für die es nur eine PUMA-Schnittstelle gibt. Viele unserer Wissenschaftler haben andere Systeme der Literaturverwaltung und stehen jetzt vor der Frage, wie diese migriert werden sollen und können. Auch die Bibliothek bietet dazu Kurse an, aber natürlich ist das ein Schmerz, wenn man umfangreiche Publikationslisten für ein neues Format vorbereiten muss.

Ein weiteres Thema betrifft den hohen Abstimmungsbedarf, bevor es an den technischen Umbau der jeweiligen Seite geht. Denn wenn Seiten entschlackt und erneuert werden sollen, müssen Inhalte gekürzt, verschoben oder neu arrangiert werden. Die Entscheidung darüber ist eine Frage der Gewichtung von Kommunikation, die fast nur im Team ablaufen. Natürlich helfen die Vorlagen der HKOM bei der Arbeit, aber was genau wo steht, muss dennoch besprochen und freigegeben werden. Hier sind die Webredakteure der jeweiligen Institute gefragt, die gemeinsam mit den Stabstellen zu einer Umsetzung kommen müssen.

Was würden Sie anderen Redakteurinnen und Redakteuren empfehlen oder raten?

In Sachen CMS würde ich vor allem empfehlen, sich vorurteilsfrei darauf einzulassen. Mit etwas Neugier, Zeit und Gelassenheit kann man sich gut mit dem neuen CMS-System vertraut machen und schnell sehen, wie es arbeitet. Das kann ich jedenfalls von mir sagen. Wenn man sich nach der Schulung etwas weiter mit OpenCms beschäftigt, sieht man, dass es kein Hexenwerk ist und dass neue Software auch geschrieben wird, um leichter und schneller zu arbeiten. Wichtig ist, dass man regelmäßig damit arbeitet – sonst vergisst man vieles rasch wieder.

Zum inhaltlichen Prozess innerhalb des Instituts kann ich anregen, möglichst viel zu kommunizieren, also das Ganze als fließenden Prozess mit kleinen Schritten zu sehen und nicht als Block, der in wenigen Mammutmeetings abgearbeitet werden kann. Man sollte im Blick haben, dass es darum geht, gemeinsam den Empfang und die sichere Weiterleitung eines Besuchers der Webseiten zu planen. Mit dieser Perspektive auf vorhandene Inhalte und Strukturen kann auch ein neu ausgerichteter Blick in die Zukunft des eigenen Instituts verbunden sein. Das ist doch eine echte Chance.

Ansprechpartnerin für Öffentlichkeitsarbeit des IFF: Dr. Birgit Spaeth

Dr. Birgit Spaeth

Birgit Spaeth verantwortet seit 2004 die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts für Industrielle Fertigung und Fabrikbetrieb (IFF) der Universität Stuttgart. Das Institut ist Mitglied des Produktionstechnischen Zentrums Stuttgart (PZS) und arbeitet eng mit dem Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA zusammen. Damit ist Spaeth nicht nur für Inhalt und Verbreitung der Nachrichten des IFF zuständig, sondern betreut auch die Webseiten des PZS.

 

 

more-Projektteam

Hochschulkommunikation und TIK-NFL