Einführung von Exchange

Modernisierung des Mailsystems

Innerhalb der nächsten Monate sollen die beiden zentralen E-Mail-Systeme der Universität Stuttgart, CommuniGate Pro und Zarafa, durch Microsoft Exchange abgelöst werden. Gründe für die Umstellung sind einerseits, dass das seit vielen Jahren verwendete System CommuniGate Pro nicht mehr die Anforderungen an eine zeitgemäße Kollaborations-Plattform erfüllt, während Zarafa die für die Universität so wichtige Unterstützung von Microsoft Outlook einstellen wird. Andererseits werden mit Exchange eine Reihe neuer Funktionen eingeführt, die die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen vereinfachen sollen.

Groupware-Funktionalitäten
Exchange erleichtert die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen, da es neben der Nutzung für den E-Mail Versand auch umfassende Groupware-Funktionalitäten wie geteilte Kalender oder ein uniweites Adressbuch zur Verfügung stellt. Auch die Outlook-Unterstützung wird stark verbessert und Smartphones und Tablets werden unterstützt. Darüber hinaus bietet Exchange ein besseres Webinterface, das von jedem Computer aus bedient werden kann.

Die „Exchange 2016“-Server werden als so genannte Virtuelle Maschinen in einer Virtualisierungsumgebung betrieben. Insgesamt wurden für das Exchange-Projekt mehr als 150 Prozessorkerne, 600 Gigabyte Hauptspeicher und 24 Terabyte (netto) Festplattenspeicher an zwei Standorten installiert. (c)
Die „Exchange 2016“-Server werden als so genannte Virtuelle Maschinen in einer Virtualisierungsumgebung betrieben. Insgesamt wurden für das Exchange-Projekt mehr als 150 Prozessorkerne, 600 Gigabyte Hauptspeicher und 24 Terabyte (netto) Festplattenspeicher an zwei Standorten installiert.

Zuerst Zarafa-, dann Communigate-Nutzer
Der Mailserver wird künftig einheitlich für alle Nutzer, wie bisher schon Zarafa, unter https://mail.uni-stuttgart.de zu finden sein. Seit Mitte März ist hier der erste Schritt sichtbar. Sobald man diese Webseite aufruft, erscheint die Abfrage, ob man mit dem alten oder neuen Server arbeitet. Zunächst werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Technischen Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) mit dem neuen Mailsystem arbeiten, so können erste Erfahrungen gesammelt werden. Ab Mitte April erfolgt die Umstellung der Mail-Konten aller Studierenden sowie der Institute und Einrichtungen, die bisher Zarafa verwendet haben. Dieser Vorgang soll nach ca. zwei Monaten abgeschlossen werden. Anschließend ist der Umzug aller Clients des CommuniGate-Servers (weitere Institute und Einrichtungen sowie die Zentrale Verwaltung) geplant. Institute, die einen eigenen, dezentralen Mailserver betreiben, sind von der Umstellung nicht betroffen. Für jedes Institut gibt es ein Zeitfenster, in dem der Umzug stattfindet. Vor der Umstellung wird jeder Beschäftigte eine E-Mail bekommen, in der alle wichtigen Schritte erklärt werden. Jeder hat die Möglichkeit zwischen zwei bis drei vorgegebenen Terminen auszuwählen, wann genau bei ihr/ihm die Umstellung stattfinden soll. Diese findet dann über Nacht statt: E-Mails, Kalender und Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen werden automatisch in das neue Mailsystem übernommen. Am Tag nach der Umstellung sind – je nach verwendetem Mailprogramm – unter Umständen kleine Anpassungen an der Konfiguration notwendig. Entsprechende Anleitungen werden auf den Webseiten des TIK zur Verfügung gestellt. Falls es dabei zu Schwierigkeiten kommen sollte, hat jeder die Möglichkeit, über das Web-Interface sofort und unproblematisch auf seine Mails zugreifen zu können.

 

„Um einerseits die Verfügbarkeit des E-Mail-Dienstes auch bei einem eventuellen Hardware-Defekt, Stromausfall, Gebäudebrand usw. sicherstellen zu können, andererseits die Daten bestmöglich vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, werden alle E-Mails redundant an den beiden Rechenzentrums-Standorten des TIK auf dem Campus Vaihingen verarbeitet und gespeichert.“ erläutert Dr. Sebastian Kiesel, Leiter der Abteilung Netze und Kommunikationssysteme am TIK. (c)
„Um einerseits die Verfügbarkeit des E-Mail-Dienstes auch bei einem eventuellen Hardware-Defekt, Stromausfall, Gebäudebrand usw. sicherstellen zu können, andererseits die Daten bestmöglich vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, werden alle E-Mails redundant an den beiden Rechenzentrums-Standorten des TIK auf dem Campus Vaihingen verarbeitet und gespeichert.“ erläutert Dr. Sebastian Kiesel, Leiter der Abteilung Netze und Kommunikationssysteme am TIK.

Anpassung an die Gegebenheiten der Universität
„Insgesamt sind 250 Mail-Domänen, d.h. Institute oder Einrichtungen umzustellen“, erkennbar an den jeweiligen Kürzeln zwischen @-Zeichen und .uni-stuttgart.de, erklärt Dr. Sebastian Kiesel, Leiter der Abteilung Netze und Kommunikationssysteme beim TIK und verantwortlich für die Umsetzung des Projekts. Entwurf und Inbetriebnahme einer solchen Server-Infrastruktur sowie die Entwicklung von Werkzeugen zur automatischen Umstellung so vieler Nutzerkonten, während gleichzeitig zwei unterschiedliche Alt-Systeme weiterbetrieben werden müssen, ist eine große Herausforderung, so Kiesel. Die Systeme sind zudem ursprünglich für die Nutzung innerhalb einer Firma konzipiert, so dass sie teilweise noch an die Gegebenheiten der Universität angepasst werden müssen.

Parallel zum Vergabeverfahren und vor Beginn der technischen Feinplanung hatte Dr. Simone Rehm, Prorektorin für Informationstechnologie, in einem organisatorischen Vorprojekt mit Vertretern der Zentralen Verwaltung, des Personalrats, des akademischen Mittelbaus und weiterer Nutzergruppen der Universität geklärt und abgestimmt, welche Funktionalitäten und Eigenschaften gebraucht werden. Vergleichsweise unkompliziert schätzt Dr. Sebastian Kiesel die Umstellung der Studierenden ein, da sie von den weitergehenden Leistungsmerkmalen wie z.B. gemeinsame Kalendernutzung wenig Gebrauch machen. Die gesamte Umstellung aller Nutzer auf Exchange soll bis zum Jahresende abgeschlossen sein.

Vorteile und Kennzeichen des neuen Mailsystems

  • Verwaltung von E-Mails, (gemeinsame) Kalender und Termine, Kontakte, ein uniweites Adressbuch aller Beschäftigten der Uni Stuttgart und Möglichkeiten zur Ressourcenverwaltung (Raumvergabe o.ä.).
  • Deutliche Vergrößerung der Postfachgröße auf mindestens 5 Gigabyte.
  • Unterstützung aller wichtigen Betriebssysteme (Windows, macOS, Linux).
  • Für MS Outlook und Thunderbird werden sämtliche Groupware-Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Ebenso werden die gängigen Mobilbetriebssysteme Android, iOS und Windows Mobile unterstützt.
  • Das Webinterface von Exchange steht unabhängig vom genutzten Mailprogramm zur Verfügung und kann mit jedem modernen Webbrowser verwendet werden.
  • Über die Standard-Mailprotokolle IMAP, POP und SMTP kann ein bevorzugtes Mailprogramm angebunden werden.
  • Alle Daten bleiben in der Hoheit der Universität Stuttgart und werden nur in den Rechenzentren des TIK auf dem Campus verarbeitet und gespeichert.

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