Projekt Forschungsinformationssystem (FIS)

Forschungsinformationen sind Metadaten über Forschungsaktivitäten. Forschungsinformationssysteme helfen dabei, diese Daten zu verwalten und an unterschiedliche Zielgruppen zu kommunizieren.

In der modernen Hochschule trägt die transparente Berichterstattung entscheidend dazu bei, Öffentlichkeit und Politik über die geleistete Forschung zu informieren. Eine transparente Berichterstattung auf verschiedenen Ebenen bringt allerdings auch einen hohen Aufwand mit sich, der sich in unterschiedlichsten Berichtsanforderungen und dazugehörigen Verwaltungsprozessen zeigt.

Um der Verantwortung zur Transparenz gerecht zu werden und gleichzeitig die Verwaltungsprozesse zu optimieren und so Belastung abzubauen, hat die Universität Stuttgart im Jahr 2015 in enger Abstimmung mit den Fakultäten beschlossen, ein Forschungsinformationssystem (FIS) einzuführen.

Ein Forschungsinformationssystem ist ein Datenbanksystem, das Informationen über Forschende und Forschungsaktivitäten (z.B. Publikationen, Projekte und Preise) automatisiert zusammenführen und abbilden kann. Die vernetzten Informationen werden einmal erfasst und stehen im FIS standardisiert und aktualisiert verschiedenen Nutzern für die Forschungsberichterstattung und andere Anwendungen (z.B. persönliche Webseiten) zur Verfügung. Zusätzlich zu der Abbildung von Forschungsinformationen können auch forschungsnahe Verwaltungsprozesse digitalisiert und dadurch vereinfacht und beschleunigt werden.

Weitere Informationen zum Projekt

Die Universität Stuttgart hat sich entschieden, die Software Converis von Clarivate Analytics (früher Thomson Reuters) als FIS einzuführen. Die aktuelle Version finden Sie unter:
http://converis.qe.uni-stuttgart.de

Mitglieder der Universität Stuttgart sind herzlich eingeladen, das System auszuprobieren. Für einen Testzugang wenden Sie sich bitte an einen der unten stehenden Ansprechpartner.

+-

Forschungseinrichtungen müssen in zunehmendem Maße Berichtsanforderungen des Landes, der Drittmittelgeber und der Hochschule bedienen. Die Zusammenstellung von Informationen über laufende Projekte, eingeworbene Drittmittel, begutachtete Publikationen, Jahresberichte, Anträge usw. erfordert einen immer größeren Anteil an zeitlichen Ressourcen, die dann für die konkrete Forschungsarbeit fehlen.

Um dieser zunehmendem Belastung Rechnung zu tragen, sie abzubauen, notwendige Verwaltungsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Transparenz der Forschung nach innen und außen zu erhöhen, hat die Universität Stuttgart im Jahr 2015 in enger Abstimmung mit den Fakultäten beschlossen, ein Forschungsinformationssystem (FIS) einzuführen.

Ein Forschungsinformationssystem ist ein Datenbanksystem, das Informationen über Forschende und Forschungsaktivitäten zusammenführen und abbilden kann. Inhalte sind beispielsweise Forschungsprojekte, Publikationen, Patente, wissenschaftliche Vorträge, Kooperationen sowie Preise und Auszeichnungen. Anbindungen an andere Datenbanken erlauben es, viele Informationen automatisiert in das FIS einzuspeisen. Die vernetzten Informationen stehen dann im FIS standardisiert und aktualisiert verschiedenen Anwendergruppen für die Forschungsberichterstattung zur Verfügung. Die Daten müssen nur einmal erfasst werden und stehen dann für vielfältige Anwendungen zur Verfügung.

Das FIS ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Informationen über Forschungsaktivitäten, deren Ergebnisse und Zusammenhänge zentral zur Verfügung gestellt werden. Die vorgehaltenen Informationen können nach Kriterien gefiltert und in verschiedenen Dateiformaten exportiert werden. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können in Zukunft Informationen über die eigenen Forschungsaktivitäten automatisiert aus dem FIS in ihre persönlichen Webseiten übertragen. Durch ein zentrales Forschungsportal wird eine Plattform bereitgestellt, durch die sich mögliche Kooperationspartner gezielter über die Forschung der Universität Stuttgart informieren können.

Zusätzlich zu der gesammelten Abbildung von Forschungsinformationen können im FIS auch Verwaltungsprozesse digitalisiert und dadurch vereinfacht und beschleunigt werden. Um den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern die Arbeit zu erleichtern, wird zunächst der bislang papiergebundene Prozess der Anzeige von eingeworbenen Drittmitteln durch einen digitalen Prozess im FIS ersetzt. Ein weiterer Mehrwert wird durch die Abbildung von Ausschreibungen der Drittmittelgeber im FIS erzeugt. An dem Ort, der für die Pflege von Forschungsinformationen genutzt wird, können sich Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler gleichzeitig über neue Möglichkeiten zur Einwerbung von Drittmitteln erkundigen.

Das Forschungsinformationssystem ist ein Werkzeug, das mehrere Funktionen bietet. Dabei können verschiedene Nutzerinnen und Nutzer die gleichen Daten für unterschiedliche Zwecke verwenden. Daten werden also einmal erfasst und mehrfach genutzt. Vorteile bieten sich sowohl für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, als auch für die Verwaltung.

Vorteile für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler:

  • Erfassung und Verknüpfung verschiedener Forschungsinformationen
  • Vereinfachte Berichterstattung für Drittmittelgeber oder Selbstberichte für Projektanträge durch Verwendung der eingetragenen Informationen
  • Passive Bedienung von internen Berichtsanfragen durch Freigabe/Bereitstellung der entsprechenden Informationen
  • Arbeitserleichterung durch digitalisierte Prozesse (z.B. der Drittmittelanzeige)
  • Bereitstellung von Publikationslisten
  • Direkte Einbindung von Inhalten auf persönlichen Webseiten
  • Einfache Verwaltung von Lebensläufen
  • Verbesserte Öffentlichkeitsarbeit durch transparente Präsentation der eigenen Leistungen im Forschungsportal

Vorteile für die Verwaltung (zentral und in den Instituten):

  • Automatische Erfassung verschiedener Forschungsinformationen
  • Vereinfachte Erstellung von forschungsbezogenen Berichten
  • Unterstützung von Planungs-, Steuerungs- und Evaluierungsprozessen
  • Arbeitserleichterung durch digitalisierte Prozesse (z.B. der Drittmittelanzeige)
  • Zentrale, gesicherte Dokumentation der vielfältigen Forschungsergebnisse und Forschungsaktivitäten
  • Direkte Einbindung von Inhalten auf institutionellen Webseiten
  • Verbesserte Öffentlichkeitsarbeit durch transparente Präsentation der Universität im Forschungsportal

Während des Einführungsprojektes liegt der Fokus zunächst auf zwei Aufgaben:

  • Die Installation und Integration von Converis in die IT-Infrastruktur der Universität Stuttgart, inklusive der Anbindung an vorhandene datenführende Systeme.
  • Die Anpassung und Konfiguration von Converis an die Bedürfnisse der Universität Stuttgart. Hier geht es um die Abbildung wichtiger Daten und die Digitalisierung und Vereinfachung ausgewählter bestehender Arbeitsabläufe.

Das Forschungsinformationssystem (FIS) der Universität Stuttgart bildet Metadaten ab, die im Verlauf von Forschungsprozessen anfallen (Forschungsinformationen). Zur Orientierung der aufzunehmenden Informationen dienen die Empfehlungen des Kerndatensatz Forschung, die der Wissenschaftsrat im Januar 2016 veröffentlicht hat. Genauso wichtig ist die angemessene Abbildung fachspezifischer Forschungsinformationen. Zu den im System abgebildeten Daten gehören u.a. Informationen über:

  • Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler
  • Projekte
  • Publikationen
  • Patente und andere Schutzrechte
  • Aktivitäten (wie z.B. die Mitgliedschaft in Gremien)
  • Preise
  • Großgeräte
  • Forschungsschwerpunkte

Soweit die Informationen vorliegen, werden diese im FIS entweder durch automatisierte Schnittstellen oder andere Import-Prozesse für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zur Verfügung gestellt. Im FIS vorliegende Informationen können durch eine Verknüpfung zum persönlichen Profil hinzugefügt und bei Bedarf durch ein OpenCMS-Plugin auf der persönlichen Webseite dargestellt werden.

Das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems ist vom Rektorat in Auftrag gegeben worden und untersteht dem Prorektor für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs, der die strategische Leitung übernimmt.

Dem ausführenden Projektteam gehören Mitglieder der Stabsstelle Qualitätsentwicklung, dem Dezernat Forschung, der Universitätsbibliothek und der Technischen Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) an. Die Projektkoordination erfolgt über die Stabsstelle Qualitätsentwicklung in Abstimmung mit der Prorektorin für Informationstechnologie (CIO). Zu den Aufgaben des Projektteams gehört die Projektkoordination, die Konfiguration des Systems, die Anbindung an datenführende Systeme, die Organisation von Projektgruppen und die Projektdokumentation.

Der Lenkungsstab ist das Kontrollgremium des Projektes. Hier sind Mitglieder des Rektorats, der Fakultäten, der Verwaltung und aus dem TIK vertreten. Der Lenkungsstab berät über die Projektentwicklung, macht Vorschläge zur strategischen Ausrichtung und nimmt geleistete Meilensteine aus dem Projekt ab.

Die AG FIS stellt den Nutzerausschuss. Hier sind Mitglieder der Fakultäten und der zentralen Verwaltung vertreten, die das Projekt durch ihren Rat zu fach- und verwaltungsspezifischen Anforderungen unterstützen. Die Mitglieder der AG FIS waren bereits in die Auswahl des Systems einbezogen und haben ihre Empfehlung für die Software Converis gegeben. Durch die AG FIS konnten so bereits früh die Anforderungen der zukünftigen Nutzer in die Projektgestaltung einbezogen werden.

Die Projektgruppen sind gebildet worden, um das Projektteam bei der Erarbeitung des Datenmodells und des Rechte-Rollen-Konzeptes zu unterstützen. Hier sind Mitglieder aus den Fakultäten und der Verwaltung vertreten, die fach- und prozessspezifischen Input für die Konfiguration des Systems beitragen.

Projektstruktur_FIS

 

Das Forschungsinformationssystem Converis der Firma Clarivate Analytics (früher Thomson Reuters) wurde in einem mehrstufigen Auswahlverfahren durch Vertreter aller Fakultäten, der universitären Verwaltung, der Bibliothek, des TIK und des Rektorats als die am besten geeignete Software ausgewählt. Ausschlaggebend für die Auswahl von Converis war unter anderem die große Freiheit bei der Konfiguration möglicher Inhalte, da sich so die Bedürfnisse aller Interessengruppen optimal bedienen lassen. Converis wird weltweit vertrieben und kommt an immer mehr Forschungseinrichtungen zum Einsatz. Alleine in Deutschland gibt es eine Nutzergruppe aus knapp 20 teilnehmenden Forschungseinrichtungen.

Ansprechpartner